Plan van aanpak ZOJP-carrousel Organisatie algemeen Definitieve datum hangt samen met de beschikbaarheid van de locatie en de sprekers. Check vooraf of er geen andere belangrijke bijeenkomsten zijn op dezelfde datum Check of de datum valt in een vakantie of tijdens bestuurs/ledenvergaderingen en/of nascholing van de doelgroep Over het algemeen zijn dinsdag en donderdag de beste dagen om een evenement te plannen Voor zorgverleners is over het algemeen geldt dat het beste tijdstip is de (na)middag of begin van de avond Zorg voor betrokkenheid van de belangrijkste stakeholders door bijvoorbeeld een werkgroep van vertegenwoordigers Als het programma begint met een inloop/inschrijfgedeelte is het belangrijk om het anders te benoemen. Noem het bijvoorbeeld een netwerkmoment, anders komen mensen te laat Naast een inhoudelijk programma zijn netwerkmomenten een belangrijk onderdeel van het programma Voorlopig programma Afstemming: titel opzet (opties) datum sprekers panelleden netwerktafels gespreksleiders vaststellen gewenst aantal deelnemers adressenlijst met e- mailadressen accreditatie ja of nee? Dit is traject moet lang van tevoren (3 maanden) worden ingezet. Het is arbeidsintensief en relatief kostbaar. Bij veel verschillende doelgroepen is het af te raden) en werkgroep voorbereiding Start organisatie 3 of 4 maanden van tevoren
Vooroverleg dagvoorzitter Overleg opzet 3 maanden van tevoren Programma definitief en werkgroep 2 maanden van tevoren Afstemming locatie en catering Briefing sprekers (eventueel dagvoorzitter, gespreksleiders netwerktafels) 2 maanden van tevoren 6 weken van tevoren Draaiboek definitief 1 maand van tevoren Presentje en (persoonlijke) bedankkaart voor sprekers/dagvoorzitter 2 weken van tevoren
Communicatie Digitale uitnodiging aanmeldingen Een digitale uitnodiging is helemaal van deze tijd. Als je toch een gedrukte uitnodiging wilt, houd er dan rekening mee dat je de planning drie weken naar voren moet trekken (in verband met drukproeven en drukprocessen). Het definitieve programma moet dan eerder gereed zijn. Zet in de onderwerpregel van de e-mail het woord uitnodiging In de tekst: spreek mensen persoonlijk aan in de uitnodiging, maak het exclusief Als de uitnodiging voor bestuurders is, stuur dan ook een uitnodiging aan de secretaresse Tijdstip van versturen: donderdag aan het einde van de middag of vrijdag (niet op maandag, dinsdag en donderdagochtend op deze dagen hebben mensen het (te) druk om zich aan te melden Bij een gratis evenement: breng eventueel kosten in rekening als mensen zich niet of te laat afmelden en communiceer dit vanaf het begin en zet het in de bevestiging Opzet inschrijfformulier, via eigen systeem of anders via Formdesk Eventueel link naar www.zorgopdejuiste plek.nl Opzet digitale vooraankondiging Tekst bevestiging na aanmelding Inschrijfformulier Definitief E-mailadressen doelgroep Versturen vooraankondiging Balans opmaken aantal aanmeldingen Reminder uitnodiging 11 weken van tevoren 11 weken van tevoren 10 weken van tevoren 10 weken van tevoren 10 weken van tevoren 9 weken van te voren Twee maanden van tevoren Bij te weinig deelnemers, extra werving (andere kanalen?) Limiet bijna bereikt? Bel de mensen na die je er graag bij wilt hebben. Houd rekening met een no show van 10-30 procent (afhankelijk van of het gratis is of betaald) De mate van exclusiviteit van de uitnodiging speelt ook een rol. Bij een invitational voor een select gezelschap is de commitment groot en de no show laag Een of twee weken na het versturen van de uitnodiging eventueel belangrijke mensen nabellen
Overzicht aantal aanmeldingen (her) bevestiging deelnemers, routebeschrijving, programma en netwerktafels (werkt ook als een reminder) Definitieve deelnemerslijst Wekelijks balans opmaken (zowel kwantiteit als kwaliteit) 2 weken van tevoren 1 week van tevoren Ook sturen aan dagvoorzitter en sprekers Website stelt wervings(web)tekst op voor het programma op basis van de digitale uitnodiging. Zet de tekst en inschrijfformulier op de website zodra de werving start. Stuur (standaard) een e- mail ter bevestiging van deelname Tekst Gereed voor aanvang werving Agenda-item op website Tekst publiceren Agenda-item Aanbieden aan andere organisatie zoals InEen, ZorgenZ, netwerk -website en www.zorgopdejuisteplek.nl -nieuwsbrief en op www.zorgopdejuisteplek Gelijk met werving Gelijk met werving Gelijk met werving Werving via sociale media Twitter Carrousel delen met #zojp LinkedIn Update (carrousel delen via persoonlijke profielen en bedrijfsprofielen) Na versturen vooraankondiging Na versturen vooraankondiging Communicatie en borging In het algemeen wordt er veel tijd en energie gestopt in de werving en communicatie voorafgaand aan het evenement. Het is slim om het tijdspad wat breder te maken en ook te kiezen voor een communicatiemoment(en) daarna.
