COMMUNICATIEPLAN versie 2 dd 10 september 2014 Auteurs: Betty Sinke, Jacqueline Overbeeke, Mieke Vleugel, Freek Brouwer, Hans Meijer
Inhoudsopgave Inleiding... 3 Doel... 3 Uitgangspunten... 3 Inhoud van de communicatie, de boodschap (evt. met frequentie)... 4 Doelgroepen... 4 Middelen... 5 BESTAANDE COMMUNICATIEMIDDELEN... 5 NIEUWE (EIGENTIJDSE) COMMUNICATIEMIDDELEN... 5 Taken en verantwoordelijkheden... 7 Werkwijze communicatie- team... 7 Planning realisatie nieuwe communicatiemiddelen... 7
Inleiding In 2014 heeft de kerkenraad gediscussieerd over de in- en externe communicatie. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we zoveel mogelijk mensen bereiken en informeren over nieuwe ontwikkelingen, veranderingen, de activiteiten die er zijn, de erediensten etc. Besloten is een communicatie- ouderling aan te stellen. De communicatie- ouderling staat aan het hoofd van een communicatie- team (3-5 leden). Het communicatie- team is verantwoordelijk voor de uitvoering van dit communicatieplan, wanneer dit is goedgekeurd door de kerkenraad. Doel Het doel van dit communicatieplan is het vastleggen van de taken en verantwoordelijkheden, de diverse communicatiemiddelen en doelgroepen betreffende de communicatie namens de Protestantse gemeente Kapelle- Biezelinge- Eversdijk, zowel binnen de gemeente alsook daarbuiten. Meer in het algemeen is voor een goede communicatie belangrijk: Wat is de boodschap die ik wil overbrengen (inhoud) Wie wil ik bereiken met deze boodschap (doelgroep) Wanneer wil ik de boodschap brengen, en hoe vaak (tijd en frequentie) Hoe wil ik de boodschap overbrengen (middel) Daarnaast is belangrijk goed vast te leggen wie verantwoordelijk is voor de verschillende aspecten van de communicatie. In dit communicatieplan worden deze onderdelen behandeld. De bovenliggende doelstellingen van de communicatie: Groepen binnen de gemeente met elkaar verbinden(in contact brengen) Gemeenteleden binnen de gemeente met elkaar verbinden(in contact brengen) Verbinder tussen verschillende gemeenten Uitgangspunten Bestaande communicatiemiddelen blijven vooralsnog ongewijzigd. Voorbeelden hiervan zijn o.a. Triade en de website. Indien in een later stadium blijkt dat wijzigingen wenselijk zijn, zal dit worden besproken met de eigenaren en belanghebbenden van de middelen. Het is uiteraard niet de bedoeling om persoonlijke gegevens van gemeenteleden te communiceren.
Inhoud van de communicatie, de boodschap (evt. met frequentie) Zorgen dat de gemeenteleden actueel worden geïnformeerd over o Nieuwe ontwikkelingen o Veranderingen o Besluiten kerkenraad o Activiteiten en acties Communiceren van vacatures voor vrijwilligers binnen de gemeente Idem voor incidentele taken (acties, activiteiten zoals schoonmaak, tuinonderhoud, klusjes etc) PR verzorgen voor de gemeente in het algemeen en voor acties, activiteiten, kerkdiensten e.d. in het bijzonder. PR voor kerkdiensten, (missionaire) activiteiten en acties. Na afloop van een activiteit foto s en filmmateriaal weergeven of een kreet uit de zondagse preek of eredienst weergeven. Foto s van gemaakte bloemstukken weergeven. Mensen informeren, inspireren, uitnodigen, oproepen, uitdagen, betrekken bij, stimuleren, onderwijzen, verbinden, actief maken, tot geloof brengen etc. Tevens kan via de communicatiemiddelen kenbaar worden gemaakt dat de diverse ruimtes in de kerk gehuurd kunnen worden. Doelgroepen Er zijn vele doelgroepen te bedenken. Vaak zal bij een communicatiewens de doelgroep er worden bij gezocht. Een aantal standaard doelgroepen is te onderscheiden: Alle gemeenteleden Kerkenraadsleden Kinderen (tot 12 jaar) Jongeren (12 tot 21 jaar) Jong volwassenen (21 tot 35 jaar) Volwassenen (35 tot 65 jaar) Ouderen (vanaf 65 jaar) Vrijwilligers Kosters Randkerkelijken Andere kerkelijke gemeenten De burgergemeente Kapelle Andere plaatselijke en regionale organisaties Openbaar (iedereen in de breedste zin van het woord) Enz.
