WHITEPAPER FONDSEN WERVEN MET EVENEMENTEN JUNI 2016
INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING... 3 1.1. Fondsenwervende evenementen... 3 1.2. Opbouw... 3 2. FONDSENWERVENDE EVENEMENTEN IN PERSPECTIEF... 4 2.1. Wat is een fondsenwervend evenement?... 4 2.2. Peer-To-Peer Fundraising... 4 2.3. Deelnemers centraal... 5 2.4. Individuen of teams?... 5 2.5. De kracht van herhaling... 6 2.6. Opbouw van een evenement... 7 3. DE VOORBEREIDING... 8 3.1. Besluitvorming... 8 3.2. Voorbereiding... 8 3.3. De wervingscampagne... 8 3.4. Selectie van het evenementplatform... 9 3.5. Tips voor een succesvol platform voor fondsenwervende evenementen... 10 4. DE EXECUTIEFASE... 13 4.1. Donatieverloop... 13 4.2. Lancering... 14 4.3. De engagement fase... 14 4.4. Communicatie met deelnemers... 15 4.5. Deelnemersbijeenkomst... 16 5. DE FINISH!... 18 5.1. De laatste dagen... 18 5.2. Het evenement... 19 5.3. Afhandeling... 19 5.4. Nazorg & vooruitblik... 20 6. CONCLUSIE... 21 7. BRONNEN... 22 Over Kentaa... 23 Over Fundraiser Online... 23 2 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
1. INLEIDING 1.1. Fondsenwervende evenementen Fondsenwervende evenementen hebben aan de basis gestaan van de ontwikkeling van fondsenwerving als vakgebied. En ook nu hebben ze nog altijd een onmisbare plek in een fondsenwervende portfolio. Jaarlijks worden er alleen al in Nederland vele honderden kleine en grote fondsenwervende evenementen georganiseerd. Met sterk wisselende resultaten. Want zeker niet ieder initiatief heeft een opbrengst van vele miljoenen euro s. Evenementen gaan mee met de tijd en ontwikkelen zich dus continu. Wat zijn tegenwoordig de cruciale ingrediënten voor een succesvol evenement? Hoe past een evenement in de fondsenwervende strategie van een charitatieve organisatie? Wat zijn de valkuilen en hoe kan je die het beste omzeilen? Dit whitepaper geeft antwoorden op deze vragen over event fundraising. Daarnaast bevat het veel praktische tips en inspirerende voorbeelden, waar zowel beginnende als ervaren fondsenwervende organisaties hun voordeel mee kunnen doen. 1.2. Opbouw Na een korte introductie van fondsenwervende evenementen en de belangrijkste ingrediënten in hoofdstuk 2 wordt in hoofdstuk 3 aandacht besteed aan de voorbereiding en totstandkoming van een evenement. Hoofdstuk 4 besteedt aandacht aan de lancering en de periode naar de uiteindelijke executiedatum en in hoofdstuk 5 wordt het optimaliseren van dit hoogtepunt en de periode erna besproken. 3 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
2. FONDSENWERVENDE EVENEMENTEN IN PERSPECTIEF 2.1. Wat is een fondsenwervend evenement? Iedereen kan zich wel iets voorstellen bij een evenement. Van een Pinkpop tot de Olympische Spelen, van Oerol tot de Elfstedentocht; evenementen zijn er in grote aantallen en in een evenzoveel vormen. Maar een evenement is niet hetzelfde als een fondsenwervend evenement. Het cruciale kenmerk van een fondsenwervend evenement is dat het evenement ook opgezet is met het doel fondsenwervend te zijn, of dat een reeds bestaand evenement tenminste een uitgesproken fondsenwervende doelstelling heeft gekregen. Als we het in dit whitepaper over een fondsenwervend evenement hebben, wordt daar een evenement mee bedoeld dat expliciet tot doel heeft om geld voor een charitatief doel op te brengen en dat ook niet onder stoelen of banken steekt. Het kan een evenement zijn dat door de fondsenwervende organisatie zelf is georganiseerd, of een evenement waar de fondsenwervende organisatie zich bij aansluit. Van de deelnemers aan een evenement wordt dan ook meer verwacht dan participeren. Zij zijn degenen die het uiteindelijke fondsenwervende resultaat moeten gaan genereren en dat moet voor alle betrokkenen vanaf het eerste moment duidelijk zijn. 2.2. Peer-To-Peer Fundraising Evenementen zijn een bijzondere vorm van peer-topeer fundraising (P2P). Ze worden ook wel aangeduid als Multi-Tier fundraising. Wat bedoelen we hier mee? Een deelnemer aan een evenement benadert zijn eigen achterban om te doneren voor zijn actie. Dat is wat we een Single-Tier campagne noemen. Omdat bij een evenement heel veel mensen exact dezelfde actie doen voor hetzelfde doel, wordt het dus een stapeling van Single-Tier campagnes die onderling verbonden zijn door het evenement. Een zogenaamde Multi-Tier campagne. Het fondsenwervingsmodel draait voor de organisator van het evenement dus primair om het stapelen van zoveel mogelijk single-tier campagnes. Anders uitgedrukt: het verkrijgen van zoveel mogelijk deelnemers. 4 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
