MEMO Voor Van : Commissie Burger en Bestuur : Zonneveld Datum : 21 december 2005 Betreft : Regionaal Shared Service Center Drechtsteden (RSSC-D) 1. INLEIDING Op verzoek van de commissie BB geeft deze memo een schets van de mogelijke inhoud van een RSSC-D. De wethouders P&O van de Drechtsteden hebben de gemeentesecretarissen verzocht een bestuursopdracht op te stellen om te komen tot een gezamenlijk Shared Service Centre Drechtsteden (SSC-D). Op 27 april 2005 heeft de AGS een dergelijke bestuursopdracht besproken. Op 19 mei jl. gevolgd door een bespreking van de portefeuillehouders P&O van de Drechtsteden. Vertrekpunt voor deze memo is de bestuursopdracht SSC die de colleges van de Drechtsteden-gemeenten in juni 2005 vastgesteld hebben. Voor deze memo is gebruik gemaakt van de teksten die in de voorbereidende werkzaamheden door de projectgroep zijn geproduceerd. Na het uitbrengen van de eindrapportage door de project- en stuurgroep begin 2006, zal een standpunt van directie en managementteam gevraagd worden, waarna behandeling in het college van B&W volgt en aansluitend zal bespreking in de commissie BB plaatsvinden. 1.1 BESTUURSOPDRACHT In deze bestuursopdracht zijn vier fasen aangegeven, waarlangs het proces op weg naar een Shared Service Center voor de Drechtsteden (hierna RSSC-D) vormgegeven zou moeten worden. Een Shared Service Center in Drechtstedelijk verband is uitgangspunt. Een dergelijk centrum houdt in dat taken en ambtenaren worden ondergebracht in één zelfstandige gemeenschappelijke organisatie. Partnerschap van Zuid Holland Zuid (en eventueel andere publieke organisaties) zal/zullen mede bepalend zijn voor de bestuurlijke vormgeving. Overigens behoren inkooprelaties ook tot de mogelijkheden. Een Shared Service Center (SSC) kan een zinvolle bijdrage leveren door het ondersteunen van publieke (regionale) organisaties. Een SSC kan een dubbele doelstelling hebben. Zowel door het stimuleren en faciliteren van regionale samenwerking tussen lokale (en andere publieke-) organisaties, als het doelmatiger werken en leveren van meer kwaliteit door schaalvoordelen. Sterker nog, sommige initiatieven vergen zelfs een SSC als kritische succesfactor. Bijvoorbeeld bij de intergemeentelijke samenwerking van de sociale diensten. In de bestuursopdracht zijn de volgende elementen opgenomen: Formuleer - in het licht van recente regionale initiatieven m.b.t. een regionaal ingenieursbureau, een intergemeentelijke sociale dienst, lopende initiatieven op het terrein van samenwerking op middelen (ICT, inkoop etc.) en Zuid-Holland Zuid - hoe een regionaal Shared Service Center op Drechtstedenniveau binnen het kader van de voorgenomen GR Drechtsteden, optimaal vorm gegeven kan worden. Ga daarbij uit van een regionaal, gezamenlijk groeiperspectief. Geef aan - met het oog op voorgaande ontwikkelingen - wat de winst is van een SSC op Drechtstedelijk niveau in termen van doelmatigheid, kwaliteit en impulsen/faciliteiten voor regionale samenwerking.
