Handleiding Ad Hoc Data Selectietool Vind uw doelgroep in een paar eenvoudige stappen! Ad Hoc Data 2017 Versie 2017_1
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 4 1.1 Ad Hoc Data... 4 1.2 De selectietool... 4 1.3 De licenties... 5 1.4 Deze handleiding... 6 1.5 Contact... 6 2. Uw accountomgeving... 7 2.1 Uw account activeren... 7 2.2 Inloggen... 7 2.3 Wachtwoord wijzigen... 7 2.4 Uw selecties... 7 2.5 Opgeslagen zoekopdrachten... 8 2.6 Naar de selectietool... 8 2.7 Tegoeden... 8 3. De selectietool... 9 3.1 Telling... 9 3.2 Algemene functionaliteiten... 10 Pulldown menu / invoerveld... 10 Plusknop... 10 Wel/Niet-knop... 10 4. Selecties maken... 11 4.1 Selecteren op Branche... 12 4.2 Selectiemethoden... 12 4.2.1 Gebruik pulldown menu (1)... 12 4.2.2 Gebruik invoerveld (2 en 3)... 12 4.2.3 Omgekeerd zoeken op Bedrijfsnaam (4)... 13 4.3 Branche uitsluiten... 13 4.4 Branche activiteit... 14 4.5 Selecteren op Organisatiegrootte... 14 4.6 Selecteren op Vestigingstype... 14 4.7 Selecteren op Rechtsvorm... 15 4.8 Selecteren op Oprichtingsdatum... 16 4.9 Selecteren op Postcode... 16 2 Versie: 2017_1
4.10 Selecteren op Plaats... 16 4.11 Selecteren op Provincie... 17 4.12 Selecteren op Arrondissementscode... 18 4.13 Selecteren op Bedrijfsnaam... 18 4.14 Selecteren op BTW-nummer... 18 4.15 Selecteren op Functietitel... 19 4.16 Selecteren op Taalcode... 19 4.17 Selecteren op Import/Export... 19 4.18 Extra filters selecteren... 19 4.19 Selectie maken of wissen... 20 5. Selectie voorbeeld bekijken... 21 5.1 Selectie voorbeelden... 21 5.2 Zoekopdracht opslaan... 22 5.3 Selectie aanpassen of exporteren... 22 6. Selectie geplaatst... 23 6.1 Aan de slag!... 23 6.2 Uw bestand in Excel... 24 6.3 Wetgeving... 24 7. Aanvullende diensten... 24 Ten slotte... 25 3 Versie: 2017_1
1. Inleiding 1.1 Ad Hoc Data Voor een snelle toegang tot uw zakelijke doelgroep heeft u gekozen voor de diensten van Ad Hoc Data. Een verstandig besluit, want één ding is zeker: uw nieuwe klant staat in ons bestand. Al sinds 2005 voorziet Ad Hoc Data meer dan 10.000 organisaties in Nederland en België van kwalitatieve prospectgegevens. Dankzij onze klantvriendelijke selectietool kunt u hiermee gericht uw marketingen salesacties opzetten. Een goed sales- en marketingproces is een belangrijk en doorlopend onderdeel van uw succes. Voor een vaste, lage prijs kunt u bij ons een jaar lang aan de slag. Elk kwartaal voeren wij een update van de gegevens in onze database door. Hierdoor beschikt u altijd over de juiste gegevens van uw doelgroep. Of het nou gaat om telemarketing, e-marketing, direct mailing, marktonderzoek of klantbezoeken. Zo werkt u dus steeds met actuele gegevens voor een proactieve en gedifferentieerde marktbewerking. Altijd volledig, altijd actueel! 1.2 De selectietool Via de Ad Hoc Data selectietool heeft u direct toegang tot de gegevens van circa 1,3 miljoen organisaties in België. Het betreft alle bedrijven die zijn ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, met uitzondering van bedrijven met een Non-mailing Indicator hebben. Dergelijke bedrijven hebben aangegeven geen postmailings te willen ontvangen en zijn daardoor niet in onze database opgenomen. Wilt u de Waalse website bekijken? Kies dan rechts boven op de pagina voor français. 4 Versie: 2017_1
Selecteren doet u snel en eenvoudig via onze online portal. Uw bestanden bevatten alle bij ons bekende gegevens van de door u zelf geselecteerde organisaties: adresgegevens, telefoonnummer, contactpersonen, website en meer. U kiest, wij leveren. U kunt uw gemaakte adressenselecties eenvoudig downloaden naar Excel, klaar voor gebruik. 1.3 De licenties In het onderstaande overzicht vindt u de verschillende licentiemogelijkheden. Afhankelijk van uw doelstellingen kunt u zelf bepalen voor welke maandelijkse downloadlimiet u kiest. Heeft u geen licentie besteld, maar een eenmalige selectie nodig, dan is het gebruik van de selectietool gelijk. Echter, in dat geval heeft u niet een maandelijkse downloadtegoed tot uw beschikking, maar rekent u na registratie gelijk af op basis van het aantal geselecteerde adressen voor slechts 0,05 per adres (tot 10.000 adressen; bij grotere hoeveelheden kunt u rekenen op een nog scherper tarief!). Maakt u op regelmatige basis adressenselecties dan bent u aanzienlijk goedkoper uit met een licentie voor een zeer kostenefficiënte en structurele marktbenadering. 5 Versie: 2017_1
