gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 april 2011, betreffende het vaststellen van de Nota Vastgoed

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Schiedam. Nr. CVDR149534_1 29 mei 2018 Nota Vastgoed De raad van de gemeente Schiedam; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 april 2011, betreffende het vaststellen van de Nota Vastgoed gelezen het advies van de raadscommissie Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer d.d. 24 mei 2011 besluit de: Nota Vastgoed vast te stellen: 1.Inleiding Mede naar aanleiding van de verbeterslag ten aanzien van de grondexploitaties, wil de gemeente Schiedam ook haar vastgoedbeheer professionaliseren. De professionalisering van het vastgoedbeheer hangt samen met spoor 3 van de kerntakenanalyse. In de Kerntakenanalyse is aan de Afdeling ROVG als uitwerkingsopdracht gegeven om uiterlijk in het tweede kwartaal 2011 een vastgoednota op te stellen. De nu voorliggende nota moet worden gezien als een antwoord op deze uitwerkingsopdracht. Vastgoed is binnen de gemeente Schiedam verspreid over verschillende afdelingen en clusters. Totaal gaat het om zo n 260 objecten met een totale WOZ waarde van circa 255 mln. De portefeuille is zeer divers en bevat onder meer schoolgebouwen, wijkcentra, bedrijfsruimten, een museum, bibliotheken, winkelruimten, woningen, sporthallen en zwembaden. Per jaar wordt over de hele portefeuille ca. 4,22 mln. aan huren geïnd (bedrag conform huurcontracten). Het potentieel aan verhuurbare objecten bedraagt 55%, 33% van alle objecten wordt daadwerkelijk verhuurd. Van de 22% leegstaande of in gebruik gegeven objecten is 11% opgenomen in projecten, de overige 11% levert om andere redenen geen huurinkomsten op. Scholen betalen geen huur, omdat de gemeente alleen economisch claimrecht heeft en het juridisch eigendom bij de schoolbesturen ligt. De jaarhuur per object varieert van 183 tot (Stadserf 1). De huur die de gemeente zelf betaalt is 2,2 mln. per jaar, verdeeld over 15 objecten. De totale WOZ waarde van de vastgoedportefeuilles (ca. 255 mln.) is hoger dan de totale boekwaarde (ca. 95 mln.). De verzekerde waarde van alle objecten bedraagt circa 305 mln. en ligt daarmee boven de WOZwaarde. Voor wat betreft het vastgoedbeheer en ontwikkeling zijn er op dit moment geen duidelijke kaders. Zo is er op dit gebied tot nu toe nog geen beleid vastgesteld. In de afgelopen decennia zijn er, vanwege het ontbreken van duidelijke kaders, veel panden verworven, die in de loop der tijd voor zeer lage huurprijzen zijn verhuurd aan allerlei stichtingen, bedrijven en particulieren. Er is ook geen duidelijke grondslag voor de huurprijzen, deze kunnen per pand en per huurder verschillen en houden geen verband met de gemeentelijke kosten of gangbare huren voor vergelijkbare panden in de markt. In feite is er sprake van veel verkapte subsidie middels het beschikbaar stellen van goedkoop gemeentelijk vastgoed. Dit is niet transparant. Door de lage huurprijzen en het ontbreken van onderhoudsnormen is er de afgelopen jaren te weinig onderhoud aan de panden verricht, waardoor er nu sprake is van relatief veel achterstallig onderhoud. De achterliggende gedachte bij de kerntakenanalyse en de professionalisering van het vastgoed is om enerzijds een efficiency slag te maken waardoor middelen worden bespaard en er meer transparantie wordt bereikt en om anderzijds een analyse te maken van het gemeentelijke vastgoed. Op basis van het nieuwe beleid wordt vervolgens bepaald, welke panden de gemeente wil behouden en welke panden de gemeente wil afstoten. De aldus vrijgekomen middelen (directe opbrengst uit verkoop, besparing op onderhoud) vloeien terug in de begroting. Tegelijkertijd worden er voor de panden die de gemeente wil behouden meerjaren onderhoudsplanningen opgesteld op basis van landelijk geldende normen (NEN 2767). Zodra de financiële consequenties van deze onderhoudsplanningen bekend zijn, zal aan de raad worden gevraagd om deze benodigde middelen, conform de KTA, te dekken vanuit de verkoopopbrengsten. 1

2 In het kader van de efficiency slag, wordt het gemeentelijke vastgoed gecentraliseerd bij een afdeling. In de Nota spelregels vastgoed, wordt dit nader uitgewerkt. De Nota spelregels vastgoed is een gedetailleerde uitwerking van de Nota vastgoedbeheer en ontwikkeling, op operationeel niveau, en zal met het oog op latere flexibele aanpassingen alleen door het college worden vastgesteld. De nota Spelregels vastgoed zal te allen tijde binnen de kaders van de door de raad vastgestelde Nota Vastgoedbeheer en ontwikkeling blijven. Met de professionalisering van het gemeentelijke vastgoed streeft de gemeente Schiedam naar: Betere vastgoedbeslissingen; Goede balans maatschappelijk en financieel rendement op vastgoed; Beter benutten en bezetten van vastgoed; Minder incidentele tegenvallers/meevallers; Efficiënter inzetten van vastgoed en publieke middelen. Om bovenstaande ambities te realiseren is een aantal randvoorwaarden geformuleerd, zodat vorming en werking van het nieuwe vastgoedbeheer succesvol kan zijn. Deze randvoorwaarden zijn: Vastgoed is sturingsmiddel om gemeentelijke (beleid) doelenstellingen te realiseren; Optimale benutting van het vastgoed; Heldere besluitvorming; Scheiding eigendom en beleid; Centralisatie van eigendommen; Alle rechtshandelingen op het gebied van vastgoed gaan via één afdeling. 