- 2 - Omschrijf de breedte (welke staf- cq middelenfuncties breng je onder?) van het SSC. Dordrecht werkt thans op basis van Shared Services in een SSC op de terreinen personeel, financiën, ICT, communicatie, juridische ondersteuning, documentaire informatievoorziening (DIV), interne dienstverlening en het Sociaal Geografisch Bureau (SGB). Geef ook aan hoe diepgaand het profiel van het SSCD per terrein is. Daarmee is nadrukkelijk ook de meer beleidsmatige middelenfunctie aan de orde. Het is mogelijk dat het SSC met meerdere snelheden werkt. Er wordt niet gewerkt met een (big bang) scenario. De praktijk leert dat middelenfuncties, die ten principale in het SSC worden ondergebracht, op termijn vooral daar thuishoren en in principe niet (meer) bij de respectievelijke gemeenten. Kwantificeer waar mogelijk de belangrijkste (ook financiële-) gevolgen voor partijen door middel van een indicatief (bedrijfseconomisch) onderzoek (quick scan) naar potentiële besparingen/transitie-/en ontvlechtingskosten. Definieer met welke partners het SSC van start gaat en formuleer hoe sterk ieders commitment is. Een SSC impliceert immers een situatie van gedeelde zeggenschap (en risico). Doe een voorstel voor de bestuurlijke vorm. Ga uit van het kader van de GR Drechtsteden. Het is overigens, gegeven de nu functionerende gemeentelijke formule van Shared Services in Dordrecht, niet onverstandig om van deze ervaringen gebruik te maken. Formuleer de mogelijkheden voor aansluiting van anderen waarbij speciaal aandacht zal worden besteed aan (de ambtelijke organisatie van -) Zuid-Holland Zuid. Geef aan hoe eventuele (publieke-) derden gebruik kunnen maken van de faciliteiten van het SSC. Stel hiertoe een gedetailleerd projectplan op. 1.2 VISIE OP TOEKOMSTIGE GEMEENTE; FOCUS OP KERNTAKEN In eerdere strategiediscussies binnen het verband van de Drechtsteden is ingezet op het realiseren van de drieslag netwerkstad, netwerkbestuur en netwerkorganisatie als samenbindend samenwerkingsmodel voor de regionale doorontwikkeling na de commissies Dijkstal en Scholten. Dit model betekent dat de (autonome)gemeente steeds zijn rol moet kiezen in de keten, om slagvaardig en resultaatgericht te opereren. Het betekent ook dat de individuele gemeente zich primair richt op zijn kerntaken en steeds vaker activiteiten die daar niet toe behoren op afstand zet of kiest voor een andere schaal in de uitvoering als dat de kwaliteit ervan ten goede komt of de continuïteit beter waarborgt. De mate waarin dat gebeurt verschilt, evenals de rechtsvorm die daarbij wordt gekozen. In de Drechtstedenregio is deze ontwikkeling de laatste jaren zichtbaar geworden, onder andere door het veelvuldig en innovatief samenwerken van de verschillende partijen in deze regio. Belangrijke ontwikkelingen hierin zijn de totstandkoming van de Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD), het Regionaal Raadgevend Ingenieursbureau Drechtsteden (RRID), initiatieven om te komen tot de vorming de regionale dienst Vergunningverlening en Handhaving, en ontwikkelingen binnen de regio Zuid Holland Zuid rondom de komst van de Veiligheidsregio. Tenslotte worden regionaal grote investeringen gepleegd via het zgn. Mandenmaken. De gemeenten zijn toe aan een belangrijke stap op de weg van structurering van de regionale samenwerking in de vorm van het oprichten van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden, die als juridisch voertuig voor de hiervoor genoemde nieuwe regionale organisaties zal gaan optreden. 1.3 WAT IS EEN SHARED SERVICE CENTER?
