B&W-nr.: 06.0570 d.d. 09-05-2006 Onderwerp Open bestuursstijl in de praktijk BESLUITEN Behoudens advies van de commissie EGTV in te stemmen met het voorstel voor de open bestuursstijl in de praktijk, voor de periode 18 april 18 juli 2006. Samenvatting Het nieuwe college van B&W heeft afspraken gemaakt om op korte termijn kennis te maken inwoners van Leiden. Het college brengt onder andere elk kwartaal een bezoek aan een wijk, de collegeleden beginnen vanaf half mei een wethoudersspreekuur, de wekelijkse persbriefing is van opzet veranderd.
Open bestuursstijl in de praktijk Kennismakingsprogramma college Leiden; periode 18 april t/m 18 juli Deze notitie bevat de werkafspraken over open bestuursstijl in de praktijk die tijdens de retraite van het college zijn gemaakt (donderdag 20 april 2006). Het is een programma voor de eerste drie maanden. In de zomer maakt het college op basis van de ervaringen in de eerste drie maanden een programma voor de tweede helft van het jaar. Dit programma is vooral gericht op het college als team. Individueel geven wethouders op hun eigen wijze invulling aan de open bestuursstijl. Elke wethouder heeft bij het bureau Communicatie een eigen aanspreekpunt om invulling te geven aan zijn of haar open bestuursstijl. (Zie bijlage 2) Met bewoners Wat Hoe Wanneer Waar Actie Bezoek aan de wijk Een informeel bezoek van het college Mei Bezoek 1: Com. aan een wijk in Leiden. Dagdeel Slaaghwijk Het nieuwe college maakt op de fiets een tocht door de wijk en laat zich rondleiden door inwoners, scholieren, een wijkagent, projectleider, medewerkers etc. Wethouders hebben binnen de wijk ook op hun eigen deelterreinen enkele afspraken. Suggesties: scholen, sportverenigingen, huisartsenpraktijk etc. De afspraak is om in 2006 drie van deze wijkbezoeken af te leggen. Wethoudersspreekuur De wethouders beginnen maandag 22 mei 2006 met hun eerste spreekuur. De spreekuren van de wethouders zijn elke maandag van 09:00 10:00. Inwoners kunnen een afspraak maken voor een bezoek. Bestuursadviseurs noteren de afspraken en zorgen dat deze worden uitgezet/nagekomen. Communicatie kondigt de spreekuren aan in stadskrant en op internet. Vanaf 15 mei 2006 CS/bestuuu rsadv. Kennismaken met nieuwe inwoners Het college nodigt de nieuwe inwoners van de stad uit voor een ontvangst. Vanaf september Stadhuis Com Met medewerkers Kennismakings- Informele koffiebijeenkomst op de Week 8 mei/ Vijf korte Com. i.s.m.
bijeenkomsten voor medewerkers diensten voor alle medewerkers om kennis te maken met het bestuur. Het college fietst op een ochtend van locatie naar locatie. 2 dagdelen sessies op de verschillen-de locaties van de gemeente diensten Informele lunch met nieuwe medewerkers ( broodje bestuur ) Wethouders worden aan het begin van de bijeenkomst kort geïnterviewd Een groep nieuwe medewerkers maakt kennis met een aantal vertegenwoordigers van het college Onderdeel inwerkprogram-ma Stadhuis P&O Met de pers Informele persborrel Wekelijkse persbriefing Het college ontvangt de redactie van de verschillende lokale en regionale kranten Maandag Op maandagochtend krijgen de media agenda en stukken van het college toegestuurd. De vertrouwelijke en uitgesteld openbare stukken uitgezonderd. Op de stukken ligt een embargo tot en met dinsdag 17:00. Journalisten kunnen tot maandag 17:00 aan communicatie doorgeven op welke onderwerpen ze graag een uitgebreide toelichting willen. Dinsdag Op basis van de verzoeken van journalisten bepaalt het college welk(e) collegelid/collegeleden bij de persbriefing aanwezig is(zijn). De wekelijkse persbriefing vindt plaats op dinsdagmiddag van 17:00 18:00. De journalisten ontvangen de definitieve besluitenlijst. De besluitenlijst wordt op internet gepubliceerd. Dinsdag 25 april, na het eerste college Stadhuis Com Wekelijks Koffiekamer Com
Bijlage 1 Presentatie college in eigen media Stadskrant 1. Op vrijdag 23 april heeft in de Stadskrant een groepsfoto gestaan met begeleidende tekst met namen en portefeuilles. 2. In de weken daarna plaatst de redactie wekelijks een interview in de stadskrant met een van de nieuwe wethouders. 3. Aankondiging wethoudersspreekuren. Klapstuk 4. In de volgende Klapstuk (juli) maakt de redactie een inlegvel met pasfoto's, namen, portefeuilles e.d. Internet 5. Op de website (op de pagina van burgemeester en wethouders) maakt de redactie een pagina voor het college als geheel (met daarop dat inlegvel, foto's en de interviews. ) 6. Sommige collegeleden willen een weblog bijhouden. De weblog kan onderdeel uitmaken van de gemeentelijke website. Belangrijk aandachtspunt is het emailadres dat het college of de collegeleden gebruiken. Hierover ontvangt het college een advies. 7. Bureau Communicatie komt met een aantal voorstellen om rechtstreeks vragen te stellen aan het nieuwe college (bv. chat/formulieren etc.) Deze voorstellen worden gepresenteerd aan de wethouder communicatie. Het cluster Tekst&Media van het bureau Communicatie zal bovengenoemde activiteiten coördineren.
Bijlage 2 Communicatieadviseurs wethouders/directeuren Hoofd Communicatie: Pieter Jeroense Vervanger Hoofd Communicatie: Valerie Cremers Bestuurder Henri Lenferink Gerda van den Berg Paul Jonas John Steeg Filip van As Marc Witteman Raymond Keur Communicatieadviseur (Vervanger) Fons Delemarre (Floor van Deursen) Edith Swinkels (Bert v/d Ham) Bert v/d Ham (Edith Swinkels) Geeske Voerman/Anoesjka Hilbrands Voor RGL: Bert v/d Ham Economie: Fons Delemarre (Floor van Deursen) Publiekszaken: Gaby Hueber (Fons Delemarre) Floor van Deursen (Fons Delemarre) Bert v/d Ham (Edith Swinkels) Directeur Paul v/d Wijngaart Claus Martinot Communicatieadviseur Pieter Jeroense / Valerie Cremers Fons Delemarre / Floor van Deursen Directie M&B Geeske Voerman / Anoesjka Hilbrands Margriet Jongerius Bert v/d Ham / Edith Swinkels Linda Schepman Edith Swinkels / Bert v/d Ham Dick van Wielink Gaby Hueber / Valerie Cremers