1.4 Deze handleiding Deze handleiding biedt u nuttige informatie om uw adressenbestand zo optimaal mogelijk te laten aansluiten bij uw doelgroep, boodschap en activiteit. Wij doorlopen in deze handleiding alle te nemen stappen bij het selecteren van uw doelgroepen. Daarnaast geven we u handige tips voor een nog effectiever gebruik van de selectietool. Ten slotte: wij realiseren ons dat elke klantvraag uniek is en een andere marktbenadering vraagt. Daarom zal deze handleiding nooit voor elk marketing- of salesvraagstuk volledig kunnen zijn in het bieden van de beste oplossing. Wij doen er echter alles aan om zoveel mogelijk in te spelen op de behoeften in de markt en zullen geregeld productaanpassingen doorvoeren om hier zo optimaal mogelijk op in te spelen. 1.5 Contact Hulp nodig bij het selecteren van de doelgroep die het best bij u past? Contacteert u ons dan, wij denken graag met u mee! Ook voor vragen over uw licentie, uw factuur of andere zaken staan wij altijd voor u klaar. En wilt u meer weten over effectieve leadgeneratie door middel van telefonische acquisitie, postmailing of e-mailmarketing en de regelgeving hierbij? Vraag dan gratis onze whitepapers aan: Telefonische Acquisitie, Postmailings, E-mailmarketing, Spamwetgeving en Bel-mij-niet-meer Lijst. U kunt deze direct downloaden op: www.adhocdata.be/whitepapers. Veel succes met het selecteren van uw doelgroep en het opzetten van uw doelgerichte marketing- en of salesactiviteiten. 6 Versie: 2017_1
2. Uw accountomgeving 2.1 Uw account activeren In uw accountomgeving worden al uw gegevens weergegeven zoals uw downloadtegoed, uw reeds gemaakte selecties, opgeslagen zoekopdrachten, uw gegevens, uw bestellingen, de gebruikersinformatie én de mogelijkheid om uw wachtwoord te wijzigen. Uw gemaakte selecties kunt u hier downloaden naar Excel voor verder gebruik. Voor toegang tot uw accountomgeving is het noodzakelijk dat u uw account eerst activeert. Dit doet u door te klikken op de activatielink die u in een e-mailbericht heeft ontvangen na uw bestelling. Door te klikken op de activatielink komt u terecht in uw accountomgeving. Ook in geval van een losse selectie dient er gebruik te worden gemaakt van de activatielink, en ook dan is uw selectiebestand te exporteren vanuit uw accountomgeving. LET OP: de activatielink is uitsluitend geldig gedurende de dag waarop u uw mailbericht heeft ontvangen. Is deze verlopen, neemt u dan contact met ons op, wij helpen u graag verder. Uw inloggegevens kunt u zelf aanmaken, door middel van een combinatie van uw e-mailadres én een zelfgekozen wachtwoord. 2.2 Inloggen Als licentiehouder kunt u vanaf nu voortaan inloggen door rechtsboven op de website te klikken op Inloggen, waarna u wordt geleid naar de inlogpagina. 2.3 Wachtwoord wijzigen Mocht u het wachtwoord zijn vergeten, klikt u dan op Wachtwoord vergeten?. Binnen enkele seconden ontvangt u een e-mailbericht met een link om uw wachtwoord te wijzigen. 2.4 Uw selecties In uw accountomgeving ziet u standaard uw laatste 5 selecties staan. Wilt u meer selecties bekijken, klikt u dan in het menu links op Selecties. Nu verschijnen de laatste 25 door u gemaakte selecties. 7 Versie: 2017_1
2.5 Opgeslagen zoekopdrachten In uw accountomgeving is het tevens mogelijk om opgeslagen zoekopdracht te bekijken en desgewenst te hergebruiken (bij 5.2 leest u hoe u uw zoekdracht eenvoudig kunt opslaan). Klik in het menu aan de linkerkant op Opgeslagen zoekopdrachten en selecteer de gewenste zoekopdracht die u wilt hergebruiken of bewerken door hierop te klikken. Vervolgens gaat u terug naar de eerste stap bij het maken van een selectie door middel van de groene pijl Maak een selectie. Hier zult u zien dat de eerder gekozen criteria al zijn ingevuld en door u zijn te bewerken. 2.6 Naar de selectietool Wilt u nu een nieuwe selectie maken? Klik dan op de groene pijl Maak een selectie waarna u in de selectietool komt. Óf ga door middel van een mouse-over naar Adressenbestanden in de menubalk bovenaan de pagina en kies in de pulldown voor de optie Eenmalige selectie. Ook hiermee komt u op de webpagina van de selectietool. In hoofdstuk 4 leest u hoe u snel en eenvoudig uw selecties maakt. Wilt u weer terugkeren vanuit de selectietool naar uw accountomgeving? Dan klikt u eenvoudigweg rechts bovenaan op uw naam (achter Ingelogd als: ). 2.7 Tegoeden Tenslotte vindt u in uw accountomgeving uw tegoed ( credits voor het maken van uw selecties). Dit is het maandelijkse tegoed binnen uw licentie, minus uw reeds gebruikte tegoed. Elk resterend tegoed blijft gedurende de eerst volgende maand nog beschikbaar. Bij Uw tegoeden ziet u dus het totale tegoed, inclusief het eventuele restant uit de voorgaande maand. 8 Versie: 2017_1
