Draaiboek van Ark naar Vredeskerk

Transcriptie

1 Draaiboek van Ark naar Vredeskerk (Een stappenplan om te komen tot realisatie van alle activiteiten van de PGO in de Vredeskerk en de Beuk) Inleiding Door de demografische ontwikkeling van onze kerkelijke gemeente en daarmee samenhangend de financiële ontwikkeling heeft de Grote Kerkenraad in november 2012 een besluit genomen met betrekking tot het in gebruik houden van de Vredeskerk en de Beuk en deze gebouwen zodanig in te richten dat deze geschikt zijn om zowel op de korte termijn als op langere termijn als de enige PGOkerk in Oosterhout te dienen. Tegelijkertijd bestaat het voornemen om het Kerkelijk Centrum De Ark op termijn (voorgesteld wordt 2016) buiten gebruik te stellen en te verkopen. Dit voornemen is afhankelijk van activiteiten die de praisegroep wil ontwikkelen door praisediensten en andere activiteiten te organiseren en dat daardoor een mogelijk gevolg zou kunnen zijn dat de omvang en financiële ontwikkeling van onze gemeente zich dusdanig zal ontwikkelen dat daardoor de exploitatie van twee kerken in plaats van één kerk mogelijk blijft. (zie bijlage 1) In haar vergadering van 9 maart heeft de Kleine Kerkenraad een commissie ingesteld die een stappenplan zal opstellen teneinde nadere invulling te geven aan de besluiten en voornemens uit Het doel van de commissie is op die vergadering aldus verwoord: Het doel van de commissie is het proces te begeleiden voor kerkenraad en gemeente, zodat op goede wijze alles wat maar te maken heeft met een eventuele sluiting op goede manier wordt gecommuniceerd en besproken en dat ook voor de toekomst duidelijk is wat moet gebeuren. We zijn dus op strategisch niveau bezig om de inhoudelijke gesprekken en discussies te begeleiden. Wijzelf houden ons als commissie buiten de discussie. We denken wel na over de vraag hoe we op een goede manier de gesprekken, discussies en communicatie begeleiden van kerkenraad, gemeente en tussen die beide. Dit kan door na te denken over hoe en wanneer die gesprekken plaats zullen vinden, het aanreiken van werkvormen om de discussie ordelijk te laten verlopen. Tevens hoort hierbij dat we een handreiking bieden voor het te volgen traject (een tijdsplanning). In de vergadering van de Grote Kerkenraad op 11 mei 2015 wordt de meerjarenbegroting behandeld en blijkt dat de demografische en financiële ontwikkeling dusdanig is dat het op den duur niet haalbaar is om twee kerkelijke centra aan te houden. Nadien krijgt de commissie van het moderamen de volgende opdracht mee: Indachtig het besluit van de kerkenraad van de PGO van november 2012 en de bekrachtiging van dat besluit in mei 2015 om in 2016 over te gaan tot sluiting van het Kerkelijk Centrum De Ark, krijgt de commissie de opdracht om na te gaan aan welke voorwaarden voldaan moet worden om sluiting daadwerkelijk mogelijk te maken. De commissie gaat na wat de financiële gevolgen zouden kunnen zijn als verkoop wellicht geen doorgang kan vinden omdat deze niet tegen de huidige, reëel te verwachten opbrengst opweegt. Zij onderzoekt of er reële mogelijkheden zijn welke in relatie tot exploitatie en onderhoud van De Ark wenselijk zijn. De commissie komt met voorstellen over de stappen die gezet moeten worden om de beëindiging van de erediensten in De Ark en het in het vervolg houden van alle erediensten in de Vredeskerk/de Pagina 1 van 7

