Barometer Maatschappelijk Vastgoed

Barometer Maatschappelijk Vastgoed 2016 Onderzoeken, trends en ontwikkelingen in zorgvastgoed en gemeentelijk vastgoed Jan Veuger et al.

Barometer Maatschappelijk Vastgoed 2016 Beheersing van vastgoedrisico s vraagt een extra stap Resultaten van onderzoek Risicomanagement Gemeentelijk Vastgoed 2016 ir. W.F. (Wicher) Schönau MMC en ir. J. (Jeroen) Tazelaar

VI BAROMETER EN ONDERZOEKSRESULTATEN Beheersing van vastgoedrisico s vraagt een extra stap Resultaten van onderzoek Risicomanagement Gemeentelijk Vastgoed 2016 ir. W.F. (Wicher) Schönau MMC en ir. J. (Jeroen) Tazelaar Professionalisering van gemeentelijk vastgoedmanagement is een voortgaand en onomkeerbaar proces. Sinds 2010, toen wij constateerden dat bij de meeste gemeenten het inzicht in de prestaties van de eigen vastgoedportefeuille beperkt was 113, zijn er grote stappen gezet. De Barometer Maatschappelijk Vastgoed geeft ieder jaar een nauwgezet beeld van deze ontwikkeling. Vorig jaar kwam echter één aspect naar voren dat hierin achterblijft: het risicomanagement van gemeentelijk vastgoed. De Barometer Maatschappelijk Vastgoed 2014 laat zien dat ruim de helft (56%) van de gemeenten aangeeft geen maatregelen ten aanzien van financieel risicomanagement te hebben getroffen. Een jaar later is dat 36%, waarbij een aanvullende 10% beweert op dat moment bezig te zijn met het opstellen van beheersmaatregelen. De inspanningen op het gebied van risicomanagement spitsten zich vooral toe op de financiële monitoring (zoals kwartaalverslagen en maandrapportages) en het hanteren van een risicoparagraaf in het vastgoedbeleid. 114 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Getroffen maatregelen t.a.v. financieel risicomanagement (maatschappelijk vastgoed) 41% 10% 36% 10% 23% Financiële monitoring Andere maatregelen (Nog) geen maatregelen getroffen Op dit moment aan het opstellen Risicoparagraaf vastgoedbeleid Figuur 1: risicomanagement: financiële beheersmaatregelen (Barometer Maatschappelijk Vastgoed 2015) 113 Tazelaar en Schönau (2010). Professioneel Gemeentelijk Vastgoed. 114 Veuger et al. (2014 & 2015). Barometer Maatschappelijk Vastgoed. 355

GEMEENTELIJK MAATSCHAPPELIJK VASTGOED Voor ons is deze specifieke uitkomst van de Barometer Maatschappelijk Vastgoed 2015 aanleiding geweest om verdiepend onderzoek te doen. Het resultaat hiervan is te vinden in de publicatie Onderzoek Risicomanagement Gemeentelijk Vastgoed 2016, recent uitgebracht door Twynstra Gudde. 115 Aan dit onderzoek hebben 30 Nederlandse gemeenten deelgenomen. Zij hebben gereageerd op een schriftelijke enquête die is verstuurd aan de (eind)verantwoordelijke voor het gemeentelijk vastgoed. Van de respondenten vertegenwoordigt 40% een gemeente met meer dan 50.000 inwoners. 116 Dit artikel gaat in op de actuele stand van risicomanagement in relatie tot het gemeentelijk vastgoed. Daarbij wordt ingegaan op de mate waarin risicomanagement daadwerkelijk wordt uitgevoerd en welke inhoudelijke risico s gemeentelijke vastgoedafdelingen als actueel zien. Toegenomen aandacht voor vastgoedrisico s Risico s behorend bij bezit, beheer en exploitatie van gemeentelijk vastgoed zijn een actueel onderwerp. Zo heeft de veroordeling van de gemeente Tilburg, naar aanleiding van een dodelijk incident in 2011 in een van haar zwembaden, uitgebreide media-aandacht gekregen. Eisen aan gebouwen op het gebied van (brand)veiligheid en klimaat blijven toenemen, terwijl een functionele levensduur van 40 jaar niet langer vanzelfsprekend is. Sneller inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen maakt dat gebouwaanpassingen eerder regel dan uitzondering zijn. Daarbij stellen recente vastgoed gerelateerde schandalen ook scherpere eisen aan gemeenten wat betreft transparant handelen en verantwoording. Bovendien kijkt de burger steeds kritischer naar bouwprojecten van de overheid. En worden in menig gemeenteraad vragen gesteld over de (vermeende) leegstand in de gemeentelijke vastgoedportefeuille, aangewakkerd door de leegstand op de kantorenmarkt als ook prognoses die laten zien dat 25% tot 50% van het maatschappelijk vastgoed zijn functie dreigt te verliezen. 117 Voor gemeenten is het daarom van belang om, in de besluitvorming over het eigen vastgoed, breder te kijken dan de risico s van technisch beheer. Gemeentelijke vastgoedafdelingen hebben echter niet stilgezeten. Inmiddels voert een meerderheid van de gemeenten haar vastgoedtaken centraal uit en heeft zij daarvoor verschillende instrumenten ontwikkeld. Toch ervaren wij dat wethouders momenteel, nadat het in beeld brengen van de vastgoedportefeuille enige jaren in beslag heeft genomen, concrete resultaten verlangen van hun vastgoedafdeling. Daarbij wordt de lat steeds hoger 115 Schönau et al. (2016). Onderzoek Risicomanagement Gemeentelijk Vastgoed 2016. 116 In de presentatie van de onderzoeksresultaten wordt een onderscheid gemaakt tussen kleine gemeenten (< 50.000 inwoners) en middel- en grote gemeenten (> 50.000 inwoners). Vanaf 75.000 inwoners wordt een gemeente als groot beschouwd. 117 Bouwstenen voor Sociaal (2013). 356

