1 3.2 BELEID VIR BUITELANDSE BETALINGS VOLGENS DIE REGULASIES VAN DIE SUID- AFRIKAANSE RESERWEBANK EN DIE UNIVERSITEIT STELLENBOSCH Beleidnmmer: 006A/06/04 Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne ss bepaal deur die Reserwebank van Suid-Afrika wat geld indien die US buitelandse betalings wil maak, hetsy aan buitelandse ndernemings f buitelandse persne. Die beleid bepaal die dkumentasie wat bendig wrd vir ʼn buitelandse betaling. Beleid: Daar is twee tipe betalings waarvr aansek geden kan wrd: ʼn buitelandse wissel / tjek ( draft ) f ʼn bankrdrag / telegrafiese rdrag ( Swift transfer ) ʼn Wissel is geldig vir ses maande. Die US besit nié ʼn kredietkaart vir buitelandse betalings nie. KOSTES Die kste verbnde aan ʼn wissel is tans minimum R100.00 (BTW ingesluit) en ad valrem 0,35% + BTW, met ʼn maksimum kste van R400.00 (BTW ingesluit). Die kste vir ʼn bankrdrag is tans minimum R100.00 (BTW ingesluit) en ad valrem 0.35% + BTW, met ʼn maksimum kste van R400.00 (BTW ingesluit). n Addisinele bedrag van R100.00 ( Swift fi) wrd k gehef. Die US verkies m indien mntlik, ʼn bankrdrag aan te vra, aangesien die transaksie vinniger en veiliger is. Die geld wat rgedra wrd is binne twee werksdae nadat die transaksie by ns bank afgehandel is, in die rsese rekening beskikbaar. (Dit neem slegs langer wanneer ENB die geld nie direk na die betrkke rsese bank kan rplaas nie en van ʼn intermediêre rsese bank gebruik met maak m die geld namens hulle r te plaas.) Wanneer ʼn wissel geps wrd, neem dit sms baie lank m sy bestemming te bereik (die wissel wrd met gewne lugps geps, tensy die Departement dit self p ʼn ander manier wil ps/kerier) en daar is altyd ʼn mntlikheid dat die wissel verlre kan raak. Slegs wanneer die bedrag baie klein is (kleiner as USD/EUR/GBP 100.00) en die begunstigde nie ʼn bankrdrag verkies nie, reik ENB eerder ʼn wissel uit, aangesien smmige rsese banke ekstra bankkste vra vir bankrdragte met ʼn klein waarde. Smmige rsese banke vra ekstra bankkste vir bankrdragte. Die maatskappy met dit s aandui p sy faktuur, anders wrd die bedrag afgetrek van die ttaal van die faktuur. Indien die maatskappy weet wat die kste is, kan hulle dit aandui p hul faktuur, andersins met hulle net nem dat die betrkke departement vir die rsese bankkste k verantwrdelik is. In s ʼn geval vra ns net vir ENB m die ekstra bankkste van ns rekening te verhaal wanneer die rsese bank die kstes aan hulle deurgee (sms eers ʼn paar weke na vltiing van transaksie). Details f charges p Vrm A van die bank wrd dan ur gemerk anders is dit utmaties share, wat beteken dat ns die plaaslike bankkste betaal en die begunstigde die rsese bankkste. Sms is daar meer as een rsese bank betrkke wanneer ʼn bankrdrag na ʼn spesifieke rsese bank geden wrd. ENB het net sekere banke met wie hulle transaksies kan den en indien ns van s ʼn intermediêre bank gebruik met maak, kan hierdie bank k kstes vra. Daar kan dus gevalle wees waar meer as een rsese bank kstes vra die Departement is verantwrdelik vir die rsese bankkstes van albei banke.