2 Beuk mogelijk te maken. Hierbij wordt vooral aandacht gevraagd voor de wijze waarop de kerkelijke gemeente zal worden betrokken bij dit proces. De commissie zal in de kleine kerkenraad van juni, juli, (augustus) en september verslag doen van haar bevindingen en voortgang. De commissie komt met haar finalevoorstel in de (kleine) kerkenraadvergadering van oktober 2015, zodat in de (grote) kerkenraad van november een definitief besluit genomen kan worden. Het is belangrijk dat op basis van een stappenplan in beeld wordt gebracht wanneer welke actie moet worden ondernomen en door wie. Een belangrijk deel is natuurlijk het tijdpad en vervolgens beschrijven we alle andere aspecten. Het hierna volgende stappenplan werkt toe naar onttrekking van de eredienst in Kerkelijk Centrum De Ark begin 2017 en tegelijkertijd het zoeken naar en het vinden van een goede bestemming voor dit gebouw. Het Stappenplan Wanneer wie wat 12 oktober Kleine Kerkenraad Bespreken draaiboek Medio oktober Stappenplan commissie Voorwaarden nagaan om sluiting daadwerkelijk mogelijk te maken/rapportage aan kleine kerkenraad Medio oktober Stappenplan commissie Vaststellen financiële gevolgen als verkoop geen doorgang kan vinden. 9 november Grote Kerkenraad Bekrachtiging definitief besluit van november november Grote Kerkenraad Vaststellen draaiboek 9 november Grote Kerkenraad Instellen begeleidingscommissie Januari/mei 2016 College van Kerkrentmeesters Rapportage aan begeleidingscommissie inzake voortgang onderzoek om De Ark te verkopen dan wel te verhuren aan derden. Januari/mei 2016 College van Kerkrentmeesters Haalbaarheidsstudie naar gebruik van De Ark als zalencentrum etc. voor de wijk Dommelbergen Januari/mei 2016 Begeleidingscommissie/Grote Kerkenraad Onderzoek naar ontwikkeling pionierssubgemeente / opstellen toekomstvisie kerkelijke gemeente PGO Pagina 2 van 7

3 Mei 2016 Grote Kerkenraad Definitief vaststellen datum onttrekking aan de eredienst van kerkgebouw De Ark Mei/ november 2016 begeleidingscommissie Inventarisatie maken van alle gebruikers en afspraken maken over de migratie naar Vredeskerk/Beuk Januari 2016 Begeleidingscommissie/communicatiemedewerker Opstellen communicatieplan Mei/november 2016 Grote Kerkenraad /predikanten/pastoraal werker Communicatie met de gemeente conform communicatieplan Begin 2017 Kerkelijke gemeente Laatste dienst als één gemeente in De Ark Begin 2017 Kerkelijke gemeente Eerste dienst als één gemeente in één kerk (Vredeskerk) Rollen In het hele proces spelen de verschillende groepen binnen onze gemeente één of meerdere rollen. Wij onderscheiden de volgende groepen: de gemeente (leden) ; de kerkenraden ; de predikanten (en pastoraal werker) en het College van Kerkrentmeesters. De gemeente zal tijdig en volledig op de hoogte moeten worden gehouden door de kerkenraden en de predikanten (alsmede pastoraal werker) zodat er begrip is voor de te nemen stappen. Het College van Kerkrentmeesters draagt zorg voor het beheer en onderhoud van de gebouwen en uiteindelijk voor verkoop dan wel verhuur dan wel een ander alternatief van het Kerkelijk Centrum De Ark. De Grote Kerkenraad is uiteindelijk verantwoordelijk en neemt alle besluiten. Voorwaarden/Financiële gevolgen Commissie stappenplan Medio oktober Nagaan voorwaarden 2. In kaart brengen van de financiële gevolgen. De commissie stappenplan moet vaststellen of aan de voorwaarden is voldaan om daadwerkelijk tot sluiting over te gaan. Pagina 3 van 7