3. De selectietool In de selectietool maakt u snel en eenvoudig binnen het bestand van circa 1,3 miljoen Belgische organisaties uw gewenste adressenselecties. Op basis van vele criteria filtert u nauwkeurig uitsluitend de prospects die het best bij u passen. U kunt gebruik maken van de selectietool door te kiezen voor Eenmalige selectie vanuit het item Adressenbestand in de menubalk. Óf u bereikt deze vanuit uw account-omgeving door te klikken op de groene pijl Maak een selectie. In geval van een licentie dienen uw adressenselecties altijd binnen de ingelogde accountomgeving plaats te vinden. Bent u niet ingelogd, dan herkent het systeem u niet als klant waardoor u in de betaalmodule terecht zult komen. U kunt rechts bovenaan de pagina inloggen door te klikken op Inloggen. Indien u al een selectie heeft gemaakt, kunt u na inloggen uw selectie-activiteiten voortzetten. De selectietool onthoudt namelijk uw laatste selectie. 3.1 Telling Tijdens het selecteren zult u merken dat het aantal adressen in de Telling (rechts op de pagina) zal veranderen. Hiermee bent u dus continu op de hoogte van het aantal adressen in uw selectie, waardoor het zeer eenvoudig is om een bestand samen te stellen met het gewenste aantal adressen door middel van het al dan niet toevoegen, aanpassen of verwijderen van selectiefilters. 9 Versie: 2017_1
3.2 Algemene functionaliteiten Tijdens het selecteren komt u een aantal functionaliteiten tegen die worden gebruikt bij meerdere criteria. Daarom zullen wij deze vooraf toelichten. Het betreft de functionaliteiten: Pulldown menu, Invoerveld, Plusknop, Wel-/Niet-knop. Pulldown menu / invoerveld U vindt het pulldown menu terug wanneer het selecteren van meerdere waardes mogelijk is. Het menu verschijnt als u klikt op de blauwe link bij het criterium in geval van de volgende criteria: Branche, Organisatiegrootte, Rechtsvorm, Provincie en Functietitel. Klikt u op de link dan wordt een pulldown menu getoond met de functies: alles selecteren, enkele/ meerdere waarde(s) selecteren, gebruik Invoerveld en menu sluiten. U kunt alles selecteren in de menulijst door op de knop linksboven in het menu te klikken. Door nogmaals te klikken deselecteert u alles in de lijst. Het selecteren van een enkele of meerdere waardes in de menulijst doet u door te klikken op het vinkvakje vóór de term. Daarnaast kunt u zoeken door een trefwoord in te voeren in het invoerveld bovenaan in het menu. U sluit het menu door te klikken op het ^ teken links boven of rechtsonder. Plusknop U gebruikt de Plusknop om een tweede invoerregel te creëren. Deze functie komt voor bij de criteria: Vestigingsdatum, Postcode, Plaats, Straatnaam en Bedrijfsnaam. De Plusknop bevindt zich rechts van de invoervelden en verandert na gebruik. Nadat u geklikt heeft, verandert de Plusknop in een vuilnisbakknop en een tweede invoerregel verschijnt. Wanneer u de vuilnisbakknop gebruikt verdwijnt de eerste invoerregel. Wel/Niet-knop De Wel/Niet-knop treft u aan bij: Plaats, Straatnaam, Bedrijfsnaam en KvK-nummer. Gebruik hiervan biedt u de mogelijkheid om een trefwoord in c.q. uit te sluiten. In eerste instantie ziet u een groene Wel-knop en een grijze Niet-knop. In deze situatie sluit u organisaties in. Wilt u uitsluiten op het trefwoord, dan klikt u op Niet; de Wel-knop wordt dan grijs en de Niet-knop wordt rood. In het volgende hoofdstuk zullen wij nader ingaan op het meest optimale gebruik van de selectiecriteria om uw zakelijke doelgroep effectief en gericht te kunnen benaderen. 10 Versie: 2017_1
4. Selecties maken Nu we de algemene functionaliteit bij een aantal selectiecriteria hebben besproken, gaan we in op de afzonderlijke criteria. Dat zijn de volgende filters: U kunt hierbij kiezen voor de criteria die voor u interessant zijn en dus criteria al naar gelang combineren. Het is goed om u hierbij te realiseren dat het gebruik van elk nieuw filter impliceert dat u hiermee bepaalde bedrijven in uw selectie opneemt en daarmee gelijktijdig dus andere bedrijven 11 Versie: 2017_1
