3. Een dia met een grafiek met Excel 2007

Transcriptie

1 1 3. Een dia met een grafiek met Excel 2007 In een presentatie zullen uw toehoorders snel de draad kwijtraken wanneer u sheets vol getallen en tabellen laat zien. Een grafiek is dan vaak een stuk overzichtelijker. In een grafiek worden groepen getallen grafisch weergegeven, zodat in één oogopslag duidelijk wordt wat de verhouding tussen de gegevens is. Het publiek ziet meteen de dalende of de stijgende lijn, de uitschieters en de achterblijvers. Het maken van grafieken in PowerPoint is erg simpel. Door stap voor stap de standaardgrafiek van PowerPoint en het standaardgegevensblad van Excel aan te passen, maakt u in een handomdraai een professioneel uitziende grafiek. Hierbij kunt u kiezen uit vele soorten grafieken, zoals kolomgrafieken, lijngrafieken en cirkeldiagrammen. Wanneer een door u gekozen type toch niet goed bij de gegevens past, kunt u het grafiektype weer wijzigen. Vervolgens kunt u de grafiek naar uw eigen smaak opmaken. U kunt bijvoorbeeld de kleuren van alle onderdelen veranderen en de schaalverdeling aanpassen. In dit hoofdstuk werkt u behalve met PowerPoint ook met Excel In dit hoofdstuk leert u hoe u: een dia met een grafiek toevoegt; de rij- en kolomtitels van het gegevensblad bij de grafiek aanpast; het gegevensblad van een grafiek invult; het grafiektype verandert; het gegevensblad uitbreidt; de kleuren van de grafiek aanpast; opvuleffecten gebruikt; de schaalverdeling van de grafiek verandert; een titel aan de grafiek toevoegt.

2 2 Basisboek PowerPoint 2007 deel Een dia met een grafiek toevoegen Een grafiek is een hulpmiddel om de verhouding tussen getallen grafisch weer te geven. Zo kunt u bijvoorbeeld omzetcijfers met elkaar vergelijken. U gaat een grafiek maken waarin u de omzet van een snackbar laat zien. U opent eerst een nieuwe dia en kiest voor de indeling met alleen een titel en een object: de laatste dia De nieuwe dia wordt geopend. Om te beginnen geeft u deze een titel: Geef deze dia de titel Snackbar t Smulpaleis 1

3 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel U ziet het scherm Grafiek invoegen. U kiest voor een kolomgrafiek: Na enige ogenblikken ziet u het programma Excel: In het Gegevensblad zijn automatisch voorbeeldgetallen ingevuld. Deze kunt u zelf aanpassen: Het venster van PowerPoint is niet langer zichtbaar. Daarom verkleint u eerst het venster van Excel. Zet de aanwijzer op de rechterbenedenhoek van het venster van Excel De aanwijzer krijgt een andere vorm : Het venster hoeft niet groter te zijn dan de weergegeven tabel. Sleep de aanwijzer naar de rechterbenedenhoek van de tabel

4 4 Basisboek PowerPoint 2007 deel 1 Uw scherm ziet er nu ongeveer zo uit: De gegevens uit het Gegevensblad worden in de tabel grafisch weergegeven: Het Gegevensblad is gekoppeld aan de grafiek. Wanneer u de gegevens in het Gegevensblad aanpast, worden de wijzigingen meteen in de grafiek verwerkt. In de volgende paragraaf leest u hoe u dat doet. 3.2 De rij- en kolomtitels van het Gegevensblad aanpassen Het Gegevensblad is een tabel waar u gegevens kunt invoeren. Het Gegevensblad is veel groter dan u nu in beeld ziet, dus u zou meer gegevens kwijt kunnen dan er nu in beeld staan. U begint met het veranderen van de titels van de rijen: Typ: Patat Druk op

5 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel Vul de volgende drie cellen met Frikandel, Kroket en Hamburger 2 Druk op De gegevens die u heeft ingevoerd, zijn meteen in de grafiek verwerkt: De rij heeft een kleur toegewezen gekregen: Deze kleur ziet u terug in de legenda van de grafiek: HELP! De grafiek ziet er heel anders uit Waarschijnlijk moet u de rijen en kolommen omdraaien: de grafiek tabblad