2.3. Deelnemers centraal Zoals gezegd draait het bij een evenement om deelnemers. Geen deelname betekent geen opbrengsten. En dat is juist het doel waarvoor het evenement opgezet wordt. Het aantrekken van meer deelnemers is dan ook dé manier om de opbrengsten van je fondsenwervende evenement te vergroten. Toch is dit misschien wel de grootste valkuil waar de meeste mislukte evenementen ingestapt zijn. De initiatiefnemers waren met alle belangrijke randzaken bezig, maar hadden onvoldoende oog voor het belang van potentiële deelnemers! Het is dan ook cruciaal om vooraf te bedenken wat de belangen van die potentiële deelnemers zijn en als eerste daaraan tegemoet te komen: Bekendheid: het betreft zowel bekendheid met de initiatiefnemende organisatie en de doelen die zij nastreeft waarvoor de inspanning gevraagd wordt als bekendheid met het voorgenomen evenement; Betrokkenheid: daarnaast dient de deelnemer betrokken te zijn bij het doel; Toegankelijkheid: de deelname moet laagdrempelig zijn. Dat betekent natuurlijk dat de gevraagde inspanning overzichtelijk en behapbaar moet zijn, maar bijvoorbeeld ook dat de aanmeldingsprocedure eenvoudig moet zijn; Saamhorigheid: deelnemers willen onderdeel zijn van een groter geheel ( belonging ) waarbij ze gezamenlijk naar een hoger doel streven. Het is dus van groot belang om dit belangenlijstje scherp in het oog te hebben en te houden wanneer je succesvol een evenement wilt organiseren. 2.4. Individuen of teams? Ook al maak je deel uit van een grote groep, je kan je heel eenzaam voelen. Naarmate een evenement in omvang toeneemt, vormt dit een serieus afbreukrisico. De omvang en dynamiek van de groep wordt bedreigend voor nieuwe toetreders. Een goede manier om deze dynamiek te doorbreken is het toevoegen van teams aan het evenement, naast individuele deelnemers. Teams versterken de saamhorigheid en betrokkenheid. Ook kan hun aanwezigheid voor sommige deelnemers de toegankelijkheid verbeteren. Daarnaast zijn teams vaak wat competitiever dan individuele deelnemers. Door competitie te stimuleren, kan je ook de opbrengsten een extra boost geven. Een nieuw evenement beginnen met alleen teams ligt niet voor de hand en raden we ook niet aan. De eerste groep pioniers die zich individueel zou willen aanmelden schrikt dat af. En vaak gedragen ze zichzelf toch wel als een team. 5 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
2.5. De kracht van herhaling Geslaagde evenementen groeien! Wanneer je een evenement gaat organiseren doe je er goed aan tevoren te besluiten of het een stand-alone evenement gaat worden of een periodiek terugkerend evenement. Maar wat is fondsenwervend het beste? Alle fondsenwervende evenementen met een echt hoge opbrengst zijn evenementen die periodiek, meestal jaarlijks, terugkeren. Jaar na jaar verbeteren ze de resultaten. Sterker nog, van de 20 grootste Nederlandse fondsenwervingsevenementen in 2015 was er niet één nieuw dat jaar! Hoe zit dat? Een nieuw evenement opzetten brengt altijd veel werk met zich mee. Er is nog geen draaiboek en aan alles moet gedacht worden. Daarnaast heeft het evenement nog geen naamsbekendheid en is het erg lastig om het aantal deelnemers vooraf in te schatten. Veel energie moet gestoken worden in de promotie van het evenement, de organisatie van het evenement en de werving van de deelnemers. Tegelijkertijd komen er allemaal verrassende dingen op je pad waar vooraf niet aan gedacht is. Daardoor heb je soms te weinig tijd over voor de marketing en werving van deelnemers bij de eerste editie. Het is daarom van belang dat je een evenement ook de kans geeft om succesvol te worden, ook als de resultaten van de eerste editie tegenvallen. Alle tijd, geld en energie die in de eerste editie gestopt wordt, kan dan gezien worden als een investering voor de komende drie tot vijf jaar. Bij een volgende editie van een evenement zijn er namelijk vele voordelen: Tijdens het eerste evenement heb je al naamsbekendheid opgebouwd, daar kan je bij de volgende editie van profiteren; Na een geslaagde eerste editie is het een stuk eenvoudiger om gratis publiciteit te verkrijgen voor de daaropvolgende edities; Er zijn nu enthousiaste deelnemers van eerdere edities om getuigenis af te leggen; Een substantieel percentage van de deelnemers in het eerste jaar zal een jaar later weer deelnemen. Je hoeft dus bij de werving van deelnemers niet helemaal bij nul te beginnen. Dat geldt overigens ook voor de vrijwilligers; Door gebrek aan kennis en ervaring kan het voorkomen dat er de eerste keer op organisatorische vlak relatief veel kinderziektes zijn. Iedere volgende editie is doorgaans beter en efficiënter georganiseerd dan de voorgaande; Success is a bandwagon luidt het gezegde. Succes trekt mensen aan, werkt als een magneet, met als gevolg dat werving van nieuwe deelnemers ook steeds gemakkelijker wordt. 6 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
2.6. Opbouw van een evenement Evenementen hebben een specifieke, volgtijdelijke opbouw. Het belangrijkste kenmerk is vanzelfsprekend het executiemoment. Dat is het moment dat het evenement daadwerkelijk plaatsvindt. Dat kan een uur zijn, een dag of zelfs een week of een maand, maar het is altijd van tevoren vastgesteld. Dat executiemoment is cruciaal. Het is namelijk de deadline waar alle betrokkenen naar toe werken. Een tweede belangrijk moment is de lancering, oftewel de publieke bekendmaking van een evenement en de start van de oproep om te participeren. Rondom deze twee momenten bevinden zich diverse perioden, ieder met hun eigen kenmerken: I. DE BESLUITVORMINGSFASE II. DE VOORBEREIDINGSFASE III. DE LANCERING IV. DE ENGAGEMENTFASE V. DE EXECUTIE VI. DE AFRONDINGSFASE In volgende hoofdstukken zullen we hier verder op inzoomen. 7 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