- 3 - De laatste jaren zijn de Rijksoverheid en gemeenten, onder invloed van de focus op de eigenlijke kerntaken van de publieke sector, naar het beter besturen van de doelmatigheid van ondersteunende activiteiten gaan kijken. In navolging van het bedrijfsleven, maar ook onder druk van de eis tot vernieuwing van de overheid (ont-bureaucratisering, deregulering), is ook het concept van het SSC binnen de Rijksoverheid en gemeenten een actueel onderwerp geworden. De meest gehanteerde definitie van een SSC is die van Prof. Dr. J. Strikwerda (2004) uit Shared Services, van kostenbesparing naar waardecreatie : een SSC is een resultaatverantwoordelijke eenheid in de interne organisatie van een Onderneming, overheidsinstelling of non-profit instelling, die tot taak heeft het leveren van diensten op een specifieke specialisatie, aan de operationele eenheden van die onderneming (businessunits), op basis van een overeenkomst tegen een verrekenprijs. Om een SSC te vormen worden de ondersteunende activiteiten uit de afzonderlijke onderdelen van de onderneming gehaald en samengevoegd in een SSC. Dit SSC levert vervolgens diensten op basis van een zakelijk contract voor een bepaalde tijd (Service Level Agreement) aan afnemende onderdelen van de onderneming/organisatie. In het contract zijn belangrijke elementen opgenomen zoals; welke producten, tegen welke kosten met een bepaalde kwaliteit worden geleverd, zaken die de onderlinge opdrachtgever (klant)- opdrachtnemer (leverancier) relatie bepalen en uitregelen. In onze situatie gaat het om de zogenaamde middelenfuncties van waaruit backoffice werkzaamheden worden verricht en dus niet om dienstverlening direct aan de burger. Een SSC maakt van zijn ondersteunende diensten een primair bedrijfsproces als basis voor haar bestaansrecht. De belangrijkste beoogde doelstellingen bij het inrichten van een SSC zijn: kostenverlaging, kwaliteitsverbetering, uniformiteit en continuïteit in combinatie met ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers. De doorontwikkeling van een SSC op het kwalitatieve element leidt tot veel meer en veel verdere toepassing van informatie- en communicatietechnologie (ICT). Een ICT aanpak van een SSC biedt mogelijkheden tot verdergaande innovatie van ondersteunende activiteiten met gebruik van internettechnologie (epakketten). Bij gemeenten wordt de samenwerking meestal gegoten in de vorm van een samenwerkingsverband, gebaseerd op de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) met als dominant vertrekpunt; de structuur. Wanneer er tussen gemeenten een samenwerkingsverband ontstaat en daarbinnen bepaalde ondersteunende activiteiten worden gebundeld in een SSC, wordt het besturingsmodel (interbestuurlijk) meer complex. Immers activiteiten kunnen worden gebundeld, de afzonderlijke gemeentelijke besturing niet. Er zal naast de normale SSC opdrachtgever opdrachtnemerrelatie een overkoepelend coördinatie-instrument moeten worden gevormd door de deelnemende gemeenten voor het besturen van het SSC. In de praktijk gaan het bedrijfsleven, de Rijksoverheid en Gemeenten over tot het vormen van een SSC om: de kosten te reduceren en schaalvoordelen te realiseren m.b.t. exploitatie en toekomstige investeringen; kwaliteitsverbetering van werkprocessen en professionalisering van de medewerkers; het verhogen van de arbeidsproductiviteit. Daarnaast is in veel vooral kleinere gemeenten een betere continuïteit en verminderde kwetsbaarheid van meer specifieke dienstverlening een belangrijk beoogd resultaat van de invoering van een SSC. Een SSC bij gemeenten vergemakkelijkt het afstemmen en uitwisselen van kennis en ervaring op een bepaald taakveld als gevolg van het bundelen van die bepaalde taak bij het SSC. Het lerend vermogen tussen gemeenten wordt hiermee op een natuurlijke manier gestimuleerd. Verder wordt de interactie tussen een SSC en deelnemende Gemeenten transparant als gevolg van het zakelijk contract, waarin expliciet, de prijs, kwantiteit en kwaliteit van de activiteit van het SSC voor een gemeente wordt vastgelegd, waar ook op gestuurd wordt. Bij de invoering van een SSC moet verder nadrukkelijk rekening worden gehouden met de volgende kritische succesfactoren:
