Leren van de BBC-piloten Verhalen uit de cockpit Katrien Weets Instituut voor de Overheid K.U.Leuven K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 1
Context Historiek van modernisering: Pre-NOB (Gemeenten & OCMW s) Nieuw OCMW Beleid (NOB) (OCMW s) Beleids- en BeheersCyclus (Gemeenten & OCMW s) K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 2
Context Historiek van modernisering: Pre-NOB (Gemeenten & OCMW s) ADMINISTRATIE Nieuw OCMW Beleid (NOB) (OCMW s) BEHEER Beleids- en BeheersCyclus (Gemeenten & OCMW s) BELEID & BEHEER K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 3
Context Historiek van modernisering: Pre-NOB (Gemeenten & OCMW s) ADMINISTRATIE Nieuw OCMW Beleid (NOB) (OCMW s) BEHEER Beleids- en BeheersCyclus (Gemeenten & OCMW s) BELEID & BEHEER K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 4
Inhoud BEHEER BELEIDS- EN BEHEERSCYCLUS BELEID & BEHEER K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 5
Beleids- en BeheersCyclus (BBC) Doelstellingen / beoogde voordelen (Verslag aan VLAREG): Beter opvolgen van beleid Beter opvolgen van beheer Ruimte voor maatwerk Planlastvermindering Bijdrage tot schaalvoordelen Versterken beleidsvoorbereidende rol Vlaamse overheid K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 6
Beleids- en BeheersCyclus (BBC) Krachtlijnen (Verslag aan VLAREG): Beleidsfunctie van de beleidsrapporten Autorisatiefunctie van het budget Functionele indeling Eén registratiesysteem, meerdere soorten rapporten Boekhouding: methode dubbel boekhouden Financieel evenwicht Gemeentelijke bijdrage aan het OCMW K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 7
Beleids- en BeheersCyclus (BBC) BELEIDS- EN BEHEERSCYCLUS TECHNISCH BEHEER + BELEID Registratiesysteem Aanrekeningsregels Waarderingsregels Kredietbewaking adhv transactie- en verbinteniskredieten Beheersrapporten Aanpassing beheerssysteem aan organisatie (bv. beleidsdomeinen en -items, ) Beleidsrapporten Keuze prioritaire beleidsdoelstellingen Niet-financiële gegevens in boekhouding K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 8
Spanningsvelden ORGANISATIE OMGEVING Operationele doelstellingen Tactische doelstellingen Strategische doelstellingen Middelen Activiteiten Prestaties Effecten Kostensoorten Kostenplaatsen Kostendragers ORGANISATIESTRUCTUUR K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 9
Spanningsvelden MEERJARENPLAN ORGANOGRAM BUDGET/BOEK- HOUDING/AUDIT K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 10
Spanningsvelden MEERJARENPLAN SOFTWARE ORGANOGRAM BUDGET/BOEK- HOUDING/(AUDIT) K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 11
Spanningsvelden MEERJARENPLAN SOFTWARE ORGANOGRAM BUDGET/BOEK- HOUDING/(AUDIT) K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 12
Reflecties De Beleids- en BeheersCyclus is: NUTTIG ÉN NOODZAKELIJK MOGELIJK MAAR... K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 13
Reflecties NUTTIG EN NOODZAKELIJK Gebrek aan organisatie/planning in de organisatie 1 20 19 50 10 Gebrek aan controle in de organisatie 1 23 19 48 9 Te geringe controle op andere lokale besturen (bv. OCMW, gemeentelijke VZW's, etc.) 5 25 24 37 9 Te w einig personeel 9 21 28 26 15 Moeilijkheden als een gevolg van een gebrek aan duidelijke en consistente regelgeving 3 24 32 36 6 Gebrek aan kennis in de organisatie 4 30 28 33 5 Gebrek aan politieke steun voor veranderingsinitiatieven 6 29 31 32 3 Gebrek aan informatie (bv. over de outputs van uw bestuur) 3 28 35 32 2 Gebrek aan steun vanuit de andere diensten 3 28 41 24 3 Gebrek aan steun vanuit het managementteam 13 42 27 12 6 Achterstand in de boekhouding 36 35 13 13 3 Gebrek aan geschikte informatica softw are 20 44 23 12 2 Problemen met het leggen van de relatie tussen facturen en bestelbons 24 51 13 11 1 0% 20% 40% 60% 80% 100% K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 14 Helemaal niet Eerder niet Noch niet/w el Eerder w el Helemaal w el
Reflecties MOGELIJK: begroting gemeente Oostrozebeke K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 15
Reflecties MOGELIJK: doelstellingennota gemeente Oostrozebeke K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 16
Reflecties MOGELIJK: stand van zaken beleidsnota populatie vs. piloten 35 30 30 25 20 15 10 12 16 8 24 20 20 20 21 18 10 Populatie % Piloten % 5 0 0 Geen beleidsnota BN zonder doelstellingen BN met doelstellingen geen link BN met doelstellingen beperkte link BN met doelstellingen gematigde link BN met doelstellingen sterke link > Bevraging gemeenteontvangers 2008-2009 respons 80% K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 17
Reflecties MAAR Capaciteit Software Politieke continuïteit en betrokkenheid Steun van de top / dynamiek MAT Trekker Ervaringen met vorige veranderingstrajecten Organisatiecultuur Ontwikkelingskloof Gebruikskloof. K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 18
Eindbeschouwing MAAR Er is voldoende capaciteit (personeel, middelen) binnen mijn bestuur om een degelijke beleidnota op te maken 40 35 30 35 30 25 20 18 15 12 10 5 6 0 Helemaal oneens Eerder oneens Noch oneens/eens Eerder eens Helemaal eens > Bevraging gemeenteontvangers 2008-2009 respons 80% K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 19
Reflecties MAAR De politieke bereidheid om een strategisch plan op te maken is in mijn bestuur aanwezig 35 32 30 25 26 24 20 15 12 10 5 6 0 Helemaal oneens Eerder oneens Noch oneens/eens Eerder eens Helemaal eens > Bevraging gemeenteontvangers 2008-2009 respons 80% K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 20
Reflecties ECHTER: De verplichte invoering van het strategische meerjarenplan zal een goede zaak zijn voor mijn bestuur 50 45 46 40 35 30 25 20 15 10 5 4 16 22 12 0 Helemaal oneens Eerder oneens Noch oneens/eens Eerder eens Helemaal eens > Bevraging gemeenteontvangers 2008-2009 respons 80% K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 21
Eindbeschouwing Echter: TINA Nu zijn er zaken waarmee drie diensten tegelijk bezig zijn in realiteit zou het wel eens kunnen dat er een boom moet gekapt worden en dat er plots drie mannen met een kettingzaag staan, elk voor een andere dienst Dat is hier dus al bijna gebeurd he Dat frustreert me dat zulke zaken zo weinig planmatig aangepakt worden. K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 22
Partners K.U.Leuven Instituut voor de Overheid Centrum voor Lokale Politiek Universiteit Gent Centrum voor Overheid en Recht Universiteit Hasselt Onderzoeksgroep Management & Bestuur Universiteit Antwerpen Departement Handelswetenschappen en Bestuurskunde K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 23
Informatie Algemeen secretariaat Steunpunt beleidsrelevant onderzoek BESTUURLIJKE ORGANISATIE VLAANDEREN Parkstraat 45 bus 3606 - B-3000 Leuven Tel: 0032 16 32 36 10 - Fax: 0032 16 32 36 11 sbov@soc.kuleuven.be www.steunpuntbov.be K.U.Leuven Instituut voor de Overheid 24