HANDLEIDING DIGITAAL COLLECTE SYSTEEM (DCS) Fonds Gehandicaptensport Januari 2017
Inhoudsopgave BEGRIPPEN - 3 - HOE KOM IK IN HET SYSTEEM? - 4 - Snelkoppeling maken op het bureaublad - 4 - UITLEG PER FUNCTIE - 5 - Algemeen - 5 - Home - 5 - Menu - Vrijwilligers - 6 - Algemeen - 6 - Wijzigen gegevens wijkhoofd/collectanten - 6 - Wijkhoofd toevoegen - 7 - Verplaatsen collectanten - 7 - Afmelden plaatselijke organisator/wijkhoofd - 7 - Afmelden collectant - 7 - Nieuwsbrief post, email of afgemeld - 8 - Wijkhoofd / collectant toevoegen - 8 - Mail Wijkhoofden / collectanten - 8 - Rapportage - 9 - Rapportage compleet - 9 - Rapportage organisatiegebied - 10 - Collectantenstaat - 10 - Menu - Collecte - 11 - Bestellen - 11 - Invullen bestelbon - 12 - Uitzonderingen: wijkhoofd bestelt zelf of ontvangt de materialen thuis - 12 - Afrekenstaten - 13 - Voorraad collectemateriaal - 13 - Menu - Informatie - 14 - Downloads - 14 - Externe informatie - 14 - Loguit - 15 - Wachtwoord wijzigen - 15 - VRAGEN, SUGGESTIES, OPMERKINGEN, TIPS? - 16 - Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-2 -
BEGRIPPEN Het Digitaal Collecte Systeem (DCS) is een systeem wat sinds enkele jaren wordt gebruikt bij het Fonds verstandelijk gehandicapten. Veel benamingen die bij dit fonds worden gebruikt, komt u tegen in dit systeem, vandaar even een korte toelichting. Rayon Een rayon is een groep van een aantal gemeenten. Bij Fonds verstandelijk gehandicapten waren dit de regio s. Het kan zijn dat de benaming van een rayon niet altijd overeenstemt met de vroegere benaming van een regio. Regionaal medewerker (RCC-er) Dit zijn de aanspreekpunten bij een rayon. Een regionaal medewerker kan meerdere rayons onder zicht hebben. Dus alle rayonleiders, plaatselijke organisatoren kunnen met vragen, opmerkingen, wensen, enz. terecht bij de regionaal medewerkers. Rayonleider De coördinator voor het hele rayon. Bij Fonds Gehandicaptensport hebben wij geen rayonleiders. Plaatselijke organisator en wijkhoofden Een plaatselijke organisator is de collecte coördinator in een plaats. Wanneer de collecte organisatie behoorlijk groot is kan deze plaats verdeeld worden door het aanstellen van wijkhoofden. Wijkhoofden vallen dan onder de plaatselijke coördinator. Organisatiegebied Dit veld komt men tegen bij de gegevens van een vrijwilliger. Bij een Plaatselijke organisator / wijkhoofd kan hier worden ingevuld voor welke plaats, regio of wijk hij/zij verantwoordelijk is. Bij een collectant kunnen hier de te lopen straten worden ingevuld. Hierbij moeten de straten achter elkaar worden ingegeven, gescheiden door komma s, geen Enters. Later kan dan de rapportage Organisatiegebied worden uitgeprint. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-3 -
HOE KOM IK IN HET SYSTEEM? Om in te kunnen loggen in het Digitaal Collecte Systeem dient u de navolgende link te gebruiken: http://dcs.fondsgehandicaptensport.nl Het onderstaande scherm wordt zichtbaar. U vult uw gebruikersnaam (6 tekens) en wachtwoord in en klik vervolgens op de knop Login. Bent u uw wachtwoord vergeten? Geen probleem! Klik dan op Wachtwoord vergeten en de procedure wordt gestart voor het verkrijgen van een nieuw wachtwoord. Snelkoppeling maken op het bureaublad Veel mensen vinden het prettig om een snelkoppeling te hebben op het bureaublad, zodat ze snel kunnen inloggen. Onderstaande stappen beschrijven hoe u een snelkoppeling kunt maken. - Ga naar uw bureau (is het scherm wat u ziet als u net de computer hebt opgestart. - Klik met de rechtermuisknop op een lege plek ergens op het bureaublad. - Kies dan voor Nieuw, Snelkoppeling - Het onderstaande venster verschijnt. - - - Typ in de tekstregel: http: http://dcs.fondsgehandicaptensport.nl/ - Klik op Volgende - Geef een naam op voor de gemaakte snelkoppeling en klik op Voltooien. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-4 -