uitsluit. Daarmee zal dus het toevoegen van elk criterium een verfijning of uitbreiding van uw selectie betekenen, waardoor het aantal geselecteerde adressen zal wijzigen. Tip: gebruik de blauwe (i) vóór elk criterium om meer uitleg te krijgen over de werking en mogelijkheden van het veld. 4.1 Selecteren op Branche In de tool zijn de branches ingedeeld volgens de zgn. NACE-codering. Dit is een classificatie van economische activiteiten, opgesteld door de Europese Unie en heeft betrekking op de wijze waarop organisaties zijn bij de inschrijving Kruispuntbank van Ondernemingen hebben laten registreren. Dat kan zowel op hoofd- als op 1 of meerdere nevenactiviteiten zijn. Kiest u niets, dan worden standaard alle branches geselecteerd op hoofdactiviteit. 4.2 Selectiemethoden Voor het selecteren op basis van Branche kunt u kiezen uit verschillende methoden: 1. Gebruik pulldown menu 2. Invoerveld invullen met Nace-code 3. Invoerveld invullen met trefwoord 4. Omgekeerd zoeken op bedrijfsnaam 4.2.1 Gebruik pulldown menu (1) Het pulldown menu is opgebouwd uit een indeling volgens boomstructuur die begint op het hoogste niveau van de NACE-indeling: de secties A tot en met U. Wanneer u op de blauwe tekst in de menulijst klikt op sectienaam komt u bij de onderliggende afdelingen (of subsecties, 2 cijfers). Klikt u vervolgens op een afdeling dan komt u in de 3-cijferige groepen en daarna in de 4-cijferige klassen. In een aantal gevallen kunt u ook de klassen nog aanklikken, waarna een 5- of 6-cijferige code verschijnt. De 6-cijferige zijn echter niet gevuld en zijn al opgenomen in de 5-cijferige codes. Een en ander heeft te maken met een wijziging van de NACE-codering waardoor de 6-cijferige codes niet meer bestaan. U selecteert vervolgens uw (sub)branche(s) door in het vinkvakje vóór de branche te klikken. 4.2.2 Gebruik invoerveld (2 en 3) In het invoerveld kunt u een NACE-code of trefwoord invoeren. Het pulldown menu toont na uw invoer welke branches uw zoekterm of NACE-code bevatten. Ook hier klikt u in het vinkvakje om een 12 Versie: 2017_1
of meerdere branche(s) te selecteren. Wilt u toch kiezen voor het pulldown menu, verwijdert u dan zoekterm uit het invoerveld. Kiest u voor het invullen van een NACE-code, dan zult u zien dat alle branches worden getoond waarin deze combinatie van cijfers voorkomt. Dat kan dus ook achteraan in de code zijn. Bijvoorbeeld: code 1042 levert zowel code 1042 als 91042 op. Tenslotte: het is mogelijk om meerdere branches op deze wijze te selecteren. Heeft u in het invulveld bijvoorbeeld een trefwoord ingevuld en vervolgens de juiste branche(s) aangevinkt, dan kunt u eenvoudig de tekst daarna verwijderen en opnieuw het veld invullen met een nieuw trefwoord. Het systeem onthoudt de gegevens uit de eerste zoekactie en voegt de adressen uit de tweede zoekactie toe. 4.2.3 Omgekeerd zoeken op Bedrijfsnaam (4) Kunt u de juiste branche niet vinden in het pulldown menu of middels gebruik van het invoerveld? Dan kan het raadzaam zijn om te zoeken op het filter Bedrijfsnaam en als trefwoord de economische activiteit in te vullen. Voorbeeld: kapperszaken zijn in de branchelijst opgenomen als Haarverzorging (NACE-code 96021). Wanneer u bij het criterium Bedrijfsnaam in het invoerveld Kapper invult, is het resultaat dus alle bedrijven met de term Kapper in de bedrijfsnaam. Klikt u vervolgens op de groene pijl rechts Maak mijn selectie dan ziet u op de volgende pagina Stap 2: selectie voorbeelden 10 voorbeelden uit de selectie (met een beperkt aantal gegevens). Wanneer u daarbij klikt op de link Meer informatie wordt onder meer getoond onder welke branchecode deze bedrijven staan ingeschreven en kunt u met deze code aan de slag. 4.3 Branche uitsluiten Bij het selecteren op Branche is het zeker het overwegen waard om één specifieke branchecode uit te sluiten: de Financiële holdings (NACE-code 6420). Deze categorie betreft namelijk organen die in het algemeen niet economisch actief zijn en daardoor ook minder goed bereikbaar. Wanneer u dus niet specifiek op zoek bent naar deze groep organisaties, kunt u de effectiviteit van uw campagne vergroten door gebruikmaking van deze uitsluiting, te vinden ná het selectiecriterium Branche. 13 Versie: 2017_1