3. DE VOORBEREIDING 3.1. Besluitvorming Hoe kom je tot een succesvol fondsenwervend evenement? Natuurlijk begint ieder evenement met een besluitvormingsproces. Met het invullen van een stappenplan kan je dat in tien stappen goed voorbereiden. 1. Waarom organiseren we dit evenement? 2. Wat is het doelbedrag (voor de komende 3 jaar)? 3. Wat is de bestemming van de opbrengsten? 4. Wat is onze community (achterban)? 5. Wat voor evenement gaat het worden? Wat sluit aan bij onze missie en onze community? 6. Wanneer vindt het evenement plaats? 7. Hoe gaan we het organiseren? Met een professioneel bureau en/of vrijwilligers en/of eigen organisatie? 8. Welke kanalen gaan we inzetten voor werving van deelnemers en wanneer? 9. Welke infrastructuur is noodzakelijk? 10. Wat zijn de kosten? De verhouding tussen deze tien elementen is bepalend voor de haalbaarheid en dus het succes van het evenement. De antwoorden op bovenstaande vragen vormen dan ook een goede basis om een GO/NO GO besluit te nemen. 3.2. Voorbereiding Na de besluitvorming volgt het doen, te beginnen met de voorbereidingsfase. Die bestaat uit drie hoofdonderdelen: 1. HET EVENEMENT 2. ONTWIKKELING VAN DE WERVINGSCAMPAGNE VOOR DEELNEMERS 3. SELECTIE EN INRICHTING VAN HET EVENEMENTPLATFORM De organisatie van het daadwerkelijke evenement is te specifiek voor dit whitepaper. Het kan immers uiteenlopen van een fietstocht om de wereld, het beklimmen van een berg in Afrika of het deelnemen aan een reeds bestaand evenement. In dit whitepaper richten we ons daarom specifiek op onderdeel 2 en 3. 3.3. De wervingscampagne Tijdens het maken van het stappenplan, heb je al een overzicht gemaakt van de opbouw van je community. Je evenement is vaak voor twee verschillende groepen interessant: 1. De mensen die jullie organisatie een warm hart toe dragen en jullie missie en doelen onderschrijven; 2. De mensen die iets hebben met het soort evenement, bv. wandelaars in geval van een wandelevenement, zwemmers in geval van een zwemevenement etc.. 8 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
De community (je bestaande achterban en uiteindelijk zo veel mogelijk mensen daarbuiten) is de basis van je wervingscampagne voor deelnemers, die je het best gefaseerd kunt gaan opzetten. Ook is het verstandig om niet iedereen met dezelfde boodschap te benaderen. Deel je community in subgroepen en bepaal per subgroep de timing en de juiste boodschap voor de werving van deelnemers. Denk na hoe je hen kunt bereiken, boeien en in beweging (= aanmelden) gaat krijgen. Deelnemers werven kost geld! Reserveer hier bij het plannen dus voldoende budget voor. Veel fondsenwervende evenementen mislukken omdat juist deze kostenpost onderschat wordt. Werving begint met een zachte lancering, de soft launch, in kleine kring. Dit is het persoonlijk benaderen van de mensen in het netwerk die het dichtst bij de organisatie en haar doelstellingen/missie/visie liggen. Je kunt met deze soft launch ook meteen je propositie aan de kaak stellen. Dit heeft tot doel: Het testen en waar nodig bijschaven van je propositie. Hoeveel mensen zijn bereid om mee te doen? Waarom doen ze mee? En willen mensen doneren? Kun je er op beide terreinen zo al een stuk of twintig noemen voordat je ze benadert? En als blijkt dat niet genoeg mensen bereid zijn om te doneren of om deel te nemen en fondsen te werven, waar ligt dat dan aan? Vraag het ze. Zo kun je de communicatie en boodschap aanpassen en aanscherpen voordat je de grote massa benadert; Een groep fanatieke en betrokken deelnemers bijeenbrengen die de basis vormen van de deelnemersgroep en daarmee een voorbeeldfunctie vervullen voor latere toetreders; Van de 0 af zijn voor je daadwerkelijk naar buiten treedt, zodat er later bij mensen een gevoel ontstaat dat het evenement er daadwerkelijk komt én succesvol zal zijn. Als er immers één schaap over de dam is, volgen er meer; Het creëren van een testgroep voor je evenementplatform. Deze groep kan ook meedenken over de marketing van het event en met goede ideeën komen. Deze testgroep zal zich dan meer betrokken en speciaal voelen. Hierdoor zijn ze eerder bereid latere toetreders te motiveren ook mee te doen. In het algemeen geldt: Mensen willen deel uit maken van een succes. Omdat succes valt of staat bij participatie is het verstandig om al een indicatie van dat succes te hebben voordat je breed gaat communiceren. Het opbouwen van momentum is een wezenlijke stap naar een goed eindresultaat! Na de soft launch ga je toewerken naar de hard launch, de echte lancering van de campagne. Die komt in hoofdstuk 4 aan de orde. 3.4. Selectie van het evenementplatform Hoe zorg je ervoor dat zoveel mogelijk deelnemers zich gaan inzetten als fondsenwervers voor jouw evenement? Een goed platform voor online fondsenwerving kan hieraan bijdragen. 9 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