UITLEG PER FUNCTIE Algemeen Met deze handleiding geven wij u een overzicht hoe om te gaan met het Digitaal Collecte Systeem. Plaatselijke collectecoördinatoren krijgen de mogelijkheid om in te loggen en gegevens te beheren. Aan de hand van onderstaande balk, menubalk, die op uw scherm is verschenen zullen we de verschillende onderdelen toelichten. Home Afhankelijk van uw functie zult u het onderstaande openingsscherm zien. U ziet hier uw eigen naam en medewerkerscode, de gegevens van uw regionaal medewerker. Bent u wijkhoofd dan worden ook de gegevens van uw plaatselijke collectecoördinator zichtbaar. Onderaan worden nog enkele relevante nieuwsberichten getoond. Voor alle functies geldt dat u op deze pagina ziet wie uw regionaal medewerker is Door te klikken op optie is er ook voor iedereen beschikbaar. kunt u hem/haar per mail een vraag stellen. Deze Als er wijzigingen zijn in uw eigen gegevens ga dan naar de rechterbovenhoek van het scherm, waar uw naam staat en klik vervolgens op uw naam en vervolgens verschijnt er een menu. Klik dan op de optie Profiel aanpassen. U krijgt vervolgens een scherm met uw gegevens en deze kunt u wijzigen. Klik na het wijzigen op de knop Opslaan. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-5 -
Menu - Vrijwilligers Algemeen Plaatselijke organisator met wijkhoofden Als u klikt op de menu optie Vrijwilligers, dan ziet u een overzicht van al uw wijkhoofden, voor zover deze er zijn. Als u zelf ook collectanten aanstuurt kunt u de onderste regel, te weten: [Eigen collectanten] aanklikken waarna uw collectanten zichtbaar worden. U kunt via het menu zelf vrijwilligers toevoegen! Overzicht wijkhoofd - collectanten Door het aanklikken van de regel van het betreffende wijkhoofd krijgt u een overzicht van zijn/haar collectanten. Ook deze gegevens zijn aan te passen. Wij adviseren u om dit over te laten aan uw wijkhoofd. Door te klikken op bijvoorbeeld het woord Med code worden de medewerkerscodes onder dit veld gesorteerd. Er staat dan een klein rood pijltje achter, afhankelijk of het oplopend of aflopend is gesorteerd. Dit is op elk veld toe te passen. Standaard zijn alle overzichten gesorteerd, oplopend, op Achternaam! Plaatselijke organisator zonder wijkhoofd(en) / Wijkhoofd U ziet het overzicht van al uw collectanten Wanneer in het overzicht een regel lichtrood gearceerd is, dan heeft deze vrijwilliger aangegeven te willen stoppen met de werkzaamheden voor de collecte. Wijzigen gegevens wijkhoofd/collectanten Als de gegevens niet correct zijn, dan kunt u door het aanklikken van de button [Aanpassen] wijzigingen aanbrengen in de gegevens van de desbetreffende vrijwilliger. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-6 -
Wijkhoofd toevoegen Afhankelijk van uw functie kunt u zelf een wijkhoofd toevoegen. Indien u dat doet, zorg dan wel alle gegevens zo volledig mogelijk worden ingevuld. Denk hierbij aan de adresgegevens, e- mailgegevens! Twijfelt u over gegevens, neem dan contact op met het landelijk kantoor of met uw regionaal medewerker.. Verplaatsen collectanten Een plaatselijke organisator mag zijn of haar eigen collectanten verplaatsen naar een wijkhoofd en collectanten verplaatsen tussen de verschillende wijkhoofden. 1. Uit de eerste keuzelijst selecteert u uzelf of een wijkhoofd waar u de collectanten van wilt verplaatsen naar een wijkhoofd. Zodra u de keuze heeft gemaakt, wordt er een lijst getoond van de beschikbare collectanten. Voor alle collectanten staat een vinkje. Zijn er collectanten bij, die u niet wilt verplaatsen, dan klikt u het vinkje weg. 2. Vervolgens selecteert u in de tweede keuzelijst de het wijkhoofd die de collectanten onder zich moet krijgen. 