DB 11-5-29 Agendapunt: o6 Sittard, 28 april 29 AAN HET DAGELIJKS BESTUUR Onderwerp: Auditplan 29 WRO inkoop en aanbesteden Voorstel 1. het Auditplan 29 WRO inkoop en aanbesteden vaststellen; 2. de Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden voor kennisgeving aannemen. In de vergadering van 27 april 29 heeft u ingestemd met de notitie over rechtmatigheid, het concept-normenkader 29 en het toetsingskader 29. Ook heeft u in dat verband kennis genomen van het concept-controleprotocol 29. Zoals aangegeven in het toetsingskader 29, dient met het in werking treden van de Waterschapswet met ingang van 29 onder meer het proces inkoop en aanbesteden te worden getoetst op financiële rechtmatigheid. Op uw verzoek zal dit in 29 door de concerncontroller gebeuren. Over de uitkomsten zal aan u worden gerapporteerd../. U treft als bijlagen hierbij aan: het Auditplan 29 WRO inkoop en aanbesteden; de Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden voor het aspect rechtmatigheid. In het Auditplan 29 WRO worden de auditactiviteiten van concerncontrol in 29 toegelicht en geplaatst in het kader van de integrale audit aanpak door concerncontrol. De Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden geeft inzicht in de reikwijdte en diepgang van de rechtmatigheidsaudit. Voorstel Ik stel u voor: 1. het Auditplan 29 WRO inkoop en aanbesteden vast te stellen; 2. de Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden voor kennisgeving aan te nemen. De secretaris/directeur wnd., ing. J.M.G. In den Kleef 952/LUT
Auditplan 29 WRO Inkoop en aanbesteden Vastgesteld door het dagelijks bestuur in de vergadering van... 948/LUT 1/5
Inleiding Onlangs heeft het DB ingestemd met een notitie over rechtmatigheid, het conceptnormenkader 29 en het toetsingskader 29. Met het in werking treden van de Waterschapswet met ingang van 29 zullen in de hele organisatie controles en audits worden uitgevoerd met het oog op de toetsing van de financiële rechtmatigheid. Het proces inkoop en aanbesteden behoort qua financiële omvang tot de belangrijkste processen, zoals blijkt uit onderstaand overzicht van de verschillende financiële processen in 29: Kosten WBL 51,6 mln (65%) Kosten kapitaallasten (rente en afschrijving) 1,2 mln (13%) Kosten personeel 9,8 mln (12%) Kosten inkoop en aanbesteding 6,4 mln (8%) Investeringen 15, mln Kosten overige 1,9 mln (2%) Vanwege het belang van het proces inkoop en aanbesteding, groot 6,4 mln, aangevuld met de omvang van de begrote investeringen in 29, groot 15 mln, wordt voorgesteld in 29 een verbijzonderde audit uit te voeren naar de rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen in 29. Hoewel het proces 'Kosten WBL' met een omvang van 51,6 mln het belang van inkopen en aanbesteden ( 6,4 mln plus 15 mln) ruimschoots overschrijdt, wordt vanwege governance aspecten (gemeenschappelijke regeling) en na overleg met de extern accountant voorgesteld in 29 het proces Kosten WBL niet te auditen. Het DB heeft in 28 te kennen gegeven een verbijzonderde audit (door de concerncontroller) naar inkopen en aanbesteden in 29 te wensen. Hierna wordt aangegeven met welke overige auditactiviteiten van concerncontrol bedoelde financiële rechtmatigheidsaudit zal worden geïntegreerd. Integrale audit Om doelmatigheidsredenen wordt de voorgestelde financiële rechtmatigheidstoets gecombineerd met: de toetsing van het proces inkoop en aanbesteding vanwege de ISO 91:2 norm; de audit gericht op het naleven van het vastgestelde integriteitbepalingen zoals vastgelegd in het Integriteitbeleid WRO met betrekking tot het inkopen en aanbesteden; de audit gericht op het bevorderen van de doelmatigheid van het inkopen en aanbesteden als gevolg van vastgestelde inkoop en aanbestedingsbeleid. Concreet bestaat de voorgestelde integrale audit uit: 1. het toetsen van inkoop en aanbesteding 29 met als doel oordeelsvorming over financiële rechtmatigheid en doelmatigheid. 2. het toetsen op naleving van bepalingen op het gebied van integriteit zoals door uw bestuur is vastgesteld voor het onderdeel inkopen en aanbesteden 3. het toetsen op conformiteit van proces inkopen en aanbesteden conform de ISO 91:2 norm. 948/LUT 2/5