2 Die Suid-Afrikaanse Reserwebank is verantwrdelik m beheer uit te efen r alle buitelandse transaksies en die banke (en dus k die US) is daarm nderwrpe aan sekere reëls en regulasies in terme waarvan alle buitelandse transaksies met plaasvind. Indien enige transaksie buite hierdie reëls f regulasies val, met daar skriftelik by die Suid-Afrikaanse Reserwebank (SARB) aansek geden wrd vrdat s ʼn transaksie betaal mag wrd. Die kste verbnde aan s ʼn aansek is tans R650.00 en ENB hanteer sulke aanseke namens die US. Die wagtydperk vir ʼn antwrd van die SARB is gewnlik ʼn paar weke. DOKUMENTASIE INGEDIEN MOET ALTYD AAN DIE VOLGENDE VEREISTES VOLDOEN: Fakture met in Engels wees die bank aanvaar geen fakture in vreemde tale nie. Indien die Departement nie ʼn Engelse faktuur kan bekm nie, met ʼn vlledige vertaling van die faktuur saam met die rsprnklike ingedien wrd as bewys. Alle fakture met altyd aan die Universiteit Stellenbsch uitgemaak wees en ʼn faktuurnmmer en datum met vrsien wrd, anders sal die betrkke faktuur nie betaal kan wrd nie. Die US se adres met k getn wrd. Indien ʼn jaar verstryk het vandat ʼn faktuur uitgereik is, met Reserwebankgedkeuring verkry wrd m die faktuur te betaal. Die aansekfi van R650.00 is betaalbaar deur die betrkke departement. Geen betaling kan p ʼn kwtasie f ʼn staat geden wrd nie. Die vlgende inligting met p die dkumentasie vrkm: Naam van begunstigde (vrletters en van indien persn). Orsese adres van begunstigde (fisiese wnadres indien persn). Bedrag betaalbaar en valuta/geldeenheid. Daar met altyd ʼn bewys wees van waar die fie verkry is fie met nie net ingevul wrd p bestelvrms f registrasievrms snder m ʼn bewys aan te heg waar die fie aangedui wrd nie. Rede vir betaling / waarvr betaling aangevra wrd. Indien ʼn beseker betaal wrd (hetsy vergeding f terugbetaling van uitgawes): rede vir besek (navrsing; gasspreker; dsent) tydperk van besek (datums) In geval van registrasie vir ʼn knferensie met die naam van die knferensie en wanneer dit plaasvind (datums) vrsien wrd. In geval van ʼn bankrdrag met vlledige bankbesnderhede vrsien wrd: vlledige naam van Bank en Swift kde; adres; IBAN ( Internatinal Bank Accunt Number) / rekeningnmmer; bankkde: Verenigde Kninkryk Srt cde ses syfers VSA & Kanada Ruting/ABA/Fedwire number nege syfers Eurpa BLZ number / BIC number ag syfers Die IBAN bestaan uit die rekeningnmmer en die bankkde en met k aangedui wrd wanneer dit p die faktuur / bewysstuk vrkm.
3 Die Suid-Afrikaanse Reserwebank vereis altyd rsprnklike bewysstukke, maar die U.S. het tans testemming m fakse te gebruik. Slegs duidelik leesbare fakse is aanvaarbaar. Fakture wat as ʼn aanhangsel per e-ps gestuur wrd en deur die Departement uitgedruk wrd, kan k as bewys gebruik wrd. Indien registrasie vir knferensies r die internet geden wrd, met elke persn wat die knferensie bywn ʼn ingevulde registrasievrm uitdruk en k seker maak dat al die ndige inligting r die knferensie (naam van knferensie / wanneer (datums) dit plaasvind / rsese adres / fie betaalbaar) daarp vrkm f ekstra uitdruk en saam met die registrasievrm indien. Waar ʼn vruitbetaling vir invere p ʼn Prfrma geden wrd, met die rsprnklike kmmersiële faktuur wat saam met die gedere ntvang wrd altyd na Finansiële Dienste gestuur wrd vir indiening en kntrle by ENB. Die Reserwebank den gereeld inspeksies by die banke waartydens die US enige vereiste dkumentasie met kan tn. BETALINGS IN RAND Indien ʼn rsese maatskappy ns in Rand faktureer, betaal ns die ekwivalent van die Rand in die betrkke valuta, mgeskakel teen die kers van die dag van die transaksie. Suid-Afrikaanse maatskappye wat in buitelandse valuta faktureer, wrd in Rand betaal die R- ekwivalent van die valuta p die dag van die transaksie Indien ʼn rsese maatskappy ns in Rand faktureer en bankbesnderhede van ʼn Suid-Afrikaanse rekening verskaf, met hulle aandui f dit ʼn ZAR-rekening f ʼn buitelandse valuta-rekening is. Wanneer ʼn knferensie deur ʼn rsese maatskappy gereël wrd maar in Suid-Afrika plaasvind, mag die fie slegs in Rand betaal wrd. Indien fie in ʼn buitelandse valuta is en rsese