3. Tot slot klikt u op de knop [Verplaats]. 4. U krijgt een melding dat de collectanten zijn verplaatst. Afmelden plaatselijke organisator/wijkhoofd Het is niet mogelijk dat een plaatselijke organisator en/of wijkhoofd zichzelf afmeldt. Dit heeft te maken met de eventueel gekoppelde collectanten. Mocht u wel aan willen geven te willen stoppen dan kunt u uitsluitend Stopt met ingang van collectejaar invullen. Het definitieve afmelden zal door de regionaal medewerker of het Landelijk bureau worden doorgevoerd. De regel van de afgemelde vrijwilliger (allen, ook collectant) zal in het overzicht rood worden weergegeven. De regionaal medewerker of het landelijk bureau zal de afmelding verwerken. Zodra dit heeft plaatsgevonden komt hij/zij niet meer op het overzicht voor. Afmelden collectant Als een collectant niet meer actief is kunt u hem/haar ook onder de button [Aanpassen] afmelden. U geeft aan met ingang van welk collectejaar en de datum waarop de afmelding in moet gaan. U wordt daarnaast ook gevraagd de reden van afmelding, voor zover bekend, en of er al vervanging is geregeld! Als u alles heeft ingevuld klikt u op de knop Opslaan. Door middel van een e-mail worden de belanghebbende personen op de hoogte gesteld van de afmelding. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-7 -
Als een collectant een jaartje niet loopt, bijvoorbeeld in verband met vakantie, dan kunt u dat aangeven bij Loopt geen collecte in. In de rapportages worden deze collectanten groen gearceerd. Nieuwsbrief post, email of afgemeld Hier kunt u aangeven of betrokkene de nieuwsbrief van Fonds Gehandicaptensport wilt ontvangen per post of email. Als hij/zij daar geen prijs op stelt, dient u het vakje [Nieuwsbrief afgemeld] aan te vinken. Wijkhoofd / collectant toevoegen Dit wijst zich zelf. De opties die u geboden worden zijn afhankelijk van uw functie. Als u een nieuwe wijkhoofd heeft gevonden, of u heeft zelf een nieuwe collectant gevonden, dan kunt u hier de gegevens invullen en afsluiten met [Opslaan] Mail Wijkhoofden / collectanten Via dit systeem wordt de mogelijkheid geboden uw wijkhoofden en/of collectanten een email te sturen. De beschikbare e-mailadressen worden automatisch opgenomen. Uiteraard is het dan wel zaak dat u de e-mail adressen van uw wijkhoofden en/of collectanten heeft ingevuld. Wij hebben ervaren dat niet iedereen het e-mail adres wil afgeven omdat men het niet prettig vindt dat deze misschien ook voor andere doeleinden gebruikt kunnen gaat worden. Wij verzekeren u het e-mailadres uitsluitend te gebruiken om vrijwilligers op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen binnen Fonds Gehandicaptensport, door het toesturen van de Nieuwsbrief of collecte gerelateerde zaken. Als ze dit niet willen ontvangen, raden wij u aan het hokje achter [Nieuwsbrief afgemeld] aan te vinken. N.B.: Als bij wijkhoofd [nieuwsbrief afgemeld] is aangevinkt zal deze de nieuwsbrief van Fonds Gehandicaptensport niet meer ontvangen. Specifieke informatie over de organisatie van de collecte zal wel via het e-mailadres verzonden blijven worden. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-8 -
