GP GROOT WE VRAGEN ONS STANDAARD AF HOE HET BETER KAN. DAT ZIT ECHT IN ONZE GENEN.
OVER GP GROOT GP Groot, in 1917 opgericht in het Noord-Hollandse Heiloo, gaat al bijna honderd jaar met zijn tijd mee. Het bedrijf is actief in drie marktsegmenten waarvan inzameling en recycling de grootste is. De focus op de circulaire economie maakt de activiteiten van GP Groot relevanter dan ooit. Daarin staat de mens al een eeuw lang centraal. Het moet natuurlijk niet zo zijn dat het streven naar efficiency de mensen van elkaar vervreemdt. Naast het onderdeel inzameling en recycling heeft GP Groot nog twee divisies: brandstoffen en oliehandel is de ene, infra en engineering de andere. Met elkaar vullen de bedrijfsonderdelen elkaar naadloos aan in de kringloop van afval naar grondstoffen en energie. Voor de primaire bedrijfsactiviteiten maakt GP Groot veel gebruik van geavanceerde technologie, onder andere in de vorm van specialistische software. Voor de ondersteunende processen doet het bedrijf de afgelopen jaren in toenemende mate een beroep op de ERP-software van AFAS. Dat begon vijf jaar geleden met de ingebruikname van de HR-module van Profit. Misschien niet toevallig voor een bedrijf dat veel aandacht besteedt aan de individuele medewerker, bijvoorbeeld door te investeren in een gezonde en veilige werkomgeving en ruime mogelijkheden biedt voor training en opleiding. Tel daar een diepgeworteld streven naar efficiency bij op en duidelijk is waarom GP Groot slim automatiseren hoog in het vaandel heeft. We spraken met manager Human Resources Esther Mentink en hoofd personeels- en salarisdaministratie Sandra Glorie over hun wens het personeelswerk optimaal te organiseren in een bedrijf dat, vanwege vier cao s en 2 bedrijfsregelementen waar de 750 werknemers onder vallen, voor een HR-afdeling gerust complex genoemd mag worden. 2 GP GROOT
INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP UITDAGINGEN4 6 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN 8 TOEKOMST DROMEN 10 OVER AFAS 12 3 GP GROOT
DE UITDAGINGEN Mentink: Onze divisie infra en engineering heeft het niet gemakkelijk gehad tijdens de crisisjaren, maar de weg omhoog is inmiddels weer gevonden. Brandstoffen en oliehandel leveren een stabiele bijdrage aan het resultaat, terwijl door de jaren met name de divisie inzameling en recycling zich heeft bewezen als the place to be. De activiteiten van dit bedrijfsonderdeel vormen al sinds de oprichting de basis van ons bedrijf. De groeiende aandacht voor de circulaire economie maken de activiteiten van deze divisie relevanter dan ooit. De veranderingen die zich in de samenleving voltrekken in combinatie met nieuwe regelgeving van de overheid ten aanzien van het duurzaamheidsvraagstuk oefenen een positieve invloed uit op onze activiteiten op het gebied van inzameling en recycling. 4 GP GROOT
"AFAS IS EEN LEVERANCIER DIE ZICH ALTIJD RICHT OP HET DOORONTWIKKELEN VAN PRODUCTEN" HELEBOEL BRANCHESPECIFIEKE TOOLS Mentink: In deze organisatie vragen we ons standaard af: hoe kan het beter? Dat zit echt in onze genen. Het lean and mean inrichten van werkprocessen is in ons bedrijf een hot issue. Een van onze belangrijkste kernwaarden is efficiency, wat we graag koppelen aan eenvoud. Wat dat laatste betreft: onze ICT-manager heeft vijf jaar geleden een plaatje gepresenteerd van de inrichting van de geautomatiseerde systemen in ons bedrijf. Wat opviel was dat daar een heleboel branchespecifieke tools deel van uitmaakten, die het geheel nogal ingewikkeld maakten. VERSCHILLENDE HR-PAKKETTEN Terecht werd daarom de vraag gesteld: hoe houd je dat allemaal beheersbaar? Zeker tegen de achtergrond van het feit dat GP Groot in een periode van zeven jaar mede vanwege overnames een snelle groei heeft doorgemaakt. Glorie: Met die overnames kwamen er allemaal verschillende HR-pakketten in de organisatie. Nog afgezien van het feit dat die onderling moeilijk met elkaar communiceerden, was een koppeling naar de afdeling Finance sowieso een vraagstuk. De afgelopen vier jaar hebben we dan ook veel energie gestoken in het op elkaar aansluiten van de geautomatiseerde systemen. 5 GP GROOT
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP Glorie: Mijn kennismaking met AFAS vond in 2010 plaats toen ik werd uitgenodigd voor een presentatie van de ERP-module HRM en Payroll. Ik was op de uitnodiging ingegaan omdat ik nieuwsgierig was naar de mogelijkheden van AFAS. We waren namelijk niet zo tevreden over onze toenmalige leverancier. De presentatie maakte veel indruk op me. Een half jaar later besloten we met AFAS in zee te gaan, eerst met Payroll en vervolgens HRM. "IN NIET MEER DAN 3 MAANDEN WAS DE SOFTWARE VOLLEDIG GEÏMPLEMENTEERD" 6 GP GROOT