bankbesnderhede verskaf wrd, mag ns nie betaling na die buiteland den snder SARB gedkeuring nie. S ʼn aansek ks R650.00 en is betaalbaar deur die betrkke departement. BETALINGS AAN STUDENTE OF WERKNEMERS VAN DIE US Wanneer ʼn Suid-Afrikaanse Burger ( Resident f Suth Africa ) rsee wn en werk, mag ns die persn nié in valuta betaal nie. ʼn Betaling in Rand na ʼn Suid-Afrikaanse bankrekening mag geden wrd. Indien die universiteit/instansie waar die persn werksaam is die US faktureer, kan ns hulle in valuta betaal. Slegs wanneer ʼn persn na die betrkke land emigreer het en bewys vir ENB kan lewer, mag hy in buitelandse valuta betaal wrd. Wanneer ʼn Resident f Suth Africa (student f werknemer van die US) tydelik rsee gaan (vir bv. navrsing f studie vir ʼn paar maande) kan ns nie betalings in vreemde valuta aan die persn den nie. Daar kan aansek geden wrd na die Valuta Beheerraad ( Exchange Cntrl Bard ) neem ngeveer 3-4 maande. Die US met verklaar waarvr hierdie persn rsee gaan en he die US daarby gaan baat vind.
4 ALGEMENE BETALINGS WAT NIE RESERWEBANKGOEDKEURING VEREIS NIE EN TIPE DOKUMENTASIE VEREIS (Rekeningnmmers wat gebruik met wrd is in hakies aangedui) Ledegeld & Subskripsie (2075 / 1443) Subskripsievrm / hernuwing van lidmaatskap/subskripsie kennisgewing Beke / Tydskrifte / Publikasies (1445 / 1435) / Bestelvrm Ntas (1043) Bladkste / Publikasiekste / Herdrukke (3144) Abstrak/manuskrip vrleggingsfi vir publikasie/vrlegging by knferensie (3144) / Amptelike dkumentasie van knferensie waar vlledige besnderhede vir vrlegging van abstrak vrkm. Advertensies (2403) Eksamengelde (1093) Ontledingsdienste (1771) Kpiereg (2085) SARB aansek met geden wrd (R650.00 fi) Sagteware lisensie (1895) SARB aansek met geden wrd (R650.00 fi) (US het tans testemming m vir ʼn sekere bedrag sulke betalings te den) en Afskrif van kntrak tussen US en instansie waarp vlledige besnderhede vrkm. Sagteware nderhud ( maintenance fees ) (1895) en Afskrif van kntrak tussen US en instansie waarp vlledige besnderhede vrkm. Sagteware wat afgelaai wrd vanaf rekenaar (1895) SARB aansek met geden wrd (R650.00 fi)
5 Herstel van apparaat/terusting (1455) Onderhud van apparaat (1455) Registrasie vir knferensie (2063) Registrasievrm vir elke persn wat knferensie gaan bywn vlledig ingevul, ask vlledige besnderhede van knferensie. Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van elke persn wat die knferensie gaan bywn. Akkmmdasie tydens knferensie (1155) Dikwels wrd akkmmdasie deur die rganiseerders van die knferensie gereël en vrm dit deel van die registrasievrm f daar is ʼn aparte vrm vir akkmmdasie. Vrsien dan ʼn vrm met vlledige besnderhede van elke persn wie se akkmmdasie betaal met wrd, ask besnderhede van die knferensie ten psigte waarvan die akkmmdasie betaal wrd (naam en datum van knferensie met aangedui wrd). As persn self sy akkmmdasie tydens die knferensie met reël: faktuur van htel / gastehuis / instansie waar persn tuisgaan. Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van elke persn wie se akkmmdasie betaal wrd. Akkmmdasie tydens rsese besek (1155) van htel / gastehuis / instansie waar persn tuisgaan. Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van elke persn wie se akkmmdasie betaal wrd. Betaling van vliegtuigkaartjie vir rsese beseker direk aan reisagent (1155) van reisagent aan US. Terugbetaling van uitgawes aan rsese beseker: vliegtuigkaartjie (1155) van persn/instansie aan US met afskrif van vliegtuigkaartjie wat bedrag bevestig. (Indien die kaartjie nie meer beskikbaar is nie, met ʼn faktuur van die reisagent wat aandui dat die kaartjie reeds betaal is, ingedien wrd as bewys. Wanneer kaartjie elektrnies bespreek wrd, met ʼn uitdruk wat die bespreking bevestig en ʼn bewys van betaling verskaf wrd.) (Terugbetaling van enige ander diverse uitgawes ss akkmmdasie, etes, telefn, mtrhuur, ens. met in Rand aan die beseker terugbetaal wrd vrdat hy die land verlaat.) Klasgelde / kursusgelde (2063) van universiteit / instansie waar persn die kursus gaan bywn. Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van persn wat rsee gaan.