Rapportage De rapportages die op dit moment beschikbaar zijn, is een overzicht van alle vrijwilligers die onder u vallen, een rapportage organisatiegebied en een collectantenstaat. Rapportage compleet Dit is een overzicht van uw vrijwilligers. U kunt een compleet overzicht aanmaken van de gehele organisatie, maar indien nodig, ook een overzicht van de organisatie van een afzonderlijke plaatselijke organisator of een wijkhoofd. Dit is afhankelijk waar u staat in het scherm. Dit overzicht kunt u: 1. Exporteren naar Word 2. Exporteren naar Excel klik in de rechterbovenhoek op Indien het systeem met deze melding komt, dan kunt u kiezen voor Openen met. Het bestand wordt dan geopend met het programma dat gekoppeld is aan het betreffende bestand. In dit geval zou het Excel zijn. U kunt daarna zelf bepalen of u het bestand wilt bewaren en op welke locatie. De tweede optie is Bestand opslaan. Als u hiervoor kiest, wordt het bestand opgeslagen in de map Downloads op eigen computer. U zoekt het bestand in deze map op en vervolgens kunt u het openen en bewerken. 3. Exporteren naar een pdf-bestand klik in de rechterbovenhoek op. Om pdf bestanden te kunnen openen heeft u een pdf reader nodig! 4. Uitprinten klik in de rechterbovenhoek op Wanneer in het overzicht een regel groen gearceerd is, dan heeft deze vrijwilliger aangegeven dit collecte jaar niet actief te zijn, maar eventueel het volgende collectejaar wel weer. Controleer deze gegevens! Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-9 -
Rapportage organisatiegebied Deze rapportage werkt hetzelfde als rapportage compleet met als verschil dat hierbij alleen de naam van de vrijwilliger wordt getoond en zijn of haar organisatiegebied. Het organisatiegebied kunt u invullen bij de gegevens van een vrijwilliger. Collectantenstaat Is een rapportage die alleen zichtbaar wordt als uw collectanten ook ingevoerd zijn in het systeem. Deze collectantenstaat is alleen voor eigen gebruik! Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-10 -
Menu - Collecte Bestellen Plaatselijke organisator met wijkhoofden U ziet een overzicht van uw wijkhoofd(en) en in de laatste regel [Eigen collectanten (x stuks)]. Deze laatste regel klikt u aan zodat u één bestelling kan plaatsen voor alle collectanten onder u en uw wijkhoofd(en). In deze lijst staan ook wijkhoofden (rood gearceerd), die hebben aangegeven te stoppen met de werkzaamheden voor de collecte. Het kan voorkomen dat u toch een bestelling wilt plaatsen voor deze plaats of wijk, om welke reden dan ook! In principe, als de plaatselijke organisator zelf bestelt, dan zal hij/zij ook bestellen voor zijn/haar wijkhoofden.deze optie bevindt zich op de laatste regel van het overzicht, onder de noemer Eigen bestelling! Zie verder INVULLEN BESTELBON. Onderstaand het scherm met de mogelijke opmerkingen/acties in het overzicht met alle wijkhoofden. In de laatste kolom ziet u de handeling die u kunt uitvoeren. [Opmerking] [Actie] Nog te bestellen [Bestellen] Door het aanklikken van [Bestellen] komt u in de bestelbon Is al door u besteld [Inzien] Door het aanklikken van [inzien] ziet u uw geplaatste bestelling Wijkhoofd bestelt zelf Plaatselijke organisator zonder wijkhoofd(en) Na het aanklikken van de button [bestellen] komt u direct in de bestelbon. Wijkhoofd De plaatselijke organisator bestelt in principe de collectematerialen. U ziet de volgende melding. Indien uw plaatselijke organisator u heeft verzocht de bestelling digitaal te plaatsen dan zal de bestelbon zichtbaar worden en is het INVULLEN BESTELBON op u van toepassing. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-11 -