Bij de selectie en inrichting van een platform is het verstandig te denken aan de zogenaamde wet van de 3 G s voor online interactie: Gewin, Gemak, Genot. Deze wet gaat op voor zowel de deelnemers als voor jou als organisatie én natuurlijk voor de donateurs. Gewin: zorg dat het voor ieder iets oplevert. Of dat nu het goede gevoel is dat een donateur krijgt als hij/zij geeft, het gevoel van trots als een deelnemer zijn/haar streefbedrag passeert of jouw euforie als het fondsenwervende evenement succesvol is. Als er iets te winnen valt is het goed; Gemak: maak alles gemakkelijk. Zorg voor een gebruiksvriendelijk platform. Automatiseer waar dat kan (o.a. automatische e-mail), maak aanmeld- en donatieprocessen zo kort mogelijk en gebruik voorgestelde bedragen voor donaties om mensen zo veel mogelijk werk uit handen te nemen; Genot: het moet leuk zijn. De deelnemer moet plezier hebben in het werven van fondsen, de donateur om erbij te horen en daar mag jij ook van genieten. Tellerstanden en toplijstjes werken altijd goed voor het stimuleren van de fun in fundraising. 3.5. Tips voor een succesvol platform voor fondsenwervende evenementen Alles-in-1: om bezoekers, donateurs en deelnemers zoveel mogelijk op je platform te houden (en dus meer donaties te krijgen) is het verstandig om de fondsenwerving, de evenement informatie en het inschrijven, zoveel mogelijk te integreren. Er wordt nog regelmatig gewerkt met een aparte site voor de werving van deelnemers (en informatie over het evenement) en een site met alle sponsorpagina s voor de fondsenwerving. Na het inschrijven voor het evenement dient de deelnemer dan vaak nog apart een sponsorpagina aan te maken. Om diverse redenen is het beter te werken met één geïntegreerd platform: Door de donatietellers e.d. is het voor de bezoekers van de site direct duidelijk dat het hier om een fondsenwervend evenement gaat; In de aanloop naar het evenement gaan deelnemers vaak op zoek naar praktische informatie over het evenement. Als je dan daarvoor op de site komt, word je door het zien van de laatste donaties, tellerstanden en toplijstjes, er nog eens van bewust dat jullie hopen en verwachten dat er sponsorgeld opgehaald wordt; In het kader van maak het makkelijk, is het verstandig om het inschrijven voor het evenement en het aanmaken van de sponsorpagina samen te voegen in één aanmeldflow voor de eindgebruiker. Als dit aparte aanmeldprocessen zijn, loop je het risico dat deelnemers geen sponsorpagina aanmaken en dus geld gaan werven. Mobile First: dat wil zeggen, zorg ervoor dat jouw platform altijd bereikbaar is via een smartphone of tablet en er op ieder device goed uitziet. Ook het doen van een donatie 10 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
moet via mobiel kunnen. Meer dan 50% zal je site bezoeken met een smartphone of tablet. Dit zijn statistieken gemeten over tientallen sites in 2015 en 2016: 1 Neem drempels weg: houd formulieren en processen kort. Door om de minimaal benodigde informatie te vragen, verklein je de kans dat men vroegtijdig afhaakt. Dat geldt voor donatie- en deelnameformulieren. Een crowdfunding element: door elementen van crowdfunding te gebruiken, zoals een overall doelbedrag en voorgestelde donatiebedragen met beloningen, kun je donaties nog meer bevorderen. Betalen met ideal: zorg dat je in ieder geval investeert in een systeem dat ideal ondersteunt, want bijna 90% van alle donaties wordt gedaan via ideal 1. Later betalen: niet ieder moment dat jij om een donatie vraagt komt goed uit. Zorg dat de mogelijkheid bestaat om een donatie later te betalen, waarbij de donateur bijvoorbeeld een betaallink in zijn mailbox krijgt. Handig als je de random reader niet bij de hand hebt. Stimuleer teamacties: ervaring leert dat deelnemers die in teamverband deelnemen gemiddeld meer sponsorgeld ophalen dan individuele deelnemers. Bijvoorbeeld omdat er binnen het team een competitie ontstaat over wie het meeste geld ophaalt. Deelbaarheid: maak social sharing mogelijk en stimuleer het gebruik daarvan. Geef de opties om niet alleen de campagne, evenementen of acties te delen via sociale media, maar ook de donaties. En vergeet het kunnen delen via WhatsApp niet. Uitgelichte acties: geef succesvolle of bijzondere deelnemers een speciaal plekje op de homepage van het platform. Dat werkt inspirerend voor andere deelnemers. 1 Gegevens zijn gebaseerd op data van Kentaa platformen. 11 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