Middelen BESTAANDE COMMUNICATIEMIDDELEN Triade: Kerkelijk Leven: Website: Mededelingen: Facebook jeugdwerk: dit verschijnt tweewekelijks (in de zomerperiode driewekelijks) en wordt uitgegeven onder alle leden van de kerk. dit verschijnt tweewekelijks (in de zomerperiode driewekelijks) en betreft een abonnement. In het Kerkelijk Leven wordt alle informatie vermeld over de kerk(dienst)en van omliggende dorpen. de website www.pknkapellebiezelinge.nl wordt wekelijks bijgewerkt door de webmaster(s). via de mededelingen bij de zondagse erediensten worden de gemeenteleden op de hoogte gebracht van lopende zaken als collectedoelen, bestemming bloemengroet etc. voor het jeugdwerk is de facebookpagina www.facebook.com/kerkelijkjeugdwerkkapelle aangemaakt waar activiteiten worden gepromoot en waar foto s van activiteiten worden weergegeven. Tweejaarlijkse gemeentegids: overzicht van alle kerkenraadsleden en gemeenteleden Jaarlijkse kringengids: Scheldepost en PZC overzicht alle actieve kringen in de gemeente aankondigingen kerkdiensten NIEUWE (EIGENTIJDSE) COMMUNICATIEMIDDELEN Facebookpagina Eén van de vele social media kanalen is facebook. Veel gemeenteleden zijn actief en via deze weg kunnen zowel gemeenteleden als niet- gemeenteleden geïnformeerd worden over de boodschappen. Om dit kanaal actief te laten werken dient deze pagina wekelijks bijgewerkt te worden door 2 personen uit het communicatieteam. Tevens is het een mogelijkheid om ook de predikant toegang tot deze pagina te geven als beheerder. Er zijn geen kosten voor het ontwikkelen en bijwerken van deze pagina. Indien nodig kan deze pagina ook gekoppeld worden aan andere social media kanalen. Mailbestand gemeenteleden Via mail kunnen de gemeenteleden ook geïnformeerd worden over activiteiten. Dit kan via het administratieprogramma LRP bijgewerkt worden. Vanuit dit programma kun je tevens bepaalde doelgroepen samenstellen om een boodschap over te brengen indien dit niet voor alle gemeenteleden relevant is. Om dit te kunnen bewerkstelligen dient het communicatieteam een brief op te stellen naar alle gemeenteleden of ze het op prijs stellen om ook via mail boodschappen te ontvangen. Het gemeentelid kan dan zelf de keuze maken om hier aan deel te nemen. Voor het communicatieteam moet dan ook een mailadres aangemaakt worden, zodat vanuit deze mail gewerkt kan worden. Momenteel wordt Triade via mail verstuurd naar gemeenteleden die buitenaf wonendit. Wellicht kan Triade in de toekomst via mail verstuurd worden aan
gemeenteleden die dat willen. Dit is kostenbesparend en geeft ook minder werk aan de vrijwilligers die Triade rondbrengen. Gemeente- app Op verzoek van een aantal landelijk plaatselijke gemeenten heeft de Protestantse Kerk een app ontwikkeld waarop elke gemeente kan aanhaken. De app Protestant biedt de gemeente de gelegenheid om nieuwsberichten, agenda- items, contactgegevens, foto s etc. via smartphone en tablet onder handbereik van velen te brengen. Bovendien is landelijk nieuws van Protestantse Kerk in Nederland, Kerk in Actie, JOP en Luisterend Dienen ook binnen de app te bekijken. Voor de gebruiker (zowel Android als IOS) is de app gratis te downloaden. Via de app bereikt u als gemeente een brede doelgroep van alle leeftijden. Voor jongeren maakt een smartphone en/of tablet met apps deel uit van de standaarduitrusting en onder ouderen gebruikt al meer dan een derde een smartphone of tablet en dat aantal blijft stijgen. De app is een goede aanvulling op bestaande communicatiemiddelen van de gemeente, zoals het kerkblad en de website. De meerwaarde ten opzichte van een website is o.a. gelegen in het feit dat de app de