Notulen van de Algemene Ledenvergadering ZZ & PC de Devel Gehouden op 20 April 2017 in het clubhuis van ZZ & PC de Devel te Zwijndrecht, Aanvang 20:00 uur. Aanwezig: 19 leden en 4 bestuursleden ( Martin Dorsman, Jeffrey Geloof, Simon de Waard en Erik van der Pauw) en er waren 6 afmeldingen ontvangen. 1. Opening: De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen, Ere Leden en Leden van Verdienste van harte welkom. Na deze woorden stelt Denise de Riet de vraag: Op de agenda staat dat er Statuten en Huishoudelijk Reglement in stemming gebracht worden, deze horen 2 weken voor aanvang vergadering verstuurd te zijn willen ze in stemming gebracht worden. Voorzitter Antwoord het volgende: Dat is helemaal juist, maar de verwachting was dat op deze avond geen 2/3 van alle leden aanwezig zouden zijn die nodig zijn voor de eerste stemming, zoals wij ook vermeld hebben in de toelichting op de achterzijde van de uitnodiging. (ik heb inderdaad gezegd dat het 2/3 van de leden is, maar eigenlijk moet het zijn: de helft van de leden moet aanwezig zijn en hiervan moet 2/3 akkoord gaan met de voorgestelde wijzigingen) Als deze niet aanwezig zijn is het bestuur volgens de Statuten verplicht om binnen 2-4 weken na deze datum een tweede vergadering uit te schrijven. En dan deze stemming met de dan aanwezige personen uit te voeren, waarbij 2/3 van de aanwezige leden akkoord moet gaan met de wijziging. Hierna kwam een vraag van Sanne de Roo: Ik heb helemaal geen uitnodiging en stukken ontvangen. Voorzitter antwoord het volgende: Ik ga dit navragen bij Roger van Valen. Hierna kwam nog een opmerking van Cor de Roo: Ik vind als lid dat wij als leden niet serieus genomen worden om de stukken op woensdag 19 april 2017 om 22:54 rond te sturen, de meeste mensen slapen dan al en werken de volgende dag en hebben dus geen tijd om de stukken door te nemen. Voorzitter antwoord het volgende: Wat hij net ook al tegen Denise de Riet gezegd over de stemming. Cor de Roo is het niet tevreden met het antwoord en zegt dat de vergadering vanavond geen zin heeft. Voorzitter vraag aan aanwezige leden als zij de vergadering door willen laten gaan:
Waarop 1 lid ( Edwin de Borst) meld dat er niet correct gehandeld is en dat dit voortaan beter geregeld moet worden maar dat wat hem betreft de vergadering door kan gaan. Voorzitter geeft hier op als antwoord: Dat hij helemaal gelijk heeft en dat wij zorgen dat dit in de toekomst niet meer gebeurd Cor de Roo kan zich hier niet in vinden, waarna er een woordenwisseling plaats vindt waarin over en weer zaken gezegd worden welke van persoonlijke aard zijn en geen onderling respect tonen. Hierna besluit Cor de Roo de vergadering te verlaten. 2. Notulen ALV april 2016 Voorzitter leest de Notulen voor van de laatste algemene ledenvergadering gehouden op 28 april 2016 worden besproken. Martin Boon heeft een vraag: Moeten Officials ook VOG hebben. Voorzitter Antwoord: Alleen mensen die echt in contact staan met de sporters. De voorzitter krijgt een voorlopig akkoord van de aanwezigen, met de opmerking dat de aanwezigen op de komende extra algemene ledenvergadering vragen en opmerkingen mogen maken over de notulen. Na de vergadering wordt de eerste opmerking gemaakt over het stukje Terugblik 2015 staat Jubileum 50+1 dit heeft niet in 2015 plaats gevonden maar op 09 april 2016 deze zou dus deze vergadering gemeld moeten worden over Terugblik 2016: Deze zin snap ik niet. Als dit na de vergadering heeft plaatsgevonden moet het niet in de notulen opgenomen worden. 