6 Internasinale Kantr Stellenbsch & Tygerberg (terugbetaling van akkmmdasie depsit/ klasgelde / elektiewe fie aan internasinale studente) (2845) Amptelike brief van Departement (p US/Departementele briefhf) waarp rede vir terugbetaling, bedrag, vrletters en van begunstigde, rsese adres en vlledige bankbesnderhede verskaf wrd. Bankbewys van US se bank wat tn dat geld p US rekening inbetaal is. (Slegs kwitansie f bewys van rsese bank wat inbetaling tn is nie vldende bewys nie.) Enige terugbetaling van gelde van rsese persn/instansie ntvang (bv. registrasie vir knferensie in Suid-Afrika) (1667) Amptelike brief van Departement (p US/Departementele briefhf) waarp rede vir terugbetaling en k alle ndige inligting verskaf wrd. Indien registrasiefie terugbetaal wrd, met kpie van registrasievrm waarp vlle naam en rsese adres van die betrkke persn aangedui wrd, aangeheg wrd. Bankbewys van US se bank wat tn dat geld p US rekening inbetaal is. (Slegs kwitansie f bewys van rsese bank wat inbetaling tn is nie vldende bewys nie.) Eksterne eksaminatr / prmtr / medeprmtr / studieleier / medestudieleier (deur Afdeling Kursusse aangevra) (2197) Aanstellingsbrief van afdeling Kursusse en vergeding van eksterne eksaminatr vrm vlledig ingevul met die bedrag in USD aangedui (daar met duidelik genem wrd ten psigte van watter kandidaat die eksaminatr verged wrd). Eksterne Eksaminatrs wrd verged p ʼn basis van R2.00 = USD1.00. Alle fie in Rand wrd mgeskakel na USD. Indien die persn verkies m in ʼn ander valuta verged te wrd, wrd dit s aangedui vir die bank en hulle den die mskakeling van USD na die betrkke valuta. Aangesien die werk in die buiteland verrig wrd, wrd daar nie belasting gehef p die vergeding wat Eksterne Eksaminatrs ntvang nie. Vergeding van buitelandse beseker (navrser/gasspreker/dsent) Vlledige faktuur van persn aan US. (2197) ʼn Afskrif van die uitndigingsbrief ss pgestel deur die Internasinale Kantr met aangeheg wrd. ʼn Afskrif van die persn se pasprt met aangeheg wrd. Die pasprt met deur die Internasinale Kantr gestempel en nderteken wrd vrdat die versek vir betaling na afdeling Finansiële Dienste gestuur wrd. ʼn Afskrif van die visum met aangeheg wrd en met geëndsseer wees vir nderrig f navrsing aan die US (f met die aanbeveling van die Internasinale Kantr p ʼn afskrif van die besekersvisum). Die visum met deur die Internasinale Kantr gestempel en nderteken wrd vrdat die versek vir betaling na afdeling Finansiële Dienste gestuur wrd. 25% Belasting is betaalbaar deur alle buitelanders wat enige vrm van vergeding van die US ntvang. Vlledige faktuur van instansie waar persn werksaam is uitgemaak aan US. (2195) Afskrif van uitndigingsbrief / pasprt / visum wrd nie bendig nie. Geen belasting wrd afgetrek nie.
