24 februari 2015 Nota Vastgoed Zoeterwoude
Nota Vastgoed Zoeterwoude Datum 24 februari 2015 Uitgave Gemeente Zoeterwoude Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling
Inhoudsopgave 0. Samenvatting.. 1 1. Inleiding.. 2 1.1 Aanleiding 2 1.2. Doel van de Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude. 2 2. Vastgoedbeleid.. 2 2.1. Professionalisering vastgoedbeleid. 2 3. Kerntaken.. 3 4. Doelgroepen voor vastgoed. 3 5. Beleidskaders.. 4 5.1. Afwegingskader gemeentelijk (maatschappelijk) vastgoed 4 5.2. Huurprijsbeleid.. 5 5.3. Exploitatiebeleid 6 5.3.1. Doelstelling vastgoedexploitatie 6 5.3.2. Portefeuillebeleid 7 5.3.3. Klantbeleid 7 5.3.4. Technisch beleid 7 5.3.5. Beleidskader onderhoudsniveaus 8 5.3.6. Financieel beleid 9 5.3.7. Verkoopbeleid... 9 5.4. Uitgangspunt voor vastgoedontwikkeling.. 10 6. Implementatie. 11 6.1 Eindverwoording voor het (afzonderlijke) vastgoed 11 Bijlage 1: Inventarisatie gemeentelijk vastgoed naar gebruik
Samenvatting Met deze nota beoogt de gemeente Zoeterwoude professionalisering van het vastgoedbeleid om enerzijds een efficiency-slag te maken, waardoor middelen worden bespaard en er meer transparantie wordt bereikt en anderzijds om een analyse te maken van het gemeentelijk vastgoed. Voor de gemeente is het dus van belang na te denken over de redenen waarom er vastgoed in bezit is en wat de gemeentelijke rol bij dit vastgoed is. Daarnaast is het noodzakelijk vast te leggen hoe het vastgoed wordt beheerd en geëxploiteerd en tegen welke prijzen het aan partijen wordt verhuurd. Ook het onderhoud en het al dan niet afstoten van vastgoed maken hier onderdeel van uit. De nota beschrijft de kaders voor het bezit (strategisch of niet-strategisch), de verhuur (huurprijzen) en het beheer (onderhoudsniveaus) van het vastgoed van Zoeterwoude. Zoeterwoude ziet het bezit en beheer van vastgoed niet als doel op zich, maar als een middel om andere beleidsdoelen te bereiken. Het vastgoed levert een belangrijke bijdrage aan de huisvestingsmogelijkheden van onder andere organisaties met een sociaal-maatschappelijke of culturele doelstelling. Na vaststelling van de nota door de gemeenteraad (kader) dient de nota als uitgangspunt voor het te voeren vastgoedbeleid (uitwerking) in Zoeterwoude. Hieronder treft u de beslispunten aan voor de raad. Beslispunten voor de raad: 1. De Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude vast te stellen en als uitgangspunt te hanteren voor het te voeren vastgoedbeleid. 2. Het uitgangspunt te hanteren dat het vastgoedbeleid ondersteunend is aan de bestuurlijk vastgestelde (maatschappelijke) beleidskaders en doelstellingen. 3. Uitsluitend (strategisch) vastgoed aan te houden dat een bijdrage levert aan (vastgestelde) gemeentelijk beleidsdoelstellingen en al het niet-strategisch vastgoed af te stoten. 4. Te streven dat voor panden die duurzaam onderdeel uitmaken van de vastgoedportefeuille de gewogen conditiescore onderhoud minimaal op niveau 3 (redelijk) te krijgen en/of te houden. 5. Het uitgangspunt te hanteren dat met betrekking tot maatschappelijke verhuur een kostendekkende huur wordt gehanteerd. 6. Het uitgangspunt te hanteren dat met betrekking tot commerciële verhuur (vastgoed waarvoor geen maatschappelijke doelstellingen zijn geformuleerd) een marktconforme huur wordt gehanteerd. 7. Met betrekking tot leegstandsbeheer het uitgangspunt te hanteren dat tijdelijke leegstand ingezet/gebruikt kan worden voor (tijdelijke) verhuur indien er binnen afzienbare termijn een structurele invulling is voorzien of als het vastgoed in afwachting is van renovatie, sloop of (her)ontwikkeling. 8. De raad middels de jaarlijkse begroting, perspectiefnota en jaarrekening te informeren over de samenstelling en omvang van de gemeentelijke vastgoedportefeuille, waarbij wordt gerapporteerd over ontwikkelingen en strategische visie. Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 1 van 11