4.4 Branche activiteit De mogelijkheid bestaat dat organisaties zich onder verschillende branchecodes hebben ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen op hoofd- of nevenactiviteit. Heeft u geselecteerd op één of meerdere branches, dan zal het systeem standaard alle organisaties selecteren die staan ingeschreven onder de betreffende branche(s) als hoofdactiviteit. Wilt u uitsluitend organisaties selecteren die zijn ingeschreven onder een branchecode als nevenactiviteit of zowel hoofd- als nevenactiviteit? Kiest u dan de juiste vinkvakjes. Let op: in geval van een grote selectie kan het gelijktijdig selecteren van beide opties c.q. het selecteren op hoofd- en nevenactiviteit wat meer tijd nemen. 4.5 Selecteren op Organisatiegrootte Wanneer de organisatiegrootte in termen van aantal medewerkers voor u van belang is als criterium, kunt u hier uw selectie bepalen. Dit doet u door te klikken op de blauwe link Selecteer aantal medewerkers en de gewenste staffel(s) te kiezen. Uiteraard zijn deze in combinatie te gebruiken. Tip: Wilt u eenmanszaken selecteren? Selecteer dan niet op aantal werknemers, maar kies bij het criterium Rechtsvorm voor Eenmanszaak. Het betreft namelijk een rechtsvorm, die niet altijd overeenkomt met een werknemersklasse van 1 werknemer. 4.6 Selecteren op Vestigingstype Het criterium Vestigingstype biedt u de mogelijkheid om een onderscheid te maken tussen organisaties welke zijn ingeschreven als hoofd- c.q. nevenvestiging. Standaard worden beide vestigingstypen ingesloten in uw selectie. Wanneer u op zoek bent naar de gegevens van uitsluitend 14 Versie: 2017_1
hoofdvestigingen, dan vinkt u Hoofdvestiging aan. Wilt u uitsluitend nevenvestigingen selecteren, vinkt u dan nevenvestiging aan. Tip: Wilt u de vestigingsnummers van organisaties in uw selectiebestand opnemen? Dan is de add-on BTW-nummers voor u interessant. In dat geval worden in uw selectiebestand zowel de BTWnummers als de vestigingsnummers tevens toegevoegd. Meer informatie vindt u bij hoofdstuk 7. 4.7 Selecteren op Rechtsvorm Wanneer u wilt selecteren op basis van de rechtsvorm waaronder organisaties zijn geregistreerd, dan kunt u door te klikken op de blauwe tekst Selecteer rechtsvormen. In het pulldown menu kunt u één of meerdere vinkvakjes kiezen voor de meest voorkomende rechtsvormen in België. Kiest u niets dan worden standaard alle rechtsvormen toegepast. 15 Versie: 2017_1
4.8 Selecteren op Oprichtingsdatum U gebruikt dit criterium om een periode te bepalen waarin de gezochte organisaties economisch actief zijn geworden en dus om de bestaansduur te bepalen. Zodoende kunt u een campagne bijvoorbeeld richten op bedrijven die recent zijn gestart dan wel jubilerende bedrijven. Om een periode te selecteren, gaat u als volgt te werk: u selecteert eerst een startdatum op basis van jaar, maand en dag in de kalenders in de pop up. Vervolgens doet u hetzelfde voor het bepalen van de einddatum van de gewenste periode. Door gebruikmaking van de Plusknop kunt u een combinatie van meerdere periodes tegelijk filteren. 4.9 Selecteren op Postcode Wilt u uw campagne regionaal segmenteren? U kunt eenvoudig een zelf te bepalen postcodegebied samenstellen door een reeks te selecteren bij het criterium Postcode. U voert een postcode in door met de cursor op het invoerveld te gaan staan. Ook hier kunt u meerdere postcodegebieden gelijktijdig selecteren door gebruikmaking van de Plusknop. Bij het invoeren heeft u de keuze om enkel de viercijferige postcode in te voeren dan wel tevens de 2 bijbehorende letters daarbij. Uiteraard maakt de toevoeging van de 2 letters uw definiëring iets nauwkeuriger. Tip: Voor een overzicht van alle postcodegebieden in België kijkt u op: https://nl.wikipedia.org/wiki/postnummers_in_belgië 4.10 Selecteren op Plaats Naast de regionale selectiemogelijkheid op postcodegebieden kunt u ook filteren op: Plaats, Provincie of Arrondissementscode. Voor het selecteren op Plaatsnaam vult u in het invoerveld (een deel van) de gezochte plaatsnaam in. 16 Versie: 2017_1
