EVALUATIE ZIEKTEVERZUIMBELEID 2013 Inleiding Conform de nota ziekteverzuim en re-integratie gemeente Simpelveld vindt er jaarlijks een evaluatie plaats van het beleid. Voor het uitvoeren van de evaluatie zijn de managers en de algemeen directeur/gemeentesecretaris gevraagd naar hun bevindingen inzake het ziekteverzuimbeleid. Daarnaast zijn de ziekteverzuimgegevens 2013 (tot 1 november) geanalyseerd en zijn de bevindingen van de Rekenkamercommissie meegenomen. In deze evaluatie worden de navolgende onderwerpen behandeld: - Evaluatie nota Ziekteverzuim en re-integratie gemeente Simpelveld - Verzuimcijfers - Rapport Rekenkamercommissie - Conclusies en aanbevelingen EVALUATIE NOTA ZIEKTEVERZUIM EN RE-INTEGRATIE 2010 In de nota ziekteverzuim en re-integratie 2010 zijn de volgende onderwerpen opgenomen: - gemeentelijke visie - doelstellingen - preventie - begeleiding tijdens ziekte - terugkeer na ziekte - procedure en gedragsregels bij ziekte In de schriftelijke evaluatie zijn de managers per onderwerp gevraagd naar hun bevindingen. a. bevindingen managers Evaluatie gemeentelijke visie Het gemeentelijk ziekteverzuimbeleid wordt zoveel mogelijk gericht op het voorkomen of beperken van verzuim van de medewerkers. De managers geven aan dat de nota qua functiebenamingen aangepast dient te worden aan de nieuwe ambtelijke organisatie. Het verzuimbeleid dient nog steeds gericht te zijn op het voorkomen of beperken van het verzuim. Evaluatie doelstellingen 1. Zicht houden op de oorzaken van het verzuim binnen de organisatie om vervolgens, op basis van deze informatie, passende maatregelen te kunnen nemen die de oorzaken kunnen wegnemen en het ziekteverzuim kunnen voorkomen of bekorten. Er is voldoende zicht op de oorzaken van het verzuim. Medewerkers vertellen meestal bij de ziekmeldingen de aard van hun klachten. Vervolgens worden er, al dan niet na advies van de bedrijfsarts, passende maatregelen getroffen, indien deze aan de orde zijn. Hierbij dient gedacht te worden aan de inzet van professionals, bijvoorbeeld fysiotherapeut of psycholoog. Deze professionals worden dan via het IZA bedrijfszorgpakket ingezet. Vaak dienen c.q. kunnen er geen maatregelen getroffen worden, gelet op het ziektebeeld. De managers geven aan dat zij een snellere en ruimere inzet van de bedrijfsarts wensen. 2. Blijvende aandacht en zorg hebben voor ziekteverzuim waardoor het ziekteverzuimpercentage laag blijft. Ziekteverzuim is een onderwerp van gesprek in de personeelsgesprekken. In werkoverleg wordt ziekteverzuim besproken indien hiertoe aanleiding is. Hier worden geen verslagen van gemaakt. Evaluatie ziekteverzuimbeleid 2013 Pagina 1
3. Het voortdurend ontwikkelen en organiseren van maatregelen en instrumenten om re-integratie van zieke medewerkers in eigen of ander werk te bevorderen. Er zijn voldoende instrumenten en maatregelen voor re-integratie (bv bedrijfszorgpakket). De managers geven aan dat zij een overzicht en procesafspraken missen voor aangepast werk binnen de organisatie. Ook willen zij een snellere oproep bij kortdurend verzuim. 4. De doelstelling is een ziekteverzuimpercentage van 5,5% per jaar. In beginsel is er voldoende ondernomen om de doelstelling te kunnen halen. Er kunnen factoren zijn, waardoor de doelstelling niet wordt gehaald. Indien er bijvoorbeeld een aantal langdurig zieken is binnen de organisatie, drukt dit zwaar op het ziekteverzuimpercentage. Zeer zeker indien de medewerker een ziekte heeft, waar de organisatie geen passende maatregelen voor kan nemen. Aandachtspunt bij het behalen van het ziekteverzuimpercentage is de meldingsfrequentie en de gemiddelde verzuimduur. De meldingsfrequentie is de verhouding tussen het aantal verzuimgevallen en het aantal personeelsleden. De gemiddelde verzuimduur wordt berekend door het aantal verzuimdagen te delen door het aantal ziektegevallen. 