Bedenk vooraf wat en wie je hiermee wilt bereiken. Afhankelijk van het doel van het carrousel kunnen één of meerdere middelen worden ingezet. Afhankelijk van het middel kies je de wijze van verspreiding. En daarin zijn ook altijd meerdere opties. Je kunt een filmpje via een website verspreiden, maar ook via sociale media of een nieuwsbrief. Je kunt een speciale nieuwsbrief sturen aan de aanwezigen of als het evenement meer een corporate doelstelling (profileren op dit thema) heeft - juist sturen aan het een grotere groep. In alle gevallen moet de kernboodschap vooraf worden bepaald en aansluiten bij het doel. Mogelijkheden: Filmpje (bijvoorbeeld impressie, of impressie met inhoud) Speciale nieuwsbrief met diverse artikelen Visual storytelling / sketchnotes (beeldend verslag op één pagina) Persbericht Presentaties publiceren via website en/of SlideShare Landingspagina laten maken Afhankelijk van de doelgroep en doel van het evenement: Benaderen (vak)tijdschriften, websites en nieuwsbrieven (InEen, ZorgenZ, de Eerstelijns) Delen via sociale media (Twitter, LinkedIn, YouTube en SlideShare) Benaderen lokale en regionale media Film Bedenk vooraf wie of wat je hiermee wilt bereiken en of dit middel daarvoor geschikt is. Opties (afhankelijke van het doel) 1. Impressie 2. Impressie met inhoud Vooraf: Uitgangspunt: kernboodschap Script maken (Welke elementen zitten in welke volgorde in de film, wie wil je voor de camera wat laten zeggen) Briefing filmmakers (Wanneer ben je tevreden? ) Speciale nieuwsbrief Bedenk vooraf wie of wat je hiermee wilt bereiken en of dit middel daarvoor geschikt is. Uitgangspunt: kernboodschap Totaalbericht (Bijvoorbeeld sfeerimpressie) Mix artikelen qua inhoud (spreiding onderwerpen, het moet een goede afspiegeling zijn van het totaalprogramma) Mix in vorm en stijlen en vorm Persbericht Uitgangspunt: kernboodschap Let op: Een pakkend intro Het belangrijkste nieuws staat in de eerste zin! Verder moet het bericht oprolbaar zijn. Het minst belangrijke nieuws staat onderaan (en kan eventueel geschrapt worden). Bijvoorbeeld: Meer samenwerking tussen ziekenhuizen en huisartsen: dat is de belangrijkste opbrengst van. In plaatst van Op 1 juli jl. organiseerde het -netwerk een bijeenkomst over.
Dat weten we namelijk al. Wat de bijeenkomst heeft opgeleverd nog niet. Niet doen: datum in de eerste zin beginnen met een naam van een organisatie(s) veel organisatienamen noemen in de intro beginnen met het feit dat iets nieuw is of ondertekend wordt (dat is ook geen nieuws) een droge opsomming maken van het programma (eerst en toen en na de pauze) Een programmaboekje lezen dat kan iedereen. Maak een verslag met een paar quotes. Je was erbij! Landingspagina maken (onder -website of redirect onder www.zorgopdejuisteplek) Een landingspagina is een aparte URL bijvoorbeeld www.wijkverpleegkundigeintwente.nl Het is een speciale webpagina opgezet en geschreven om (extra) bezoekers te trekken. Bezoekers komen op een landingspagina bijvoorbeeld via een zoekopdracht via Google. Je kunt een deze link (laten) koppelen aan je eigen website of aan de www.zorgopdejuisteplek.nl