VI BAROMETER EN ONDERZOEKSRESULTATEN gelegd: de kostengerichte focus moet verlegd worden naar het sturen op (bedrijfs)prestaties en maatschappelijke effecten. Stand van risicomanagement Onder gemeenten is het toepassen van risicomanagement gemeengoed. Uit ons onderzoek blijkt dat 85% van de gemeenten risicomanagement in algemene zin toepast. Echter, slechts een krappe meerderheid (56%) brengt de vastgoed gerelateerde risico s in kaart middels een risicoanalyse. Circa een kwart doet dat op een andere manier. Hierbij kan gedacht worden aan het benoemen van risico s in voortgangrapportages aan directie of het college van B&W. Opvallend is het grote verschil tussen grote en kleine gemeenten, zoals figuur 2 laat zien. Het verschil zit met name in de expliciete toepassing van een methodiek van risicoanalyse. Grote gemeenten voeren in grote meerderheid (82%) een vorm van risicoanalyse uit en benoemen dit ook als zodanig. Kleine gemeenten inventariseren weliswaar in groten getale risico s voor hun vastgoed, maar 33% kan dit niet uitdrukkelijk koppelen aan het instrument risicoanalyse. Enkelen geven aan dat kosten-batenanalyses worden gemaakt of de risico s tussen de oren zitten bij de vastgoedmedewerkers. Figuur 2: in kaart brengen risico s (uitgesplitst naar kleine en (middel)grote gemeenten) 357

GEMEENTELIJK MAATSCHAPPELIJK VASTGOED Risicomanagement volgens de RISMAN-methode 118 Risicomanagement is het op regelmatige en gestructureerde wijze in kaart brengen en beheersen van risico s, waardoor mogelijke knelpunten vroegtijdig aan het licht komen. Het omvat het geheel van activiteiten en maatregelen dat gericht is op het omgaan met risico s. De risicomanagementcyclus begint met het uitvoeren van een risicoanalyse. Hierbij worden achtereenvolgens het doel van de risicoanalyse vastgesteld, de risico s in kaart gebracht, de belangrijkste risico s bepaald en beheersmaatregelen geïnventariseerd. Na het uitvoeren van de risicoanalyse wordt een keuze gemaakt uit de geïnventariseerde beheersmaatregelen en worden deze beheersmaatregelen daadwerkelijk uitgevoerd. Figuur 3: risicomanagement volgens de RISMAN-methode Op enig moment worden genomen beheersmaatregelen geëvalueerd op het bereikte effect en wordt de risicoanalyse geactualiseerd. Nagegaan wordt of er nieuwe risico s zijn bijgekomen, of risico s kunnen worden afgevoerd en of voor reeds bekende risico s aanvullende beheersmaatregelen genomen moeten worden. Risicomanagement maakt de stap naar beheersing van risico s door het kiezen, uitvoeren en evalueren van beheersmaatregelen. Het is een cyclisch proces dat in een project, een programma of binnen de vastgoedafdeling meerdere malen doorlopen wordt. 118 De RISMAN-methode is in 1995 ontwikkeld door Rijkswaterstaat, Prorail, Twynstra Gudde, TU Delft en Gemeentewerken Rotterdam als instrument voor risicoanalyse. In 1999 is de methode verruimd naar risicomanagement. 358