3. A. Terugblik 2016 algemeen: Voorzitter verteld het volgende: Basis afdeling: Leden bestand blijft groeien in de verschillende onderdelen. Zwem afdeling: Chantalle Zijderveld heeft meegedaan op de Paralympische spelen en heeft een medaille gehaald. Diverse zwemmers hebben meegedaan aan NJJK. Polo afdeling: Heren 1 is uit de Bond gestapt en op de plaats van Heren 2 gaan spelen in de compititie en hiermee ook gelijk te gaan verjongen. Een aantal oudere jongens heeft een stapje terug gedaan naar Heren 2 om dit mogelijk te maken. Voor de rest geen bijzonderheden. B. Terug blik 2016Financieel: De Penningmeester gaat ons de cijfers van 2016 uitleggen. Op de eerste sheet worden de inkomsten en de uitgaven in beeld gebracht. De bad huur betalen wij aan de De Hoge Devel BV (het zwembad), deze wordt elk jaar geïndexeerd en helaas de subsidie niet. We kijken met de verschillende afdelingen naar het zo juist mogelijk en optimaal benutten van het badwater. Op deze manier kunnen niet rendabele uren geschrapt worden, zoals per 01-04-2017 gestopt is met het laatste half uurtje op de maandag avond ipv 22:30 stoppen we met huren om 22:00 dit is al een besparing. Cor Jongeleen geeft aan dat er verschillende tarieven wordt gehanteerd. Disciplines die de BV
zelf kan geven krijgen we een duurder tarief als uren die ze niet zelf geven ( waterpolo, zwemtraining ) en wedstrijd uren krijgen we weer een ander tarief. Over het clubhuis verteld de penningmeester dat hier afgelopen jaar hard ingegrepen is, en dat Mathijs van het clubhuis is afgehaald. Toen is gelijk een nieuwe clubhuis bestuur geformeerd ( Martin Dorsman, Marjan Dorsman, Jan van Geloof en Jeffrey van Geloof). Deze hebben de eerste maatregelen genomen. Ook hebben ze een nieuw aanspreekpunt voor de polo gevonden. Oktober 2016 is aan deze commissie Pieterjan Droogendijk als Clubhuis beheerder toegevoegd. Aan hem wordt de vraag gesteld hoe het nu loopt. Hij geeft als antwoord dat we de huur van het clubhuis over geheel 2017 bijna in de eerste 3 maanden hebben terug verdiend. Er zijn veel activiteiten geweest deze hebben een mooie omzet gegenereerd voor het clubhuis. Het streven is om 50% marge te halen in het clubhuis. Er wordt goed gekeken naar de dingen die wel en niet lopen. Na bovenstaand verhaal vraag de penningmeester of er nog vragen zijn. Vraag Edwin de Borst: Besparing trainers omdat Heren 1 nu geen eigen trainer meer heeft. Penningmeester antwoordt: In 2017 zou je zien dat we minder trainers kosten hebben als in 2016 Vraag Edwin de Borst: Staat hij wel op de begroting in 2017: Penningmeester antwoordt: Hij staat wel op de begroting. Vraag Simon de Waard: Clubhuis verbouwing kan dat uitgelegd worden. Voorzitter antwoordt het volgende: Met een actie hebben wij als club geld gekregen deze is nog steeds niet uitbetaald maar de toezegging is nu binnen. Hiervan gaan we materialen kopen en een klein gedeelte gebruiken in het clubhuis. Ook is er verleden jaar beloofd dat we de opbrengst van de grote club actie ook gaan gebruiken voor het opknappen van het clubhuis. Dit is een kleine verbouwing waarvoor Pieterjan Droogendijk ook komende maand een brief gaat rondsturen naar alle leden met vragen om hulp en materiaal. Vraag Martin Boon Hoe ziet begroting eruit van 2017 Penningmeester antwoordt met het volgende: De verwachting is met een klein plusje het jaar 2017 af te sluiten. Vraag Andre Boelhouwer Beleidsplan wanneer klaar Antwoord Voorzitter: Hij staat straks op de agenda maar hij is klaar voor 30 juni 2017. Andre Boelhouwer antwoord daarop dit speelt al 3 jaar. Voorzitter antwoord je hebt gelijk het is niet goed van ons als bestuur maar we gaan het echt nu zorgen dat hij klaar is voor 30 juni 2017
De voorzitter geeft samen met de penningmeester aan dat er gekeken gaat worden naar differentiatie van de kosten per afdeling en dat dit dit jaar in gang gezet zal worden. Andre Boelhouwer geeft aan hier vanuit de Zwemcommissie al een aantal keren om gevraagd te hebben en ziet de resultaten graag tegemoet om zo ook te kunnen kijken naar een mogelijke differentiatie in de contributie bedragen. Opmerking van Edwin de Borst: Communicatie vanuit het bestuur is gewoon echt noodzakelijk, krijg je meer begrip onder de leden. Voorzitter geeft hem daar gelijk in. Penningmeester geeft aan dat de boeken nog niet