7 Vergeding vir diens gelewer in buiteland deur persn (2197) / instansie (2195) Vlledig faktuur van persn / instansie aan US wat duidelik aantn dat die werk in die buiteland verrig is. Geen belasting wrd afgetrek nie. Vergeding van besekende kunstenaar (dept. Musiek) (2197) Afskrif van kntrak ss pgestel deur Departement Musiek en geteken deur albei partye (US en kunstenaar). Alle ndige inligting (naam en rsese adres van kunstenaar, rede en tydperk van besek, bedrag betaalbaar, ens.) met p die kntrak vrkm. ʼn Afskrif van die persn se pasprt met aangeheg wrd. ʼn Afskrif van die visum met aangeheg wrd en met geëndsseer wees vir ptredes by die Universiteit Stellenbsch f ʼn afskrif van die besekersvisum met aangeheg wrd. Belasting is betaalbaar ss bevestig met die Ontvanger van Inkmste deur die Departement Musiek. Buitelandse besekers ntvang nie daggelde nie. Hulle kan slegs betaling ntvang vir uitgawes waarvr bewyse gelewer kan wrd. Enige ander betaling wrd as vergeding besku. Daggelde vir US werknemers wat rsee gaan (in USD aangedui in die Finansiële Beleid) wrd mgeskakel na Rand en deur Finansiële Dienste aan hulle uitbetaal daggelde wrd nie in buitelandse valuta uitbetaal nie. Wanneer enige betaling aan ʼn buitelandse persn geden wrd, hetsy terugbetaling van uitgawes f vergeding, is ʼn amptelike brief van die Departement nie vldende bewys nie. Buitelandse betalings ten psigte van registrasie, akkmmdasie, vliegtuigkaartjies, klasgelde / kursusgelde, ens. kan slegs ten psigte van US persneel f US studente geden wrd. Indien betalings vir ʼn derde party geden met wrd, met die vlgende prsedure gevlg wrd: Indien die betrkke persn ʼn Suid Afrikaner is, bendig Finansiële Dienste ʼn brief van die betrkke departement (p ʼn US briefhf) wat mtiveer waarm die US verantwrdelik is vir sy/haar uitgawes. ʼn Kpie van die persn se identiteitsdkument met aan die bank vrsien wrd. Indien die betrkke persn ʼn buitelander is, met Finansiële Dienste Reserwebank gedkeuring verkry vrdat betaling finaliseer kan wrd. ʼn Mtiveringsbrief (p ʼn US briefhf), ask ʼn duidelik leesbare kpie van die betrkke persn se pasprt wrd bendig. Die aansekfi is R650,00 en neem gewnlik ʼn paar weke m gedgekeur te wrd. (Die US se bank den die aansek namens die US.) Indien betaling van vliegtuigkaartjies geden wrd vir persne wat nie na Suid-Afrika km nie (dus buitelandse vlugte), met SARB aansek k eers geden wrd. Psgeld / verskepingskste wat gehef wrd indien instansie gedere kstels aan US verskaf (1125) Vlledige faktuur aan US.
8 INVOERE Vruitbetaling Gedere wrd eers gelewer wanneer die buitelandse firma betaling ntvang het. Geen betaling mag p ʼn kwtasie geden wrd nie. Tydens vruitbetaling kan betaling p ʼn prfrma (vrlpige) faktuur geden wrd. Wanneer die gedere ntvang wrd, met alle rsprnklike inklaringsdkumente saam met die rsprnklike faktuur van die inklaringsagent (bv. Dck s Shipping, DHL, FEDEX) na Finansiële Dienste (R. Kriel) gestuur wrd. Dit sluit in die Bill f Entry, Air Waybill (lugvrag) f Bill f Lading (seevrag), Custms Release Ntificatin (SARS) en die Cmmercial Invice. Al vier hierdie dkumente met ingedien wrd as bewys dat die gedere ntvang is. Indien dit slegs ʼn pakkie is wat by die Pskantr afgehaal wrd, met die uitdruk van die Pskantr wat die BTW en klaringskste aandui ( manifest print ) saam met die kwitansie as bewys van ntvangs van gedere ingedien wrd. Al hierdie bewysstukke met by die bank ingedien wrd as bewys dat die gedere waarvr betaal is, wel die land ingekm het. Indien duur gedere vruitbetaal wrd, mag ns, vlgens Reserwebankregulasie, slegs die faktuur betaal tt en met ʼn bedrag van