VI BAROMETER EN ONDERZOEKSRESULTATEN Het uitvoeren van een risicoanalyse voor gemeentelijk vastgoed is pas de start van risicomanagement. Na het vaststellen van de belangrijkste risico s en het in kaart brengen van mogelijke beheersmaatregelen zal tot actie moeten worden overgegaan. In de enquête hebben we gemeenten gevraagd naar de mate waarin zij werkelijk een vervolg hebben gegeven aan een risicoanalyse: 43% van alle respondenten onderneemt actie door risico s te beheersen of te accepteren. Dit betekent dat ruim 20% van de gemeenten die zegt een risicoanalyse uit te voeren niet overgaat tot het treffen van beheersmaatregelen. Ook voor deze stap van de RISMAN-methode is een aanzienlijk verschil tussen (middel)grote en kleine gemeenten zichtbaar: driekwart van de grote gemeenten kiest er bewust voor om risico s te beheersen of te accepteren, terwijl dit onder slechts een derde van de kleine gemeenten het geval is. Een relatief groot deel van de kleine gemeenten haakt dus af tijdens deze fase van risicomanagement. Actueel inzicht in risico s houden Maatschappelijke ontwikkelingen volgen elkaar tegenwoordig zo snel op dat gemeenten een grote uitdaging hebben om niet achter de feiten aan te lopen. Juist risicomanagement biedt een middel om te anticiperen op onverwachte omstandigheden, in plaats van deze alleen achteraf te verantwoorden. Het is daarbij essentieel dat regelmatig wordt beoordeeld of de gesignaleerde risico s nog steeds actueel zijn én of de gekozen beheersmaatregelen worden uitgevoerd. Deze stap, het actualiseren van de risicoanalyse, maakt risicomanagement tot een cyclisch proces. Wederom zijn (middel)grote gemeenten hier een stuk verder in dan kleine gemeenten, zo blijkt uit ons onderzoek (figuur 4). Twee derde van de grote gemeenten actualiseert jaarlijks de vastgoedrisico s, terwijl slechts 28% van de gemeenten met minder dan 50.000 inwoners stelselmatig deze risico s herijkt. Figuur 4: het actualiseren van risico s (klein en (middel)grote gemeenten) 359

GEMEENTELIJK MAATSCHAPPELIJK VASTGOED In de verdiepende gesprekken, die wij voerden in het kader van het onderzoek, komt een beeld naar voren dat gemeenten het gemakkelijker vinden om risicomanagement toe te passen als er een concreet project aan de orde is. Een veelgebruikte methode als Projectmatig Werken bevat aspecten die risicomanagement vereenvoudigen, zoals een helder (project)doel, van tevoren vastgestelde kaders (in tijd, geld en kwaliteit), een periodieke structuur van verantwoording in de vorm van een projectorganisatie et cetera. Er ontstaan als het ware natuurlijke momenten waarop het project wordt beoordeeld en daar waar nodig herijkt en bijgestuurd. Bij niet-projectmatige vraagstukken zoals het merendeel van de going concern vastgoedprocessen, moeten deze herijkingsmomenten worden gecreeerd. Onmisbaar daarvoor zijn kaders, strategische doelen, principes van organisatie-inrichting en beschreven werkprocessen van de vastgoedorganisatie. Aan de hand hiervan kunnen de collectieve en individuele jaarplannen worden bepaald en is periodieke toetsing en (bij)sturing mogelijk. Een ander middel dat door gemeenten wordt gebruikt, is om grote cycli, zoals bijvoorbeeld het onderhoud in een jaar, te benoemen en aan te sturen als een project. Tot slot is het vinden van aansluiting op de gemeentelijke P&C-cyclus een manier om een (rapportage)structuur in de vastgoedinformatie aan te brengen. Leegstand als grote bedreiging De variëteit aan risico s die kunnen optreden bij het bezit, beheer en exploiteren van gemeentelijk vastgoed is groot. Om inzicht te krijgen in de risico s die gemeenten op dit vlak echt bezighouden, is gevraagd naar wat gemeenten als de meest actuele risico s beschouwen. Respondenten konden daarvoor een top vijf aangeven uit een lijst van 18 risico s. Leegstand van gemeentelijk vastgoed blijkt met afstand het meest actuele risico: 70% van de gemeenten ziet dit als een acute bedreiging. Van de gemeenten die jaarlijks hun vastgoed gerelateerde risico s actualiseren, onderkent zelfs 100% leegstand als risico. Dat bijna de helft van de gemeenten tevens het risico op te lage bezetting van accommodaties benoemt, maakt het leegstandsrisico nog pregnanter omdat dit nauw samenhangt met leegstand. De top vijf wordt gecomplementeerd door budgetrisico s (41%), het risico op een niet-toereikende onderhoudsvoorziening (37%) en risico s van politieke besluitvorming en duurzaamheid (33%). 360