1. Inleiding 1.1. Aanleiding In 2013 hebben we ons bezit aan vastgoed in kaart gebracht. Daar vallen alle gronden en gebouwen onder die geen algemeen openbaar nut dienen maar voor één of meer specifieke doelen in ons bezit zijn. Gronden en gebouwen die wij hebben aangekocht in het kader van een stedenbouwkundig project vallen er niet onder. Die objecten gaan op enig moment al of niet na functiewijziging - in andere handen komen. Waar we het wel over hebben is een lange lijst met kleine en grotere objecten, uiteenlopend van onderwijshuisvesting tot en met de verhuurde volkstuinen. In 2014 hebben we ons daar meer expliciet op gericht vanuit de vraagstelling of wij dat vastgoed op economisch verantwoorde manier gebruiken of laten gebruiken en of we er wel eigenaar van moeten zijn. In het bevestigende geval is vervolgens de vraag of het beheer en onderhoud goed is geregeld en of we er voldoende tegenprestatie voor vragen als de grond of een gebouw op enigerlei wijze aan derden in gebruik is uitgegeven. Ook zullen wij doorgaan met de eventuele verkoop van restgronden. 1.2. Doel van de Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude De nota beoogt verbetering en professionalisering van het beheer van vastgoed. Deze nota stelt algemene kaders voor afwegingen over behoud of afstoten van gemeentelijk vastgoed. Anderzijds worden kaders gesteld voor onderhoud en de verhuur van de gemeentelijke objecten die behouden blijven. Op basis van de door de Raad vastgestelde nota kan het college beslissen over de toekomst van afzonderlijke gemeentelijke objecten. 2. Vastgoedbeleid Zowel grond als vastgoed is een middel waarmee ruimtelijke, onderwijs, volkshuisvestings en andere maatschappelijke doelen bereikt kunnen worden. Voor wat betreft het vastgoedbeheer- en ontwikkeling heeft Zoeterwoude op dit moment geen (duidelijke) kaders. Daardoor is er op dit gebied geen beleid vastgesteld. De gemeente Zoeterwoude heeft diverse objecten in bezit, die in de loop van tijd, vanwege het ontbreken van duidelijke kaders, voor zeer lage huurprijzen zijn verhuurd aan allerlei stichtingen en verenigingen. Er is ook geen duidelijke grondslag voor de huurprijzen, deze kunnen per pand en per huurder verschillen en houden soms geen verband met de gemeentelijke kosten of gangbare huren voor vergelijkbare panden in de markt. Daarmee is er in feite sprake van veel verkapte subsidie door het beschikbaar stellen van goedkoop gemeentelijk vastgoed. Dit is niet transparant. Ook over de onderhoudsstatus van de panden is onvoldoende bekend. 2.1. Professionalisering vastgoedbeleid Professionalisering van ons vastgoedbeleid is enerzijds nodig om een efficiency-slag te maken, waardoor middelen worden bespaard en er meer transparantie wordt bereikt en anderzijds om een analyse te maken van het gemeentelijk vastgoed. Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 2 van 11
Voor de gemeente is het dus van belang na te denken over de redenen waarom er vastgoed in bezit is en wat de gemeentelijke rol bij dit vastgoed is. Daarnaast is het noodzakelijk vast te leggen hoe het vastgoed wordt beheerd en geëxploiteerd en tegen welke prijzen het aan partijen wordt verhuurd. Ook het onderhoud en het al dan niet afstoten van vastgoed maken hier onderdeel van uit. Met de professionalisering van het gemeentelijk vastgoed streeft de gemeente Zoeterwoude naar: 1. beter benutten en bezetten van vastgoed; 2. efficiënter inzetten van vastgoed en publieke middelen; 3. betere (goede) balans maatschappelijk en financieel rendement op vastgoed; 4. vastgoedbeslissingen, gebaseerd op de vastgestelde kaders; 5. aanwijzen van (ambtelijke) eindverantwoordelijke voor het vastgoed; 3. Kerntaken De gemeente gaat strategisch om met vastgoed en streeft daarbij naar een organisatie en vastgoedportefeuille, die afgestemd is op de ambities van de (beleidsafdelingen van de ) gemeente, zodat de gemeente Zoeterwoude ook op lange termijn kan beschikken over voldoende gemeentelijk vastgoed, die gemeentelijke (beleids-) ambities en doelstellingen ondersteunen en versterken. Het vastgoedbeheer van de gemeente verzorgt daarom, op verzoek of in opdracht van de verschillende (beleids)afdelingen en derden, alle facetten van de levenscyclus van het vastgoed (van ontwikkeling/nieuwbouw, via in stand houden tot sloop), in zowel technische als administratieve zin. De kennis en kunde op gebied van vastgoed, bouwkunde en bouwkosten worden ook ingezet voor advisering. Het vastgoedbeheer is dus zuiver faciliterend ten behoeve van de overige (beleids)afdelingen van de gemeente. Samengevat heeft het vastgoedbeheer van de gemeente drie kerntaken: 1. Vastgoedmanagement, dat is onder te verdelen in: o Portefeuillemanagement (strategisch beheer, w.o. afstoten, huren of renoveren); o administratief beheer o technisch beheer. 