Maken van figuren in Excel 3 februari 2011 Loek Halman & Josja Rokven 1. Instructie Nu je de basisvaardigheden Excel en het maken van tabellen in Excel onder de knie hebt, ga je oefenen met het maken van figuren in Excel. Figuren zijn vaak geschikt om gegevens in rapporten duidelijk en overzichtelijk weer te geven. 2. Richtlijnen voor de opmaak van een figuur Bedenk of je een tabel of figuur wilt maken. Weeg voor en nadelen af. o Voordelen figuur: visueel, compact o Nadelen figuur: cijfers niet te achterhalen, weinig uitsplitsing mogelijk Tabel maken; zie practicum 1 Figuur maken - in Excel (in deze cursus) of Spss (andere cursussen) - Welk soort figuur wil je maken? Lijn / Staaf / Taart / Scatterplot - Denk na over dimensies figuur: wat op x-as en wat op y-as, en wat als subgroepen? Layout: - liefst geen kleuren, maar zwart/wit; grijstinten voldoende onderscheidend - geen overbodige lijnen in figuur (alleen indien nodig gridlines gebruiken) - lijnen labelen zodat je weet wat voor wat staat; evt. aparte label box - korte, krachtige labels - zinvolle schaal! / How to lie with statistics - astitels Als je klaar bent met de figuur in Excel, copy - paste je die naar Word Figuurnummer en -titel eronder (in Word): moet inhoud dekken, maar liever niet meer dan 2 regels lang zijn Bronvermelding: instituut of auteur, jaartal (bijv.: CBS, 2011) 1
3. Figuur maken in Excel Soort figuur Als je besloten hebt dat een figuur geschikter is dan een tabel moet je gaan bepalen wat voor soort figuur het beste past bij het type gegevens dat je hebt, en hoe die figuur er uit komt te zien. Een gouden tip hierbij: schets alvast je figuur op papier! In Excel zie je meerdere figuurtypen. 4. Figuren maken in Excel: de input Voor het maken van een figuur (of grafiek) zorg je 1. Dat de gegevens die je in de figuur wilt verwerken overzichtelijk in een rij(en) en/of kolom(men) bij elkaar staan. 2. Vervolgens selecteer je de cellen met de gegevens (inclusief labels!) die in de figuur moeten komen en kies je voor de Invoegen tab. 3. Kies het type figuur 4. Bekijk je figuur 5. Nu je een eerste indruk hebt van de figuur moet je het nog verder aan gaan passen wat betreft layout, titels, schalen. Je kunt zelfs de figuurtype, de bron data en de richting van de data (rij of kolomrichting) nog aanpassen. 2
5. Grafiek aanpassen Als je een grafiek hebt aangemaakt en je klikt op de rechtermuisknop (terwijl je in het grafiekgebied, maar niet op de grafiek zelf staat), krijg je een keuzemenu met onder andere de volgende opties (in Office 2007: zie ook het hulpmiddelen voor grafieken menu): grafiekgebied opmaken: hiermee bepaal je de opmaak van het gebied rondom de grafiek zelf; bijv. wel/geen rand en wel/geen opvulkleur ander grafiektype: hiermee kun je het type grafiek nog altijd veranderen (bijvoorbeeld van een staaf- in een taartdiagram) Gegevens selecteren: hiermee kun je de cijfers die in je figuur verwerkt moeten worden nog wijzigen (dit geef je al aan voordat je op de wizardknop klikt, maar hier kun je later wijzigingen in doorvoeren). Hulpmiddelen voor grafieken (subtab) biedt de mogelijkheid de grafiek en de assen van een titel te voorzien, te bepalen welke assen (x en/of y) je laat zien, of je rasterlijnen (horizontale lijnen in je grafiek) wilt laten zien, of, en zo ja, waar je de legenda wilt plaatsen. Kijk maar onder de Tabs Ontwerpen en Indeling. 3
6. Figuren maken in Excel: de opmaak Hieronder zie je een aantal belangrijke opties om je figuur een rustige en consequente opmaak te geven. Met een rechtermuisklik op het desbetreffende element van de grafiek kan de opmaak van het betreffende element worden bepaald, bijvoorbeeld om van de x of y as het lettertype, de schaal van de as en nog veel meer aan te passen. Dit geldt ook voor een rechtermuisklik op de legenda, de rasterlijnen, het tekengebied (de binnenkant van de grafiek), de punten van je gegevensreeks of de staafjes van je histogram, de grafiektitel. NB Dit kan in Office 2007 ook gemakkelijk met de subtab Indeling van het Hulpmiddelen voor grafieken menu. Opmaak assen lettertype en -grootte de indeling van de schaal begin- en eindwaarden van de schaal wel/geen maatstreepjes op, boven of onder de as decimalen bij de getallen op de as Opmaak legenda lettertype en -grootte plaatsing van de legenda wel/niet rand om legenda-hokje 4
Opmaak tekengebied (=gebied binnen figuur) wel/geen rand opvulkleur Opmaak rasterlijnen stijl en kleur van rasterlijnen Opmaak gegevensreeks kleur en stijl van lijn kleur, stijl en grootte van het markeringsteken N.B. Zorg er in rapporten altijd voor dat categorieën duidelijk van elkaar te onderscheiden zijn en dat de figuur goed leesbaar is met een zwart-wit printer! Opmaak grafiektitel lettertype en grootte N.B. Het beste is de definitieve titel pas in Word te gaan maken. Voorzie je Excel figuur voorlopig van een titel die je uiteindelijk als je de figuur paste naar Word voorziet van een definitieve titel. 5