R250,000.00. Wanneer die gedere in ʼn geie testand ntvang is en die kmmersiële faktuur en inklaringsdkumente verskaf wrd, mag die balans van die faktuur betaal wrd. Indien die bedrag grter as R250,000.00 is en die verskaffer die vlle betaling van die faktuur vereis vrdat die gedere vervaardig / gelewer wrd, met ʼn aansek by die Reserwebank ingedien wrd. S ʼn aansek ks tans R650.00 en die betrkke Departement is vir hierdie kste verantwrdelik. ENB den namens die US aansek by die SARB en slegs wanneer gedkeuring van die aansek ntvang is, kan die bank vrtgegaan met die betaling van die betrkke faktuur. Gedere reeds ntvang Betaling geskied wanneer die gedere in ʼn geie testand ntvang is. Die kmmersiële faktuur en bewys van ntvangs van gedere wrd bendig vrdat betaling kan geskied. Indien gedere per ps ntvang is, met die pskantrbewys ( manifest print ) en kwitansie wat tn dat BTW en klaringskste betaal is, ingedien wrd. Indien daar van ʼn inklaringsagent ss Dck s Shipping gebruik gemaak is, met alle inklaringsdkumente ingedien wrd as bewys dat die gedere ntvang is. Die faktuur van die inklaringsagent met saam met die Bill f Entry, Airwaysbill (lugvrag) f Bill f Lading (seevrag), Custms Release Ntificatin (SARS) en die Cmmercial Invice na Finansiële Dienste (R. Kriel) gestuur wrd. ʼn Packing slip is nie vldende bewys nie. Vrbeelde van invere: sagteware / rekenaarmateriaal (1895 / 1885) navrsingsmateriaal (3107) verbruikbare materiaal (1405) chemikalieë (1323) terusting (6975)
9 beke (1445) ntas (1043) bladmusiek (1434) vide (1693) BUITELANDSE BESOEKENDE AKADEMICI AAN DIE US: REëLINGS IN VERBAND MET VISUMS EN VERGOEDING Hierdie stel riglyne en reëlings het betrekking p nie-suid-afrikaanse buitelandse akademici wat Stellenbsch vir ʼn beperkte tyd besek en met wie daar geen permanente werksverhuding bestaan nie. Alle besekende akademici wat aan die akademiese prgram van Stellenbsch Universiteit deelneem, met r ʼn geldige tydelike verblyfpermit beskik: Alle besekende akademici vir ʼn tydperk van drie maande en langer, met hul naaste Suid- Afrikaanse missie kntak en betyds aansek den vir ʼn tydelike verblyfpermit. Alle besekende akademici vir ʼn tydperk krter as drie maande met ʼn pasprt van ʼn land met visum-vrystelling (EU; VSA; VK) kan by aankms in Suid-Afrika aanmeld by die immigrasiebeampte met die versek vir ʼn besekersvisum met ʼn endssement vir navrsing f nderrig aan Stellenbsch Universiteit. Die vlgende dkumentasie wrd vereis: Briewe van die tuisuniversiteit en Stellenbsch wat die termyn en rede van verblyf verstrek. ʼn Pasprt wat ng vir 30 dae na die verstryking van verblyf geldig is met minstens 2 vlle skn bladsye. Bewys van finansiële middele m lewenskste hier te dek. Retervliegkaartjie f bewys van vldende fndse f kntantdepsit (waarde van terugvlug). Alle besekende akademici vir ʼn tydperk krter as drie maande met ʼn pasprt van ʼn land wat ʼn besekersvisum vereis, met hul naaste Suid-Afrikaanse missie kntak en betyds aansek den vir ʼn tydelike verblyfpermit. Inligting insake SA missies: www.dfa.gv.za/freign/sa_abrad/index.htm Uitndigings aan besekende akademici/knsultante met die vlgende insluit: ʼn Standaard uitndigingsbrief met die ndige bigrafiese inligting en ndernemings insake die aard van die besek en dat daar geen permanente werksverhuding met die beseker bestaan nie. Inligting r die visum-vereistes. Baie duidelike inligting r die finansiële reëlings rndm die besek en dat hnraria slegs uitbetaal kan wrd met die tepaslike besekersvisum met endssement. Verdere inligting, elektrniese vrmbrief: Lidia du Plessis, Internasinale Kantr, lidia@sun.ac.za, tel. 