VI BAROMETER EN ONDERZOEKSRESULTATEN Figuur 5: actuele risico s ten aanzien van gemeentelijk vastgoed Wanneer men bovenstaande lijst met risico s beschouwt, is zichtbaar dat bepaalde risico s financieel van aard zijn en andere zoals het risico op niet-functionerend vastgoed specifiek samenhangen met projecten. Om meer grip te krijgen op de variëteit aan inhoudelijke risico s hebben wij in de uitvraag aan gemeenten drie werkgebieden van gemeentelijk vastgoedmanagement geformuleerd waaraan specifieke risico s gekoppeld kunnen worden. Dit zijn: - Projecten & ontwikkeling - Beheer & exploitatie - Transacties & waardering. Wij hebben geconstateerd dat grote gemeenten in hogere mate risicomanagement voor gemeentelijk vastgoed toepassen en dit op een volgens de RISMAN-methode meer gestructureerde wijze doen. Dat verklaart ook dat deze gemeenten meer risico s zien in elk van de genoemde werkgebieden. Wanneer gemeenten aldus gevraagd wordt om uit een lijst van 18 risico s de meest actuele risico s aan te geven, wordt impliciet een focus ten aanzien van een of meerdere werkgebieden zichtbaar. We staan kort stil bij de vraag aan welke risico s men moet denken per werkgebied. 361

GEMEENTELIJK MAATSCHAPPELIJK VASTGOED Figuur 6: risico s van gemeentelijk vastgoed verdeeld naar werkgebied (kleine en (middel)grote gemeenten) Projecten & ontwikkeling: het belang van gegronde besluitvorming Iedere gemeente heeft te maken met vastgoed gerelateerde projecten zoals de nieuwbouw of renovatie van maatschappelijk vastgoed. Het overschrijden van het door de raad beschikbaar gestelde krediet is in de politieke context van een gemeente blijkbaar nog steeds een zorg onder bestuurders en ambtenaren. In de wereld van projecten is risicomanagement inmiddels wijdverbreid, zeker onder grote gemeenten. Maar het zijn niet zozeer de technische risico s waar gemeenten zich zorgen om maken, maar de risico s van politieke besluitvorming en de financiële gevolgen daarvan. Beheer & exploitatie: het belang van professionalisering Van de risico s die gemeenten onderscheiden op het terrein van beheer & exploitatie is onveiligheid van gebouwen een belangrijk thema. De laatste jaren hebben incidenten in gemeentelijke gebouwen, zelfs met dodelijk afloop 119, het besef doen groeien dat wanneer niet duidelijk vastligt wie welke verantwoordelijkheden draagt dit effecten heeft voor het beheersen van risico s. Daarnaast zien de respondenten dat gebrekkig inzicht in de eigen vastgoedportefeuille gepaard gaat met inefficiënte besluitvorming. Hierdoor kan bijvoorbeeld worden gekozen voor een nieuwbouwproject, terwijl een geschikt leegstaand gebouw over het hoofd wordt gezien. 119 De gemeente Boxtel en Camelot zijn begin dit jaar veroordeeld tot een boete nadat een huurder van een gemeentelijk object is geëlektrocuteerd (Omroep Brabant d.d. 25-03-2016). 362