2. Begeleiden en realiseren van nieuwbouw, ofwel projectleider; 3. Advisering ten aanzien van allerhande vastgoedvraagstukken en vastgoedbeleid. 4. Doelgroepen voor vastgoed De doelgroepen voor het ter beschikking stellen van vastgoed zijn enerzijds de gemeentelijke organisatie en anderzijds de organisaties, die: 1. passen binnen de vastgestelde beleidsdoelen van de gemeente; 2. in het beleid van de diverse programma s van en door de beleidsafdelingen expliciet worden benoemd en; 3. door de beleidsafdelingen voor hun activiteiten financieel (bijvoorbeeld door subsidie) worden ondersteund of kunnen worden ondersteund. Als aan deze voorwaarden is voldaan kan de gemeente in beginsel de huisvesting faciliteren voor deze organisaties (beslispunt 2). De doelgroepen die voor gemeentelijke huisvesting in aanmerking komen kunnen (tussentijds) wijzigen door expliciete besluitvorming binnen de beleidsvelden (bijvoorbeeld subsidietoekenning). Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 3 van 11
Op dit moment gaat het om: Gemeentelijke organisatie Maatschappelijke voorzieningen of organisaties Stichtingen en verenigingen De huisvesting van particulieren en organisaties, die buiten de doelgroep vallen, wordt niet gezien als kerntaak van vastgoedbeheer. Indien binnen het beschikbare vastgoed (tijdelijk) ruimte is om deze particulieren en organisaties wel te huisvesten, kan alsnog tot verhuur worden overgegaan (beslispunt 7). Hierbij mag deze overeenkomst nooit de realisatie van beleidsdoelstellingen of projecten frustreren. De verhuur van de twee standplaatsen en woonwagen betreft ook geen kerntaak van de gemeente. Op 13 november 2012 heeft het college van B&W besloten tot een uitsterfconstructie van het woonwagenpark. De standplaatsen en woonwagen vallen daarmee onder niet-strategisch vastgoed en kunnen dus na mutatie worden afgestoten. 5. Beleidskaders Dit hoofdstuk beschrijft de beleidskaders voor het te voeren vastgoedbeleid. Hierbij komen de onderdelen; afwegingskader gemeentelijk vastgoed, huurprijsbeleid en exploitatiebeleid aan de orde. Voor de richtprijzen van gronden baseert de gemeente zich op de nota Grondbeleid. 5.1. Afwegingskader gemeentelijk (maatschappelijk) vastgoed Met het vastgoedbeleid heeft de gemeente Zoeterwoude de ambitie om beter inzicht te verkrijgen in de omvang en waarde van het vastgoed en een bewuste(re) afweging te maken of vastgoedobjecten in eigendom worden genomen of gehouden. Het exploiteren van vastgoed door de gemeente is geen doel op zich: vastgoed is een sturingsmiddel om beleidsdoelen te kunnen realiseren. Er wordt onderscheid gemaakt tussen strategisch en niet-strategisch gemeentelijk vastgoed (beslispunt 3). Strategische gemeentelijk vastgoed 1. Strategisch gemeentelijk vastgoed wordt gedefinieerd als een vastgoedobject dat de gemeente in eigendom heeft en wil (door)exploiteren of wil verwerven. 2. a. De functie van het object draagt bij aan de realisatie van beleidsdoelstellingen van de gemeente of aan de uitvoering van gemeentelijke taken. b. De gemeente wil zeggenschap hebben of houden over het object, omdat eigendom benodigd is om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren en/of (op termijn) om een geplande ontwikkeling uit te kunnen voeren. c. Er wordt een financieel verantwoorde exploitatie gevoerd (bepaald op basis van een combinatie van de resultaten van een kosten-batenanalyse, het exploitatierisico, de mogelijkheden voor verevening met opbrengsten van andere objecten binnen de portefeuille en het lange termijn perspectief). Of er sprake is van een verantwoorde exploitatie is een gezamenlijk besluit van de betrokken beleidsafdeling (vanuit het oogpunt van huurniveau en subsidieverlening) en de afdeling die verantwoordelijk is voor het beheer van het vastgoed (vanuit het oogpunt van kostendekking, exploitatiebeleid en huurprijsbeleid). Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 4 van 11