808-2607. Betalings aan buitelandse besekende akademici: Buitelandse besekende akademici mag slegs vergeding f ʼn hnrarium ntvang indien die persn se besekersvisum geëndsseer wrd vir nderrig f navrsing aan Stellenbsch f met die aanbeveling van die Internasinale Kantr p ʼn afskrif van die besekersvisum. Enige vrm van vergeding is nderhewig aan 25% belasting. Op versek van die Internasinale Kantr kan die Afdeling Vergeding ʼn belastingsertifikaat uitreik. Die beseker kan self direk by die SAID in Bellville aansek den vir ʼn nmiddellike aanslag. Verdere inligting: Lidia du Plessis, Internasinale Kantr, lidia@sun.ac.za, tel. 808-2607. Werklike uitgawes verbnde aan die besek mag belastingvry aan die beseker uitbetaal wrd f direk aan die diensverskaffer (verkieslik). Verseke vir uitbetalings: Uitbetaling van hnraria in Rand: Mnr Faizel Rhde, Afdeling Menslike Hulpbrnne, tel. 808 2968. Tjekrekwisisie PLUS afskrif van die uitndiging PLUS afskrifte uit die persn se pasprt (bigrafiese inligting en die betrkke visum)
10 Uitbetaling van direkte uitgawes: Afdeling Finansiële Dienste (ss van tepassing by enige uitbetalingsversek) Tjekrekwisisies met die ndige brndkumente Uitbetaling in ʼn buitelandse geldeenheid (vergeding/vliegtuigkaartjie): Me Riana Kriel, Afdeling Finansiële Dienste, tel. 808-2967. Sleutel Rekwisisie in (EAS199P en EAS204P) PLUS faktuur gerig aan die US nderteken deur die beseker met afskrif van uitndigingsbrief, pasprt en visum, ask bewys van vliegtuigkaartjie. Hu asseblief die Internasinale Kantr p hgte van beseke deur afskrifte van uitndigings te stuur aan Lidia du Plessis, Internasinale Kantr, lidia@sun.ac.za, tel 808 2607. PROSEDURE WAT DEUR DEPARTEMENT GEVOLG MOET WORD VIR AANSOEK VAN BUITELANDSE BETALING Betaling vir invere ( trade payments ) Die vlgende prgramme wrd gebuik vir die insleutel en gedkeuring van ʼn buitelandse rekwisisie: EAS199P en EAS204P. Die rekwisisievrm en faktuur wrd na Aankpe gestuur. Gedere ntvangs wrd p EAS213P geden wanneer die gedere uit die buiteland ntvang wrd. ʼn Navraagprgram, EAS215P, kan gebruik wrd m te kyk p watter status die rekwisisie is en inligting aangaande die afgehandelde rekwisisies kan k hier gesien wrd. Indien duur terusting ingever wrd, kan daar vir ʼn Kredietbrief, Valuta-termynkntrak f ʼn vruitbetaling aansek geden wrd. Hierdie aanseke wrd deur Finansiële Dienste f Aankpe hanteer - Aankpe vul die ndige vrms in wanneer invere betrkke is. Die rsese maatskappy kan ʼn kredietbrief ( letter f credit ) van die US vereis. ʼn Kredietbrief is ʼn waarbrg wat deur die bank uitgereik wrd aan die begunstigde (f hul bankiers) dat betaling sal geskied indien die transaksie afgehandel wrd in terme van die vrwaardes ss uiteengesit in die kredietbrief. Daar is verskillende tipe kredietbriewe die Bank sal besluit watter tipe die beste is vir die spesifieke transaksie. ʼn Valuta Termyn Kntrak (VTK) (Frward Exchange Cntract / FEC frward cver ) kan pgestel wrd. Dit is ʼn kntrak tussen twee partye (die US en die Bank) m ʼn spesifieke geldeenheid vir ʼn ander te ruil p ʼn spesifieke datum in die tekms teen ʼn kers ss reengekm by die pstelling van die kntrak. Die rsese maatskappy kan ʼn vruitbetaling vereis. Vlgens SA Reserwebankregulasies mag ns die faktuur tt en met R250,000.00 vruitbetaal. Indien die bedrag wat ns vruit met betaal meer as R250,000.00 is, met daar by die Reserwebank aansek geden wrd vir gedkeuring. S ʼn aansek ks tans R650.00 en FNB Krpratief den namens die US aansek by die Reserwebank vir gedkeuring. Die res van die faktuur mag betaal wrd wanneer die gedere ntvang is en inklaringsdkumente aan die Bank getn kan wrd.