Terwijl u typt verschijnt een lijst van overeenkomende plaatsnamen. U kunt klikken in de pulldown lijst om de gewenste plaatsnaam te selecteren (of uw invoer afronden). U kunt gebruik maken van de Wel/Niet-knop om organisaties die overeenkomen uit te sluiten en tevens kunt u meerdere plaatsen gelijktijdig selecteren met de Plusknop. Tip: Het is mogelijk om een combinatie te maken waarbij u een provincie selecteert en daarbij één of meerdere plaatsnamen uitsluit door middel van de Niet-knop. 4.11 Selecteren op Provincie U kunt uw regionale segmentatie ook toepassen door te selecteren op Provincie. U klikt op de blauwe tekst Selecteer provincies voor de pulldown lijst en uw keuze van provincie(s) in te vullen. Wanneer u heel België wilt selecteren, maar één of enkele provincies wilt uitsluiten, kunt u dit het snelst doen door te klikken op het teken links boven (alles selecteren) en de betreffende provincie(s) uitvinken in de menulijst. Tip: Zoals al vermeld bij Selecteren op Plaats (4.10) is het mogelijk om bij het selecteren van een provincie één of een aantal plaatsnamen uit te sluiten middels de Niet-knop. 17 Versie: 2017_1
4.12 Selecteren op Arrondissementscode Wilt u 1 of meerdere arrondissementen selecteren? Dan kunt u uw keuze maken. Uiteraard is het handig om dit criterium correct te gebruiken wanneer u ook heeft geselecteerd op Postcode, Plaats of Provincie zodat er niet sprake is van een conflict van criteria. 4.13 Selecteren op Bedrijfsnaam Zoekt u een specifiek bedrijf, dan kunt u hier op bedrijfsnaam zoeken. Ook is het mogelijk om op een (deel van een) zoekterm te zoeken, bijvoorbeeld: bakker. U selecteert dan alle organisaties waar bakker in voorkomt als losstaand woord. Dit kan handig zijn voor het vinden van een branche, het zgn. omgekeerd zoeken (zie hiervoor ook Hoofdstuk 4.1 Selecteren op Branche). Wilt u dat een zoekterm niet persé zelfstandig voorkomt in de naam, dan kunt u een * direct achter de tekst plaatsen. In geval van de term bakker* levert dit ook resultaten op voor bakkers, bakkerij etc. in de benaming. En zo levert het zoeken op Ad Hoc D geen resultaten op. Echter, zoeken op Ad Hoc D* resulteert in 2 gevonden organisaties. Het gebruik van het *-teken zal dus meer resultaten opleveren. Nog een voorbeeld: basiss* levert resultaten op voor zowel bedrijfsnamen met basisscholen, basisschool, etc. Tenslotte ook hier is het mogelijk om meerdere zoektermen te gebruiken met de Plusknop en om aan te geven of de organisatie moet worden uitgesloten met de Wel/Niet-knop. Tip: sommige organisaties vallen niet persé onder 1 specifieke branchecode en zijn daarom wat lastiger te vinden. In dat geval kan deze methode u goed op weg helpen. 4.14 Selecteren op BTW-nummer Een andere manier om een specifiek bedrijf te zoeken in de database is op basis van BTW-nummer, indien u deze informatie voorhanden heeft. 18 Versie: 2017_1
4.15 Selecteren op Functietitel In ons bestand zijn ruim 700.000 contactpersonen opgenomen. Dit zijn de langst genoteerde personen binnen een organisatie en meestal ook daarmee de hoogst genoteerde, onderverdeeld in de volgende 3 functietitels: Directeur, Zaakvoerder en Verantwoordelijke verkoop. Standaard worden alle beschikbare contactpersonen indien beschikbaar in uw selectiebestand meegeleverd. Wilt u in uw bestand niet alle typen contactpersonen opnemen maar slechts één of enkele, dan kunt u hier de gewenste functie titels kiezen. Tip: bij kleinere bedrijven is de directeur praktisch gezien degene die overal over zal beslissen, terwijl bij grotere organisaties dit vaker wordt gedelegeerd naar specifieke functionarissen. Wilt u andere functionarissen vinden dan de 3 welke standaard beschikbaar zijn, dan kunnen wij voor u een maatwerk zoekopdracht uitvoeren. Dit geldt ook voor andere verrijkingen van uw bestanden. Kijkt u voor meer informatie bij hoofdstuk 7 of neem direct met ons contact op! Wij bespreken graag onze mogelijkheden met u. 4.16 Selecteren op Taalcode Wilt u selecteren op voertaal binnen uw selectiebestand, dan kunt u hier kiezen uit Nederlands/Vlaams c.q. Frans/Wallonisch. 4.17 Selecteren op Import/Export Is het voor u van belang om bedrijven te vinden die actief zijn met het importeren dan wel exporteren van goederen? Dan kunt u hier kiezen voor Import c.q. Export. Let op: dit is slechts bij een klein aantal bedrijven bekend (ca. 20.000). 4.18 Extra filters selecteren De extra filters zijn beschikbaar om aan te geven welke van de volgende gegevens noodzakelijkerwijs aanwezig moeten zijn een bedrijf in uw bestand op te nemen: e-mailadres, telefoonnummer (vast en/of mobiel) en website en Geen Bel-mij-niet-meer Indicator. U filtert hiermee dus alle organisaties uit wanneer deze gegevens niet in onze database zijn opgenomen. Wilt u bijvoorbeeld een telefonische actie opzetten, dan kunt u hiermee in één keer alle bedrijven zonder telefoonnummer uitsluiten. 19 Versie: 2017_1