6 6 Basisboek PowerPoint 2007 deel 1 De kolommen hebben de aanduiding Reeks met een volgnummer als titel. Voor de grafiek die u nu gaat maken, heeft u maar één kolom nodig. De andere kolommen gaat u wissen. Klik, indien nodig, onderin de taakbalk op Typ: Hoorn Rechtsklik op Kolom C is nu geselecteerd:

7 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel Tijdens het werken met Excel zult u dit venster meermalen tegenkomen: De inhoud van kolom is verschoven naar kolom : Verwijder opnieuw kolom 3 Tip Schakelen tussen programma s Omdat u nu met twee programma s werkt, zal het regelmatig voorkomen dat Excel achter PowerPoint verdwijnt. U brengt Excel weer op de voorgrond met de toetsen en. Houd ingedrukt en schakel met. De grafiek is meteen aan de nieuwe situatie aangepast: Nu de rijen en de kolom de juiste titels hebben, kunt u de omzetten van de verschillende soorten snacks gaan invoeren.

8 8 Basisboek PowerPoint 2007 deel Het Gegevensblad invullen U begint met het invoeren van het aantal porties patat dat verkocht is. Hiervoor gaat u naar de bovenkant van het Gegevensblad: Typ: Druk op Voeg de volgende omzetten toe: 7000, en De gewijzigde omzetcijfers in het Gegevensblad zijn meteen in de grafiek verwerkt. Het aantal kroketten is in de grafiek ook geworden: In de volgende paragraaf gaat u het grafiektype aanpassen.

9 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel Grafiektype veranderen De grafiek die u zojuist heeft gemaakt, wordt een kolomgrafiek genoemd. Kolomgrafieken worden vaak gebruikt om verschillende gegevens of perioden met elkaar te vergelijken. Wanneer u de onderlinge verhouding tussen de verschillende producten binnen de totale omzet wilt bekijken, kunt u ook een cirkeldiagram gebruiken. Een cirkeldiagram wordt net als een taart in punten verdeeld. Iedere punt staat voor een ander product. Zo zet u de kolomgrafiek om in een cirkeldiagram: de grafiek Rechtsklik onder de legenda Het venster Grafiektype wijzigen wordt geopend. Het grafiektype cirkel heeft een aantal subtypen. U kiest voor de cirkel met het 3D-effect:

10 10 Basisboek PowerPoint 2007 deel 1 De grafiek is nu veranderd in een cirkeldiagram. De grote cirkel laat zien dat de volledige omzet van porties patat in de vestiging in Hoorn behaald is. De andere producten worden niet getoond, dus u kunt ook niet zien wat de onderlinge verhoudingen zijn. Zo brengt u de andere producten in beeld: tabblad Zo ziet de grafiek er beter uit. U kunt duidelijk zien welk aandeel ieder product in de totale omzet heeft: 3.5 Gegevens toevoegen aan het Gegevensblad Wanneer u de omzetten van verschillende vestigingen met elkaar wilt vergelijken, kunt u het Gegevensblad uitbreiden. Eerst brengt u Excel weer in beeld: Houd ingedrukt en schakel met

11 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel Klik in het vak onder Typ: Enkhuizen Voeg voor de vestiging in Enkhuizen de volgende omzetten toe: 13000, 5000, en De grafiek wordt nu niet bijgewerkt. Alleen de omzet van de vestiging in Hoorn staat in beeld. Dit is niet zo vreemd: een cirkeldiagram kan maar één reeks gegevens tonen. Om de omzetten van de twee vestigingen te kunnen vergelijken, kunt u beter een ander grafiektype kiezen. Probeert u bijvoorbeeld eens een lijndiagram: de grafiek Rechtsklik onder de legenda

12 12 Basisboek PowerPoint 2007 deel 1 U ziet het venster Grafiektype wijzigen: Het lijndiagram komt in beeld: Deze grafiek ziet er goed uit, maar toch klopt er iets niet. Per vestiging ziet u een lijn die stijgt en daalt tussen de verschillende producten. Hierdoor lijkt het alsof er een direct verband is tussen bijvoorbeeld de hoeveelheid hamburgers en kroketten die in een vestiging verkocht worden. Dit is normaal gesproken niet zo, u kunt het lijndiagram dus beter niet gebruiken. Een kolomdiagram kan wel meerdere gegevens naast elkaar in een grafiek laten zien. Open het venster Grafiektype wijzigen 4

13 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel U kiest voor diagram met een gegroepeerde kolom: De aangepaste grafiek verschijnt in beeld. Zoals u kunt zien, is de indeling van de grafiek nog niet helemaal in orde. De omzetten van de twee vestigingen worden per productgroep met elkaar vergeleken. Ook worden niet alle productnamen weergegeven. Zo groepeert u de omzetten per vestiging: tabblad Nu krijgt u een duidelijker beeld van de omzet per vestiging: In de volgende paragrafen gaat u de opmaak van de grafiek aanpassen.