5. Het ontwikkelen van preventiemaatregelen en het naleven hiervan. Er zijn voldoende preventiemaatregelen. De naleving hiervan kan beter door het bespreekbaar maken van deze maatregelen tijdens een verzuimgesprek en algemene communicatie rondom verzuim. Evaluatie taken, verantwoordelijkheden en rollen Meestal worden de rollen conform de regeling/het verzuimprotocol opgepakt. De rol van casemanager wordt goed opgepakt door p&o. De PDCA-cyclus dient te worden verbeterd. Er dient meer gestuurd te worden op afspraken en het vastleggen van gegevens. Een snellere actie (samen met de bedrijfsarts) bij kortdurend verzuim en re-integratie is gewenst. Evaluatie preventie: Niet alle managers zijn bekend met het arbeidsomstandighedenspreekuur. Dit is een spreekuur waar de medewerker, ook al is hij niet ziek, de arbeidsomstandigheden of problemen bespreekt met de bedrijfsarts. De verzuim- en frequent verzuimgesprekken worden meestal alleen gevoerd indien hier volgens de mening van de manager aanleiding toe is. In een enkel geval is (frequent) verzuim een onderwerp tijdens het personeelsgesprek. De inhoud van de gesprekken wordt niet vastgelegd. De voorlichting aan de medewerkers is een aandachtspunt. Er kan namelijk niet goed worden aangegeven of de voorlichting voldoende is. Inzake de managementinformatie is er behoefte aan een analyse van de verzuimcijfers. De periodieke verzuimcijfers en terugkoppeling bezoeken bedrijfsarts worden als voldoende ervaren. De inzet van de professionals uit het IZA bedrijfszorgpakket heeft, volgens de managers, voldoende toegevoegde waarde. Evaluatie begeleiding tijdens ziekte Het contact met de zieke medewerker wordt door de managers als voldoende ervaren. Een verbeterpunt is het zoeken naar aangepast werk voor de medewerker. Evaluatie ziekteverzuimbeleid 2013 Pagina 2
De adviezen van de bedrijfsarts worden verschillend ervaren. Soms zijn ze duidelijk en bruikbaar, soms zijn ze veelal hetzelfde. Ze zijn soms wel duidelijk, maar moeilijk bruikbaar. De managers willen de rol van de bedrijfsarts verruimen door mensen eerder op te roepen voor het spreekuur, de frequentie van het verzuim te bespreken tijdens het spreekuur en de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker voor zijn herstel te benadrukken. De managers zijn tevreden over het aantal SMT s: wel zou er, naast het bespreken van individuele cases, meer aandacht moeten zijn voor (beleids-)analyses en verbetervoorstellen. Evaluatie terugkeer na ziekte Afhankelijk van de ziekte, voert de manager al dan niet een kort terugkeergesprek met de medewerker. Hiervan worden geen verslagen gemaakt. Dit geldt ook bij frequent verzuim en terugkeer na langdurige ziekte. Evaluatie procedure en gedragsregels Over het algemeen worden de procedure en gedragsregels, aldus de manager, goed nageleefd: ziekmeldingen worden zowel door de medewerker als de manager vóór 09.00 uur doorgegeven. Indien de manager niet bereikbaar is, wordt de voicemail ingesproken. Afhankelijk van de aard van de ziekte worden er afspraken gemaakt over het volgende contactmoment. De contacten en acties inzake ziekteverloop worden niet altijd schriftelijk vastgelegd. Dit dient beter afgesproken te worden: de notities kunnen bijvoorbeeld in PIMS worden vastgelegd. Bij de managers bestaat de wens om medewerkers bij ziekte eerder te laten oproepen door de bedrijfsarts. Nu ontvangt de medewerker in de tweede week een oproep. De managers geven aan voldoende te worden betrokken bij het opstellen van een plan van aanpak. Wat gaat goed binnen onze organisatie inzake ziekteverzuim. Als zaken die goed gaan