DE VOORDELEN z Implementatietijd van 3 maanden z Gegevens in eigen beheer z Werken met workflows z Gedigitaliseerde processen z Grote kostenbesparing (tot wel 0,8 FTE) z Doorontwikkeling van producten In niet meer dan drie maanden tijd was de software volledig geïmplementeerd en werkend. De nieuwe werkwijze was een wereld van verschil met de oude. Ineens konden we onze eigen gegevens beheren, in plaats van afhankelijk te zijn van anderen in de organisatie. Diverse processen konden we nu digitaliseren en we konden met workflows werken. Mentink: De modules CRM en Finance van Profit heeft ons bedrijf drie jaar geleden in gebruik genomen. Die keuze viel overigens niet automatisch in het voordeel van AFAS uit, we hebben ons wel degelijk ook georiënteerd op andere aanbieders in de markt. Het doorslaggevende argument om te kiezen voor Profit was dat we AFAS hadden leren kennen als een leverancier die zich altijd richt op het doorontwikkelen van producten. 7 GP GROOT
GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN Mentink: Veel van onze mensen hebben echt moeten leren om online gegevens in te voeren. We hebben een heleboel collega's getraind in ons ICT-leslokaal. Er waren zelfs collega's die hun echtgenote meebrachten naar zo'n training omdat ze zelf niet zo computerminded waren, terwijl ze in sommige gevallen wel geacht werden vanuit huis informatie online door te geven. Tegenwoordig is het gebruik van ons intranet voor de meeste collega's de gewoonste zaak van de wereld. Glorie: Voor onze chauffeurs bijvoorbeeld. Zij zijn altijd onderweg en komen niet zo vaak op de vestigingen. Voor het laatste nieuws over ons bedrijf is het intranet een belangrijke bron voor ze. Het werken met workflows is een ander belangrijk pluspunt. Daardoor kunnen mensen op onze Servicedesk elkaars taken makkelijk overnemen. Op die manier blijft er geen werk liggen. Het verandert hun takenpakket in die zin dat ze meer een functie hebben waarin ze voortgang monitoren. En ze zijn bovendien een stuk servicegerichter geworden. 8 GP GROOT
"NOG AFGEZIEN VAN DE KOSTEN DIE WE BESPAREN, MAAKT HET MIJ HEEL TROTS WAT ONZE AFDELING AL- LEMAAL PRESTEERT" Mentink: Op die manier kun je een online tool benutten om verbinding tussen mensen te realiseren. Naast het feit dat je ze op die manier ook heel goed kunt instrueren. Wat dat betreft gaan we trouwens nog een belangrijke slag maken: van digitaliseren naar visualiseren. Naast het beschikbaar hebben van schriftelijke documentatie over bijvoorbeeld functionerings- en beoordelingsgesprekken, willen we naar een situatie waarin we mensen informeren met korte instructiefilmpjes. Dat is een droom die wat mij betreft nog dit jaar gaat uitkomen. Glorie: Onze sollicitanten selfservice is een functionaliteit die geweldig goed scoort. In combinatie met onze speciale website werkenbijgpgroot.nl werkt dat uitstekend. Op de vacature voor een planner kregen we in een maand tijd 38 sollicitaties. Zo'n grote respons is dankzij het systeem geen enkel probleem. Waar je vroeger de gegevens van alles sollicitanten handmatig moest invoeren, maakt tegenwoordig elke sollicitant een eigen dossier aan. Dat scheelt enorm veel werk. BESPARING Mentink: Denk in de orde van grootte van 0,6 tot 0,8 fte op de HR-afdeling. Maar er zijn ook andere besparingen geweest. Voorheen waren we bijvoorbeeld aangesloten bij een arbodienst voor dienstverlening op het gebied van verzuim. Dat werk doen we inmiddels zelf. 9 GP GROOT
TOEKOMSTDROMEN Glorie: Er blijft nog voldoende te wensen over. We gaan door met digitaliseren. Bijvoorbeeld met de invoering van het elektronisch ondertekenen van allerlei soorten contracten. Of formulieren voor het aanvragen van opleidingen en inwerkprogramma's voor nieuwe medewerkers. "HET MAG NATUURLIJK NIET GEBEUREN DAT ONS ENTHOUSIASME OVER TOOL ERTOE LEIDT DAT DE BOORDCOMPUTERS IN ONZE VRACHTWAGENS DIENST WEIGEREN." 10 GP GROOT
Mentink: Een andere ambitie voor dit jaar is om met realtime dashboards te gaan werken. Niet dat we nu langzaam rapporteren hoor; onze kern- en stuurgetallen van het voorbije jaar zijn op 4 januari klaar. Net als de jaaropgaves voor onze medewerkers. Glorie: Als HRafdeling kunnen we trouwens niet zelfstandig beslissen over de ingebruikname van nieuwe functionaliteiten. Daarvoor overleggen we met andere afdelingen zoals Finance en ICT. Want het mag natuurlijk niet gebeuren dat ons enthousiasme over een bepaalde tool ertoe leidt dat de boordcomputers in onze vrachtwagens dienst weigeren. Die boordcomputers zijn trouwens geleverd door Pieterbas, een samenwerkingspartner van AFAS. Onze planners houden hun verlofen verzuimuren uren nog apart bij in Pieterbas. Een koppeling met AFAS is de prioriteit voor dit jaar. Dat zou een belangrijke stap vooruit zijn. De planners zullen hun ogen uitkijken! VRIJGESTELD Mentink: Om dat te realiseren wordt Sandra zelfs voor een deel van haar taken 'vrijgesteld'. De ervaring die zij inmiddels met Profit heeft opgedaan, stelt haar in staat om andere afdelingen te ondersteunen. Ze zoeken haar intussen regelmatig actief op. 11 GP GROOT
OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellenons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 12 GP GROOT
ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat 9 3833 LC Leusden TELEFOONNUMMER 033-434 3883