4 Uit de Jaarrekening 2014 die in mei 2015 is vastgesteld door de Grote Kerkenraad blijkt dat er sinds 2012 geen toename is met betrekking tot de omvang van de gemeente enerzijds door vergrijzing en anderzijds door uitschrijving van gemeenteleden. De tendens is dat het ledental al jaren achtereen afneemt. Tevens blijkt uit de meerjarenbegroting die ook in mei 2015 is gepresenteerd aan de Grote Kerkenraad dat er jaarlijks meer uitgaven zullen zijn dan inkomsten. De commissie stappenplan heeft in mei 2015 het College van Kerkrentmeesters verzocht te onderzoeken wat de financiële consequenties zullen zijn indien het Kerkelijk Centrum De Ark niet kan worden verkocht of verkoop niet haalbaar is door een lage opbrengst. In juni heeft zij gerapporteerd door het opstellen van een meerjarenbegroting mèt verkoop van De Ark en zonder verkoop van De Ark. Tevens is een opstelling gemaakt inzake de vaste lasten van Kerkelijk Centrum De Ark en deze bedragen ongeveer 45000,- per jaar. De commissie moet nagaan of inmiddels de Vredeskerk / De Beuk geschikt zijn gemaakt en zodanig zijn ingericht dat zij kunnen dienen als enige locatie conform het programma van eisen. (zie de bijlage 4) Bekrachtiging besluit 2012/draaiboek/begeleidingscommissie Grote Kerkenraad 9 november Bekrachtiging besluit Vaststellen van het draaiboek 3. Instellen van een begeleidingscommissie De Grote Kerkenraad bekrachtigt het definitieve besluit van de Grote Kerkenraad PGO van november De Grote Kerkenraad stelt het draaiboek vast en start daarmee daadwerkelijk het proces. De Grote Kerkenraad benoemt een begeleidingscommissie die als taak meekrijgt het verder uitwerken van het stappenplan, het coördineren van alle activiteiten en het initiatief nemen daartoe. De commissie wordt benoemd op voordracht van de Kleine Kerkenraad. De commissie rapporteert maandelijks aan de Kleine Kerkenraad en doet verslag aan de Grote Kerkenraad. Onderzoek verkoop/verhuur /exploitatie Ark College van Kerkrentmeesters Januari/mei 2016 Pagina 4 van 7

5 1. Onderzoek naar mogelijkheid verkoop/verhuur 2. Haalbaarheidsstudie alternatieve invulling. Het College van Kerkrentmeesters onderzoekt op verzoek van de commissie stappenplan van d.d. 31 mei de mogelijkheid om De Ark te verkopen binnen de komende twee jaar dan wel te verhuren en heeft daartoe contacten met een vastgoed makelaar. Uit een tussenrapportage van de vastgoeddeskundige blijkt dat de gemeente Oosterhout een projectplan heeft opgesteld voor het totale gebied Arkendonk waarin het Kerkelijk Centrum De Ark is gelegen en de mogelijkheid om te verkopen dan wel te verhuren is sterk afhankelijk van de ontwikkeling van dit gebied. Eind 2015 volgt verder bericht door de vastgoedmakelaar. Het College van Kerkrentmeesters zal een haalbaarheidsstudie doen naar een alternatieve invulling waarbij De Ark als een ontmoetingscentrum zal worden geëxploiteerd in de ruimste zin van het woord door de PGO zelf en daardoor in de toekomst als zodanig een inkomstenbron zou kunnen worden. In dat deel van Dommelbergen is op dit moment geen zalencentrum voorhanden waar men terecht kan. Onderzoek naar pioniersplek/toekomstvisie Begeleidingscommissie/Grote Kerkenraad Januari/mei Onderzoek pioniersplek 2. Toekomstvisie PGO Het is een vaststaand feit dat de demografische en daarmee samenhangend de financiële ontwikkeling van onze kerkelijke gemeente leidt tot afname van het ledental en financiële inkomsten Ook hebben we geconstateerd dat een verkoop van kerkelijke bezittingen geen waarborg is voor het voortbestaan van de protestantse gemeente in Oosterhout op langere termijn. Onze gemeente maakt deel uit van een landelijk proces waarin de kerken kleiner worden. Er wordt daarom ook door onze PKN nagedacht over de toekomst van de kerk in zijn algemeen. Veel nieuwe initiatieven worden ontwikkeld voor vormen van kerk-zijn waarvan men denkt dat die misschien meer aansluiten bij de tegenwoordige tijd. Dit zijn zgn. pioniersplekken. Het zou voor ons als gemeente goed zijn om na te denken of een dergelijk initiatief ook in Oosterhout haalbaar is. Hiernaast zullen we ook als gemeente zelf moeten blijven nadenken over onze identiteit en de manier waarop we dat ook in onze erediensten vorm geven. Hiermee samenhangend is het van groot belang een visie te ontwikkelen over de toekomst van de Protestantse Kerk te Oosterhout, aansturing door de Kleine Kerkenraad en inhoudelijk door de Grote Kerkenraad vorm gegeven. Pagina 5 van 7