Social login: men wordt sneller deelnemer (en fondsenwerver) als aanmelden makkelijk is, bijvoorbeeld met een social media account. Een to-do lijstje: een lijstje met actiepunten maakt het makkelijker voor de deelnemer. Zo kan hij/zij puntsgewijs zijn eigen actiepagina voor fondsenwerving vullen. Aanbod voor bedrijven: richt op het platform een speciale pagina in voor bedrijven. Laat daarop zien wat je als bedrijf kunt doen. Bijvoorbeeld een bedrijventeam inschrijven, sponsor mogelijkheden (zoals logo op de site), een bedrijvencompetitie, plaatsen van een banner/widget van de event website op de site van het bedrijf etc. Maak onderscheid tussen nieuwe en herhaal deelnemers: stimuleer het herhaald deelnemen aan het evenement. Het werven van een nieuwe deelnemer is zeven keer duurder dan het behouden van een deelnemer 2. Maak op het platform bijvoorbeeld zichtbaar voor de hoeveelste keer iemand deelneemt (badges?). Iedereen snapt dan direct dat jullie graag willen dat mensen vaker deelnemen. Let op de statistieken: zorg voor een overzicht waarin je gemakkelijk de gewenste data kunt bekijken over jouw evenement. De voortgang van de fondsenwerving, informatie over jouw deelnemers en wat zij hebben opgehaald en natuurlijk wie er gedoneerd hebben. Automatisering: automatische e-mails vanuit een platform zijn heel nuttig en nemen jou als organisatie veel werk uit handen. Zorg dat je deze goed instelt om jouw deelnemers zoveel mogelijk te stimuleren om actief sponsorgeld te blijven werven. 2 Bron: Peerworks Consulting - 2016 12 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
4. DE EXECUTIEFASE 4.1. Donatieverloop Een evenement kent een donatieverloop dat opbouwt naar de datum waarop het evenement plaatsvindt. De donaties starten bij de kick-off en lopen daarna dagelijks op, eindigend met een grote piek rondom het daadwerkelijke evenement. Dit donatieverloop heeft idealiter de vorm van een U en wordt daarom ook wel de U-curve genoemd. Hieronder zie je zo n verloop: De eerste piek van de donaties zit rondom de start en bestaat in grote lijnen uit 3 stromen: Inschrijfgelden; Donaties van deelnemers uit de soft launch ; Herhaal deelnemers: inschrijfgelden en sponsorgelden van deelnemers aan eerdere edities van het evenement. Zij weten hoe ze te werk moeten gaan. Daarna, als de deelnemers zelf aan de slag gaan om fondsen te werven, zal de donatiestroom inzakken, maar hoe ver die inzakt is vooral een gevolg van de kracht van het lanceermoment en in hoeverre de deelnemers vervolgens gestimuleerd worden om fondsen te werven. Het dagelijks volume aan donaties neemt sterk toe naarmate de executiedatum nadert en beleeft tijdens de executie normaal gesproken haar hoogtepunt. Dit is de tweede piek van de U. 13 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
4.2. Lancering Alle voorbereiding zijn gedaan en eindelijk is het zover! De publieke lancering van het evenement. Een sterke kick-off van een evenement kan een heel groot verschil maken voor het eindresultaat. Daarom is het van belang hier veel aandacht aan te besteden. Enkele tips: Probeer via massamedia een zo groot mogelijk bereik te realiseren, bijvoorbeeld door in talkshows het verhaal te vertellen, vermeldingen in krantenartikelen te krijgen etc. Denk daarbij ook aan lokale en regionale pers!; Schakel ambassadeurs in; Creëer een kick-off bijeenkomst waarbij je de pers uitnodigt, beeldmateriaal verzamelt dat je later zelf in kan zetten in eigen media en kan distribueren onder deelnemers / sponsoren en pers. Zorg voor een fotogeniek, enthousiast geheel; Maak gebruik van al je eigen media, zowel on- als offline; Vraag je eerste deelnemers (die uit de soft launch ) om zelf ook actief te werven; Focus je communicatie op je propositie. Welk probleem gaan de deelnemers met hun bijdrage oplossen? Wat is het logische verband tussen die propositie en dit evenement? Waar kunnen deelnemers zich aanmelden?; Zorg er uiteraard voor dat je evenementplatform live is voor je lanceert en dat hier al wat inspirerende actiepagina s van deelnemers op staan! Goed voorbeeld doet goed volgen. Maak het de deelnemers niet al te moeilijk! Wees niet bang dat je alles moet vastleggen en dichttimmeren, laat staan dat deelnemers van alles moeten ondertekenen. Beperk belemmeringen, faciliteer hen! 4.3. De engagement fase Dit is misschien wel de lastigste fase in het gehele proces. Vanaf nu is het resultaat uit je eigen handen. Het gros van de deelnemers is geworven, zij zullen nu voor de eindopbrengst moeten zorgen. De deelnemers zijn nu jouw fondsenwervers. Maar is het echt helemaal uit je handen? Na een goede start zakken de dagelijkse opbrengsten altijd in. De campagne gaat door een dalletje. Dat is een normaal verschijnsel en dus niets om je zorgen over te maken. Het is de periode waarbij de deelnemers aan het evenement zich weliswaar voorbereiden, enige activiteit ontplooien, maar toch vooral denken: 'Het is nog ver weg. Ik heb nog alle tijd!' Niets menselijks is hen vreemd, maar dat wil niet zeggen dat je er zelf ook zo mee moet omgaan. Je kunt niet achterover leunen, want er is ook in deze periode veel dat je kan doen om 14 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