Rapporteren over de uitkomsten van integrale audit Over de uitkomsten van de integrale audit zal aan het DB (en desgewenst aan het AB) worden gerapporteerd. Voorafgaand hieraan zullen (concept)rapportages met afdelingshoofd en directie worden besproken. Omdat de extern accountant zijn controlewerkzaamheden zal afstemmen op de opzet en werking van de interne organisatie, de administratieve organisatie en de interne controle, zal uit kostenoogpunt en met instemming van het bestuur, ook aan de extern accountant worden gerapporteerd. Jaarlijks bepalen DB en AB welk(e) financiële proces(sen) zullen worden onderworpen aan de verbijzonderde interne controle door de concerncontroller. Teneinde dit besluitvormingsproces te faciliteren zal door de concerncontroller, in overleg met afdelingshoofden en directie, jaarlijks een voorstel worden gedaan. Planning, uitvoering en rapportage integrale audit 29 De tijd die het plannen en uitvoeren van en rapporteren over de integrale audit vergt, wordt als volgt ingeschat. Direct tijdsbeslag Concerncontrol Fasen geïntegreerde audit 29 Mensuren Periode Planning 1 Gehele jaar 29 Uitvoering 4 (5 x8) Gehele jaar 29 Rapportage (*) 5 Begin 21 (*) Indien tussentijdse controle uitkomsten daar aanleiding toe geven zal ook tussentijds gerapporteerd worden. Dit is mede van belang als informatie voor het vaststellen van het definitieve controleprotocol in september 29. Direct tijdsbeslag Afdelingen ( BOA, NWO, BEHEER, MIDDELEN) per afdeling Fasen geïntegreerde audit 29 Mensuren Periode Planning 4 Mei 29 Assistentie bij uitvoering 4 Gehele jaar 29 Rapportage (*) 8 Begin 21 Totaal tijdsbeslag Mensuren Concern control 55 Alle afdelingen 28 Totaal 758 948/LUT 3/5
Toelichting op uren Concerncontrol Plannen van de integrale audit 29 Het plannen van de integrale audit 29 bestaat uit volgende activiteiten: a. het opstellen van concept-controleprogramma en bijbehorende checklisten (pva) op basis van overeengekomen kwaliteiteisen. Inhoudelijke analyse van benodigde toetscapaciteit; b. het maken van afspraken met en accorderen van pva door organisatie (DB vanwege verordening ex artikel 19a en MT); c. het opleiden, selecteren, aanwijzen en toewijzen van kwalitatief geschikte auditors (eventueel externe inhuur); d. het opstellen van een tijdplan voor de uitvoering van de audit op basis van beschikbaarheid van interne auditors en eventuele inhuur; e. het opstellen van een audit uitvoeringsplan per auditor. Uitvoeren van de integrale audit 29 Tot het uitvoeren van de integrale audit wordt gerekend: a. het instrueren van interne auditors, werkmethodiek vaststellen en bespreken, werkdocumenten invullen en rapporteren, formats communiceren met auditors; b. het maken van afspraken met afdelingshoofden voor het uitvoeren van audits: uitvoeringsplan per auditor; c. het uitvoeren audit; d. het rapporteren over de uitvoering en resultaten van de audit zo mogelijk a.d.h.v. rapportage formats eventueel verbetervoorstellen; e. het documenteren, dossiervorming en afsluiting; f. debriefing. De rapportage van de integrale audit 29 Het rapporteren omvat: a. het opstellen concept rapporten van bevindingen aan de hand van audituitkomsten (auditbevindingen); b. het bespreken concept rapporten met verantwoordelijken en zonodig aanpassen en verbeteracties initiëren; c. het presenteren van audit resultaten aan de hand van eindrapport aan afdelingshoofden, MT, DB en AB; d. het terugkoppelen van het definitieve rapport naar auditors en zo nodig naar externe auditors en/of accountant. 948/LUT 4/5