binnen onze organisatie inzake ziekteverzuim worden de onderstaande punten aangegeven: - begrip - sociale controle - bedrijfszorgpakket - ondersteuning door HRM - afname van verzuim - direct contact manager / medewerker, korte lijnen - ziekteverzuim op agenda van periodieke personeelsgesprekken Wat kan verbeterd worden binnen onze organisatie inzake ziekteverzuim. Als dingen die verbeterd kunnen worden inzake ziekteverzuim wordt het volgende opgemerkt: - meer analyse van cijfers en managementinformatie - vastleggen van gesprekken - meer/ruimer beroep op eigen verantwoordelijkheid medewerker voor gezondheid - verruimen rol van de bedrijfsarts - uitvoeren van pdca-cyclus - communicatie Evaluatie ziekteverzuimbeleid 2013 Pagina 3
b. bevindingen algemeen directeur/gemeentesecretaris De algemeen directeur/secretaris is ook bevraagd op zijn bevindingen inzake ziekteverzuim. Hij geeft aan dat zijn begeleiding bij ziekteverzuim in 2013 minimaal is geweest; twee managers hebben niet verzuimd en 1 manager had klachten, waarbij het verzuim niet beïnvloedbaar was. Inzake het ziekteverzuim binnen de organisatie geeft hij aan dat hij dit onderwerp op hoofdlijnen volgt. De verzuimcijfers worden per kwartaal besproken in het MT. Dit heeft in 2013 niet geleid tot aanvullende maatregelen. Het verhaal achter de cijfers is hem, behoudens bij enkele langdurig zieke medewerkers, niet bekend. Het zich al dan niet houden aan de procedures en gedragsregels door managers en medewerkers is geen onderwerp van gesprek geweest met de managers. De algemeen directeur/secretaris geeft aan dat, mede gelet op de bevindingen van de managers en het rapport van de Rekenkamercommissie, dat hij in 2014 nadrukkelijk zal sturen op resultaat en kwaliteit inzake ziekteverzuim. Zo zal ziekteverzuim een vast onderdeel uitmaken van zijn gesprekken met de managers. Ook verwacht hij dat er bij het aanleveren van de ziekteverzuimcijfers aan MT ook een analyse met eventueel te ondernemen acties wordt bijgevoegd. c. algemene opmerkingen inzake bevindingen. Voor de evaluatie over het jaar 2013 zijn de managers en de algemeen directeur/secretaris naar hun bevindingen gevraagd. Voor de evaluatie over 2013, die begin 2015 zal worden uitgevoerd, zullen ook de medewerkers naar hun bevindingen worden gevraagd. Voor een goede evaluatie is het nodig dat iedereen op de hoogte is van de afspraken en spelregels inzake ziekteverzuim. Daarom zullen begin 2014 de afspraken en spelregels inzake ziekteverzuim (nogmaals) aan de medewerkers worden gecommuniceerd. VERZUIMCIJFERS Het ziekteverzuimpercentage voor 2013 (tot 1 november) 2 bedraagt 6,82, de meldingsfrequentie 1,37 en de gemiddelde duur van het ziekteverzuim 14,36 dagen. De gegevens hiervoor zijn ontleend uit PIMS. Bij een personeelsbestand van 72 medewerkers, verzuimen 20 medewerkers niet in 2013; 47 personen melden zich 1, 2 of 3 keer ziek en 5 medewerkers zijn 4 of meer keren ziek. Bij de cijfers dient aangetekend te worden dat ze slechts betrekking hebben op een gedeelte van het jaar. De jaarcijfers kunnen nog worden bijgesteld. De verwachting is, gelet op het feit dat een aantal langdurig zieken heeft hervat, dat de cijfers positief worden bijgesteld. De gemiddelde cijfers inzake ziekteverzuim voor gemeenten van onze omvang bedragen: 4,7% ziekteverzuimpercentage en een meldingsfrequentie van 1,37. Qua meldingsfrequentie wijken we niet af van het gemiddeld verzuim. Wel is het verzuimpercentage hoger dan gemiddeld. Een van de oorzaken hiervan is dat we in 2013 een aantal langdurig zieke medewerkers hebben c.q. hadden binnen onze organisatie. Indien een medewerker lang ziek is, drukt dit zwaar op het ziekteverzuimpercentage. Vaak is dit niet te beïnvloeden vanwege de aard van de ziekte. De ziekteverzuimpercentages per afdeling verschillen niet sterk. Wel zijn er sterke verschillen waar te nemen tussen de ziekteverzuimpercentages per team. Deze verschillen zijn te verklaren door het feit dat 1 of 2 langdurig zieke medewerkers binnen een team het percentage (negatief) beïnvloeden; zeker indien het team uit weinig medewerkers bestaat. Evaluatie ziekteverzuimbeleid 2013 Pagina 4
