Middelen De volgende communicatiemiddelen kunnen worden ingezet (onderverdeeld in extern en intern): Extern

Transcriptie

1 PUBLICITEITSPLAN SOUTERRAIN RIS091729a_ Inleiding Tijdens de laatste jaren van afbouw van het Souterrain is het nodig om de inwoners Van Den Haag te laten weten dat de tramtunnel in de afbouwfase is en hoe het er straks uit gaat zien. Bureau Muylaert Communicatie is ingeschakeld om een communicatieplan op te stellen en diverse communicatiemiddelen te ontwikkelen. Inmiddels nadert de voltooiing van deze middelen en breekt het moment aan om hiermee naar buiten te treden. Om dit tijdig en voldoende gecoördineerd uit te voeren, is dit publiciteitsplan opgesteld. Dit publiciteitsplan is dus een aanvulling op het ontwikkelde communicatieplan. Dit publiciteitsplan beschrijft de manier waarop de door Muylaert Communicatie ontwikkelde communicatiemiddelen, bekend worden gemaakt aan de diverse doelgroepen. Daarnaast worden in dit publiciteitsplan diverse momenten aangegeven, die zeer geschikt zijn voor het communiceren met de doelgroepen. Aangezien de periode die dit plan beslaat zeer lang is (drie jaar) is dit plan ook nadrukkelijk bedoeld om verder uit werken en tussentijds bij te stellen waar nodig. Doelstelling Het doel van dit publiciteitsplan is als volgt samen te vatten: Met gebruikmaking van de middelen die Muylaert Communicatie heeft ontwikkeld, het voldoende, juist en duidelijk informeren van de diverse doelgroepen tijdens de afbouw van het Souterrain en hen een duidelijk beeld geven van de uiteindelijke situatie (eindbeeld). Dit alles gebeurt op een professionele en aansprekende manier, met gebruikmaking van moderne technieken. Doelgroepen Voor dit publiciteitsplan zijn de volgende belangrijke doelgroepen te onderscheiden: - inwoners van Den Haag - direct omwonenden (rondom het werk) - commissieleden - pers/media - medewerkers gemeente en Tram Kom - bedrijfsleven - regio - vakwereld Middelen De volgende communicatiemiddelen kunnen worden ingezet (onderverdeeld in extern en intern): Extern Persberichten Onderwerpen en evenementen met nieuwswaarde worden via een persbericht aan de media bekend gemaakt.

2 Persberichten van technische aard worden verzorgd door Tram Kom, overige persberichten door de gemeente. Persberichten worden altijd vóór verzending aan de desbetreffende woordvoerder van de gemeente of Tram Kom ter inzage gegeven. Persberichten die te maken hebben met het Souterrain worden altijd zowel lokaal, regionaal als landelijk verspreid. Fotomomenten (voor persfotografen) Het bouwproces van het Souterrain leent zich op een aantal momenten uitstekend voor het instellen van een fotomoment voor de media. Deze mogelijkheid tot fotograferen/filmen wordt bekend gemaakt aan de media via een persbericht waarin een korte toelichting is opgenomen over de situatie die gefotografeerd kan worden. Dit persbericht wordt zo n vijf dagen voor het moment aan de media bekend gemaakt. Bij het fotomoment zelf zijn in ieder geval een woordvoerder van zowel de gemeente als Tram Kom aanwezig. Persgesprek Naar aanleiding van de vergadering van het College van B&W van de gemeente Den Haag, wordt iedere dinsdagmiddag ruimte gereserveerd voor het persgesprek. Alle media zijn worden hierbij uitgenodigd. Afhankelijk van de ontwikkelingen rond de voortgang van het Souterrain, kan het college besluiten hier in het persgesprek aandacht aan te besteden. In principe is hier alleen de gemeente aanwezig. Alleen bij hoge uitzondering en noodzaak zal ook Tram Kom gevraagd worden hierbij aanwezig te zijn. Uiteraard kan de gemeente Tram Kom wel vragen indien nodig informatie voor het persgesprek aan te leveren. Voortgangsrapportage, halfjaarlijks (gemeente) Ieder half jaar, in en november/december brengt de gemeente de voortgangsrapportage Tunnels Centrum uit. Deze voortgangsrapportage is bedoeld voor de commissieleden en geeft een overzicht van de activiteiten van het afgelopen half jaar (terugblik). In deze rapportage is ook een communicatieparagraaf opgenomen. Ook de media ontvangen een exemplaar van deze rapportage. Binnenstadsborrel Gemeentelijke medewerkers en zakelijke partners die zich bezighouden met werken in de binnenstad, worden regelmatig uitgenodigd op de Binnenstadsborrel. Deze borrel is voornamelijk bedoeld om onderlinge contacten te leggen en te verstevigen. Om nieuwe contacten te leggen en het Souterrain onder de aandacht te brengen van deze groep, kan de Binnenstadsborrel ongeveer één keer per jaar worden gehouden in de ontvangstruimte aan de Raamstraat. Uiteraard zullen dan ook vertegenwoordigers van Tram Kom worden uitgenodigd. Binnenstadskrant De Binnenstadskrant is een maandelijkse bijlage in de Stadskrant, die in de gehele gemeente Den Haag huis-aan-huis wordt bezorgd. Voorlichting Stadsbeheer is lid van de redactie van de Binnenstadskrant. Aanleveren van kopij kan via deze afdeling. Er moet rekening worden gehouden met minimaal drie weken productietijd. Bij bijzondere gelegenheden zal ook in de Stadskrant zelf gepubliceerd worden, zo mogelijk op de voorpagina. -2-