11 Enige ander betaling waar geen invere betrkke is nie ( nn-trade payments ) Die vlgende prgramme wrd gebuik vir die insleutel en gedkeuring van ʼn buitelandse rekwisisie: EAS199P en EAS204P. Die rekwisisievrm en faktuur/bewysstuk wrd na Finansiële Dienste gestuur. ʼn Navraagprgram, EAS215P, kan gebruik wrd m te kyk p watter status die rekwisisie is en inligting aangaande die afgehandelde rekwisisies kan k hier gesien wrd. Die US het ʼn reenkms met ENB m transaksies binne ʼn tydperk van een week te vlti. Indien daar dus ʼn sluitings/afsnydatum vir bv. registrasie is, met rekwisisies ten minste een week vr daardie datum reeds by Finansiële Dienste wees. Wissels wat deur die Bank uitgereik is, wrd teruggestuur aan Finansiële Dienste en per geregistreerde lugps aangestuur vir die begunstigde. Indien die Departement dit per kerier/geregistreerde lugps wil stuur, met hulle aandui dat die wissel aan hulle gestuur met wrd vir versending. Indien die betaling ten psigte van invere is, wrd die wissel na Aankpe gestuur vir versending. Wanneer ʼn bankrdrag geden wrd, wys die geld twee werksdae na die transaksiedatum in die rsese rekening. (Dit neem slegs langer indien daar meer as een rsese bank betrkke is by die transaksie.) Indien die rsese maatskappy/instansie ʼn bewys van die bankrdrag versek, is die Departement verantwrdelik daarvr m die bewys rsee te faks. Die bewys van die rdrag wrd dus per binneps na die Departement gestuur en hulle kan dit rsee faks f ps. Indien die betaling ten psigte van invere is, wrd die bewys na Aankpe gestuur en die bewys, bestelvrm en faktuur wrd deur Aankpe na die rsese Maatskappy gefaks. TERUGKOOP (KANSELLEER) EN STOP VAN WISSELS Indien ʼn wissel teruggekp (gekanselleer) met wrd, met die rsprnklike wissel saam met ʼn brief van die Departement wat die rede vir die kansellasie aandui, aan Finansiële Dienste stuur. Die wissel met agterp gestempel wrd met Finansiële Dienste se datumstempel en k agterp deur ʼn A- en B-handtekening geteken wrd. Finansiële Dienste stuur dan die wissel saam met ʼn brief waarin ns vra dat die wissel teruggekp wrd na die bank. Die bedrag wrd teruggekp teen die kers van die dag waarp die transaksie geden wrd (nié die kers waarteen dit uitgereik is nie). ʼn Bewys van die transaksie wrd aan Finansiële Dienste gestuur en nadat die bedrag p die state gekntrleer is, wrd ʼn jernaal geden waar die KP-Rek. waaruit die wissel aangevra is, gekrediteer wrd. Indien ʼn wissel wegraak in die ps f m een f ander rede gestp met wrd, wrd die vlgende prsedure gevlg: Die betrkke Departement is verantwrdelik vir enige kste verbnde aan die stp van ʼn wissel. Die kste wrd bepaal deur die rsese bank deur wie ns die wissel aangevra het. Die kste wrd verhaal van die KP-Rek. waaruit die transaksie rsprnklik aangevra is. ENB se beleid is m nie ʼn wissel te stp vrdat ʼn maand verstryk het vanaf die datum van uitreiking nie. Aanvraers van wissels met hierdie aspek in ag neem alvrens ʼn versek vir die stp en heruitreiking van ʼn wissel summier aan Finansiële Dienste gerig wrd. Die Departement met skriftelik (mem, brief) aan Finansiële Dienste kennis gee dat die wissel gestp met wrd en ʼn rede verskaf. Finansiële Dienste vul dan ʼn vrywaring vir die uitreiking van ʼn duplikaat vrm vir die bank in waarp besnderhede van die wissel en rede vir stp aangedui wrd. Hierdie vrm wrd deur ʼn A en B handtekening en twee getuies nderteken en na die bank gestuur.
12 Eers wanneer bevestiging van die bank ntvang is dat die wissel gestp is, kan ʼn nuwe transaksie, hetsy ʼn nuwe wissel f ʼn bankrdrag, aangevra wrd. Dit neem sms lank, aangesien ENB met wag vir bevestiging van die rsese Bank (deur wie ns die wissel aangevra het) dat die tjek nie reeds gewissel is nie. Kntak afdeling: Finansiële Dienste