Toelichting op uren Afdelingen Plannen Het plannen van de audit betreft het maken van afspraken met de afdelingen over het verstrekken van benodigde documenten, dossiers en informatie Assisteren bij uitvoering Dit betreft het geven van feitelijke toelichting op benodigde informatie en antwoorden op gestelde vragen. Ook is hierbij inbegrepen het overleggen met direct betrokkenen en het afdelingshoofd. Rapporteren Het bespreken van concept en definitieve rapportages naar aanleiding van verrichte controlewerkzaamheden en ontvangen informatie. 948/LUT 5/5
Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden
Checklist Intern controleplan inkoop en aanbesteden WRO Werken, diensten en leveringen IC- functionaris + afdeling: Datum IC- controle: Proceseigenaar: van WRO V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 1. AO / IC, plaats inkoop in organisatie Wet- en 1.1 Verkrijg AO / IC-beschrijving + evt. (werk)instructies. Stel vast of deze (nog) actueel zijn. 1.2 Hoe is de inkoopfunctie inde organisatie geregeld? Centraal, decentraal of een combinatie? Toets op beleid. 1.3 Stel de plaats en de taak van de cluster Inkoop vast. Toets op beleid en functieomschrijving. 1.4 Stel vast of (actueel) beleid voor inkoop en aanbesteden is vastgesteld. 1.5 Stel vast of een (actuele) procedureregeling (handboek) voor inkoop / aanbesteden aanwezig is. 1.6 Stel vast hoe bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn geregeld. (zie o.a. delegatie- en mandaatregeling. Statuut budgetbeheer en Instructie budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden. Werkwijzer op intranet Beleid inkoop /aanbesteding + fijnstructuur WRO Beleid inkoop /aanbesteding + fijnstructuur WRO Beleid inkoop /aanbesteding Intranet / Infocentrum: zie inkoop en aanbesteding Intranet / Infocentrum: zie wet- en CC/m.routs/8-5-29/checklist I en A/versie 1
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 2. Stel vast of volgens wet- en, AO / IC - beschrijving + werkinstructies wordt gewerkt 2.1 Inkoop en aanbesteden Stel vast dat inkoop en aanbesteden volgens de weten plaatsvindt. Steekproef houden op: Wet- en Aanbestedingswet, Europese richtlijnen. WRO: Beleid inkoop en aanbesteden, Handboek inkoop en aanbesteden. 2.1.1 Juistheid procedure (soort procedure, bekendmaking, naleven termijnen, etc.) 2.1.2 Aanvraag offertes 2.1.3 Knippen van opdrachten 2.1.4 Correcte opstelling en toepassing van gunningcriteria 2.1.5 Volgen voorgeschreven administratieve procedure / checklisten Handboek (opdrachtbrief, mededeling aan andere aanbieders, etc.) 2.1.6 Heeft een bevoegd persoon de inkoopbeslissing genomen? 2.1.7 Gebruik algemene inkoopvoorwaarden WRO. Correct toegepast? 2.1.8 Bankgaranties. Zijn er richtlijnen opgesteld voor het aanvragen van bankgaranties? Zo ja, zijn de richtlijnen nageleefd? 2.2 Europees aanbesteden Stel vast dat Europees aanbesteden volgens de wet- en plaatsvindt. Steekproef houden op: Wet- en Aanbestedingswet, Europese richtlijnen. WRO: Beleid inkoop en aanbesteden, Handboek inkoop en aanbesteden. 2.2.1 Check op aanwezigheid aanbestedingskalender uitvoeren. Intranet / Infocentrum: zie inkoop en aanbesteding 2.2.2 Gegevens opdracht 2.2.3 Naam leverancier 2.2.4 Bedrag volgens contract, datum contract 2.2.5 Contractuele leverdatum / leverperiode 2.2.6 Actuele leverdatum / leverperiode 2.2.7 Datum publicatie in Publicatieblad EU 2.2.8 Budget of hoeveelheden zoals vermeld in het Publicatieblad EU CC/m.routs/8-5-29/checklist I en A/versie 1