2. Kerntaken De gemeente gaat strategisch om met vastgoed en streeft daarbij naar een organisatie en vastgoedportefeuille, die afgestemd is op de ambities van de beleidsafdelingen, zodat de gemeente Schiedam ook op lange termijn kan beschikken over voldoende gemeentelijk vastgoed, die gemeentelijke (beleids)ambities en doelstellingen ondersteunen en versterken. Het vastgoedbeheer van de gemeente verzorgt daarom, op verzoek of in opdracht van de beleidsafdelingen en derden, alle facetten van de levenscyclus van het vastgoed (van ontwikkeling/nieuwbouw, via in stand houden tot sloop), in zowel technische als administratieve zin. De kennis en kunde op gebied van vastgoed, bouwkunde en bouwkosten worden ook ingezet voor advisering. Het vastgoedbeheer is dus zuiver faciliterend ten behoeve van de overige beleidsafdelingen van de gemeente. 2

3 Samengevat heeft het vastgoedbeheer van de gemeente drie kerntaken: 1. Vastgoedmanagement, dat is onder te verdelen in: Portefeuillemanagement; administratief beheer; technisch beheer; 2. Begeleiden en realiseren van nieuwbouw, vernieuwbouw, ofwel bouwprojectmanagement (bijvoorbeeld nieuwbouw Wennekerpand); 3. Advisering ten aanzien van allerhande vastgoedvraagstukken en vastgoedbeleid. Hieronder is elke taak nader gespecificeerd. Daar waar taken complex of specialistisch zijn, zal gebruik worden gemaakt van experts en specialisten die deze taken uitvoeren, onder verantwoordelijkheid van één afdeling. Hierbij kan gedacht worden aan zeer complexe juridische aspecten bij contractvorming binnen een nieuwbouwproject of bijvoorbeeld kwesties op gebied van fiscaliteit. Vastgoedmanagement Portefeuillemanagement is verantwoordelijk voor; o Strategisch portefeuillebeheer, ofwel op korte en lange termijn garanderen van kwantitatief en kwalitatief voldoende vastgoed door relaties te leggen tussen vraag (verantwoordelijkheid beleidsafdelingen) en aanbod; o Sturen op de prestatie van het vastgoed in brede zin; o Risicomanagement; o Verzorgen van managementinformatie; o Zorgdragen voor inzicht in klantenwensen en klanttevredenheid; o Behandeling vraag van de beleidsafdeling ter vaststelling van projectresultaat; o Voorbereiding tot besluitvorming over aan en verkoop; o Afstoten, huren en renoveren; o Opstellen van contracten; o Beschikbaarheid van betrouwbare en bruikbare contractgegevens en huurprijsbepalingen en berekeningen; o Kwaliteit van de adviezen voor het bestuur en de uitvoering van vastgoedbeheertaken. o Als toekomstig eigenaar participeren in ontwikkelingsprojecten, zoals her of ver of nieuwbouw; o Sluitende financiële administratie op overkoepeld niveau; o Vastgoedbeleidsontwikkeling en (strategisch) vastgoedbeleid. Administratief beheer is verantwoordelijk voor: o Sluitende financiële administratie op objectniveau; o Vervaardigen van huurprijsberekeningen; o Leveren van een bijdrage aan een actuele en betrouwbare financiële administratie van de vastgoedportefeuille en aan het risicomanagement van de portefeuille; o Zorgdragen voor een juiste verwerking van opdrachten (intake, uitvoering en afsluiting) en juiste facturering naar klanten; o Contractbeheer, aanbesteden en inkoop; o Vaststellen van jaarplannen onderhoud; o Informatie en applicatiebeheer vastgoedinformatiesysteem. Technisch beheer is verantwoordelijk voor: o Vertegenwoordigen op operationeel niveau naar overige beleidsafdelingen en huurders; o Technische objectenkennis; o Realisatie van het vastgestelde jaarplan onderhoud; o Advisering meerjarenbeheer en onderhoudsprogramma s; o Toetsing en uitvoering van MJOP; o Piketbeleidsafdeling gemeentelijke gebouwen. Bouwprojectmanagement is verantwoordelijk voor: Realiseren van het vooraf met de opdrachtgevende beleidsafdeling overeengekomen projectresultaat (nieuwbouw, verbouw, kleine projecten, renovaties, upgrading en onderhoud) binnen de vooraf vastgestelde randvoorwaarden; 3

4 Voeren van het bouwprojectmanagement door gefaseerd projectmatig werken en met sturing op aspecten GOTICK (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). Advisering is verantwoordelijk voor: Advisering over toekomstige exploitatiekosten en haalbaarheid van nieuwbouw; Concernbreed aanspreekpunt voor alle mogelijke vragen ten aanzien van vastgoed, taxaties, (technische) bouwkunde, vastgoedberekeningen, bouwkosten en (strategische) huisvestingsvraagstukken; Leveren van goede, uniforme, inhoudelijke adviezen, die antwoord geven op de vraag. 