3. Wanneer geen financieel verantwoorde exploitatie te voeren is, maar aan de andere twee eisen wel is voldaan, wordt de situatie voorgelegd aan het college. Het college kan dan alsnog de politieke keuze maken om het object als strategisch aan te merken en een (structureel) financieel tekort op de exploitatie accepteren. Niet-strategisch gemeentelijk vastgoed Niet-strategisch gemeentelijk vastgoed dat in eigendom van de gemeente is en beschikbaar is om af te stoten. Strategisch of niet strategisch vastgoed 5.2. Huurprijsbeleid Als een huurder wordt aangemerkt als doelgroep van beleid dan geldt de stelregel dat voor deze huurders kostendekkende huren in rekening worden gebracht. Door kostendekkende huren wordt subsidiering via lagere huurprijzen voorkomen. Kostendekkende huren geven daarmee voldoende inzicht en transparantie om te komen tot weloverwogen vastgoedbeslissingen. We onderscheiden twee type relaties met huurders: 1. de gemeente verhuurt aan huurder, passend in de doelgroep (kostendekkend); 2. de gemeente verhuurt aan huurder, die niet in de doelgroep zit (marktconform). Ad 1. Daar waar een huurder is aangemerkt als gemeentelijke doelgroep zal het verschil tussen de kostendekkende huur en het betaald tarief worden gecompenseerd door middel van een huisvestingssubsidie. Zodoende wordt subsidiering via lagere huurprijzen voorkomen en ontstaat transparantie. Ad 2. Huurders, die niet in de doelgroep vallen, betalen marktconforme (commerciële) huur (beslispunt 6). Marktconforme huur kan worden bepaald door referenties op te vragen bij makelaars. Op het moment dat een commerciële exploitatie mogelijk wordt, zal tot aan het moment van verkoop een marktconforme huurprijs worden gevraagd. Commercieel vastgoed is geen doel op zich en zal in principe altijd worden afgestoten. Echter in sommige situaties kan commerciële vastgoed toch Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 5 van 11
wenselijk zijn. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een dansschool op commerciële basis, als aanvulling op de huisvesting van doelgroepen. De gemeente brengt voor de maatschappelijke organisaties, die indien noodzakelijk financiële steun ontvangen van de gemeente, in beginsel alleen een kostendekkende huur in rekening (beslispunt 5). Indien uit bijvoorbeeld taxatie blijkt dat de commerciële huur substantieel hoger zou kunnen zijn, wordt in overleg met de huurder bezien of huisvesting in een goedkoper gemeentelijk pand mogelijk is, waardoor het vrijkomende pand tegen een voor de gemeente aantrekkelijkere prijs verkocht of verhuurd kan worden. Kostendekkende of marktconforme huur 5.3. Exploitatiebeleid In deze paragraaf zijn de uitgangspunten voor de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed vastgelegd. Het betreft hier de vastgoedexploitatie. Vastgoedexploitatie omvat alle activiteiten met betrekking tot portefeuillemanagement en klant-, technisch en financieel beleid die gericht zijn op het zo goed mogelijk beheren van vastgoedobjecten. De gebruikersexploitatie is geen onderdeel van deze beleidskaders. De gebruikersexploitatie betreft alle activiteiten die door de huurder worden uitgevoerd ten behoeve van het gebruik van het object, zoals zaalverhuur, beveiliging, schoonmaak en gebruikersonderhoud. 5.3.1. Doelstelling vastgoedexploitatie Per object wordt op basis van het strategisch afwegingskader, de functie, leeftijd, technische staat, beleidswensen van beleidsafdelingen bepaald wat de doelstelling van de vastgoedexploitatie is: Consolideren: Voortzetten van de exploitatie en het beheer op dezelfde wijze als voorgaande jaren; Renderen: Boven trendmatig verhogen van de huurprijs, terwijl het beheer ongewijzigd wordt voortgezet (altijd gekoppeld zijn aan de maximaal toegestane huurverhoging); Herpositioneren: Extra aandacht schenken aan het object door herbestemming (nieuwe functie), herontwikkeling (sloop en nieuwbouw) of door extra te investeren (bijvoorbeeld door planmatig onderhoud naar voren te schuiven of door renovatie, restauratie of verbouwing). Herpositioneren kost in eerste instantie geld, maar op termijn kan er mee verdiend worden, omdat objecten tegen een hogere prijs of eenvoudiger verhuurd worden en de kans op leegstand kleiner wordt; Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 6 van 11