VI BAROMETER EN ONDERZOEKSRESULTATEN Transacties & waardering: het belang van transparantie De afgelopen jaren zijn accountants scherper gaan kijken naar de financiële risico s die gemeenten lopen met het bezit van vastgoed. Dit is mede het gevolg van een verbeterd inzicht in de waarde van de vastgoedportefeuille bij de gemeenten zelf. Maar met name de leegstand in de kantorenmarkt leidt ertoe dat ook gemeenten zich moeten verantwoorden over de financiële prestaties van de eigen gebouwen. Daarbij is integriteit, met specifieke risico s die bij vastgoedtransacties kunnen plaatsvinden, een actueel onderwerp. Momenteel bestaat in gemeenteraden een sterke roep om adequate informatie over de vastgoedportefeuille te ontvangen, getuige de diverse rekenkameronderzoeken die de afgelopen jaren zijn uitgevoerd. Maar er staat vast dat de aandacht voor risico s van gemeentelijk vastgoed hogere eisen aan de werkprocessen van gemeentelijke vastgoedafdelingen en financiële controle zal stellen. Met de vraag aan gemeenten in welke werkgebieden van gemeentelijk vastgoedmanagement zij voornamelijk risico s signaleren, ontstaat een interessant beeld van de reikwijdte van risico s die betrekking hebben op gemeentelijk vastgoed. Dit levert waardevolle input op voor de eerste stap van risicomanagement, het uitvoeren van een risicoanalyse. Van verantwoorden naar sturen Risicomanagement wordt in de praktijk nog veelal ingestoken vanuit een financiële optiek. En omdat vastgoed als activa bij gemeenten gemiddeld 25% van de totale balanswaarde vertegenwoordigt, is het logisch dat druk is ontstaan om hierover te verantwoorden. Toch zien wij het gevaar dat risicomanagement als een verplichting wordt gezien en verwordt tot een papieren tijger. Vaak stokt het proces van risicomanagement dan na de verplicht uitgevoerde risicoanalyse. Onze onderzoeksresultaten lijken dit beeld te bevestigen. De werkelijke kracht van het instrument risicomanagement openbaart zich wanneer de resultaten gebruikt kunnen worden als sturingsinformatie. Dan worden beslissingen over bijvoorbeeld aan- of verkoop of bezettingsgraden van een accommodatie gerelateerd aan actuele risico-informatie, weten alle medewerkers van de vastgoedafdeling welke risico s prioriteit hebben en treden er geen verrassingen meer op in de standaard vastgoedmanagementprocessen. Daarmee wordt vastgoed een geloofwaardige gesprekspartner binnen de gemeentelijke organisatie en dat is de grootste stap die gezet kan worden in een proces van professionalisering. 363

GEMEENTELIJK MAATSCHAPPELIJK VASTGOED Bronnen Bouwstenen voor Sociaal & Interbestuurlijk Programma Bevolkingsdaling (2013). Reisgids maatschappelijke voorzieningen (Bouwstenen voor Sociaal) Schönau, W.F. et al. (2016). Onderzoek Risicomanagement Gemeentelijk Vastgoed 2016 (Amersfoort, Twynstra Gudde) Tazelaar, J. en Schönau, W.F. (2010). Onderzoek Professioneel Gemeentelijk Vastgoed (Amersfoort, Twynstra Gudde) Veuger et al. (2014). Barometer Maatschappelijk Vastgoed (Assen, Koninklijke Van Gorcum) Veuger et al. (2015). Barometer Maatschappelijk Vastgoed (Assen, Koninklijke Van Gorcum) 364

Colofon Verschenen in: Barometer Maatschappelijk Vastgoed 2016 ISBN 978-90-819774-9-4 NUR 805 1 e oplage Oktober 2016 Omslag Advies- en redactieraad Jan Veuger A. (Annette) van den Beemt Tjeerdsma MSc E. (Eltje) de Klerk MSc MRE mr. D. Kootstra MScRE RMT/RT drs. C.L.A. (Cor) Worms RBA Eerste exemplaar aangeboden op het congres Barometer Maatschappelijk Vastgoed op 5 oktober 2016 aan mevrouw drs. Jantine Kriens, voorzitter directieraad Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en lid RvC Bank Nederlandse Gemeenten (BNG), en de heer mr. drs. Jan de Vries, algemeen directeur Actiz, organisatie voor zorgondernemers. CC BY-NC-SA 4.0. Jan Veuger Alles uit dit artikel mag worden gebruikt zonder toestemming van de auteur, onder de voorwaarde dat u de bron correct aangeeft: Veuger, J. et al. (2016), Barometer Maatschappelijk vastgoed 2016: Onderzoeken, trends en ontwikkelingen in zorgvastgoed en gemeentelijk vastgoed. Groningen. Andere voorwaarden zijn dat u dit rapport niet voor commerciële doeleinden gebruikt en dat u uw werk op basis van dit artikel onder dezelfde licentie (CC BY-NC-SA 4.0) verspreidt.