14 14 Basisboek PowerPoint 2007 deel Grafiekkleuren veranderen De opmaak van een grafiek kunt u volledig aan uw wensen aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld de kleuren van de kolommen wijzigen: Klik in de linkerkolom Op de hoeken van beide kolommen die aantallen porties patat weergeven, verschijnen rondjes: Dit is het teken dat die gegevensreeks geselecteerd is. tabblad de kleur oranje De kolommen die de patatomzet weergeven, zijn nu oranje: Ook in de legenda van de grafiek is de kleur aangepast:

15 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel Nu kunt u de overige kolommen ook een andere kleur geven. Geef de kolommen Frikandel, Kroket en Hamburger de kleuren heldergroen, geel en hemelsblauw Opvuleffecten toepassen De kleuren die u aan de kolommen gegeven heeft, zijn wel erg fel. Door een opvuleffect toe te passen, kunt u de kolommen er wat rustiger uit laten zien: Selecteer beide kolommen Hamburger 6 omlaag) (lineair De kleur van de kolommen Hamburger ziet er nu niet meer zo fel uit: Geef de andere kolommen met behoud van hun eigen kleur hetzelfde opvuleffect 7 Natuurlijk kunt u nog meer veranderen dan alleen de kleuren van de grafiek. In de volgende paragraaf leest u hoe u de schaalverdeling van de assen kunt aanpassen.

16 16 Basisboek PowerPoint 2007 deel Schaalverdeling veranderen De grafiek die u heeft gemaakt, heeft nog steeds de standaardschaalverdeling die PowerPoint er aan heeft toegekend. Op basis van de hoogste en de laagste waarde in het Gegevensblad is de schaal in stukjes van 2000 eenheden verdeeld. Om de 2000 eenheden staat er een lijn in de grafiek. Dit maakt de grafiek erg druk. U kunt dit verbeteren door bijvoorbeeld om de 5000 eenheden een lijn te laten plaatsen. Dat doet u als volgt: Rechtsklik op één van de waarden links van de grafiek U ziet het venster As opmaken: Klik een rondje voor Typ: 5000

17 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel De schaal is nu verdeeld in stukken van 5000 eenheden. Dit ziet er een stuk rustiger uit: Als alle getallen duizenden of miljoenen zijn, kunt u ook de nullen automatisch weg laten: Rechtsklik op één van de waarden links van de grafiek U ziet het venster As opmaken: Klik naast op

18 18 Basisboek PowerPoint 2007 deel 1 Bij alle aantallen zijn de laatste drie nullen verdwenen: Naast de waarde-as staat als aanduiding van de gebruikte eenheden: Tip Veel meer opmaakmogelijkheden De grafieken die u gebruikt in PowerPoint bevatten nog veel meer opmaakmogelijkheden. Wanneer u in een grafiek een onderdeel wilt veranderen, klik er dan met uw rechtermuisknop op. Zoek vervolgens in het menu dat verschijnt. U kunt dan nog veel meer praktische en leuke mogelijkheden tegenkomen. 3.9 Grafiektitel toevoegen De grafiek heeft nog geen titel. Deze kunt u als volgt toevoegen: tabblad

19 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel U ziet een tekstvak met de aanduiding Klik in het tekstvak Typ: Aantallen per vestiging De titel staat boven de grafiek: Sluit Excel 8 Sla uw presentatie op 9 U heeft nu geleerd hoe u grafieken kunt plaatsen en aanpassen in uw presentatie.