RAPPORT REKENKAMERCOMMISSIE In mei 2013 heeft de Rekenkamercommissie van de gemeente Simpelveld een rapport uitgebracht inzake de bestrijding van het ziekteverzuim onder medewerkers van de gemeente Simpelveld in de jaren 2006-2012. De Rekenkamercommissie komt tot een aantal algemene conclusies; 1. De gemeente benut onvoldoende de mogelijkheden van de arbodienst; 2. De aanwezige ziekteverzuimgegevens zijn beperkt en tegenstrijdig. Verschillen zijn oncontroleerbaar en niet verklaarbaar; de effectiviteit van het beleid kan niet beoordeeld worden; 3. Er is weinig of geen controle of beleid adequaat wordt uitgevoerd; 4. Het nut van het IZA-bedrijfszorgpakket kan niet onderbouwd worden beoordeeld; 5. De gestelde norm van 5,5 % is niet gehaald; 6. Het ziekteverzuim daalt, maar de reden hiervoor kan niet worden gegeven; 7. De gemeente heeft moeite met de PDCA-cyclus. De rekenkamercommissie geeft de volgende aanbevelingen in haar rapport: - Maak de managementcirkel plan, do, check, act rond voor belangrijke thema s. Benoem één verantwoordelijke die erop toeziet dat voornemens worden uitgevoerd, dat samenwerkende partijen zich aan contractuele afspraken houden en dat er regelmatig evaluaties zijn waarin de gerealiseerde praktijk wordt vergeleken met de doelstellingen. - Treed in overleg met de arbodienst. Evalueer de prestaties en de samenwerking. Tref degelijke voorbereidingen voor een nieuwe contractperiode. - Maak jaarlijks een rapportage waarin beleidsmaatregelen, instrumenten en cijfermateriaal rond personeelsbeleid worden geëvalueerd en onderbouwd. Het college heeft een reactie op het rapport van de Rekenkamercomissie gegeven. Het college erkent dat het onvoldoende nakomen van de contractuele afspraken met de arbodienst, de mindere kwaliteit van de aanwezig gegevens waardoor de effectiviteit moeilijk te beoordelen is en de ontoereikende aansturing/uitvoering van het beleid voor verbetering vatbaar zijn. Het college heeft wel opmerkingen geplaatst bij de conclusies 5 en 6 van het rapport. Hiervoor wordt verwezen naar de bijgevoegde reactie van het college. Het college kan instemmen met de eerste twee bovengenoemde aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Inzake de derde aanbeveling geeft het college aan dat deze niet wordt overgenomen: wel zal voortaan jaarlijks een rapportage worden gemaakt waarin het ziekteverzuimbeleid wordt geëvalueerd. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Conclusies: Uit de ziekteverzuimgegevens, de bevindingen van de managers en het rapport van de Rekenkamercommissie kunnen de volgende conclusies worden getrokken: In het algemeen zijn de managers tevreden over het uitvoeren van het ziekteverzuimbeleid. Er wordt voldoende ondernomen om de gestelde doelstellingen van het ziekteverzuim te realiseren. Het nemen van verantwoordelijkheden en rollen door de verschillende actoren binnen ziekteverzuim wordt als afdoende ervaren. Er is voldoende contact met de medewerker bij de ziekmelding, tijdens de ziekte en bij terugkeer na ziekte. De procedure en gedragsregels tijdens ziekte worden voldoende nageleefd. De mogelijkheden van de arbodienst worden onvoldoende benut, zoals de jaarrapportages en de bonus/malusregeling. Evaluatie ziekteverzuimbeleid 2013 Pagina 5