Afstoten: Wanneer er gekozen wordt om een object af te stoten, zijn de volgende opties mogelijk: verkopen of slopen. Indien duidelijk wordt dat een pand niet bezet kan worden door één of meerdere van bovengenoemde doelgroepen, wordt de afweging gemaakt of de gemeente belang heeft bij het in eigendom houden van het object of dat het wordt afgestoten. Hierbij kunnen strategische overwegingen in het kader van bijvoorbeeld de toekomstvisie Zoeterwoude een rol spelen. Strategisch afwegingskader 5.3.2. Portefeuillebeleid Portefeuillemanagement omvat alle strategische activiteiten, die gericht zijn op (op lange termijn) sturing en optimalisatie van vraag en aanbod, risicobeheersing, vastgoedexploitatie in de volle breedte en diepte van de portefeuille. Hieruit volgen voorstellen voor het aanhouden van objecten of voor wijzigingen in de portefeuille en bijbehorende investeringsprogramma s. Tevens wordt een vastgoedbeleidsdoelstelling geformuleerd op objectniveau, die een nadere uitwerking heeft op technische aspecten, zoals bijvoorbeeld het onderhoudsniveau. Portefeuillebeleid is erop gericht de objecten in de portefeuille optimaal te bezetten. 5.3.3. Klantbeleid Klantbeleid omvat alle activiteiten die gericht zijn op het voldoen aan de klantvraag, het optimaal benutten van de objecten in de portefeuille, het afsluiten van goede contracten. Klantbeleid is erop gericht om zo goed mogelijk aan de klantvraag te kunnen voldoen. Klanten zijn bijvoorbeeld verenigingen, (maatschappelijke) organisaties, particulieren, maar ook onderdelen van de gemeentelijke organisatie. 5.3.4. Technisch beleid Het technisch beleid omvat alle onderhoudsactiviteiten gericht op technische instandhouding van het gebouw. Bij het onderhoud van gebouwen worden de volgende typen instandhoudingsonderhoud onderscheiden: Planmatig onderhoud: meerjarige planmatige onderhoudsactiviteiten en structurele (terugkerende) risico beheerswerkzaamheden om het object op het gewenste kwaliteitsniveau te houden. Planmatig onderhoud wordt verantwoord in de exploitatiebegroting van de gemeente. Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 7 van 11
Dagelijks onderhoud: preventieve, weinig ingrijpende onderhoudsactiviteiten om het object op het gewenste kwaliteitsniveau te houden. Het dagelijks onderhoud wordt verantwoord in de exploitatiebegroting van de gemeente. Achterstallig onderhoud: onderhoudsactiviteiten betreffende niet uitgevoerd/uitgesteld planmatig onderhoud of onderhoudsactiviteiten om het verschil tussen het gewenste en huidige kwaliteitsniveau van een nieuw object op te heffen. Achterstallig onderhoud kan zijn verantwoording vinden in de exploitatiebegroting van de gemeente maar kan ook een investeringskrediet vragen. Correctief onderhoud: onderhoudswerkzaamheden gericht op het herstel van onvoorziene, opgetreden gebreken, storingen en/of schade aan het object. Correctief onderhoud kan zijn verantwoording vinden in de exploitatiebegroting van de gemeente maar kan ook leiden tot een investeringskrediet. Klachtenonderhoud: onderhoudsactiviteiten naar aanleiding van klachten van de gebruikers om het object op het contractueel vastgelegde kwaliteitsniveau terug te brengen. Afhankelijk van de mate van onderhoud kan klachtenonderhoud plaatsvinden binnen de begroting van de gemeente en bij grotere klachten zal er een krediet benodigd zijn. Mutatie onderhoud: onderhoudsactiviteiten om een object op het gewenste kwaliteitsniveau te brengen ten behoeve van een nieuwe verhuring. Hiervoor is een investeringskrediet benodigd. De verantwoordelijkheid voor onderhoudswerkzaamheden is te verdelen over