3. Doelgroepen voor vastgoed/afwegingskader gemeentelijk (maatschappelijk) vastgoed 3.1 Doelgroepen voor de terbeschikkingstelling van vastgoed. De doelgroepen voor het ter beschikking stellen van vastgoed zijn enerzijds de gemeentelijke organisatieonderdelen en anderzijds de organisaties, die 1) passen binnen de vastgestelde beleidsdoelen van de gemeente, 2) in het beleid van de diverse programma s van en door de beleidsbeleidsafdelingen expliciet worden benoemd en 3) door de beleidsbeleidsafdelingen voor hun activiteiten financieel (bijvoorbeeld door subsidie) worden ondersteund of kunnen worden ondersteund. Als aan deze voorwaarden is voldaan zorgt de gemeente voor huisvesting voor deze organisaties. De doelgroepen die voor gemeentelijke huisvesting in aanmerking komen kunnen (tussentijds) wijzigen door expliciete besluitvorming binnen de beleidvelden (bijvoorbeeld subsidietoekenning). Op dit moment gaat het om: Gemeentelijke beleidsafdelingen (stadskantoorhuis, werven, etc); Maatschappelijke organisaties; Specifieke organisaties, partijen, zoals Filmhuis, Theaterschool, CBK, kunstenaars, in bijvoorbeeld objecten als Wennekerpand, wijkcentra, ed.; De huisvesting van particulieren en organisaties, die buiten de doelgroep vallen, wordt niet gezien als kerntaak van vastgoedbeheer. Indien binnen het beschikbare vastgoed (tijdelijk) ruimte is om deze particulieren en organisaties wel te huisvesten, kan alsnog tot verhuur worden overgegaan. Hierbij mag deze overeenkomst nooit de realisatie van beleidsdoelstellingen of projecten frustreren. 3.2 Strategisch gemeentelijk (maatschappelijk) vastgoed De ambitie van de gemeente Schiedam is om beter inzicht te verkrijgen in de omvang en waarde van het vastgoed en een bewuste(re) afweging te maken of vastgoedobjecten in eigendom worden genomen of gehouden. Het exploiteren van vastgoed door de gemeente Schiedam is geen doel op zich: vastgoed is een sturingsmiddel om beleidsdoelen te kunnen realiseren. Er wordt onderscheid gemaakt tussen strategisch en niet strategisch gemeentelijk vastgoed. Strategisch gemeentelijk vastgoed wordt gedefinieerd als vastgoedobjecten die de gemeente in eigendom heeft en wil (door)exploiteren of wil verwerven. Niet strategisch gemeentelijk vastgoed dat reeds in eigendom van de gemeente is wordt in principe afgestoten. Er is sprake van strategisch (maatschappelijk) gemeentelijk vastgoed wanneer een object voldoet aan alle volgende drie criteria: De functie van het object draagt bij aan de realisatie van beleidsdoelstellingen van de gemeente of aan de uitvoering van gemeentelijke taken. Dit wordt in overleg met de beleidsafdelingen bepaald; De gemeente wil zeggenschap hebben of houden over het object omdat het object in eigendom benodigd is om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren en/ of (op termijn) om een geplande (stads)ontwikkeling uit te kunnen voeren (Dit in de veronderstelling dat bijvoorbeeld marktconforme huur tot een hogere prijsstelling leidt); Er is een financieel verantwoorde exploitatie te voeren bepaald op basis van een combinatie van de resultaten van een kosten batenanalyse, het exploitatierisico, de mogelijkheden voor verevening met opbrengsten van andere objecten binnen de portefeuille en het lange termijn perspectief. Of sprake is van een verantwoorde exploitatie is een gezamenlijk besluit van de betrokken beleidsafdeling (vanuit het oogpunt van huurniveau en subsidieverlening) en de afdeling die verantwoordelijk is voor het beheer van het vastgoed (vanuit het oogpunt van kostendekking, zie hoofdstuk 4.1 exploitatiebeleid en 4.2, huurprijsbeleid). 4

5 Wanneer geen financieel verantwoorde exploitatie te voeren is, maar aan de andere twee eisen wel is voldaan, wordt de business case voorgelegd aan het college. Het college kan dan alsnog de politieke keuze maken om het object als strategisch aan te merken en een (structureel) financieel tekort op de exploitatie accepteren. 4.BELEIDSKADERS 4.1 Exploitatiebeleid In deze paragraaf zijn de uitgangspunten voor de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed vastgelegd. Het betreft hier de vastgoedexploitatie. Vastgoedexploitatie omvat alle activiteiten met betrekking tot portefeuillemanagement en klant, technisch en financieel beleid die gericht zijn op het zo goed mogelijk beheren van vastgoedobjecten: Portefeuillebeleid omvat alle strategische activiteiten, die gericht zijn op (op lange termijn) sturing en optimalisatie van vraag en aanbod, risicobeheersing, vastgoedexploitatie in de volle breedte en diepte van de portefeuille; Klantbeleid omvat alle activiteiten die gericht zijn op het voldoen aan de klantvraag, het optimaal benutten van de objecten in de portefeuille/verwerven van nieuwe huurders, het afsluiten van contracten en de administratie hiervan en het verlengen van de economische levensduur van objecten. Technisch beleid omvat de organisatie van alle activiteiten ten behoeve van de technische instandhouding van de objecten; Financieel beleid omvat alle activiteiten ten behoeve van een voortschrijdend kostendekkingsplan en de bijkomende administratie. De gebruikersexploitatie is geen onderdeel van deze beleidskaders. De gebruikersexploitatie betreft alle activiteiten die door de huurder worden uitgevoerd ten behoeve van het gebruik van het object, zoals zaalverhuur, beveiliging, schoonmaak en gebruikersonderhoud Doelstelling vastgoedexploitatie Per object wordt op basis van het strategisch afwegingskader, de functie, leeftijd, technische staat, beleidswensen van beleidsafdelingen bepaald wat de doelstelling van de vastgoedexploitatie is: Consolideren: Voortzetten van de exploitatie en het beheer op dezelfde wijze als voorgaande jaren; Renderen: Boven trendmatig verhogen van de huurprijs, terwijl het beheer ongewijzigd wordt voortgezet (altijd gekoppeld zijn aan de maximaal toegestane huurverhoging); Herpositioneren: Extra