Naast de extra filters: Met e-mailadres, Met telefoonnummer en Met website vindt u hier een aantal extra filtermogelijkheden: - een filter voor het uitsluiten van gefailleerde bedrijven - een filter om uitsluitend gefailleerde bedrijven te selecteren - een filter om recent verhuisde bedrijven te selecteren (3 tot 6 maanden geleden) - een filter om bedrijven in een bedrijvenverzamelgebouw te selecteren én - een filter voor het uitsluiten van bedrijven gevestigd in een bedrijvenverzamelgebouwen Let op: Vinkt u meer dan één optie aan, bijvoorbeeld: Met telefoonnummer én Met website, dan worden organisaties geselecteerd waar beide gegevens aanwezig zijn. U mist dan de organisaties die één van beide beschikbaar hebben in uw selectie. 4.19 Selectie maken of wissen U heeft nu de selectiecriteria gekozen die voor u relevant zijn en daarmee bepaald van welke organisaties u de gegevens wilt ontvangen. Rechts op de pagina wordt bij Telling het definitieve aantal te downloaden adressen getoond. U kunt er op dat moment nog steeds voor kiezen om de selectiefilters aan te passen en daarmee uw selectie te verfijnen dan wel te verbreden, waardoor u op minder c.q. meer adressen uitkomt. Als blijkt dat u meer organisaties kunt vinden dan verwacht, kunt u ervoor kiezen om uw tegoed te vergroten door over te stappen op een andere licentie. Komt de selectie overeen met uw verwachting kunt u klikken op de groene pijl Maak mijn selectie. U wordt doorverwezen naar de volgende stap. Wilt u liever helemaal opnieuw beginnen met uw selectie dan klikt u op de balk Wis mijn selectie. Het aantal adressen in de Telling zal dan weer op 0 worden gezet. Wanneer u vanuit uw accountomgeving weer terugkeert in de selectietool, zult u zien dat de meest recente selectie nog behouden is gebleven en er dus ook adressen in de Telling vermeld zullen zijn. Ook dan is de Wis mijn selectie knop uw vertrekpunt voor het maken van nieuwe selecties. 20 Versie: 2017_1
5. Selectie voorbeeld bekijken Heeft u na het selecteren van de selectiecriteria gekozen voor de pijl Maak mijn selectie dan krijgt u ter controle een nieuw scherm te zien met daarbij 10 selectievoorbeelden. Op deze pagina ziet u rechts de volgende informatie: de telling, uw gebruikte filters, de mogelijkheid om uw zoekopdracht op te slaan en een pijl om uw selectie aan te passen dan wel te exporteren. 5.1 Selectie voorbeelden Deze 10 voorbeelden zijn willekeurige organisaties in uw selectie. De gegevens die hierbij worden getoond zijn minder uitgebreid dan de gegevens die in uw daadwerkelijke exportbestand te zien zijn. Deze zijn vooral ter illustratie bedoeld om u een beeld te geven van de juistheid van de gekozen filters. Zo ontbreken in de voorbeelden onder meer: de contactpersoon en het e-mailadres. Wanneer u op meer info klikt zult u alle informatie zien behalve de contactgegevens. Gebruik deze informatie om er zeker van te zijn dat uw selectie die organisaties bevat die u verwachtte. Wanneer u nogmaals klikt op Meer info zal de extra informatie weer worden verborgen. 21 Versie: 2017_1
5.2 Zoekopdracht opslaan Onder de Telling en de filters ziet u Zoekopdracht opslaan? staan. U kunt hier in het invoerveld een naam geven aan uw gemaakte selectie. In uw accountomgeving vindt u uw opgeslagen zoekopdrachten terug (zie hiervoor ook 2.5 Opgeslagen zoekopdrachten ). U kunt de opgeslagen zoekopdrachten hergebruiken, wat interessant kan zijn nadat wij de kwartaalupdate in onze database hebben doorgevoerd. Hierdoor kunt u uw bestand actualiseren. Daarnaast kunt u uw zoekopdracht ook wijzigen en onder een nieuwe naam opslaan. 5.3 Selectie aanpassen of exporteren Rechts onderaan deze pagina kunt u nu kiezen om de selectie alsnog aan te passen door middel van de knop Selectie aanpassen, waarmee u weer terugkeert naar de selectietool. Wilt u doorgaan en uw selectiebestand exporteren dan gebruikt u de groene pijl Selectie exporteren. 22 Versie: 2017_1