mogelijkheid biedt om pushberichten te versturen. Pushberichten worden door 80% van de smartphonegebruikers binnen 1 minuut gelezen. Pushberichten kunnen binnen de kerkelijke context bijv. worden gebruikt om een bijzondere activiteiten kort van tevoren nog eens aan te kondigen. Pushberichten kunnen worden onderverdeeld in categorieën, bijv. diaconale en catechetische berichten. De gebruiker kan aanvinken welke categorie pushberichten hij wil ontvangen. Kosten: volgens de website van de PKN bedraagt een jaarabonnement momenteel 121,- inclusief service en technisch onderhoud van de app. Twitter Een ander veel gebruikt social media kanaal is twitter. Een kanaal waarop korte berichten geplaatst kunnen worden die door andere twitteraars gelezen kunnen worden. Een prima middel om bijvoorbeeld een actie die op een dag plaats vindt de dag ervoor of dezelfde dag extra onder de aandacht te brengen. Om dit kanaal actief te laten werken dient een bericht snel geplaatst te kunnen worden. Snel plaatsen van korte berichten is de kracht van twitter. Tevens is het een mogelijkheid om ook de predikant toegang tot dit account te geven als beheerder.
Er zijn geen kosten voor het ontwikkelen en bijwerken van een twitter account. Indien nodig kan het ook gekoppeld worden aan andere social media kanalen. Youtube kanaal Mensen die niet naar de kerk gaan, weten ook niet wat er tijdens een dienst gebeurt. Om een reëel beeld te creëren van wat de gemeente allemaal doet, kan er een YouTube kanaal aangemaakt worden. Op dit kanaal kan men korte videofragmenten plaatsen. Deze fragmenten hoeven niet alleen fragmenten te zijn van kerkdiensten, maar kunnen ook gaan over de nevenactiviteiten die de kerk biedt. Zo kan men een totaalbeeld geven en creëert men weer meer openheid. Taken en verantwoordelijkheden Het communicatie- team, met aan het hoofd de communicatie- ouderling, is verantwoordelijk voor: Het op de hoogte zijn en blijven van de ontwikkelingen in de gemeente In overleg met de inhoudelijk verantwoordelijke, het communiceren namens de gemeente naar de verschillende doelgroepen Het beheren van de verschillende communicatiemiddelen Het in acht houden van en toezien op gebruik van algemeen geldende normen en waarden in de communicatie Met als bovenliggende doelen: Groepen binnen de gemeente met elkaar verbinden(in contact brengen) Gemeenteleden binnen de gemeente met elkaar verbinden(in contact brengen) Verbinder tussen verschillende gemeenten Werkwijze communicatie- team Voor een aantal standaardboodschappen worden de communicatie middelen en frequenties vooraf bepaald. Denk hierbij aan aankondigingen van kerkdiensten of speciale vieringen. Vaak zal de communicatie ad- hoc worden bepaald wanneer zich een onderwerp aandient. In dat geval is het belangrijk dat degene die wil communiceren contact heeft met het communicatie- team, waarna gezamenlijk de beste wijze van communiceren wordt bepaald. De eigenaar van de boodschap (bijv kerkenraad) is verantwoordelijk voor de inhoud van de communicatie; het communicatie- team is verantwoordelijk voor een juiste en tijdige communicatie van deze boodschap via de geëigende middelen. Per communicatie middel zijn twee (max drie) mensen bevoegd berichten namens de gemeente te plaatsen; deze worden vooraf door de communicatie- ouderling benoemd. Planning realisatie nieuwe communicatiemiddelen Facebookpagina: najaar 2014 (er is reeds een testversie actief) Mailbestand: voorjaar 2015 Gemeente- app: voorjaar 2015 Twitter: nadat Facebook is opgestart en volledig actief is Instagram: voorlopig niet LinkedIn: voorlopig niet YouTube kanaal: voorlopig niet SMS / Whatsapp: voorlopig niet