- 4 - impact op de gang van zaken niet onderschatten zowel intern als wel extern; aandacht hebben voor de veranderkundige en culturele aspecten; voldoende draagvlak ontwikkelen in de bestuurlijke en ambtelijke top; voldoende en tijdige communicatie over gevolgen voor management, medewerkers en medewerkers van de ondersteunende diensten; tijdige en concrete uitwerking van het besturingsmodel (besluitvorming, verantwoording, kostenverdeling, prijsstelling). In dit project is, gezien de regionaliseringsbewegingen die gaande zijn en de komst van de GR Drechtsteden, als uitgangspunt een regionaal SSC genomen: Shared Services Center; ondersteunende activiteiten en ambtenaren worden ondergebracht in één gemeenschappelijke organisatie. Deze organisatie die zelfstandig of verzelfstandigd kan worden vormgegeven is zelf resultaatverantwoordelijk. Het RSSC-D zal naar model van de ISD worden ondergebracht in de GR-Drechtsteden en zal in de ambtelijke organisatie een plek krijgen via interne verzelfstandiging. Het Drechtstedenbestuur stuurt het RSSC-D bestuurlijk aan. Het eigenaarschap is zo via de GR-Drechtsteden bij de zes gemeenten ondergebracht. De (juridische) mogelijkheid hierin ook de regio Zuid Holland Zuid te laten participeren ten behoeve van de eigen ambtelijke organisatie wordt nog nagegaan. 1.4 PROCEDURE PROCES VORMING RSSC-D In het haalbaarheidsonderzoek dat nu wordt uitgevoerd is voorzien in een quick scan naar de bedrijfseconomische aspecten (businesscase) en de betekenis van SSC voor de gemeentelijke organisatie (impactanalyse). Ter afronding van het onderzoek worden ook twee notities opgesteld over de hoofdlijnen van een SSC ( de contourennotitie) en een ontwerpdocument (intentieverklaring) als basis voor de bestuurlijke besluitvorming over het vervolg. In de planning wordt als opleverdatum eind februari 2006 gehanteerd. Deze impactanalyse is gebaseerd op een verschillenanalyse tussen de huidige taakuitvoering en de taakuitvoering door een Shared Service Center Drechtsteden. De gegevens over de huidige taakuitvoering worden ontleend aan: vragenlijsten met kwantitatieve gegevens per 1 januari 2006; uitkomsten benchmarkonderzoek (bestuurskrachtmonitor) kwaliteit staf en ondersteuning gemeenten; begrotingen 2006. De impactanalyse heeft voor wat betreft het financiële deel (= inclusief formatie) betrekking op de volgende effecten die optreden als de gemeente besluit mee te doen aan het SSC: structurele besparing op de uitvoeringskosten; toename structurele regiekosten; overgangskosten (transitiekosten), te onderscheiden in doorlopende overhead (desintegratiekosten) en personele kosten van boventallig personeel vanwege niet in het SSC geplaatste medewerkers (frictiekosten); overige frictiekosten (uitgaven die na uitplaatsing van taken doorlopen zoals huisvesting en langerlopende contracten) De gegevens over de taakuitvoering door een Shared Service Center Drechtsteden worden ontleend aan de ontwikkelde businesscase SSC. Deze businesscase ontwikkelen we op basis van: ingevulde vragenlijsten met afnamebereidheid van taken en de uitkomsten op niveau deelprocessen; de praktijk bij de deelnemende gemeenten (zowel kwantitatief als kwalitatief) en benchmarkgegevens Berenschot over staf en ondersteuning gemeenten. Onderstaand worden indicatief de (deel)taken op het gebied van de middelenfuncties genoemd die in beginsel voor een RSSC-D in aanmerking kunnen komen.in het haalbaarheidsonderzoek wordt onderzocht welke zogenaamde backoffice werkzaamheden waarmee de burger niet rechtstreeks in contact komt, in aanmerking komen voor een SSC. Financiën Financiële administratie OZB Inning en heffing overige belastingen Financieel beleid en verantwoording
- 5 - Controlling AO/IC Informatisering Informatie-analyse en -advies Gegevensbeheer Automatisering Technisch beheer Helpdesk Functioneel beheer Automatiseringsbeleid Personeel Personeelsadministratie Salarisadministratie Personeelsadvies Personeelsbeleid Organisatie Organisatieontwikkeling Facilitaire Zaken Postverzorging, drukkerij, repro Archief / DIV Receptie, telefooncentrale, servicedesk Gebouwbeheer, schoonmaak Restauratieve voorzieningen Beveiliging/bodes Inkoop Communicatie Concerncommunicatie Beleidscommunicatie Bestuurscommunicatie Interne communicatie Representatie Rampencommunicatie Juridische Zaken Juridische vertegenwoordiging Juridisch advies Juridisch control Bezwaar en beroep -----------------------------------------------------