het eindresultaat van je campagne te optimaliseren. En dat kan op een manier die voor de deelnemers ook nog eens heel leuk is. Voorbereiding is alles! Bereid je communicatie voor deze periode dan ook goed en tijdig voor. Het heet niet voor niets 'engagement'-fase. Dat lukt je niet door radiostilte! 4.4. Communicatie met deelnemers Door voor de lancering van het evenement reeds je e-mail momenten en sociale media momenten in te plannen en waar mogelijk voor te bereiden, kan je in een drukke periode veel communicatieve activiteiten gestructureerd afhandelen; Een blog is een erg handige tool om relevante informatie en nieuws met alle betrokkenen, maar vooral met de deelnemers, te delen. Het is de meest efficiënte manier om veel mensen te bereiken met dezelfde informatie; Is snelheid belangrijk? Denk ook eens aan een WhatsApp groep!; Gebruik een tijdelijke donatieverdubbelaar: Deze dag/week verdubbelt bedrijf X alle online donaties. Dus deelnemers grijp je kans! Vraag je donateurs om een (extra) donatie!; Geef incentives: iedere week ontvangt de deelnemer met de hoogste weekbijdrage... een speciaal T-shirt, een knuffel, een meet-and-greet met onze ambassadeur, of veel andere kleine beloningen; Begin vroegtijdig met aftellen naar de datum van het evenement. Juist ook in e-mails. Het vergroot de 'sense of urgency'. Sommige informatie is niet voor iedereen gelijk. Dat geldt vooral voor de wijze waarop je deelnemers benadert over hun fondsenwervende resultaten. Uitgangspunt is dat wanneer mensen zien dat het 'gemiddeld wel goed gaat' en ze niet persoonlijk aangesproken worden op hun eigen -achterblijvende- resultaten, ze weinig noodzaak voelen om zelf actief te worden. Het eerste wat na de start gedaan moet worden, is het segmenteren van deelnemers. Niet iedereen is hetzelfde, dus moet je ook niet iedereen hetzelfde behandelen. Je kunt je deelnemers indelen in de volgende categorieën die je ieder anders benadert: de inactieve deelnemers, de beperkt actieve deelnemers, de actieve deelnemers en de toppers. 15 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
INACTIEVE DEELNEMERS Wie: Deelnemers zonder donaties. Wat doe je: Activeren. Hoe: Tips & tricks', verspreid over wekelijkse e-mails. Tip: Meld in iedere mail het (afnemende) percentage 'inactieven'. Deelnemers die nog inactief zijn komen dan eerder in actie. En laat in de mail actieve deelnemers aan het woord die vertellen hoe eenvoudig is het is om sponsorgeld te werven. BEPERKT ACTIEVE DEELNEMERS Wie: Deelnemers met een zeer beperkt aantal donaties. Wat doe je: Stimuleren. Hoe: Feliciteer hen, per e-mail of via social media. Maak ze bewust van hun goede werk! Stuur hen vervolgens de wekelijkse 'tips & tricks en verhalen van actieve deelnemers en de toppers. Tip: meld hen de huidige 'gemiddelde bijdrage per deelnemer'. Die zal hoger liggen dan hun eigen bedrag en hen dus motiveren. ACTIEVE DEELNEMERS Wie: Deelnemers die weten hoe het moet. Wat doe je: Bevestigen. Hoe: Door het delen van inhoudelijke verhalen (voeding voor hun eigen inspanningen) en campagne updates. Het cruciale woord daarbij is 'wij'. Samen werken we aan iets moois, ze zijn deel van 'het team'. Wijs hen ook op de top lijstjes met de toppers. Tip: stuur hen tussentijds een videoboodschap van een ambassadeur om hen nog eens te bevestigen hoe geweldig hun acties zijn! DE TOPPERS Wie: Deze deelnemers zijn jouw helden. Wat doe je: Exposeren. Hoe: Maak van deze deelnemers een voorbeeld. Vraag hen om hun tips en tricks voor de andere deelnemers. Bedank hen! Tip: Denk na over hoe je hen een prominente rol kan geven in de campagne. Laat hen een videoboodschap inspreken voor andere deelnemers of draag tijdelijk het beheer van de sociale media van de campagne (Twitter, Facebook etc.) over aan zo'n topper. Tot slot: combineer mails met praktische informatie over het evenement met verhalen van deelnemers die succesvol sponsorgeld ophalen. 4.5. Deelnemersbijeenkomst Een andere belangrijke methode om de resultaten te verbeteren is de organisatie van deelnemersbijeenkomsten. Deze bijeenkomsten kunnen veel bijdragen: In de eerste plaats versterken ze de band tussen de deelnemers. Door de persoonlijke ontmoetingen en het delen van hun verhalen onderling wordt het groepsgevoel versterkt; Een groep presteert, ook fondsenwervend, meer dan een verzameling individuen. Dit synergetisch effect ontstaat juist bij bijeenkomsten; Deelnemersbijeenkomsten lenen zich erg goed voor het verhogen van de emotionele betrokkenheid van de deelnemers, door ook vanuit de organisatie verhalen te delen. Die verhalen voeden ook de fondsenwervende inspanning van de deelnemers; Door deelnemers te ontmoeten leer je hen kennen. Wie zijn ze, wat doen ze in het dagelijks leven, wie kennen ze? Die informatie is nuttig om nieuwe sponsors te vinden in het netwerk van deelnemers of extra vrijwilligers te werven; De deelnemers kunnen gelijk van informatie voorzien worden over het evenement; Vragen die bij de deelnemers leven en juist daar boven water komen kunnen aanleiding zijn om zaken die organisatorisch eerder over het hoofd gezien zijn alsnog op te pakken; Deelnemersbijeenkomsten kunnen ook een bron van extra inkomsten zijn, bijvoorbeeld door verkoop van merchandise zoals kleding. 16 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
Is jouw fondsenwervende evenement, een sportief evenement? Organiseer dan bijvoorbeeld gezamenlijke trainingen. Twee vliegen in één klap. Is het voor jullie organisatie lastig om zo n bijeenkomst ergens in het land te organiseren? Dan is het misschien een idee om een online sessie op te zetten hiervoor. Bijvoorbeeld in de vorm van een webinar. Tegenwoordig kan zoiets vrij eenvoudig en goedkoop worden opgezet. 17 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