zijn goed gekeurd, dat de kascommissie eerst de vergadering wil afwachten en dat er nog vragen open staan van kascommissie aan de penningmeester. Pieterjan Droogendijk stelt een vraag: Kan de penningmeester er voor zorgen dat dit dan ook in orde is op de volgende extra algemene ledenvergadering. Penningmeester antwoord: We zijn al bezig een datum te prikken wanneer iedereen kan, het is wel onze bedoeling. Denise de Riet heeft nog een vraag: Waarom promoot het bestuur City Swim, deze maken heel het open water zwemmen kapot. Voorzitter antwoord: Deze mail is verstuurd na sluiting van de inschrijving en op persoonlijke titel omdat er leden mee deden van ZZ & PC de Devel. Denise antwoord dat hij vanuit het bestuur kwam, Voorzitter antwoord ik weet bijna 100% zeker uit persoonlijke titel. Ook hier geeft Edwin de Borst weer de opmerking : Communiceren 4. Korte Pauze 5. Bestuurlijke zaken: Beperkt effectief uitbreiden met meer mensen? Bestuur samenstelling Voorzitter; Martin Dorsman is aftredend in 2018 en niet herkiesbaar Penningmeester: Jeffrey van Geloof is aftredend in 2016 en niet herkiesbaar in deze functie Secretaris: Jan van Geloof is aftredend in 2017 en niet herkiesbaar Afvaardiging polocommissie : Erik van der Pauw Afvaardiging zwemcommissie: Simon de Waard Voorstel nieuwe penningmeester Cor Jongeleen
Uitbreiding bestuur: Pieterjan Droogendijk bestuurslid algemene zaken ( clubhuis en PR) Jeffrey van Geloof Algemeen bestuurslid Voorzitter meldt dat er geen andere kandidaten zijn aangemeld. Pieterjan Droogendijk zegt dat het beter is om deze stemming door te schuiven naar de volgende vergadering omdat er misschien mensen zijn die niet hebben kunnen reageren. Voorzitter zegt akkoord volgende extra algemene ledenvergadering brengen we dit in stemming. Beleidsplan in concept klaar voor 30-06-2017 Update huishoudelijk regelement en statuten. Voorzitter loopt samen met de aanwezigen de grootste wijzigingen door en geeft hier uitleg over. Andre Boelhouwer stelt een vraag: Kan in het huishoudelijk regelement ook gelijk een paragraaf mee genomen worden onderwater opnames en foto s tijdens verenigingsuren? Voorzitter antwoord: Dit nemen we gelijk mee Andre heeft nog een vraag over het Huishoudelijk Reglement, want hier staat ook in opgenomen dat er een Activiteitencommissie moet zijn welke bijvoorbeeld kampweken gaat organiseren. Kunnen wij met de Zwemafdeling nog ons eigen kampweekend organiseren. De voorzitter geeft aan dat dit geen probleem is. De genoemde Activiteiten commissie staat niet omschreven bij de vaste inrichting van de vereniging in Artikel 2, dus is dit geen verplicht onderdeel. Iedere afdeling is vrij haar eigen activiteiten te organiseren, echter blijft het de wens van het bestuur om in de toekomst hier meer samenwerking tussen de afdelingen in te krijgen VOG/Pestprotocol Voorzitter loopt het pestprotocol met ons door, hier en daar zitten nog wat schoonheidsfoutjes, deze worden genoteerd. Als het pestprotocol klaar is wordt deze verstuurd naar alle leden en commissies ( deze zorgen ervoor dat hij bij alle trainers komt) en wordt hij op de website geplaatst. VOG loopt goed Clubhuis ( wetgeving/staat en beheer) De penningmeester geeft aan dat bijna alle mensen achter de bar certificaten hebben en dat we nog aan het kijken zijn naar Sociaal hygiëne. Momenteel wordt gebruik gemaakt van de papieren van twee leden welke deze ter beschikking hebben gesteld Rondvraag: Edwin de Borst. Het kan gebeuren dat iemand anders de statuten anders leest en dan zouden we nog 2 keer moeten vergaderen.
Voorzitter antwoord: We wachten af. Er zijn verder geen vragen. Voorzitter deelt mee dat de volgende extra algemene leden vergadering zal plaats vinden op 18 mei 2017 en na deze mededeling sluit de voorzitter de vergadering om 22:30, bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en zegt dat iedereen nog 1 drankje krijgt aan de bar van het bestuur.