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 2.2.9 Is er een bewijs van publicatie van de aankondiging? 2.2.1 Volgens welke procedure is de opdracht aanbesteed? Openbaar, niet openbaar, gunning van een raamovereenkomst, onderhandeling zonder / met aankondiging, anders n.l.... 2.2.11 Is een verklaring van de aanmelders / inschrijvers vereist? 2.2.12 Heeft de opdrachtgever de minimumeisen bekend gemaakt aan de leveranciers op het gebied van financieeleconomische draagkracht en technische bekwaamheid? 2.2.13 Bij een openbare procedure: Heeft de leverancier de Eigen Verklaring met gegevens tegelijkertijd met de offerte ingeleverd? 2.2.14 Bij een niet-openbare procedure: Zijn objectieve criteria door de aanbestedende dienst opgesteld en vooraf bekend gemaakt? 2.2.15 Bij onderhandeling zonder aankondiging in het Publicatieblad EU: heeft de opdrachtgever een rapport opgesteld waarin de redenen van de procedure uiteen zijn gezet? Zo ja, is voldaan aan de volgende cumulatieve voorwaarden: extreme urgentie, veroorzaakt door niet-voorzienbare externe factoren, die niet zijn toe te wijzen aan de opdrachtgever? 2.2.16 Is een proces-verbaal van de inschrijving / aanmelding opgesteld? 2.2.17 Heeft de opdrachtgever de selectieprocedure correct toegepast? 2.2.18 Volgens welk criterium is de opdracht gegund en is dit correct gebeurd? Bijv. laagste prijs, economisch meest voordelige aanbieding. 2.2.19 Is een proces-verbaal van de opening opgesteld? Bevat het proces-verbaal van de opening minimaal de volgende informatie: aantal offertes, afgewezen offertes evt. met motivering, bedragen per offerte indien gunning op basis van laagste prijs. 2.2.2 Is een proces-verbaal van gunning opgesteld? CC/m.routs/8-5-29/checklist I en A/versie 1
2.2.21 Is er een selectiecommissie gevormd? V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 2.2.22 Zijn alle gepubliceerde criteria en alleen de criteria die zijn opgenomen in de publicatie, gebruikt tijdens de gunningprocedure? 2.2.23 Zijn er aanwijzingen dat de beoordeling van de offertes niet transparant is geweest (bijv. ontbreken onderbouwing van beslissingen, offertes afgewezen zonder deugdelijke motivering, gebruik van niet-deugdelijke criteria?) 2.2.24 Is er een bewijs van publicatie van de gunning? 2.2.25 Ingeval van een vervolgopdracht: is de vervolgopdracht noodzakelijk door onvoorziene omstandigheden? Is de verklaring van de onvoorziene omstandigheden acceptabel? Zo ja, zijn de onvoorziene omstandigheden te wijten aan de opdrachtgever? Heeft de opdrachtgever een rapport opgesteld met een deugdelijke verklaring voor de onvoorziene omstandigheden? 2.3 Niet-Europese aanbesteding Stel vast dat Europees aanbesteden volgens de weten plaatsvindt. Steekproef houden op: Wet- en Aanbestedingswet, Europese richtlijnen. WRO: Beleid inkoop en aanbesteden, Handbok inkoop en aanbesteden. 2.3.1 Gegevens opdracht 2.3.2 Naam leverancier 2.3.3 Bedrag volgens contract, datum contract 2.3.4 Contractuele leverdatum / leverperiode 2.3.5 Actuele leverdatum / leverperiode 2.3.6 Op welke wijze heeft de opdrachtgever een passende mate van openbaarheid aan deze opdracht gegeven? 2.3.7 Voldoet de mate van openbaarheid aan de Interpretatieve mededeling van de Europese Commissie, gepubliceerd op 1-8-26? CC/m.routs/8-5-29/checklist I en A/versie 1
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 2.3.8 Indien het bedrag de Europese drempel overschrijdt, op welke uitzondering doet de eindbegunstigde een beroep? In house opdracht, IIA- dienst, IIB- dienst, percelenregeling (max. 2% bij werken en diensten), vervolgopdracht, anders, n.l. NB: De uitzonderingen worden genoemd in art.1-19 en 21 van Richtlijn 24 /18 / EG. 2.3.9 Doet de opdrachtgever terecht een beroep op de uitzondering om niet- Europees aan te besteden? 2.3.1 Indien IIA- dienst: Is binnen 48 dagen na gunning de melding gestuurd voor publicatie in EG-blad? 2.3.11 Indien vervolgopdracht voor een dienst zonder aanbesteding aan dezelfde aanbieder: op welke gronden is de dienst niet opnieuw aanbesteed? Cumulatieve voorwaarden: 1 ste opdracht moet volgens een openbare of niet-openbare procedure hebben plaatsgevonden, mogelijkheid vervolgopdracht moet in de 1 ste procedure zijn vermeld, de waarde van de vervolgopdracht is correct berekend, binnen 3 jaar na sluiten 1 ste overeenkomst. 4. Bestelling 4.1 Heeft de bestelling conform het beleid Inkoop en aanbesteden plaatsgevonden, dan wel zijn er langlopende (mantel)contracten? 