6 Vaststellen datum laatste dienst in De Ark Kleine Kerkenraad en Grote Kerkenraad Uiterlijk mei 2016 of eerder De Kleine Kerkenraad maakt een voorstel voor de laatste dienst en onttrekking aan de Eredienst van Kerkelijk Centrum De Ark in de eerste maanden van 2017 en de Grote Kerkenraad besluit daartoe. Inventarisatie/ migratie Begeleidingscommissie Mei /november Inventarisatie maken van alle gebruikers van zowel Vredeskerk/De Beuk als Kerkelijk Centrum De Ark 2. Afspraken maken met de gebruikers van De Ark over de migratie naar de Vredeskerk Het is noodzakelijk een goede inventarisatie te maken van alle gebruikers van zowel Vredeskerk/De Beuk als Kerkelijk Centrum De Ark. De commissie en de beide beheerders van de gebouwen brengen dit in kaart en maken vervolgens afspraken met de gebruikers over eventuele wensen en noodzakelijke voorzieningen teneinde de migratie naar de Vredeskerk/Beuk soepel te laten verlopen. Ook worden er afspraken gemaakt over de data van migratie. De begeleidingscommissie zal daartoe gemeentebreed (inclusief de organisatie van de praisediensten) overleg voeren over wat de migratie betekent voor de invulling van de eredienst. Communicatieplan Begeleidingscommissie en communicatiemedewerker Januari Het opstellen van een communicatieplan. Pagina 6 van 7

7 Op welke momenten moet er bij voorbeeld worden gesproken met de gemeenteleden, op welke momenten gebruiken we bij voorbeeld Ontmoeting en op welke momenten bespreken we zaken in de Kerkenraden en op welke momenten moeten we persoonlijke gesprekken voeren met gemeenteleden. Het communicatieplan geeft duidelijk aan hoe en wanneer en met wie de communicatie zal plaatsvinden alsmede werkvormen om de communicatie ordelijk te laten verlopen. Het communicatieplan wordt vastgesteld door de Kleine Kerkenraad. De communicatie Grote Kerkenraad; de predikanten en de pastoraal werker. Mei/november Communicatie met de gemeente conform het communicatieplan. Als eerste zal aan de kerkelijke gemeente goed moeten worden uitgelegd dat in 2012 plannen zijn gemaakt en dat het noodzakelijk is om daar nu gevolg aan te geven. Het is nu eenmaal zo dat voor de één een kerkbezoek aan De Ark gewoon het bijwonen van een kerkdienst is terwijl het voor anderen een plek is waar men zich thuis voelt en waar het iedere week een thuiskomen is. Alle ambtsdragers die tezamen de Grote Kerkenraad vormen, zullen de besluiten die zij nemen, moeten uitdragen en uitleggen daar waar dat wordt gevraagd. De predikanten en pastoraal werker zullen hen die er grote moeite mee hebben en daardoor pastorale hulp nodig hebben, moeten steunen. In alles zullen wij Gods hulp en steun nodig hebben. Opgesteld door de Commissie Stappenplan Made, 6 oktober 2015 Pagina 7 van 7