aandacht schenken aan het object door herbestemming (nieuwe functie), herontwikkeling (sloop en nieuwbouw) of door extra te investeren (bijvoorbeeld door planmatig onderhoud naar voren te schuiven of door renovatie, restauratie of verbouwing). Herpositioneren kost in eerste instantie geld, maar op termijn kan er mee verdiend worden, omdat objecten tegen een hogere prijs of eenvoudiger verhuurd worden en de kans op leegstand kleiner wordt; Afstoten (verkopen of slopen): Wanneer er gekozen wordt om een object af te stoten, zijn er drie opties mogelijk: verkopen, slopen of aanbieden aan het grondbedrijf. Indien duidelijk wordt dat een pand niet bezet kan worden door één of meerdere van bovengenoemde doelgroepen, wordt de afweging gemaakt of de gemeente belang heeft bij het in eigendom houden van het object of dat het wordt afgestoten. Hierbij spelen strategische overwegingen in het kader van bijvoorbeeld de Stadsvisie Schiedam 2030 een rol Portefeuillebeleid Portefeuillemanagement omvat alle strategische activiteiten, die gericht zijn op (op lange termijn) sturing en optimalisatie van vraag en aanbod, risicobeheersing, vastgoedexploitatie in de volle breedte en diepte van de portefeuille. Hieruit volgen voorstellen voor het aanhouden van objecten of voor wijzigingen in de portefeuille en bijbehorende investeringsprogramma s. Tevens wordt een vastgoedbeleidsdoelstelling geformuleerd op objectniveau, die een nadere uitwerking heeft op technische aspecten, zoals bijvoorbeeld het onderhoudsniveau. Portefeuillebeleid is erop gericht de objecten in de portefeuille optimaal te bezetten Klantbeleid Klantbeleid omvat zoals aangegeven alle activiteiten die gericht zijn op het voldoen aan de klantvraag, het optimaal benutten van de objecten in de portefeuille, het afsluiten van goede contracten. Klantbeleid is erop gericht om zo goed mogelijk aan de klantvraag te kunnen voldoen Technisch beleid 5

6 Het technisch beleid omvat alle onderhoudsactiviteiten gericht op technische instandhouding van het gebouw. Bij het onderhoud van gebouwen worden de volgende typen instandhoudingsonderhoud onderscheiden: Planmatig onderhoud: meerjarige planmatige onderhoudsactiviteiten en structurele (terugkerende) risico beheerswerkzaamheden om object op gewenste kwaliteitsniveau te houden; Dagelijks onderhoud: preventieve weinig, ingrijpende onderhoudsactiviteiten om het object op het gewenste kwaliteitsniveau te houden; Achterstallig onderhoud: onderhoudsactiviteiten betreffende niet uitgevoerd/uitgesteld planmatig onderhoud of onderhoudsactiviteiten om het verschil tussen het gewenste en huidige kwaliteitsniveau van een nieuw object op te heffen; Correctief onderhoud: onderhoudswerkzaamheden gericht op het herstel van onvoorziene, opgetreden gebreken, storingen en/of schade aan het object; Klachtenonderhoud: onderhoudsactiviteiten naar aanleiding van klachten van de gebruikers om het object op het contractueel vastgelegde kwaliteitsniveau terug te brengen; Mutatie onderhoud: onderhoudsactiviteiten om een object op het gewenste kwaliteitsniveau te brengen ten behoeve van een nieuwe verhuring. De verantwoordelijkheid voor onderhoudswerkzaamheden is te verdelen over huurder en verhuurder. Dit onderscheid is gebaseerd op de wettelijk vastgestelde verplichtingen van huurder (gebruiker) en verhuurder (7:203 ev BW). De onderhoudsactiviteiten van de huurders worden gemonitord middels periodieke inspecties van de gebouwen. Het is mogelijk dat onderhoudsverantwoordelijkheden worden verlegd van de eigenaar naar de huurder en vice versa. Dit dient vastgelegd te zijn in het huurcontract. De financiële consequenties worden geregeld. Voor panden die door de gemeente worden gehuurd en doorverhuurd, wordt de onderhoudsverantwoordelijkheid van de huurder in de regel verlegd van vastgoedbeheer en ontwikkeling naar de huurder. De gemeente Schiedam werkt op basis van meerjaren beheer en onderhoudsplanningen (MJOP) waarin de onderhoudsactiviteiten die noodzakelijk zijn om het gewenste kwaliteitsniveau te handhaven / bereiken zijn opgenomen. Alle vastgoedobjecten van de gemeente worden in voorzien van een MJOP, met uitzondering van de sloop c.q. af te stoten objecten. Waar het panden betreft die onderdeel zijn van een grondexploitatie is het benodigde onderhoud afhankelijk van de doelstelling van het grondbedrijf voor het object en de plannen in gebiedsontwikkelingen Beleidskader onderhoudniveaus Het onderhoudsniveau van het vastgoed moet minimaal voldoen aan wettelijke eisen. Voor de doelmatige inzet van middelen wordt per vastgoedtype een onderhoudsniveau gedefinieerd. De (financiële) consequenties van de huidige kwaliteit en de gewenste kwaliteit worden aan het bestuur voorgelegd. Voor het in beeld brengen van 1) de huidige onderhoudskwaliteit, 2) de gewenste kwaliteit en 3) de noodzakelijke maatregelen hanteert de gemeente een objectieve norm, de NEN 2767 norm. De NENnorm kent een verdeling in zes technische onderhoudsniveaus. Nadere uitwerking van deze niveaus is opgenomen in bijlage 2. De norm gaat over bouwkundige aspecten en niet over facilitaire zaken, zoals schoonmaak. In deze NEN norm zijn de volgende onderhoudsniveaus benoemd: Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 Niveau 6 