3 A3posters/flyers in tram Zoals in het communicatieplan van Muylaert Communicatie is opgenomen, zullen de flyers in de tram worden verzorgd door de HTM. Onderwerpen of momenten hiervoor worden in overleg met Tram Kom en de gemeente vastgesteld. Website De ontwikkeling van de website voor het Souterrain is opgenomen in het communicatieplan van Muylaert Communicatie. Vanuit de gemeentelijke site kan de gebruiker in het keuzemenu (onzichtbaar) doorklikken naar Vanuit deze site zijn gemeentelijke publicaties zoals raads-/commissiestukken en persberichten gewoon bereikbaar. Alle persberichten die de gemeente verstuurd, worden door de bestuursdienst op de gemeentelijke site geplaatst. Bewonersbrieven Wanneer er werkzaamheden worden uitgevoerd, die hinder kunnen veroorzaken voor omwonenden van het project, ontvangen zij hierover een bewonersbrief. Deze brief bevat altijd een telefoonnummer waar men terecht kan voor meer informatie. Informatiebulletin Op gezette tijden worden de leden van de Begeleidingscommissie en belanghebbenden in de naaste omgeving van het project door middel van een informatiebulletin op de hoogte gesteld van de voortgang. Rondleidingen Iedere derde zaterdag van de maand worden gratis rondleidingen gehouden in het Souterrain. Deze rondleidingen worden zo mogelijk gedurende het hele bouwproces uitgevoerd. In verband met het werken onder verhoogde luchtdruk, blijven de rondleidingen beperkt tot Station Grote Markt. Het station wordt ten behoeve van de bezoekers met informatiemateriaal ingericht. Aankondigingen worden regelmatig via de Binnenstadskrant gedaan. Om hier extra aandacht voor te vragen, kan een uitgebreid artikel of een verslag van een eerdere rondleiding worden gepubliceerd. Ook via de web-site kunnen mensen zich opgeven. Ook groepen kunnen het Souterrain bezoeken. In overleg met de Stichting Promotie Den Haag, kan men een datum en een tijdstip vastleggen. Open dag Op het moment dat het Souterrain in ruwbouw gereed is, moeten de mogelijkheden worden bezien om een open dag te houden. Uiteraard moet hierbij rekening worden gehouden met de mogelijkheden en onmogelijkheden van de situatie ter plekke. Eén van de mogelijkheden zou een open dag met diverse uitgebreide rondleidingen kunnen zijn. CD virtuele maquette Van de virtuele maquette worden ook een aantal CD s uitgebracht. Naast uiteraard het college van B&W, commissieleden en de directie DSB, worden deze ook verspreid naar de media (uitdelen bij opkomst). Indien er voldoende exemplaren beschikbaar zijn, kunnen deze op verschillende manieren worden verspreid: een aantal exemplaren beschikbaar stellen voor lezers van de stadskrant en lezers van de eigen personeelsbladen, uitdelen tijdens de opening van het nieuwe bezoekerscentrum, beschikbaar stellen voor deelnemers aan speciale rondleidingen. Publicaties in vakbladen Bij bouwtechnisch interessante momenten zullen publicaties en artikelen voor vakbladen worden ontwikkeld. In april 2003 vindt in Amsterdam het ITA-Wereldtunnelbouwcongres plaats waar alle grote Nederlandse tunnelprojecten worden gepresenteerd. Het Souterrain zal op een of andere wijze hier -3-