4.2 Is de bestelling geautoriseerd door de daartoe bevoegde functionaris? 4.3 Zijn verplichtingen pas aangegaan nadat de budgethouder geconstateerd heeft dat een toereikend budget beschikbaar is? Indien geen toereikend budget aanwezig was, is bij directie, DB of AB aanvullende budgetruimte aangevraagd? 4.4 Vaststellen dat alleen inkoopfacturen van geleverde werken, diensten, leveringen, betaalbaar worden gesteld. Beleid Inkoop en aanbesteden, Handboek inkoop en aanbesteden Mandaat - regeling, Statuut budgetbeheer, Instructie budgetbevoegdheden Mandaat - regeling, Statuut budgetbeheer. Instructie budget bevoegdheden Handboek financiële processen CC/m.routs/8-5-29/checklist I en A/versie 1
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 4.5 Is een orderbon opgesteld of een verplichtingenformulier aangemaakt? Is het verplichtingenformulier juist en tijdig opgenomen in de verplichtingenadministratie? 4.6 Vaststellen dat functiescheiding tussen inkoopbestelling en ontvangst aanwezig is, geregistreerd en gehanteerd wordt. Instructie budget- Bevoegdheden. Handboek financiële processen Procesbeschrijving. Handboek financiële processen 5. Facturen Stel vast dat de facturering volgens de plaatsvindt. Wet- en Mandaatregeling, Handboek inkoop en aanbesteden, Instructie budgetbevoegdheden, Handboek financiële processen 5.1 Bevat de factuur een datum, de naam van de leverancier en de omschrijving van de order met correcte betalingskenmerk? 5.2 Is het bedrag en de tenaamstelling van de factuur (+ BTW) correct? 5.3 Is de factuur juist gecodeerd? 5.4 Heeft de administratief medewerker de factuur zichtbaar gecontroleerd (op o.a. cijfermatige juistheid, juiste codering, autorisatie door bevoegde)? 5.5 Is de vastgestelde accordeerringroute gevolgd en correct geaccordeerd? (factuur geaccordeerd door de budgethouder?) 5.6 Is vastgesteld dat het geleverde (kwalitatief en kwantitatief) in overeenstemming is met de verstrekte opdracht? 5.7 Datum verwerking in financiële administratie. Vaststellen of dit tijdig is. 5.8 Verwerking in financiële administratie op de juiste grootboekrekening? CC/m.routs/8-5-29/checklist I en A/versie 1
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 6. Betaling Stel vast dat de betaling volgens de plaats vindt. Wet- en Mandaatregeling, Handboek inkoop en aanbesteden, Instructie budgetbevoegdheden, Handboek financiële processen 6.1 Zijn de betalingen met inachtneming van betalingstermijnen en kortingen gedaan? 6.2 Is het betalingsvoorstel zichtbaar gecontroleerd door een tweede onafhankelijke functionaris van financiële administratie (functiescheiding en 4-ogen principe)? 6.3 Is het definitieve betalingsvoorstel door twee medewerkers waarvan één onafhankelijk van de invoer in de financiële administratie goedgekeurd, blijkend uit hun parafering? 6.4 Zijn de bankrekeningnummers op het betalingsvoorstel conform de onderliggende facturen? 6.5 Is er overeenstemming tussen de bedragen volgens het definitieve betalingsvoorstel en het rekeningafschrift? 7. Dossiervorming Wet- en 7.1 Vaststellen (of bepaald is) wanneer een inkoopdossier (verplicht) moet worden aangemaakt Procesbeschrijving. Beleid of Handboek inkoop en aanbesteden 7.2 Is een standaard dossierindeling bepaald? Zo ja, vaststellen dat dossier volgens deze indeling wordt samengesteld. Procesbeschrijving. Beleid of Handboek inkoop en aanbesteden 7.3 Zo nee, is de inkoopprocedure volledig gedocumenteerd? Formeel in orde, technische, financiële beoordeling, motivering van de keus voor de opdracht (proces-verbaal etc.) Procesbeschrijving. Beleid of Handboek inkoop en aanbesteden CC/m.routs/8-5-29/checklist I en A/versie 1
8. Tot slot 8.1 Zijn alle relevante opmerkingen opgenomen in een rapportage aan de betreffende proceseigenaar en is een kopie verstrekt aan de afdeling Concernstaf? CC/m.routs/8-5-29/checklist I en A/versie 1