huurder en verhuurder. Dit onderscheid is gebaseerd op de wettelijk vastgestelde verplichtingen van huurder (gebruiker) en verhuurder (7:203 ev BW). De onderhoudsactiviteiten van de huurders worden gemonitord middels periodieke inspecties van de gebouwen. Het is mogelijk dat onderhoudsverantwoordelijkheden worden verlegd van de eigenaar naar de huurder en vice versa. Dit dient vastgelegd te zijn in het huurcontract. Voor panden die door de gemeente worden gehuurd en doorverhuurd, wordt de onderhoudsverantwoordelijkheid van de huurder in de regel verlegd van vastgoedbeheer- en ontwikkeling naar de huurder. De gemeente Zoeterwoude werkt op basis van meerjaren beheer- en onderhoudsplanningen (MJOP) waarin de onderhoudsactiviteiten die noodzakelijk zijn om het gewenste kwaliteitsniveau te handhaven / bereiken zijn opgenomen. Alle vastgoedobjecten van de gemeente worden voorzien van een MJOP, met uitzondering van de te slopen c.q. af te stoten objecten. Waar het panden betreft die onderdeel zijn van een grondexploitatie is het benodigde onderhoud afhankelijk van de doelstelling van de plannen in gebiedsontwikkelingen. 5.3.5. Beleidskader onderhoudsniveaus Het onderhoudsniveau van het vastgoed moet minimaal voldoen aan wettelijke eisen. Voor de doelmatige inzet van middelen wordt per vastgoedtype een onderhoudsniveau gedefinieerd. De (financiële) consequenties van de huidige kwaliteit en de gewenste kwaliteit worden aan het college voorgelegd. Voor het in beeld brengen van 1. de huidige onderhoudskwaliteit, 2. de gewenste kwaliteit en 3. de noodzakelijke maatregelen kan de gemeente een objectieve norm hanteren. Hiervoor is de NEN 2767-norm beschikbaar. De NEN-norm kent een verdeling in zes technische onderhoudsniveaus. De norm gaat over bouwkundige aspecten en niet over facilitaire zaken, zoals schoonmaak. Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 8 van 11
In deze NEN-norm zijn de volgende onderhoudsniveaus benoemd: Niveau 1 Uitstekende conditie Geen of zeer beperkte veroudering Niveau 2 Goede conditie Beginnende veroudering door gebruik, weer en wind Niveau 3 Redelijke conditie Beginnende veroudering door gebruik, weer en wind Niveau 4 Matige conditie Het verouderingsproces heeft bouw- of installatiedelen duidelijk in zijn greep Niveau 5 Slechte conditie Het verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden Niveau 6 Zeer slechte conditie Maximaal gebrekenbeeld Directe toepassingen vanuit NEN 2767 zijn bijvoorbeeld: het in beeld brengen van de bestaande conditie van de gebouwenvoorraad; het opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning; het verdelen van het onderhoudsbudget; het ondersteunen van vastgoedbeheer en beleid; het op gang brengen en vergemakkelijken van de communicatie over de gewenste conditie. Het gewenste onderhoudsniveau kan per object verschillen. Hierdoor verschillen ook de benodigde onderhoudskosten en reserveringen per object. Hierbij geldt hoe hoger het gewenste niveau, des te meer kost het onderhoud. In zijn algemeenheid geldt niveau 3 als uitgangspunt (beslispunt 4). Indien er in verband met specifieke omstandigheden een lager of hoger onderhoudsniveau gewenst is dient dit goed onderbouwd te worden. 5.3.6. Financieel beleid Financieel gebouwenbeleid omvat alle activiteiten ten behoeve van een voortschrijdend kostendekkingsplan. Het betreft activiteiten met betrekking tot het bekostigen en beheersen van kosten als gevolg van het in eigendom en exploitatie hebben van vastgoed en de bijkomende administratie. Belangrijkste uitgangspunten voor het financieel beleid zijn: het beheer van gemeentelijk vastgoed heeft geen winstdoelstelling; de kosten van het eigendom en de exploitatie van vastgoed dienen gedekt te worden met de inkomsten uit de exploitatie. De afdeling die verantwoordelijk is voor het vastgoed legt financiële verantwoording af in de reguliere planning&control-cyclus. Deze afdeling is tevens verantwoordelijk voor het beheersen van de (financiële) risico s die gepaard gaan met het gemeentelijke vastgoedeigendom. 5.3.7. Verkoopbeleid Indien het college, conform het beleid voor het afstoten van vastgoed, besluit om een bepaald object te verkopen, dan gelden de volgende uitgangspunten. - Onderhandse verkoop van een enkel verhuurd vastgoed vindt in eerste aanleg plaats aan de zittende huurder. - Als er sprake is van forse leegstand en ernstig achterstallig onderhoud, dan wordt het vastgoed verkocht. - Verkoop van vastgoed vindt op een zo openbaar mogelijke wijze plaats als sprake is van: a. een leegstaand vastgoed; b. vastgoed dat bestemd is voor herontwikkeling; c. vastgoed dat niet verkocht wordt aan zittende huurder. Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 9 van 11