Uitstekende conditie Goede conditie Redelijke conditie Matige conditie Slechte conditie Zeer slechte conditie Geen of zeer beperkte veroudering Beginnende veroudering door gebruik, weer en wind Beginnende veroudering door gebruik, weer en wind Het verouderingsproces heeft bouw of installatiedelen duidelijk in zijn greep Het verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden Maximaal gebrekenbeeld Het gewenste onderhoudsniveau kan per object verschillen. Hierdoor verschillen ook de benodigde onderhoudskosten en reserveringen per object. Hierbij geldt hoe hoger het gewenste niveau, des te meer kost het onderhoud. In de onderstaande tabel wordt aangegeven welk onderhoudsniveau als uitgangspunt wordt genomen voor de screening. Deze niveaus beschrijven de onderhoudskwaliteit, waarnaar wordt gestreefd en bij voldoende middelen minimaal gehandhaafd dient te worden voor de verschillende huurders. Deze onderverdeling kan een uitgangspunt vormen voor de differentiëring van de onderhoudskosten in de huurprijssystematiek. In zijn algemeenheid geldt niveau 3 als uitgangspunt. Indien er in verband met specifieke omstandigheden een lager of hoger onderhoudsniveau gewenst is dient dit goed onderbouwd te worden Financieel beleid 6

7 Financieel beleid omvat alle activiteiten ten behoeve van een voortschrijdend kostendekkingsplan. Het betreft activiteiten met betrekking tot het bekostigen en beheersen van kosten als gevolg van het in eigendom en exploitatie hebben van vastgoed en de bijkomende administratie. Belangrijke uitgangspunten voor het financieel beleid zijn: Het beheer van gemeentelijk vastgoed heeft geen winstdoelstelling; De kosten van het eigendom en de exploitatie van vastgoed dienen gedekt te worden met de inkomsten uit de exploitatie. De afdeling die verantwoordelijk is voor het vastgoed legt financiële verantwoording af in de reguliere Planning & Controlcyclus. Deze afdeling is tevens verantwoordelijk voor het beheersen van de (financiële) risico s die gepaard gaan met het gemeentelijke vastgoedeigendom. Op het financieel beheer van vastgoedbeheer en ontwikkeling is het gemeentelijke waarderings en afschrijvingsbeleid van toepassing Verkoopbeleid Indien het college, conform het beleid voor het afstoren van vastgoed, besluit om een bepaald object te verkopen, dan gelden de volgende uitgangspunten. In alle gevallen geldt daarbij dat hieraan zo nodig nog een activiteit vooraf gaat om een juridisch overdraagbaar object te creëren, zoals verkavelen of splitsen in appartementrechten. Woningen Onderhandse verkoop van een enkele verhuurde woning vindt in eerste aanleg plaats aan de zittende huurder. Onderhandse verkoop van een pakket woningen vindt in eerste aanleg plaats aan een corporatie. Als deze niet wil aankopen en indien er sprake is van forse leegstand en ernstig achterstallig onderhoud, dan wordt de woning volgens de reguliere procedure verkocht. Verkoop van woningen vindt op een zo openbaar mogelijke wijze plaats (via openbare inschrijving, veiling of via een makelaar) als sprake is van: a. een leegstaande woning; b. woningen die bestemd zijn voor herontwikkeling; c. woningen die niet verkocht worden aan een zittende huurder. Bedrijfsmatig vastgoed (winkels, kantoren, horeca) Onderhandse verkoop van een enkele verhuurde bedrijfsmatige unit vindt in eerste aanleg plaats aan de zittende huurder. Onderhandse verkoop van een leegstaande enkele bedrijfsmatige unit vindt in eerste aanleg plaats aan de exploitanten van de naastgelegen unit(s). Verkoop vindt op een zo openbaar mogelijke wijze plaats (via openbare inschrijving, veiling of via een makelaar) als sprake is van: a. een pakket bedrijfsmatig vastgoed, incl. eventuele bedrijfswoningen; b. verhuurd bedrijfsmatig vastgoed, dat niet verkocht wordt aan de zittende huurder; c. leegstaand bedrijfsmatig vastgoed, dat niet verkocht wordt aan de exploitant van naastgelegen unit(s); d. bedrijfsmatig vastgoed dat bestemd is voor herontwikkeling. Verkoop kan plaatsvinden, mits de koopsom tenminste gelijk is aan, of hoger is dan de laagst getaxeerde waarde. Deze taxatiewaarde moet volgen uit twee door registertaxateurs opgestelde taxatierapporten. Verkoop vindt altijd plaats tegen marktconforme verkoopwaarden waarbij voorts als uitgangspunt geldt dat prijsvorming geschiedt basis van de zogenaamde vrije onderhandse verkoopwaarde. Bij openbare verkoop (i.e. openbare inschrijving of veiling) behoudt de gemeente het recht van gunning Huurprijsbeleid De stelregel is dat voor de doelgroepen kostendekkende huren in rekening worden gebracht. Kostprijsdekkende huren geven voldoende inzicht en transparantie om te komen tot weloverwogen vastgoedbeslissingen. Andere huurprijsniveaus leiden tot extra (Dit in de veronderstelling dat bijvoorbeeld marktconforme huur tot een hogere prijsstelling leidt) geldstromen binnen het gemeentelijk apparaat. Immers hogere huuropbrengsten geven evenredige laststijging bij de beleidsafdelingen of de organisatie, die door de gemeente financieel worden ondersteund. Binnen de gemeente zijn er 3catergorieën huurders: Gemeentelijke beleidsafdelingen (stadhuis) Specifieke organisaties/vastgoed, zoals Wennekerpand, BGS, wijkcentra, theater etc. 7