5. DE FINISH! 5.1. De laatste dagen Ervaring leert dat de meeste evenementen ongeveer de helft van het uiteindelijke eindbedrag ophalen in de laatste twee weken voor het evenement. Hoe zorg je er nu voor dat je de opbrengsten van de laatste dagen optimaliseert? Het begint, hoe kan het ook anders, met tijdig plannen! Ook dit heeft voorbereiding nodig: Creëer een 'communicatief crescendo': zorg dat je in de laatste fase in toenemende mate communiceert. Denk hierbij aan e-mail, social media, maar betrek ook de pers. Vergeet daarbij niet regelmatig de stand van zaken te delen. Groei inspireert! Deel verhalen van deelnemers: verzamel in de voorgaande fase, aansprekende, emotionele en ontroerende verhalen van deelnemers. Bewaar die en zet ze nu pas in! Juist op dit moment draagt het extra bij en ondersteunt het je nieuwswaarde. Wees ambitieus: extrapoleer naar de verwachte uitkomst en zet een ambitieus einddoel. Tip: zet het doelbedrag pas op je site als meer dan 25% al binnen is. Een ambitieus doelbedrag met een lage actuele meterstand voelt voor sitebezoekers als het binnengaan van een leeg café. En is het doelbedrag bereikt voor de einddatum? Verhoog het doelbedrag dan op je site met een toelichting daarop! Dit stimuleert alle betrokkenen tot het zetten van nog een laatste extra stapje... Breng focus aan: richt je communicatie naar deelnemers op de meest actieve fondsenwervers. Juist zij zijn in staat om de aangereikte extra tools om te zetten in daden! Deel ook hun inspanningen en ideeën met je achterban, andere deelnemers hebben hier juist nu aandacht voor. Bedenk een extra uitdaging: geef deelnemers een uitdaging, bijvoorbeeld 10 donaties van 10 euro in 10 dagen. Het is zowel voor deelnemers als donateurs heel overzichtelijk en iets wat in deze fase voor extra donaties zorgt. Werf donaties: richt je volledig op het werven van donaties. Andere manieren van meehelpen zijn in deze fase niet meer interessant. Deel de tellerstand regelmatig via jullie social media kanalen. Keep going: werf tot het allerlaatste moment, ook op de dag zelf, zowel in algemene communicatie als op de locatie van het evenement. 18 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
Zet de beste wervers in de spotlights: huldig je beste wervers op het evenement. Bied hen de mogelijkheid om hun positie ten opzichte van andere deelnemers, zelfs op de laatste dag, nog te verbeteren! Leg getuigenis af: maak opnames, zet een livestream op je website (met een grote donatieknop ernaast!) zodat ook zij die wel betrokken waren, maar niet aanwezig konden zijn, een mogelijkheid hebben om de sfeer te proeven. 5.2. Het evenement Wat het evenement ook inhoudt, tijdens het executiemoment staat de prestatie van de individuele deelnemer voorop. Daar hebben zij zich wekenlang op voorbereid en daar kijken ze naar uit. Verzorg de informatievoorziening zoals het programma, de routebeschrijving en benodigde spullen tijdig! Optimaal presteren doe je in een positieve omgeving. Die wordt sterk bepaald door de sfeer. Natuurlijk begint dat met houding, aankleding en uitstraling, maar minstens zo belangrijk zijn de beschikbare faciliteiten. Denk aan goede catering, goede kleedruimtes, duidelijke bewegwijzering, voldoende aanspreekpunten. Denk ook aan zaken als EHBO, technische ondersteuning en materiaalvoorziening. Dit is niet iets om op te bezuinigen! Een geslaagd evenement dat tot in de puntjes georganiseerd is heeft een veel hoger percentage herhaalde deelnames. Dat scheelt dus later veel op je wervingsbudget. En natuurlijk eindig je het evenement met een apotheose. Het (voorlopige) eindresultaat, een aansprekende persoon, bijvoorbeeld een beneficiant of ambassadeur van de organisatie, die de deelnemers bedankt. Heb je op dat moment het streefbedrag nog niet behaald, dan zou je de deelnemers nog een simpele tip kunnen geven hoe ze nog net een beetje extra kunnen werven. En natuurlijk de melding wanneer het volgende evenement plaats gaat vinden en hoe je je daarvoor (nu meteen!) aan kunt melden. 5.3. Afhandeling In de dagen na een evenement is er vaak nog een grote stroom aan extra inkomsten. Dat komt van deelnemers die nog inkomsten moeten incasseren, bijvoorbeeld omdat ze resultaatafspraken gemaakt hebben, of reeds cash geïncasseerd geld nog moeten overmaken. Vergeet niet ook deze mensen te bedanken. Daarnaast is dit ook een fase waarin de kleine klachten afgehandeld moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan betalingscorrecties. Bij evenementen vinden veel transacties plaats, het grootste deel in een beperkte periode, en er gaat altijd wel wat mis. Reserveer hier capaciteit voor! 19 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