6. Selectie geplaatst Wanneer u op deze pagina komt is uw selectie opgeslagen en kunt u deze terugvinden in uw accountomgeving door gebruikmaking van de groene pijl Selectie downloaden. Wilt u gelijk een tweede selectie maken, kiest u dan voor Nog een selectie maken. Wanneer u vervolgens klikt op de groene pijl Selectie downloaden, dan komt u terug in uw accountomgeving, waar uw selecties voor u klaar staan voor gebruik. 6.1 Aan de slag! Na elke selectie ontvangt u een e-mailbericht met daarin een overzicht van het aantal gedownloade adressen en het resterende aantal adressen binnen de lopende maand (het betreft dan geen kalendermaand, echter een maand later vanaf de aanmelddatum). Het restant van uw niet gebruikte credits blijft overigens steeds één maand extra behouden voor gebruik. 23 Versie: 2017_1
U kunt uw gemaakte selectie nu downloaden in uw account-omgeving in het menu links bij Selecties ; in het openingsscherm ziet u tevens u 25 meest recente selecties staan. Deze zijn geordend op aanmaakdatum met de meest recente selecties bovenaan. U kunt hier klikken op de betreffende selectie die u wilt downloaden, waarna er een pop-up verschijnt met de volgende keuzes qua bestandsformaat: Standaardformaat 2016, Naam van uw licentie (nl) voor Nederlandstalig c.q. Naam van uw licentie (fr) voor Franstalig. De keuze voor Standaardformaat 2016 levert u een adressenbestand met alle gegevens op, zoals wij deze hebben aangeboden tot 1 januari 2017. De andere optie is het formaat dat wij aanbieden sinds 1 januari 2017, waarbij er extra informatie in de exportbestanden zijn opgenomen, namelijk: - BTW-nummers: Professional, Enterprise, Corporate licenties - Indicator Recent verhuisd: Professional, Enterprise, Corporate licenties - Indicator Bedrijfsverzamelgebouw: Professional, Enterprise, Corporate licenties - Geolocaties: Enterprise, Corporate licenties 6.2 Uw bestand in Excel Na het kiezen van het formaat, klikt u op de grijze knop Sluiten linksonder in de pop-up en ziet u vervolgens uw bestand klaar staan in.csv formaat. Deze is eenvoudig te openen met (bijvoorbeeld) Excel. De exacte werking hangt enigszins af van uw Excel versie en de versie van uw OS. Het bestand bevat ruim 40 kolommen met informatie per organisatie. Tip: voor een volledige uitleg bij de kolommen in uw selectiebestand kunt u kijken op: www.adhocdata.be/toelichting_exportbestand 6.3 Wetgeving Tot slot, voordat u aan de slag gaat met uw gerichte marketing- of salesacties is het goed om te realiseren dat er duidelijke regels zijn bij het inzetten van e-mailmarketing en telefonische acquisitie. Het betreft de Spamwetgeving respectievelijk de Privacywet. Kijk voor meer informatie bij onze FAQ s (www.adhocdata.be/veelgestelde-vragen) onder Privacy of vraag onze whitepapers Bel-me-niet-meer Lijst en Spamwetgeving aan op onze website: www.adhocdata.be/whitepapers. 7. Aanvullende diensten Ad Hoc Data biedt u naast de Belgische bedrijfsadressen tevens een vergelijkbare database met Nederlandse bedrijfsadressen aan. Ook hier kunt u rekenen op een klantvriendelijke selectietool en een uitstekende service tegen een vertrouwd lage prijs. Al vanaf 35,- per maand. Meer weten? Kijk dan op: www.adhocdata.nl. Op zoek naar nóg nog kwalitatievere leads? Ad Hoc Data biedt u tevens een uitgebreide dienstverlening op maat wanneer u bijvoorbeeld een adressenbestand wilt: 24 Versie: 2017_1
Verrijken (bijvoorbeeld meerdere functionarissen binnen bedrijven); Ontdubbelen en synchroniseren met uw huidige klanten- of prospectbestanden; Analyseren voor het bepalen van uw huidige klantprofiel met daarbij het aanleveren van uw meest interessante leads, die voldoen aan een look-alike profiel Kijk voor meer informatie op www.adhocdata.be/diensten. Ten slotte Met enige regelmaat voeren wij aanpassingen door in onze selectietool voor het optimaliseren van uw mogelijkheden bij het maken van adressenselecties. Wij houden u op de hoogte van deze wijzigingen via onze website. Kijkt u hiervoor op www.adhocdata.be/productontwikkelingen. Daarnaast informeren wij u door middel van onze nieuwsbrieven en mailings. Voor deze productontwikkelingen betaalt u uiteraard niets extra, u kunt rekenen op een blijvend lage prijs. Wij hebben alle zorgvuldigheid betracht om deze handleiding samen te stellen. Echter, een van de grootste zekerheden in het leven is dat er altijd zaken veranderen. Er bestaat dus de mogelijkheid dat er onverhoopt wijzigingen plaatsvinden die (nog) niet in de handleiding zijn verwerkt. Wij staan u daarom bij vragen uiteraard ook van harte te woord. Veel succes met uw marketing- en salesacties! Vragen? Contacteert u ons: Ad Hoc Data BVBA Bischoffsheimlaan 36 1000 Brussel T: 0800 / 38031 E: info@adhocdata.be I: www.adhocdata.be 25 Versie: 2017_1