8 Particulieren, bijvoorbeeld in monumenten We onderscheiden twee type relaties met huurders: 1. De gemeente verhuurt aan huurder, passend in de doelgroep 2. De gemeente verhuurt aan huurder, die niet in de doelgroep zit. Daar waar een huurder is aangemerkt als gemeentelijke doelgroep zal het verschil tussen de kostendekkende huur en het betaald tarief worden gecompenseerd door de betreffende beleidsafdeling (huisvestingssubsidie). Zodoende wordt subsidiering via lagere huurprijzen voorkomen en ontstaat transparantie. Tegelijkertijd betalen organisaties transparant een maatschappelijk tarief (= kostprijsdekkende huur minus huisvestingssubsidie) voor de huur betalen. Huurders, die niet in de doelgroep vallen, betalen commerciële huur. Commerciële huur wordt bepaald door referenties op te vragen bij makelaars. Op het moment dat een commerciële exploitatie mogelijk wordt, zal tot aan het moment van verkoop een marktconforme huurprijs worden gevraagd. Commercieel vastgoed is geen doel op zich en zal in principe altijd worden afgestoten. Echter in sommige situaties kan commerciële vastgoed toch wenselijk zijn. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de horeca in het oude stadhuis, een dansschool op commerciële basis in het Wennekerpand, als aanvulling op de huisvesting van doelgroepen, een kinderdagverblijf op commerciële basis in een multifunctionele accommodatie, waarin ook onderwijs gehuisvest is. De gemeente brengt voor de (maatschappelijke) organisaties, die indien noodzakelijk financiële steun ontvangen van de beleidsafdelingen, in beginsel alleen een kostprijsdekkende huur. Indien uit taxatie blijkt dat de commerciële huur substantieel hoger zou kunnen zijn, wordt in overleg met de huurder bezien of huisvesting in een goedkoper gemeentelijk pand mogelijk is, waardoor het vrijkomende pand tegen een voor de gemeente aantrekkelijkere prijs verkocht of verhuurd kan worden. Het huurprijsbeleid wordt nader uitgewerkt in het document Spelregels Vastgoed Schiedam Duurzaamheid Voor het bestuur van de gemeente Schiedam is duurzaamheid een speerpunt van beleid, getuige ondermeer het Collegewerkprogramma en het door de raad vastgestelde Milieubeleidsplan en de Nota Klimaatbeleid. Dat geldt zeker ook voor het vastgoed dat in handen is en blijft van de gemeente Schiedam. Het beperken van verbruik van gas en elektriciteit is volgens het milieubeleidsplan in het kader van interne milieuzorg een belangrijke indicator om het succes van het beleid te meten. In het klimaatbeleid is vastgelegd dat voor gemeentelijke gebouwen geldt dat in 2015 geen klimaateffect meer optreedt (per saldo geen uitstoot van kooldioxide). Daarmee geeft de gemeentelijke organisatie zelf het goede voorbeeld ten opzichte van burgers en bedrijven. Doelstelling De economische situatie dwingt ons om op zoek te gaan naar maatregelen die geen groot beslag leggen op financiële middelen. De volgende doelstelling staat daarom centraal: Hoe kan de gemeente Schiedam haar duurzaamheidsambities voor het eigen vastgoed waarmaken met als randvoorwaarde dat dit per saldo geld oplevert? Investeren versus exploiteren: focus op energiebesparing Bij voorbaat lijkt duidelijk, dat het niet mogelijk zal zijn om alle duurzaamheidsambities voor het gemeentelijk vastgoed te realiseren zonder meerkosten. Zoals in het algemeen geldt voor het realiseren van doelen van beleid, zijn hiermee kosten gemoeid. In het gunstigste geval kunnen bepaalde investeringen zich geheel of gedeeltelijk terugverdienen. De grootste kans om bovenstaande doelstelling te realiseren, ligt in energiebesparing (inclusief waterbesparing). Energiebesparing draagt bij aan de gemeentelijke klimaatdoelstelling en bespaart op de exploitatiekosten van gemeentelijke gebouwen. Andere duurzaamheidsthema s zoals toepassing van duurzame materialen en het beperken van andere milieuaantasting kennen deze inverdieneffecten in veel mindere mate. In het navolgende richten we 8

9 ons daarom tot energiebesparing in gemeentelijke gebouwen. De overige vastgestelde duurzaamheidsmaatregelen dienen in het kader van bedrijfsinterne milieuzorg van de gemeente en duurzaam inkopen te worden gerealiseerd (Milieubeleidplan, hoofdstuk 4). Bij nieuwbouw dient het gebruik van duurzame materialen ( cradle to cradle ) prioriteit te krijgen. Het duurzaamheidsbeleid voor vastgoed wordt verder uitgewerkt in de Nota Spelregels Vastgoed Schiedam. 4.4 Multifunctionele accommodaties Een multifunctionele accommodatie is een voorziening met verschillende participanten onder één dak, waarbij de inrichting en het ontwerp zo zijn vormgegeven dat bepaalde ruimten geschikt zijn voor meervoudig gebruik. Het is een misverstand om te denken dat iedere ruimte binnen een accommodatie multifunctioneel te gebruiken is. Bij een multifunctionele accommodatie kan het gebruik van bepaalde ruimten ook exclusief bij één participant liggen. In het algemeen hebben de participanten in de multifunctionele accommodatie elkaar iets te bieden. De inhoud (activiteiten en diensten) en de vorm (huisvesting) zijn in een multifunctionele accommodatie zeer nauw met elkaar verbonden. In het proces om een multifunctionele accommodatie te realiseren is de vertaalslag van inhoud naar vorm essentieel en leidend. Het onderbrengen van