Act! PostcodeCheck voor Act! Handleiding Versie 1.0 11-05-2011
Inleiding Urenlang bezig met het controleren en invoeren van adresgegevens? Act! PostcodeCheck biedt uitkomst! U hoeft alleen de postcode in te voeren en Act! PostcodeCheck vult voor u de overige adresvelden waarbij u er zeker van kunt zijn, dat de gegevens juist en up to-date zijn! Met Act! PostcodeCheck kunt u op eenvoudige wijze de adresgegevens van een Act! contact of een bedrijf aan laten vullen op basis van een ingevoerde postcode- en huisnummercombinatie. U kunt eenmalig aangeven welke Act! velden worden gebruikt voor het invoeren van de postcode en het huisnummer, en in welke Act! velden de straatnaam met huisnummer, de plaatsnaam, de provincie, de postcode, de gemeente en het land moeten komen. Deze zogenaamde koppeling kunt u uiteraard te allen tijde wijzigen en er kunnen meerdere koppelingen worden aangemaakt. De adresgegevens worden via een internetverbinding met webservices.nl opgehaald. Hiervoor heeft u een Adresvalidatie-account van webservices.nl nodig. Vervolgens hoeft u, bij het invoeren of wijzigen van een contact of bedrijf, alleen de postcode en het huisnummer in te vullen, en Act! PostcodeCheck vult de gegevens aan. Tevens kunt u bestaande adresgegevens (bijvoorbeeld de velden van het bezoekadres) kopiëren naar andere adresgegevens van hetzelfde contact of bedrijf (bijvoorbeeld de velden van het postadres), voor de gevallen waarin dat hetzelfde is. Dit gaat op basis van de eerder gemaakte koppelingen. 1
Inhoudsopgave Installatie... pagina 3 Configuratie... pagina 6 Gebruik... pagina 7 Stap 1: koppelen... pagina 7 Stap 2: adres aanvullen... pagina 10 Stap 3: adres kopiëren... pagina 12 Probleemoplossing... pagina 13 Activeren lukt niet... pagina 13 Inloggegevens onjuist... pagina 14 2
Installatie Stap 1 Wanneer u Act! PostcodeCheck heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd ActPostcodeCheck_Setup.exe. Sluit eerst Act! af. Daarna dubbelklikt u op bovengenoemd bestand. Kies Ja als u de melding krijgt: Wilt u het volgende programma toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen?. Stap 2 Kies in het Taalkeuzescherm voor Nederlands. Stap 3 Klik in het welkomstscherm op Volgende. 3
Stap 4 De installatie vraagt naar de doelmap. Dit moet de PLUGINS map van Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven, al ingevuld is: C:\Program Files\Act\Act for Windows\Plugins. Indien uw Act! installatie elders geïnstalleerd is, blader dan naar de juiste PLUGINS map. Klik op Volgende. Stap 5 De installatie meldt dat de map Plugins al bestaat. Kies voor Ja. 4
Stap 6 Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op Installeren. Stap 7 De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op Voltooien. 5
Configuratie Stap 1: activeren Na de installatie moet Act! PostcodeCheck nog geactiveerd worden. Start Act!, ga dan naar het menu Tools, en kies voor optie Act! Postcode Check. Stap 2: inloggen Als het goed is, is hierna Act! PostcodeCheck geactiveerd en kunt u verder met het invullen van uw webservices.nl accountgegevens. Vul die hier in en klik op Opslaan : Als het goed is, zijn de tabbladen Beheer Contact Koppelingen, Beheer Company Koppelingen en Standaardwaarde Land nu beschikbaar. 6
Gebruik stap 1: Koppelen Na het installeren, activeren en aanmelden bij webservices.nl is Act! PostcodeCheck klaar voor gebruik. Het scherm achter Tools-Act! Postcode Check ziet er dan als volgt uit: We kunnen nu een koppeling aanmaken, dat wil zeggen dat we een koppeling maken waardoor de computer weet in welk Act! veld hij de postcode en het huisnummer moet lezen (invoervelden), en welke resultaten (Adres, Plaatsnaam, Gemeente, Provincie) in welke Act! velden (uitvoervelden) moeten komen. Er kunnen meerdere koppelingen aangemaakt worden, omdat u bijvoorbeeld wilt dat er een postcode- en huisnummerveld voor een bezoekadres is, waarbij de uitvoervelden de adresvelden voor het bezoekadres moeten zijn, maar dat er ook een postcode- en huisnummerveld is voor een postadres, waarbij de uitvoervelden de adresvelden voor het postadres moeten zijn. Op het moment dat men op de Adres aanvullen knop drukt, kan men kiezen welke van deze regels toegepast moeten worden, zoals later beschreven. 7
Om een koppeling toe te voegen, klik op de knop Voeg koppeling toe. Het Koppeling scherm verschijnt: U kunt de koppeling een naam geven, zodat u op het moment dat u straks op de Adres aanvullen knop drukt, weet welke regel u moet aanvinken. Kies bij Invoer de velden waaruit de postcode en het huisnummer uitgelezen moeten worden. Deze velden zijn verplicht. Kies bij Uitvoer de velden waar postcode, adres, plaatsnaam, gemeente, provincie en land ingevuld moeten worden. TIP: Als u op het pijltje omlaag klikt en de eerste letters van de veldnaam intypt, kunt u sneller zoeken.! LET OP: De veldnamen die hier te zien zijn, zijn de echte veldnamen, en die zijn niet altijd gelijk aan wat er in Act! voor het veld staat in de Company- of Contact Detail View. Als u zeker wilt weten welke velden u moet selecteren, kunt u van tevoren in de contact- of bedrijfs detailscherm met de rechtermuisknop klikken in een Act! veld, dan ziet u in het pop-up menu Lookup <veldnaam> staan, waarbij <veldnaam> de echte naam van het veld is, welke in het scherm hierboven te kiezen is: 8