5.4. Uitgangspunt voor vastgoedontwikkeling Het uitgangspunt voor de vastgoed ontwikkeling is De markt, tenzij.. om tenzij in te kunnen vullen, is een goede afweging nodig. Onderstaand stappenplan, dat ook wel een checklist genoemd kan worden, fungeert als hulpmiddel bij deze afweging. 1. Draagt de ontwikkeling bij aan een gemeentelijk beleidsdoel? De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt alleen ingezet ten behoeve van gemeentelijke beleidsdoelen en doelstellingen die vanuit wet- en regelgeving zijn opgelegd (bijv. wetgeving m.b.t. onderwijshuisvesting). 2. Kan het vastgoed binnen de bandbreedte van de financiële randvoorwaarden worden ontwikkeld? Eerst zal er een globale inschatting gemaakt moeten worden of de markt het (financieel) zal kunnen oppakken. Als daar geen sprake van is, dan zal eerst een haalbaarheidsstudie naar de ontwikkeling moeten worden uitgevoerd. De financiële randvoorwaarde van de gemeente is dat kostendekkend moet worden geëxploiteerd, eventueel via een financiële bijdrage van uit externe partijen. 3. Kan de markt de ontwikkeling zelf doen, terwijl de gemeentelijke doelstellingen worden gewaarborgd? Moet de gemeente eigendom hebben om de gemeentelijke doelstellingen te kunnen bereiken? Of kunnen die doelstellingen ook worden gerealiseerd door middel van het publiekrecht of privaatrecht. In het eerste geval staan de gemeente instrumenten als bestemmingsplannen, handhaving, welstandeisen of de Monumentenwet ter beschikking. In het tweede geval kan de gewenste invulling van een object worden vastgelegd in het grondcontract, door bijvoorbeeld het object te huren en dóór te verhuren aan maatschappelijke partners. 4. Wil de markt het doen? Is de markt bereid een ontwikkeling op te pakken? Past de ontwikkeling binnen de expertise van de marktpartij? 5. Worden de risico s gedragen door de markt en is er vastgelegd hoe om te gaan met de risico s? De volgende financiële risico s zijn te onderscheiden: - Kosten Past de ontwikkeling binnen de financiële randvoorwaarden? Hierbij moet rekening worden gehouden met aankoopkosten, verkoopopbrengsten, exploitatiekosten en kosten voor de burger. Daarbij is het van belang dat de financiële risico s niet alsnog op de gemeente worden afgewenteld. - Kwaliteit Hierbij gaat het om duurzaamheid en om de kwaliteit van het gebouw en het beheer. - Snelheid Wordt de ontwikkeling binnen de gewenste tijdsperiode opgeleverd? - Schaalgrootte Door het eigendom bij de gemeente te houden heeft de gemeentelijke portefeuille voldoende volume om objecten strategisch in te zetten voor haar beleidsdoelen. Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 10 van 11
6. Implementatie Er is een inventarisatie gemaakt van de objecten die door de gemeente verhuurd worden, zie bijlage 1. De bedoeling is om deze lijst verder uit te werken conform de uitgangspunten zoals voorgesteld in deze notitie. 6.1 Eindverantwoording voor het (afzonderlijke) vastgoed Wij hebben besloten om voor de afzonderlijke objecten budgethouders en adviseurs aan te wijzen met als belangrijkste taak voor de budgethouder: a. Toetsen aan de vastgestelde kaders (waarom hebben wij een object in bezit, wat doen we met het object, voor hoe lang geven we het eventueel in verhuur of gebruik, voor welke prijs en met welke indexering en verkopen we het op enig moment of nemen we het zelf voor een ander doel in gebruik). Dat betekent dat de budgethouder verantwoordelijk is voor het uitgifte-/verhuur-/verkoopcontract en de termijnbewaking en