verschillende voorzieningen in multifunctionele accommodaties heeft een aantal achtergronden, zoals: De opkomst van de brede school als middel om onderwijsachterstanden te verminderen, een integrale aanpak te waarborgen en een combinatie van voorzieningen in een wijk te realiseren. De decentralisatie van onderwijshuisvesting van het Rijk naar gemeenten in 1997 waarbij de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van onderwijshuisvesting zijn overgeheveld naar de gemeenten. Tegelijkertijd zijn ook de beschikbare onderwijsbudgetten opgenomen in het Gemeentefonds. Gemeenten hebben hiermee de verantwoordelijkheid gekregen om maatgericht beleid te voeren dat is toegesneden op de lokale huisvestingsbehoefte. De schaarse ruimte in Nederland voor bebouwing. Meervoudig grondgebruik is daarom een prima optie om de ruimte optimaal te benutten. Herstructurering van wijken, dorpen en buurten veroorzaken een andere en nieuwe kijk op voorzieningenstructuren. Multifunctionele accommodatie passen hierin. Bovengenoemde aanleidingen zijn vooral ingegeven door externe factoren. Het kan ook gebeuren dat een participant (bijvoorbeeld het schoolbestuur) het voortouw neemt en initiatieven ontplooit richting de gemeente om een multifunctionele accommodatie te realiseren. In dat geval moet de gemeente het initiatief overnemen door het tenminste te toetsen aan de gemeentelijke plannen (het integrale beleidskader) en bekijken of het past binnen de toekomstige ruimtelijke en beleidsmatige ontwikkelingen. De gemeente treedt vervolgens weer in overleg met de participant en maakt afspraken over het vervolg. Uitgaande van de regierol van de gemeente, moet de gemeente het plan of initiatief adopteren en het proces verder regisseren. Ook daar waar het gaat om andere participanten dan in de basisvariant, bijvoorbeeld een bibliotheek of het sociaal cultureel werk, kan de gemeente de planvorming naar zich toe trekken. Gaat het om commerciële functies zoals bijvoorbeeld een gezondheidscentrum, dan vindt uiteraard een toetsing aan de gemeentelijke plannen plaats, maar hoeft de gemeente de regierol niet naar zich toe te trekken. Zeker niet als het uitsluitend commerciële functies betreft. Mocht een initiatief van een commerciële partner uitmonden in planvorming waar ook non profit organisaties bij worden betrokken, dan speelt de gemeente weer een belangrijke rol. De gemeente heeft als regisseur van het totale proces een groot aantal sturingsinstrumenten in handen waardoor zij gesprekspartners kan binden aan het proces. Dit is echter geen goed uitgangspunt. Uiteindelijk komt de samenwerking beter van de grond als het gaat op basis van vrijwilligheid en niet op basis van dwang. Communicatie is hierin erg belangrijk. Effectieve samenwerking is niet van bovenaf te dwingen, maar vereist draagvlak en enthousiasme onder alle partijen. Gedwongen samenwerking is echter niet altijd te voorkomen, zeker daar waar het gaat om subsidierelaties tussen de gemeente en instellingen. Het proces om te komen tot de uiteindelijke realisatie van een multifunctionele accommodatie vraagt om een gestructureerde en transparante aanpak. Het proces start met het ontwikkelen van een visie en het toetsen van de haalbaarheid van plannen. Vervolgens kunnen de randvoorwaarden, de omvang en aard van het gebouw worden vastgelegd in een Programma van Eisen. Het is belangrijk om de nodige aandacht te besteden aan deze voorbereiding. Hier worden immers de keuzes gemaakt die de gebruiks en belevingskwaliteit van de multifunctionele accommodatie voor de komende decennia bepalen. Pas hierna gaat de daadwerkelijke realisatie van start en wordt gesproken over architectenkeuze, ontwerpen, bestek en dergelijke. 9

10 Ten tijde van de vaststelling van deze Nota formuleert de gemeente in samenwerking met Hevo B.V. te s Hertogenbosch uitgangspunten voor het beheer van de nieuwe scholen met aanvullende voorzieningen in Nieuwland. In het Integraal Huisvestingsplan Onderwijs (IHP ) zal, binnen de kaders van de Nota Vastgoedbeheer en ontwikkeling in worden gegaan op het beheer en de verrekening van huur m.b.t. functies binnen scholen die geen regulier onderwijs betreffen. Vanuit het oogpunt van efficiency en kostenbesparing worden voor nieuw en verbouwprojecten in principe de mogelijkheden van multifunctionele accommodaties altijd onderzocht Vastgoedontwikkeling ter ondersteuning van gemeentelijk beleid. In het kader van de Nota grondbeleid verwerft de gemeente gronden en geeft deze weer uit met een programma van eisen ter uitvoering van een gewenste gebiedsontwikkeling. Met spreekt hierbij van verwerving en uitgifte van gronden in het kader van een grondexploitatie. De bouw en ontwikkeling van het vastgoed wordt, na uitgifte van de gronden, bij marktpartijen neergelegd. Deze ontwikkeling moet passen binnen de door de gemeente meegegeven kaders. In de praktijk kan het echter voorkomen dat een door de gemeente gewenste ontwikkeling (bijvoorbeeld vanuit de Stadsvisie Schiedam 2030) niet door de markt wordt opgepakt. Indien de gemeente de ontwikkeling desondanks wil doorzetten, zal zij zelf de gewenste vastgoedontwikkeling in gang moeten zetten en financieren. Het uitgangspunt voor de vastgoedontwikkeling is De markt, tenzij. Om de puntjes na tenzij in te kunnen vullen, is een goede afweging nodig. Onderstaand stappenplan, dat ook wel een checklist genoemd kan worden, fungeert als hulpmiddel bij deze afweging. 