Invullen bestelbon Zodra u op bestellen heeft geklikt, krijgt u de melding: Klik op OK Het in het voorbeeld opgenomen aantal van 7 betreft het aantal collectanten dat onder uw naam is ingevoerd. Heeft u derhalve 5 collectanten dan zal hier 5 komen te staan. Wilt u voor meer of minder collectanten materialen bestellen, dan kunt u hier het gewenste aantal invullen. Plaatselijke organisator met wijkhoofd(en): Hier vult u het aantal collectanten van u en uw wijkhoofd(en) in. Een aantal collectematerialen wordt aan de hand van het gewenste aantal automatisch ingevuld. Uiteraard is dit aan te passen. Wij verwijzen u naar de Toelichting op de digitale bestelbon voor het verder invullen van de bestelbon. Deze vindt u onder het menu Informatie onder de knop [Downloads]. U hebt de bestelling geplaatst na het aanklikken van de knop VERZENDEN. U ontvangt per e-mail een bevestiging van uw bestelling. Het is niet mogelijk om de bestelling te wijzigen, nadat u deze heeft opgeslagen. Indien er later toch nog wijzigingen zijn, kunt u contact opnemen met het landelijk bureau. E-mailadres: collecte@fondsgehandicaptensport.nl of telefonisch via 020 7372170 Uitzonderingen: wijkhoofd bestelt zelf of ontvangt de materialen thuis Het kan in uitzonderlijke gevallen voorkomen dat u de bestelling voor een wijkhoofd bij hem/haar thuis wil laten afleveren. Dat kan. De plaatselijke organisator dient dan bij het bestellen aan te geven, dat afgeleverd moet worden op een ander adres, namelijk van het wijkhoofd. Vul deze gegevens in, in het blok onder Dit gebruiken als afleveradres en vink ook de betreffende optie aan. Standaard staat deze op de besteller. U geeft het wijkhoofd toestemming zelf de bestelling digitaal te plaatsen. U moet dan in de functie Wijkhoofden/ Collectanten en vervolgens Overzicht Wijkhoofd bij het betreffende wijkhoofd op [Aanpassen] klikken. Vervolgens kunt u het hokje [Bestelt zelf] aanvinken. Zie voorbeeld scherm hieronder. Het wijkhoofd krijgt nu de bestelbon te zien. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-12 -
Afrekenstaten Dit gedeelte is nog niet operationeel. Na 1 april zal dit klaar zijn. Deze handleiding zal dan ook aangepast zijn! Voorraad collectemateriaal Onder deze menu optie kunt u uw voorraad collectematerialen bijwerken. Wanneer u bussen wilt retourneren dan vindt u hier ook de instructie hoe u dat het beste kunt doen. Klik daarvoor eerst op de knop Openen. In het nieuwe scherm klikt u dan op de knop Retourneren. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-13 -
Menu - Informatie Downloads Het navolgende scherm wordt zichtbaar: Algemene downloads Hier worden documenten in geplaatst zoals: - Brief Rabobank - Collecteprotocol - Telstaat voor eigen gebruik in word en excel - Retourformulier collectebussen - Handleiding Digitaal Collecte Systeem - Toelichting digitale bestelbon 2017 - Voorbeeld teksten persberichten - Collectantenfolder Collectevergunning(en) Hierin zal de vergunning binnen uw gemeente worden geplaatst. Dit kan zijn: - Kopie van de doorlopende vergunning - Kopie van de jaarlijks af te geven vergunning - Melding van de gemeente dat er geen vergunningsplicht meer bestaat Externe informatie Hieronder zijn links naar interessante webpagina s aan te klikken waaronder de website van Fonds Gehandicaptensport. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-14 -
Loguit De optie Loguit vindt u in de rechterbovenhoek. Als u klikt op naam vindt u daar Loguit. Dit behoeft geen nadere toelichting. Na het aanklikken komt u terug in het inlogscherm. Wachtwoord wijzigen Onderstaand scherm verschijnt in uw beeld. Dit behoeft geen nadere toelichting. Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-15 -
VRAGEN, SUGGESTIES, OPMERKINGEN, TIPS? Wij hopen u met deze handleiding wegwijs te hebben gemaakt in het Digitale Collecte Systeem van Fonds Gehandicaptensport. Wij kunnen ons voorstellen dat u na gebruik van het systeem opmerkingen, vragen, tips en suggesties heeft om het systeem te optimaliseren. Dit horen wij heel graag van u en hopen dan ook dat u dit met ons wilt delen door het sturen van een e-mail. U kunt daarvoor het volgende e-mail adres gebruiken collecte@fondsgehandicaptensport.nl * * * * * Fonds Gehandicaptensport, januari 2017-16 -