Nieuwe functionaliteit in Aleph versie 20 Cataloging Browse-indexen Op het zoekscherm voor de Browse-indexen is een aantal nieuwe opties beschikbaar. Twee keuzevakjes en een zoekbalk zijn aan dit tabblad toegevoegd. Include BIB/HOL data Als dit vakje wordt aangevinkt dan verandert de wijze waarop de records in de index worden gepresenteerd. De kolommen tonen dan de index-ingangen (Headings), titels (Bibliographic Info) en informatie uit de holdings. De ingangen worden niet meer getoond met een teller voor het aantal keren dat ze voorkomen, maar worden herhaald voor elk bibliografisch- en/of holding-record. Search keyword in headings Via deze optie kan worden gezocht naar woorden die voorkomen in index-ingangen. Deze mogelijkheid is in onze Aleph-installatie nog niet beschikbaar.
Enter Include Text Naast de tekst in de balk Enter Starting Text kan in dit zoekvak nog een extra term worden opgegeven. Hierdoor wordt in de lijst met resultaten gezocht naar de eerste ingang waarin ook het extra opgegeven woord voorkomt. Voorbeeld zonder Include text: Voorbeeld met Include Text:
Bewerkingen vanuit Browse-list In Aleph 20 is het mogelijk om records direct vanuit de browse-list in bewerking te nemen via een druk op de knop Catalog. Alle records die bij een ingang horen worden in bewerking genomen, met een maximum van 100 records. De knop AUT Recheck kan worden gebruikt om ingangen die nog niet aan een authority-record zijn gekoppeld opnieuw te laten controleren. Indien er bij deze actie een overeenkomstige ingang in de authority-records wordt gevonden dan wordt de link naar die ingang gemaakt. Edit-menu De functies die voorheen beschikbaar waren in het menu Edit zijn in Aleph 20 verdeeld over twee aparte menu s: Edit Actions en Edit Text. Functies die verband houden met het toevoegen, verwijderen of wijzigen van tags of tekst zijn opgenomen in Edit Text. De overige functies zijn in het andere edit-menu terecht gekomen. Edit Actions bevat ook een aantal nieuwe opties waarvan Browse URL en View Record History gebruikt kunnen worden. Browse URL Hiermee wordt een browser-venster geopend waarin URL s die in een beschrijving voorkomen kunnen worden gecontroleerd. View Record History Deze functie geeft een overzicht van wijzigingen in een aantal tags van het record in bewerking. Momenteel worden hierin alleen de wijzigingen weergegeven die (vanaf de ingebruikname van Aleph 20) zijn uitgevoerd in tags 100 en 200. Het aantal velden waarvoor mutaties worden geregistreerd kan, indien gewenst, worden uitgebreid.
Task Manager In alle modules is de Task Manager in Aleph 20 beschikbaar via het tabblad Administration Task Manager in Cataloging Task Manager in Acquisitions/Serials
Acquisitions/Serials Clear-knoppen Rechts bovenin het scherm zijn twee nieuwe knoppen beschikbaar. Clear Order/Serials en Clear Invoice. De knoppen kunnen worden gebruikt om de aquisitie-schermen, na zoekopdrachten, weer leeg te maken. Order Op het Invoice-scherm wordt de titel van de publikatie in bewerking getoond boven de administratieve gegevens. Een nieuwe optie op dit scherm is het selectievakje Add VAT to Amount. Als dit vakje wordt aangevinkt dan wordt het bedrag dat is ingevuld bij VAT amount toegevoegd aan het factuurbedrag. Het totale bedrag wordt getoond in Total, Incl. VAT. Als het vakje niet wordt aangevinkt dan moet het VAT-bedrag al zijn opgenomen in het Total Amount. Het veld Total, Incl. VAT bevat dan dezelfde waarde. Tabblad Invoice Een nieuwe optie op dit tabblad is Invoice Payment Log. Hiermee kan een geschiedenis van factuurbetalingen worden getoond. Order search Een drietal nieuwe opties is beschikbaar op dit tabblad: OPAC Request List Bulk Ordering Bulk Arrival De eerste optie roept een lijst op van titels waarvoor via de WebOpac verzoeken tot aanschaf zijn ingediend. De Bulk -opties zijn bedoeld voor het afhandelen van grote groepen bestellingen of ontvangsten. Vooralsnog wordt geen van deze opties gebruikt.
Items De onderste zoekbalk op het items-scherm is uitgebreid met de mogelijkheid om te zoeken naar BIB- of ADMrecordnummers en naar signaturen. Items Set Items kunnen via de knop Add to set (naast de lijst met items) worden toegevoegd aan een persoonlijke groep exemplaren die offline kunnen worden bewerkt. De bewaarde records kunnen worden opgeroepen via de optie Edit Items Set Offline in het Items-menu. De items in de set moeten behoren bij hetzelfde ADM-record. Na bewerking van de records in de set kunnen de wijzigingen via de knop Save Set weer naar de server worden gestuurd. Objects Behalve items kunnen in Aleph 20 ook andere objecten, b.v. afbeeldingen, aan een beschrijving worden gekoppeld. Hiervoor zijn in de items-schermen diverse opties beschikbaar. Vooralsnog maken we nog geen gebruik van deze mogelijkheid om begeleidend materiaal in Aleph op te nemen. Inventory Marking Deze optie maakt het mogelijk om groepen items te analyseren met te betrekking tot hun status of andere kenmerken. Momenteel is het systeem nog niet ingericht voor het gebruik van deze optie. Edit BIB Record Zowel vanuit het Edit-menu als via het aanklikken van de knop rechts bovenin het Item-scherm kan een bibliografisch record in bewerking worden genomen dat bij een geselecteerd item hoort.