4 gepresenteerd worden. Intern Personeelsbladen Om de eigen medewerkers op de hoogte houden van de ontwikkelingen rond het Souterrain, worden de personeelsbladen ingezet. Regelmatig (4-5 keer per jaar) een artikel plaatsen in het personeelsblad van de dienst Stadsbeheer (Rondje Stadsbeheer) en in de personeelsbladen van de partners van Tram Kom, kan een bijdrage leveren aan de kennis over het Souterrain. Intranet Het gemeentelijk Intranet wordt gebruikt voor het plaatsen van persberichten en berichtgeving over belangrijke ontwikkelingen rondom het project. Rondleidingen Voor medewerkers van de gemeente zijn al eens rondleidingen gehouden. Deze mogelijkheid moet minimaal éénmaal per jaar worden aangeboden. Uiteraard geldt dit ook voor de medewerkers van de meewerkende partijen aan de tunnel. Planning/fasering Om de verschillende momenten waarop publiciteit is te verwachten of waarop de gemeente/tram Kom behoefte hebben aan publiciteit, van tevoren goed te kunnen inschatten, is een overzicht van communicatiemomenten opgesteld. Per moment is tevens aangegeven welke middelen hiervoor worden ingezet. Voorlopig zijn deze middelen alleen aangegeven voor het jaar Het voorstel voor de volgende jaren volgt nog. Onderstaande opsomming gaat uit van de planning zoals op dit moment bekend is. Uiteraard zal deze planning gaande het werk waar nodig worden bijgesteld. Communicatiemomenten september start werkzaamheden (verhoogde luchtdruk) persbericht (Tram Kom) oktober december Presentatie communicatiemiddelen persbericht (gemeente/tram Kom), fotomoment, ontvangst in Raamstraat, Binnenstadskrant, informatiebulletin (gemeente). A3-posters in tram (HTM), website, personeelsbladen, Intranet. 15 e voortgangsrapportage Tunnels Centrum persbericht (gemeente), 2002(communicatieactiviteiten voor dit jaar worden nog verder ingevuld) verhoogde luchtdruk Kalvermarkt gereed 16 e voortgangsrapportage besluitvorming over affichegalerij aug/sept start verhoogde luchtdruk (Wagenstraat tot Hema) aug/sept start spoorwerk Muzenstraat oktober start archeologisch onderzoek Grote Markt nov/dec gereed verhoogde luchtdruk vak

5 nov/dec 17 e voortgangsrapportage 2003 (communicatieactiviteiten voor dit jaar worden nog verder ingevuld) januari einde archeologisch onderzoek januari start herinrichting Grote Markt ruwbouw station Spui gereed start afbouw station Grote Markt oplevering Grote Markt werken onder verhoogde luchtdruk totaal gereed 18 e voortgangsrapportage dec 19 e voortgangsrapportage sept 2003-sept 2004 bouwkundige afbouw Souterrain aanleg rail-infra aanleg archeologische vloer aanleg affichegalerij 2004 (communicatieactiviteiten voor dit jaar worden nog verder ingevuld) juli 20 e voortgangsrapportage Organisatie Zoals vastgelegd in de voltooiingsovereenkomst zal Tram Kom het technische deel voor zijn rekening nemen en de gemeente Den Haag het overige deel (beleid en politiek). Dit geldt voor zowel de woordvoering naar de media, als het opstellen van persberichten en het aanleveren van teksten. Alleen daar waar expliciet wordt aangegeven dat de verantwoordelijkheden anders worden ingevuld, kan van dit principe worden afgeweken. Budget/financiën De geplande activiteiten uit dit publiciteitsplan kosten met name personele inzet en tijd. Er zijn verder geen noemenswaardige kosten aan verbonden, die nog niet in het communicatieplan van Muylaert Communicatie zijn meegenomen. Aan een eventueel verder uit te werken open dag en openingshandeling in oktober 2004, zullen wel kosten verbonden zijn. Voorstellen hiervoor volgen nog. Evaluatie Gezien de lange looptijd van dit project, zal het nodig zijn de genoemde data regelmatig bij te stellen en de uitvoering van de diverse acties goed bij te houden. Het is daarom niet aan te bevelen slechts éénmalig een evaluatie te houden aan het einde van het project. Voorstel is daarom minimaal één maal per jaar te evalueren, te beginnen met januari Tegelijk zullen dan de activiteiten voor dat jaar verder worden ingevuld. Gemeente Den Haag, Dienst Stadsbeheer, afd. Voorlichting, oktober