De gegevens van de arbodienst en uit het Personeelsinformatiesysteem komen niet overeen. Er is weinig of geen controle of beleid adequaat wordt uitgevoerd: de PDCA-cyclus wordt niet (volledig) uitgevoerd. De volgende aandachts- c.q. verbeterpunten worden genoemd: - Pas de nota qua functiebenamingen aan aan de nieuwe organisatie; - Leg meer verantwoordelijkheid bij de medewerker voor zijn eigen gezondheid; - Een ruimere en snellere inzet van de bedrijfsarts: - Afspraken en acties inzake ziekteverzuim dienen schriftelijk vastgelegd te worden; - Benut de mogelijkheden van de arbodienst, - Kijk samen met de arbodienst naar de verschillen in de verzuimcijfers; - Er dient meer gekeken te worden naar aangepast werk binnen de organisatie; - Er dient meer communicatie inzake ziekteverzuim en de mogelijkheden plaats te vinden; - Er is behoefte aan meer managementinformatie met een analyse van de verzuimcijfers; - Bespreek tijdens het SMT niet alleen individuele gevallen, maar ook (beleids-) analyses en verbetervoorstellen. - De pdca-cyclus dient te worden nageleefd. Er dient 1 verantwoordelijke voor ziekteverzuim(beleid) te worden benoemd. - Voer jaarlijks een evaluatie van het ziekteverzuimbeleid uit. Aanbevelingen: Naar aanleiding van de evaluatie en de genoemde aandachts- en verbeterpunten worden onderstaande aanbevelingen gedaan. Een aantal onderwerpen vereist een specifieke actie: hierbij is een planning opgenomen. Andere onderwerpen zullen vanaf 2014 doorlopend aan de orde zijn: hierbij is geen planning opgenomen. 1. In 2014 zal een aanbestedingsprocedure voor een nieuw arbocontract worden gedaan. Het nieuwe contract gaat in per 1 januari 2015. De mogelijkheden uit het contract, zoals bonus/malusregeling, zullen in 2014 dan ook niet benut worden. Wel zal bij een nieuw arbocontract erop te gezien worden dat afspraken worden nagekomen en mogelijkheden worden benut. Planning: 1 e kwartaal 2014. 2. Er zal samen met de arbodienst gekeken worden naar een verklaring voor de verschillen in de verzuimcijfers. Planning: 1 e kwartaal 2014. 3. Indien de bedrijfsarts aan advies voor aangepast werk afgeeft, zullen de managers onderling overleggen of er binnen de organisatie dergelijke werkzaamheden voorhanden zijn. 4. De nota ziekteverzuim en re-integratie 2010 zal qua functiebenamingen worden aangepast aan de nieuwe organisatie. Planning: 2 e kwartaal 2014. 5. Per kwartaal zullen de verzuimgegevens worden geanalyseerd en aan het MT worden verstrekt. 6. De regels, afspraken en verantwoordelijkheden inzake ziekteverzuim zullen (nogmaals) worden gecommuniceerd aan de medewerkers. Planning: 1 e kwartaal 2014 7. Er zullen afspraken worden gemaakt over het houden van verzuimgesprekken en de wijze van verslaglegging met betrekking tot verzuim. Planning: 1 e kwartaal 2014 8. In het MT zal bekeken worden welk ziekteverzuimonderwerp (bv frequentie, preventie) als speerpunt zal worden opgepakt. Planning: 1 e kwartaal 2014 9. Tijdens het SMT zal meer gesproken worden over algemene ontwikkelingen binnen de organisatie en (evt) verbetervoorstellen. Het gehele MT zal aanwezig zijn bij het SMT. Evaluatie ziekteverzuimbeleid 2013 Pagina 6
10. Voor meer betrokkenheid en geïnformeerd zijn van zowel manager als p&o, zullen bij het opstellen van bespreken van het plan van aanpak met de medewerker zowel de manager als p&o aanwezig zijn. 11. De ziekteverzuimgegevens zullen driemaandelijks in de werkoverleggen worden besproken. 12. De bedrijfsarts zal niet eerder in het ziekteverzuimproces worden betrokken. In uitzonderingsgevallen is een eerdere oproep door de bedrijfsarts mogelijk. 13. De algemeen directeur/gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het ziekteverzuim en de bijbehorende pdca-cyclus. Evaluatie ziekteverzuimbeleid 2013 Pagina 7