1. Draagt de ontwikkeling bij aan een gemeentelijk beleidsdoel? De gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt alleen ingezet ten behoeve van gemeentelijke beleidsdoelen en doelstellingen die vanuit wet en regelgeving zijn opgelegd (wetgeving m.b.t. onderwijshuisvesting). 2. Kan het vastgoed binnen de bandbreedte van de financiële randvoorwaarden worden ontwikkeld? Om deze vraag te kunnen beantwoorden, zal eerst een haalbaarheidsstudie naar de ontwikkeling moeten worden uitgevoerd. De financiële randvoorwaarde van de gemeente is dat kostendekkend moet worden geëxploiteerd, eventueel via een financiële bijdrage van uit een andere beleidsafdeling. Daarnaast zal een globale inschatting gemaakt moeten worden of de markt het (financieel) zal kunnen oppakken. 3. Kan de markt de ontwikkeling zelf doen, terwijl de gemeentelijke doelstellingen worden gewaarborgd? Moet de gemeente eigendom hebben om de gemeentelijke doelstellingen te kunnen bereiken? Of kunnen die doelstellingen ook worden gerealiseerd door middel van het publiekrecht of privaatrecht. In het eerste geval staan de gemeente instrumenten als bestemmingsplannen, handhaving, welstandeisen of de Monumentenwet ter beschikking. In het tweede geval kan de gewenste invulling van een object worden vastgelegd in het grondcontract, door het object te huren en dóór te verhuren aan maatschappelijke partners of via design and contruct (een markbenadering waarin, binnen de kaders, meer verantwoordelijkheid bij de markt wordt neergelegd). 4. Wil de markt het doen? Is de markt bereid een ontwikkeling op te pakken? Past de ontwikkeling binnen de expertise van de marktpartij? 5. Worden de risico s gedragen door de markt en is er vastgelegd hoe om te gaan met de risico s? De volgende financiële risico s zijn te onderscheiden: Kosten Past de ontwikkeling binnen de financiële randvoorwaarden? Hierbij moet rekening worden gehouden met aankoopkosten, verkoopopbrengsten, exploitatiekosten en kosten voor de burger. Daarbij is het van belang dat de financiële risico s niet alsnog op de gemeente worden afgewenteld. Kwaliteit Hierbij gaat het om duurzaamheid en om de kwaliteit van het gebouw en het beheer. Snelheid Wordt de ontwikkeling binnen de gewenste tijdsperiode opgeleverd? Schaalgrootte Door het eigendom bij de gemeente te houden, heeft de gemeentelijke portefeuille voldoende volume om objecten strategisch in te zetten en goed beheer te voeren. 5. IMPLEMENTATIE Parallel aan het traject van de vaststelling van de voorliggende nota wordt thans aan de hand van de uitgangspunten van deze nota een inventarisatie gemaakt van de functies die door de gemeente gehuis- 10

11 vest moeten worden. Aan de diverse afdelingen is gevraagd welke functies zij graag gehuisvest willen hebben. Daarbij is tevens gevraagd om hoeveel m² dit gaat, welke randvoorwaarden daarbij gelden (toegankelijkheid, indeling, kwaliteit, locatie etc.) en of er voldoende middelen zijn om de kostprijsdekkende huur te kunnen betalen. Aan de hand van deze gegevens gaat de afdeling die verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer in overleg met betrokkenen na welke functie het best op welke locatie gehuisvest kunnen worden. Het is de bedoeling om na de vaststelling van de voorliggende nota in de 2e helft 2011 een definitieve lijst met te verkopen objecten door het college te laten vaststellen. Deze inventarisatie zal aan het eind van het derde kwartaal aan de raad ter kennis worden gebracht. Evenzeer parallel aan het traject van de vaststelling van de voorliggende wordt er een programma van eisen opgesteld voor de aanschaf en implementatie van een vastgoedinformatie systeem. Hierbij wordtin ieder geval nagegaan, of, en in hoeverre op dit gebied kan worden samengewerkt met omliggende gemeenten, als Rotterdam, Vlaardingen en Maassluis. In overleg met bureau inkoop zal er in de 2e helft 2011 een of meerdere makelaars geselecteerd worden (aanbesteding raamcontract), die de verkoop van de vrijkomende gemeentelijke vastgoed objecten gaan verzorgen. De begeleiding van dit aanbestedingstraject zal door bureau inkoop gebeuren. In de 2e helft van 2011 kan ook gestart worden met de aanbesteding van het opstellen van de MJOP s. De randvoorwaarden voor de MJOP s zijn, inclusief de gewenste onderhoudsniveaus per functiesoort, zoals vastgelegd in deze nota. Zodra de MJOP s zijn opgesteld, kunnen deze ingevoerd worden in het op dat moment operationeel zijnde systeem. Aanpassing gemeentelijke organisatie: aan de hand van de voorliggende nota, de nog vast te stellen vastgoedportefeuille, de afstotingslijst en de MJOP s, zal moeten worden bepaald welke formatie er nodig is, om de vastgoedportefeuille van de gemeente Schiedam binnen de gestelde bestuurlijke kaders te managen. In het vierde kwartaal van 2011 zal de begeleiding van de implementatie van de vastgoedorganisatie aanbesteed worden. De implementatie zelf is beoogd in Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn openbare vergadering van 9 juni 2011 de griffier, J. Gordijn de voorzitter, M.J.C. Houtkamp 11