20 20 Basisboek PowerPoint 2007 deel Oefeningen Weet u niet meer hoe u een handeling uitvoert? Dan zoekt u dit met behulp van het cijfer achter de voetstapjes op in de bijlage Hoe doe ik dat ook alweer? Oefening: Een grafiek In deze oefening herhaalt u het toevoegen van een grafiek aan een presentatie. Open de presentatie Oefening. 10 Voeg na de laatste dia een nieuwe dia toe met titel en object. 11 Geef de dia de titel Pannenkoekenhuis. 1 Voeg een grafiek toe. 12 Vul het Gegevensblad als volgt in: 13 Voeg onder de gegevens Haarlem, 400, 150, 100 toe. 13 Voeg de grafiektitel Aantallen per vestiging toe. 14 Sla de presentatie op. 9 Sluit PowerPoint

21 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel Achtergrondinformatie Woordenlijst Gegevensblad Legenda Schaalverdeling Een gegevensblad is een eenvoudige weergave van gegevens in rijen en kolommen. De legenda is het gedeelte van een tabel waarop wordt uitgelegd wat de afzonderlijke kaartsymbolen betekenen. De waarden van de gegevens in een grafiek getoond in een evenredige verdeling langs de verticale as van een grafiek.

22 22 Basisboek PowerPoint 2007 deel Tips Tip Opmaak toepassen op een enkele kolom Wanneer u in uw presentatie stilstaat bij een belangrijk punt in een grafiek, dan kan het nuttig zijn om de kolom of de taartpunt waar u over spreekt, een afwijkende opmaak te geven. Dan hoeft het publiek niet eerst de hele grafiek te bestuderen om te weten waar u over praat. U kunt dit doen door de betreffende kolom bijvoorbeeld een afwijkende rand of arcering te geven. Zo selecteert u een individuele kolom: de kolom Kroket van vestiging Enkhuizen In beide kolommen met Kroketten verschijnen selectierondjes: Klik nogmaals op de kolom Kroket van vestiging Enkhuizen Alleen bij Enkhuizen staan nu selectierondjes: Nu kunt u op de manier die u gewend bent, de opmaak van de individuele kolom aanpassen. Zo gebruikt u een bitmappatroon als opvulling: tabblad U ziet een aantal plaatjes. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor het effect van een gevlochten mat:

23 Hoofdstuk 3 Een dia met een grafiek met Excel Tip Lettertype gehele grafiek aanpassen Wanneer u niet tevreden bent over het gebruikte lettertype voor de letters en cijfers in de grafiek en de legenda, dan kunt u deze allemaal tegelijk aanpassen. Rechtsklik onder de legenda Op het tabblad Lettertype in het venster Grafiekgebied opmaken kunt u op dezelfde manier als in de andere programma s van het Microsoft Office-pakket het gebruikte lettertype aanpassen. Klik naast op

24 24 Bijlage A. Hoe doe ik dat ook alweer? In dit PDF-bestand zijn opdrachten en oefeningen voorzien van voetstapjes: 1 In deze bijlage zoekt u aan de hand van het cijfer op hoe u een handeling uitvoert. 1 De (titel)dia een titel geven Klik in de eerste dia in het vak Typ een titel 2 Gegevens invoeren in een kolom cellen van een tabel de cel waarin u de gegevens wilt plaatsen Typ de gegevens 3 De inhoud van een kolom verwijderen Rechtsklik op de letter van de kolom, bijvoorbeeld 4 Het venster Grafiektype wijzigen openen Rechtsklik onder de legenda 5 Een kolom in een grafiek een andere kleur geven de kolom tabblad 6 Een kolom in een grafiek selecteren Klik eenmaal op de kolom 7 Een kolom een kleureffect geven met behoud van de eigen kleur Selecteer de kolom tabblad de kleurovergang van uw keuze 8 Excel afsluiten 9 Een reeds opgeslagen presentatie opnieuw opslaan 10 Een bestaande presentatie openen Open de map waarin uw presentatie is opgeslagen de naam van de presentatie de kleur van uw keuze

25 Bijlage A. Hoe doe ik dat ook alweer? Dia met titel en object toevoegen na de laatste dia de laatste dia in de normale weergave tabblad 12 Een grafiek in een dia invoegen 13 De inhoud van een cel in een gegevensblad aanpassen Klik in de cel Typ de gewenste tekst 14 Een grafiektitel toevoegen tabblad Klik in het tekstvak Typ een titel 15 PowerPoint 2007 afsluiten