indexering. b. Budgetbewaking, dat wil zeggen het begroten van kosten en opbrengsten, de verslaglegging en de verantwoording daarvan in het kader van de P&C-cyclus. De belangrijkste taak voor de adviseur zijn: a. Advisering over het optimale beheer, hoe en onder welke voorwaarden kan het beste het beheer plaatsvinden. b. Budgethouder voor onderhoud (als deel van het totale budget voor het perceel), dat wil zeggen dat deze budgethouder de onderhoudsuitgaven- en investeringenonderhoud begroot, regelt en bewaakt en daar over adviseert aan de hoofdbudgethouder / afdelingshoofd. Vervolgens kan de vraag worden gesteld of het geheel van vastgoedmanagement tot de verantwoordelijkheid van één of van meer afdelingen moet worden gerekend. Het antwoord op die vraag is dat de functionele budgethouder eindverantwoordelijk is. Dat is dus per definitie bij meerdere afdelingen het geval, want vastgoed is alleen maar in bezit ter ondersteuning en uitvoering van beleid zoals bijvoorbeeld sport, onderwijs of volkshuisvesting. De ontwikkelingen en strategische visie worden door de budgethouders verantwoord in de jaarlijkse begroting, perspectiefnota en jaarrekening (beslispunt 8). Nota Vastgoedbeleid Zoeterwoude 11 van 11
Bijlage 1 Inventarisatie gemeentelijk vastgoed naar gebruik Beleidsterrein Object Huurder Categorie Organisatie Gemeentehuis Gemeente Zoeterwoude 1 Organisatie Gemeentewerf Gemeente Zoeterwoude 1 Onderwijs Openbaar onderwijs SOPORA 1 Onderwijs Klaverweideschool St. Confessioneel Onderwijs Leiden 1 Onderwijs Westwoudschool SCOL 1 Onderwijs Bernardusschool SCOL 1 Onderwijs Kleine Wijzer SCOL 1 Cultuur Openbare bibliotheek Openbare bibliotheek 1 Cultuur De Wereldwinkel Stichting Wereldwinkel 1 Sport Sporthal de Klaverhal Stichting/sportverenigingen 1 Sport Handbalveld Haasbroek Stompwijk '92 1 Sport Tennisvelden Meerburg Tennisver. Meerburg (erfpacht) 1 Sport Tennisvelden Haasbroek ZTC (erfpacht) 1 Recreatie Zwembad Haasbroek gemeente Zoeterwoude 1 Recreatie IJsbaan Zoeterwoude IJsclub Zoeterwoude 1 Sport Voetbalveld Haasbroek SJZ 1 Sport Voetbalveld Meerburg St. Sporten Z woude (vv Meerburg) 1 Sport Voetbalkantine Meerburg St. Sporten Z woude (vv Meerburg) 1 Cultuur Gebouw de Kameleon De Kameleon 1 Cultuur Suetanborg Stichting Oud Zoeterwoude 1 Particulier Volkstuinen Laan van Oud Raetwijck Particulier 4 Cultuur Gebouw de Weipoort Vereniging Buurthuis De weipoort 1 Cultuur Gebouw Utopia Jongerenver. Utopia 1 Volkshuisvesting Nassaulaan 34 Particulier 4 Volkshuisvesting Nassaulaan 36 Particulier 4 Volkshuisvesting Molenpad 2, woonwagen+standplaats Particulier 4 Volkshuisvesting Molenpad 6, standplaats Particulier 4 Particulier Huur grond Burg.Smeetsweg Particulier 4 Particulier Huur tuingrond Klaverweydenstraat 1 Particulier 4 Particulier Huur grond Klaverweydenstraat 27 Particulier 4 Particulier Huur grond van Outerenstraat 27 Particulier 4 Particulier Huur grond W. Alexanderstraat Particulier 4 Particulier Huur grond Europaweg Particulier 4 Particulier Huur grond Miening 26 Particulier 4 Particulier Huur grond nabij de Geerbrug Particulier 4 Particulier Huur grond Zuidbuurtseweg Particulier 4 Particulier Huur stukje dijk aan Zuidbuurtseweg Particulier 4 Sport Huur grond langs Molenpad 3 Jeanne dárc 1 Particulier Huur grond de Merodestraat Particulier 4 Particulier Huur steunpunt langs de A4 Deel 1H gemeente Voorschoten 4 Particulier Huur steunpunt langs de A4 Deel 2 gemeente Voorschoten 4 Cultuur Huur steunpunt langs de A4 + opstal St. Pop Belang Zoeterwoude 3 Particulier Huur grond Nassaulaan Particulier 4 Organisatie Huur voormalig brandspuithuisje Zuidbuurtseweg 32a gemeente Zoeterwoude 4 Maatschappelijk Huur grond aan het Kooikersplein St. Kinderopvang 3
Cultuur Grond onder Muziekcentrum St.Muziekcentrum (r.v. opstal) 3 Particulier Snippergroen Particulier 4 Organisatie Bouwkavel gemeente Zoeterwoude 4 Organisatie Grond bij Zonnegaarde gemeente Zoeterwoude 4 Ruimtelijk beheer Gemaal Nijverheidsweg Gemeente Zoeterwoude 1 1 = Strategisch + doelgroep 3= Niet strategisch + doelgroep = Strategisch + geen doelgroep 4 = Niet strategisch + geen doelgroep