5.4. Nazorg & vooruitblik Uit talloze onderzoeken blijkt dat verreweg de meeste opbrengsten van evenementen gerealiseerd worden door terugkerende deelnemers. Dus moet je er in de eerste plaats zorgen dat je je huidige deelnemers vasthoudt om je toekomstig succes te verzekeren. Daarbij zijn de volgende tips van groot belang: Bedanken: bedank de deelnemers bij hun komst en opnieuw bij de finish. Zorg dat je een e-mail klaar hebt staan met een bedankje die ze de volgende dag al in hun mail hebben. Gebruik ook social media om te bedanken en plaats als aandenken de foto s van de dag op bijvoorbeeld Flickr of Facebook. Resultaten publiceren: deel resultaten van deelnemers, teams en natuurlijk het eindresultaat, zo snel mogelijk. Ook de uitslagen in geval van een sportief evenement. Zowel met de deelnemers als met de pers en met je sponsors. Deel het vervolgens ook met de rest van je achterban en je ambassadeurs zodat het goede nieuws wordt verspreid. Informatie over besteding inkomsten: het geworven geld was een middel om een hoger doel te bereiken. Dat doel stond centraal in de wervingscampagne van deelnemers. Deel dan ook met alle deelnemers informatie over hoe het geld uiteindelijk besteed is. En, indien mogelijk, wat de effecten daarvan zijn. Dat verhoogt de feel-good en de kans ze de volgende editie weer meedoen. En deze informatie kan natuurlijk ook prima gebruikt worden in de campagne voor de werving van nieuwe deelnemers voor de volgende editie. Onderzoek verbeteringen: geen enkel evenement gaat perfect. Er is altijd ruimte voor verbetering, vraag de deelnemers en sponsors om feedback, het liefst als het evenement nog fris in het geheugen ligt. Houd deelnemers en sponsors betrokken: begin zo kort mogelijk na het evenement met communiceren over de volgende editie. Wanneer (en eventueel waar) gaat het plaatsvinden? Welke ambitieuze doelstellingen hebben we volgende keer? Organiseer kick-off bijeenkomsten waarbij je hen en sponsors betrekt bij de volgende editie. Inschrijving geopend: maak inschrijven voor de nieuwe editie kort na het evenement mogelijk. De deelnemers hebben dan nog het goede gevoel van hun resultaat. Bevorder aanmelden door bijvoorbeeld early bird beloningen te bieden. Kortom, tijdens je evenement ben je dus al bezig met de voorbereiding van het volgende evenement. Het is niet iets waar je pas na het evenement over moet nadenken! Reserveer daar dus tijd, mensen en budget voor en neem tijdig je beslissingen voor het volgende evenement. Idealiter heb je al een team rondlopen dat volledig gefocust is op... het volgende evenement! 20 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
6. CONCLUSIE Fondsenwervende evenementen zijn al eeuwenlang zeer succesvol. Niet in de laatste plaats omdat het een geweldige uiting van saamhorigheid is, die je als organisatie én als deelnemer deelt met veel nauw betrokkenen en die een onderlinge band smeedt. Samen een prestatie leveren is veel leuker dan het alleen doen. Event fundraising wordt door deelnemers én donateurs dan ook vaak als een hele prettige, ongedwongen wijze van fondsenwerving ervaren en heeft daardoor ook een hele positieve uitstraling op het imago van fondsenwervende organisaties. Voor fondsenwervende organisaties draagt het ook bij aan hun geloofwaardigheid, wanneer ze aantoonbaar in staat zijn grote groepen mensen te mobiliseren voor een fondsenwervende inspanning. Dat heeft een extra effect op alle andere fondsenwervende inspanningen. Natuurlijk zijn er ook nadelen. Evenementen zijn zeer arbeidsintensief, hebben tijd nodig om zich echt te ontwikkelen en de opstartkosten zijn aanzienlijk. Maar onder aan de streep zijn er bijna geen fondsenwervende inspanningen die zo n blijvende positieve indruk achterlaten als een fondsenwervend evenement. Doen dus! 21 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
7. BRONNEN Rapport Peerworks 20 grootste P2P evenementen 2015 20 tips voor je volgende evenement Fundraiser Online 2013 Goed uit de startblokken Fundraiser Online 2015 Een succesvolle eindsprint - Fundraiser Online 2015 Een duwtje in de rug - Fundraiser Online 2016 Infographic Kentaa 2015 Coverfoto door Scooter Lowrimore - http://bit.ly/1mkkwnl 22 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen
OVER KENTAA Kentaa is een social enterprise met als maatschappelijke missie social good organisaties helpen met het online werven van inkomsten. Inkomsten die nodig zijn om hun doelen te realiseren en de wereld beter te maken. Met tools voor event fundraising, crowdfunding, kom-in-actie campagnes en online collectes streeft Kentaa ernaar zoveel mogelijk fondsenwervende organisaties hun doelen te behalen. Meer dan 75 goede doelen, universiteiten, zorginstellingen en sportverenigingen werven succesvol fondsen met Kentaa. Voor meer informatie, zie www.kentaa.nl. OVER FUNDRAISER ONLINE Fundraiser Online is het weblog van Sestertius Fundraising Consultancy, waarop sinds 2010 veel informatie over de laatste ontwikkelingen in fondsenwerving in Nederland en daarbuiten te vinden is. Sestertius begeleidt en ondersteunt goede doelen om hun private fondsenwerving naar een hoger plan te brengen door trainingen, seminars, onderzoek, consultancy en advisering. Naast de meer traditionele kanalen is Sestertius specialist in alle vormen online fondsenwerving. Voor meer informatie, zie: www.fundraiseronline.blogspot.nl 23 (23) Whitepaper Fondsen werven met evenementen