Inholland & Office 365 Waar komen we vandaan Waar zijn we nu (mee bezig) Wat gaan we doen Andrew Smith (Andrew.Smith@inholland.nl) Ingrid van de Bovenkamp Bijeenkomst Office 365 implementatie @ SURF, Utrecht 12 April 2017 1
Agenda 1. Introductie 2. Onze weg naar Office 365, het begin 3. Waar zijn we nu (mee bezig) 4. Wat gaan we doen 5. Vragen? 2
Over Inholland Hogeschool met ± 110 opleidingen verdeeld over 6 domeinen (faculteiten/academies) Verspreid over 9 plaatsen 28.000 ingeschreven studenten 2600 medewerkers (2000FTE) 1 3
Quote uit het instellingsplan 2016-2020 Durf te Leren Onze ict-omgeving voor studenten en voor medewerkers is modern en robust. De ontwikkelingen gaan op dit gebied echter steeds sneller en zijn steeds meer vervlochten met elkaar. De interactie met de buitenwereld, studenten en werkveld en ook met wereldwijde (leer)netwerken neemt toe. Daarmee is ict niet meer iets van de bedrijfsvoering. Het raakt het primaire proces van onderwijs en onderzoek in het hart. 4
Onze weg naar Office 365.. Het begin. 2015 Doelen? Kosten besparing (Office 365 tenant hebben we al); Cloud tenzij (& Microsoft tenzij). Van beheer naar regie; Meer uit Office 365 halen. Studenten en medewerkers in Office 365;! 5
maar. https://beheerinholland.sharepoint.com? We pakken het aan! (Project Exchange Online) 1. Nieuwe tenant 3. Migratie medewerkers 2. Migratie studenten Goed plan toch? 4. Samen (https://inholland.sharepoint.com) 6
Oops, Groups Wat? Beheer focus de afgelopen jaren exchange, ook in Office 365 (Januari 2015 Groups aan ) December 2015 +/- 700 active Groups = geen migratie studenten mailboxen Onze eerste lesson learned van Office 365 Niet: Wel: 7
Onze redding? SPO URL rename (right place, right time). Scope: alleen SharePoint URLs, geen impact voor Exchange, Skype & andere Office 365 diensten. https://inholland.sharepoint.com Exchange online, de migratie mailboxen tijd Migratie Inholland medewerkers. ~6500 mailboxen Test groep ~100 medewerkers Lessons learned: Doe het niet samen met een ander werkplek verandering! Let op je historie & mailbox instellingen 8
Waar zijn we nu (mee bezig) 9
Office 2016 Hedendaagse Microsoft Office suite Compatibiliteit met Office 365 Office 2010 inextended Service; zorgen voor Outlook 2010 client OneDrive for Business (!) +...waarom? Gebruikers worden regelmatig gevraagd om aan te melden met een Microsoft account.??? 10
Informatieveiligheid! OneDrive for Business (Inholland) - Zit binnen de eigen Inholland tenant, met bijbehorende beheersmogelijkheden - Voor Bedrijfs-documenten/dataopslag - Valt onder SURF Juridisch Normenkader (Cloud)services* & ISO 27001 / ISO27018 *In het Normenkader zijn bovendien alle privacy aspecten opgenomen die genoemd zijn in de Richtsnoer Beveiliging Persoonsgegevens van het CBP. - Europese datacenters?????? OneDrive (personal) Commercieel product (= DropBox etc.) - Geen beheersmogelijkheden - Valt niet onder SURF Juridisch Normenkader (Cloud)services - In principe voor prive gebruik - Data kan in datacenters buiten europa belanden 11
Gebruiker aanmeld-scenario s & risico RAG Gebruiker 1. Gebruiker 2.!! Geen OneDrive account 1 x OneDrive persoonlijk met privé emailadres Gebruiker 3. Gebruiker 4. Gebruiker 5. Gebruiker 6.!!!! 1 x OneDrive persoonlijk met Inholland emailadres 1 x OneDrive for Business Inholland (Inholland emailadres) 1 x OneDrive op een prive e- mailadres & 1 x OneDrive for Business op een Inholland e- mailadres 1 x OneDrive & 1 x OneDrive for Business, beide op een Inholland emailadres! 12
Besluiten (voor nu!) Office 365 Licenties naar van Informatieveiligheid maatregelen OneDrive for Business! OneDrive for Business en SharePoint sync aan! OneDrive for Business Get Link default! OneDrive for Business Sync client uitzetten op de beheerde vaste werkplekken! Delen met externe (SharePoint/ OneDrive for Business) 13
3. Wat gaan we doen Wat staat op de agenda? Via een GAP Analyse 21 gerelateerde projecten Veel met relatie en/of afhankelijkheid Office 365 Zoals: Migratie On-Premise SharePoint naar SharePoint Online Transitie naar Skype for Business hybrid Groepenbeheer Home drive (H) migratie naar OneDrive
Wat willen we met adoptie bereiken Dat medewerkers op een andere manier kunnen samenwerken met behulp van Office 365 15
Welke adoptie strategie hebben we overwogen Big bang theorie: te veel verandering in een keer voor de hele organisatie Verplicht: levert te weerstand Verleiden: gefaseerde verleidingsmethode 16
Aanpak Richtlijnen Middelen Delen via OneDrive Samenwerken met Office Groups Online Vergaderen Learning centre Gebruikersondersteuning Community van key-users Informatiecentrum Campagne planning Early Adopters/ pilot groep 17
Richtlijnen 18
Wat kan Office 365 voor het onderwijs betekenen Grote slag is: onderwijs zit te wachten is met de verbinding naar buiten. De interactie met de buitenwereld, studenten en werkveld en ook met wereldwijde (leer)netwerken neemt toe. 19
De Inholland manier Samenwerken en efficiëntie binnen teams, tussen teams, tussen opleidingen en domeinen, tussen centraal en decentraal, tussen onderwijs en staf. Instellingsplan 2016-2020 Durf te Leren Met z n allen werken we hard om de ambities van onze hogeschool te verwezenlijken. Centraal staat hierin de essentie van het leren. Wat daarbij hoort is durven experimenteren, vallen en opstaan. Oftewel: durven leren. Jet de Ranitz, collegevoorzitter Hogeschool InhollandHogeschool Inholland 20
21
22