Nadat u de in- en uitvoervelden heeft uitgekozen, klikt u op OK :! LET OP: de koppeling is hiermee nog niet opgeslagen. U keert hiermee terug naar het koppelingenoverzicht van contacten/bedrijven. U ziet daar de net aangemaakte regel in staan. Als u de koppelingen zoals hier weergegeven wilt opslaan, klikt u op Opslaan : 9
U kunt koppelingen bewerken door de koppeling te selecteren, en op Bewerk geselecteerde te klikken, en de koppeling aan te passen middels het koppelingscherm, zoals op de voorgaande pagina s. U kunt koppelingen verwijderen door de koppeling te selecteren, en op Verwijder geselecteerde te klikken.! LET OP: De koppeling is hiermee niet permanent verwijderd, dit gebeurt pas als u op Opslaan klikt. Stap 2: Adres aanvullen Nu u een koppeling heeft aangemaakt, kunt u adresgegevens aanvullen. Ga hiervoor naar het contact- of bedrijfsdetailscherm, en vul de postcode en het huisnummer in in de invoervelden die u in uw koppeling hebt geselecteerd: Zoals in het voorbeeld te zien is, is de postcode in het veld bijna rechtsonder ingevuld, en het huisnummer in het veld Bezoekadres, wat tevens als uitvoerveld voor het adres dient. Klik op de Vul adresgegevens aan knop, in de contact-/bedrijfsdetailsscherm balk: 10
Nu kunt u kiezen welke koppelingen u wilt toepassen: Nadat u op OK heeft geklikt, worden de adresgegevens gedownload via uw webservices.nl account en ingevuld in de Act! velden van de geselecteerde koppelingen. Als de adresgegevens behorend bij de ingevulde postcode en huisnummer combinatie gevonden zijn, krijgt u hierna deze melding: U moet dus even op F5 drukken om Act! te verversen en de wijzigingen te zien. Als de adresgegevens niet gevonden zijn, krijgt u daarvan melding. 11
Stap 3: Adres kopiëren Als u twee of meer dezelfde adressen heeft voor een contact of een bedrijf (bijvoorbeeld het bezoekadres is gelijk aan het postadres) en u heeft er één ingevuld, kunt u deze kopiëren met de kopieerknop. Klik op de Kopieer adresgegevens knop, in de contact/bedrijfsdetailscherm balk: Nu kunt u kiezen welke velden u naar welke velden wilt kopiëren. Deze velden hoeft u niet apart op te geven, maar u kunt kiezen uit de uitvoervelden van de koppelingen die u eerder heeft gemaakt: Nadat u op OK heeft geklikt, worden de adresgegevens gedownload via uw webservices.nl account, en ingevuld in de Act! velden. Als de adresgegevens behorend bij de ingevulde postcode en huisnummer combinatie gevonden zijn, krijgt u hierna deze melding: Links in beeld ziet u de bron-koppelingen, waaruit u één dient te kiezen, om van daaruit te kopiëren. Rechts in beeld ziet u de doel-koppelingen, waarvan u één of meer kan selecteren, waar de gekopieerde waardes heen gekopieerd worden. In het voorbeeld worden dus alle waardes in de uitvoervelden van koppeling Bezoekadres gekopieerd naar alle uitvoervelden van de koppelingen Postadres en Prive, dus de waarde van het veld Bezoekadres Postcode wordt gekopieerd naar de velden Postadres Postcode en Prive Postcode etc.! bijbehorende LET OP: de waardes in de uitvoervelden van een bron-koppeling worden letterlijk gekopieerd naar de uitvoervelden van de geselecteerde doel-koppeling(en). Als een bron-veld leeg is, worden de doelvelden dus ook leeg! Net als bij het aanvullen, krijgt u na het klikken op OK een melding dat u even op F5 dient te drukken om Act! te verversen en de wijzigingen te zien. 12
Probleemoplossing Activeren lukt niet Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:... dan kunt u de activatie door Tendenz laten uitvoeren. De melding vermeldt uw PC-code, een unieke code die alleen voor uw pc geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard e-mailprogramma te openen en de volgende e-mail klaar te zetten: Vermeldt u a.u.b. ook uw Act! versie in deze e-mail. Mocht om de een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een e-mail sturen naar activatie@into-it.nl met als onderwerp Activatieaanvraag Act! Postcode Check v1.0, en vermeldt uw PC-Code en Act! versie. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw PC-code, en u de bestanden activationcode.txt en combicode.txt toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in %APPDATA%\Act_PostcodeCheck. U kunt deze map openen door dit in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windo ws (Windows 7) of in het schermpje van Start-Uitvoeren (Windows Vista en ouder), en op enter te drukken. 13
Inloggegevens onjuist Als u de volgende melding krijgt:... dan zijn de inloggegevens van uw webservices.nl account onjuist ingevoerd. Ga naar Tools - Act! PostcodeCheck, en vul in het tabblad uw webservies.nl account de correcte inloggegevens in, en klik op Opslaan. 14