Certificering van Aanbestedende Diensten

Transcriptie

1 Certificering van Aanbestedende Diensten

2 Geschiedenis Een eerste aanzet tot een formeel antwoord op de hamvraag van het aanbesteden: Hoe besteed je GOED aan? Eindproduct: Good Procurement Practice Certificaat Nederlands Normalisatie-instituut NTA 8058 =

3 Uw antwoord Of hoe besteed je NIET GOED aan? Twee voorbeelden: - Engels voorbeeld - Belgisch voorbeeld Antwoord van de NTA 8058 Doelmatig Rechtmatig Maatschappelijk verantwoord

4 Antwoord NTA Doelmatig 1. Inhoudelijke eisen die zien op: 2. Er wordt getoetst of het eigen beleid in de praktijk wordt nageleefd. -Aanbestedingsbeleid; -Middelen; -Organisatiestructuur; -Bekwaamheid/training; -Documentbeheersing; -Dossiervorming -Voorbereiding & Uitvoering aanbestedingen -Toezicht en verantwoording Toetsmechanisme: documentbeoordeling en interviews

5 Antwoord NTA Rechtmatig Doelmatig met rechtmatigheid omgaan! Rechtmatigheidstoets: - Wordt de aanbestedingsplicht nageleefd? - Wordt voldaan aan het toepasselijke aanbestedingsrecht? (aankondiging, termijnen, technische specificaties/contractvoorwaarden/ eisen en wensen/varianten, bijzondere procedures, beoordelingssytematiek, inlichtingen, proces-verbaal, selectie, gunning, documentatie/archivering) Toetsmechanisme: steekproef aanbestedingsdossiers, spendanalyse, lijst met 10 groepen leveringen/diensten, rapporten accountant/interne controller

6 Antwoord NTA Maatschappelijk verantwoord Bijzondere vermelding voor: Transparantie Integriteitsbeleid Duurzame inkoop Mededing/toegang MKB Lastenverlichting voor leveranciers Toetsmechanisme: toets of de doelstellingen die in het beleid zijn vastgelegd worden verwezenlijkt & aan de richtlijnen die zijn vastgesteld door de NTA 8058 Studiegroep

7 Auditniveau NTA 8058 Opzet Is procedure x gedocumenteerd? Bestaan - Wordt procedure x in de praktijk toegepast? Werking Wordt procedure x over een langere periode juist toegepast?. NTA 8058 certificering toetst alle drie!!!!!!

8

9 Uzelf; Interne controller/auditor; Ander afdelingen/personen binnen uw organisatie; uw interne opdrachtgevers of leidinggevenden; Accountants; Leveranciers; Andere collega-aanbestedende diensten; De belastingbetaler; Europa; Nog andere stakeholders? Hoe wordt dat aan hen gecommuniceerd?

10

11 Interne controller/auditor Externe accountant MSU+ Stoplichtenmodel Inkoopscans Nog andere toetsmechanismen

12

13 Eerste aanzet tot een formeel antwoord op de hamvraag van het aanbesteden Hoe besteed je GOED aan? /Tijdens audit oog voor doelmatig-, rechtmatig- en maatschappelijk verantwoord aanbesteden; Geüniformeerd toetsmechanisme/ één standaard één antwoord NTA 8058 = norm met verschillende eisenpakketten: eisen aan aanbestedende dienst, eisen aan auditproces, eisen aan organisatie en werkwijze van de certificerende instelling en registrerende instelling en eisen aan de auditoren; Product van het Nederlands Normalisatie-instituut, jarenlange kennis en ervaring met normalisatie en certificering - biedt garantie voor de kwaliteit van de norm; Zet meer druk op de organisatie om te professionaliseren, corrigerende maatregelen/plan van aanpak binnen 3 maanden na audit;

14 Certificaat is welverdiende beloning, goede motivatie om te professionaliseren, bijzondere vermelding, andere toetsmechanismen eindigen niet in document dat u aan de muur wilt hangen; Instrument om aan de hele wereld te communiceren dat je als organisatie GOED aanbesteedt/registratie certificaathouder bij het NNI; Strenge eisen aan auditoren & certificerende instellingen: masterdiploma, meer dan 5 jaar relevante werkervaring, postdoctorale diploma Grotius specialisatie opleiding Europees en Nederlands aanbestedingsrecht, relevante auditervaring.

15

16 Kan leiden tot: Professionalisering audit als basis voor verbeterprogramma Kostenbesparing minder juridische procedures Verbetering reputatie - intern en extern Grotere verantwoordelijkheid binnen organisatie Verlichting accountantscontrole certificaat 3 jaar geldig

17 Auditplan Doel & reikwijdte Steekproef 10 /24 dossiers representativiteit Initiële audit Auditrapport Certificaat

18 Certificerende Instelling: J&T is een geregistreerde certificerende instellingen bij het NNI; Lid NTA 8058 werkgroep: J&T is een van de medeopstellers van de norm en daarom goed in staat om de norm op de juiste wijze in de praktijk toe te passen; Projectleiders/Auditoren: (kwantiteit en kwaliteit) Van de 15 geregistreerde projectleiders zijn er 12 verbonden aan J&T en daarnaast zet J&T niet alleen juristen in op de audit, maar ook accountants en inkoopprofessionals; De NTA 8058 studiegroep: J&T heeft de studiegroep opgericht voor verdere ontwikkeling van de norm; Extended Challenge Certification : certificeringsmethode waarbij er speciale aandacht is voor de specifieke doelstelling die de aanbestedende dienst voor ogen heeft met certificering.

19