Van een familiebedrijf naar een bedrijf dat werkt als één familie ETTU Case Study: Feenstra
Innovation At Work powered by Microsoft 2 Vraag Feenstra: Niet van gisteren 3 Oplossing Van samenwerkende applicaties tot samenwerkende teams 4 Samenwerking Een warme samenwerking met ETTU 5 Visie Moderne werkplek 6 Sinds een paar maanden kunnen alle medewerkers van Feenstra ieder moment van de dag informatie delen, raadplegen en direct met elkaar in contact treden. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de aanwezige kennis binnen de organisatie en de communicatie onderling te vergemakkelijken is gekozen voor econnect Today van IT-partner ETTU. Dit social intranet op basis van Microsoft technologie verbetert de toegankelijkheid voor iedereen, middels één centrale omgeving. Resultaat Succes Informatie Over ons 7 8
Innovation At Work powered by Microsoft 3 Vraag Feenstra: Niet van gisteren Feenstra is in 1947 opgericht als installatiebedrijf van kachels op steenolie en steenkool. Bijna 70 jaar later is Feenstra het grootste installatiebedrijf van Nederland. Met 18 vestigingen door het hele land, ruim 1.400 medewerkers en een productassortiment van verwarming tot aan huisbeveiliging. Alles om zorgeloos te kunnen wonen met de beste producten, materialen en diensten. Diensten die in de loop der jaren ook zijn gemoderniseerd. Een mooi voorbeeld daarvan is de Ketelkiezer. Deze online tool maakt het vinden van de ketel die bij iedere woning en ieder gebruik past makkelijk voor consumenten. Vervolgens kan de geselecteerde ketel ook worden gehuurd in plaats van gekocht. Geheel in lijn met trends als het niet meer aangaan van langdurige contracten, maar in plaats daarvan kiezen voor flexibele abonnementsvormen. Feenstra loopt binnen de installatiebranche voorop als het gaat om techno logische innovaties. Om het hoge servicelevel in de praktijk te kunnen brengen, zijn meer dan 750 buitendienstmedewerkers de hele dag op pad. Maar hoe blijf je met al die medewerkers in contact? Hoe zorg je ervoor dat ze altijd en overal toegang hebben tot alle relevante informatie? En vooral: Hoe zorg je ervoor dat alle kennis en interne communicatie op één centrale plek wordt gedeeld? Van techniek naar dienstverlening Door digitalisering verschuift ook bij Feenstra de focus van techniek steeds meer op naar dienstverlening. Klanten kunnen bijvoorbeeld inloggen in het online klantportaal om direct te chatten met een medewerker. Voor het onderhoud van de ketel wordt slim gebruik gemaakt van realtime data, die onderhoudswerkzaamheden en planning van monteurs op elkaar afstemt.
Innovation At Work powered by Microsoft 4 Oplossing Van samenwerkende applicaties tot samenwerkende teams Met dit doel voor ogen is Feenstra een samenwerking aangegaan met It-partner ETTU. De oplossing econnect Today vormt vandaag de basis voor het social intranet Feenstra.net. Een persoonlijke startpagina voor iedere medewerker, van monteur tot officemanager. Hoe deel je kennis met meer dan 1.000 collega s? De voornaamste reden om het social intranet te implementeren was het bereiken van de 750 buitendienstmedewerkers die geen beschikking hebben over een laptop, maar alle informatie via een ipad of smartphone onderweg raadplegen. Kennisdeling is in grote organisaties, zeker met meerdere locaties, een uitdaging. Door gebruik te maken van een social intranet staat alles op een plek, informatie is makkelijk vindbaar en deelbaar. Van een product handleiding tot het laatste interne nieuws. Weten wat je wilt Omdat Feenstra werkt op diverse apparaten die draaien op diverse besturingssystemen, was in de zoektocht naar de juiste oplossing compatibiliteit erg belangrijk. Met econnect Today is het mogelijk om op ieder tijdstip, vanaf iedere locatie en ieder device de gebruiker dezelfde ervaring te bieden. Voor Feenstra de reden om te kiezen voor ETTU. Het social intranet van Feenstra bestaat uit diverse applicaties die allemaal naadloos met elkaar samenwerken. De tool biedt iedere gebruiker de mogelijkheid om gemakkelijk in te loggen zonder iedere keer inloggegevens in te vullen. Met één klik wordt toegang verschaft tot alle relevante informatie, o.a. vanuit SharePoint. Alle informatie is ook offline, vanaf ipad of smartphone, te raadplegen door de volledige synchronisatie via OneDrive. Simpel en snel met elkaar communiceren wordt mogelijk gemaakt door zowel Skype als Yammer. Medewerkers kunnen direct met elkaar chatten, bellen, een videogesprek voeren of een vraag stellen aan een grotere groep mensen. Zo wordt gezamenlijk een database gecreëerd van eerder gestelde vragen die collega s altijd kunnen raadplegen.
Innovation At Work powered by Microsoft 5 Samenwerking Een warme samenwerking met ETTU Vaak worden de termen trusted advisor of strategic partner gebruikt om een samenwerking te omschrijven waarbij de IT-partner niet alleen een oplossing uitrolt, maar ook een adviserende rol heeft en op strategisch niveau meedenkt. Voor Jeroen Bakker (Feenstra) is dit in de samenwerking met ETTU ook heel duidelijk: Met het in gebruik nemen van Feenstra.net is onze samenwerking niet tot een einde gekomen. Het beter faciliteren van medewerkers is een continu proces. Vanuit je eigen rollen en processen blijven kijken levert niet alle essentiële inzichten op, daar heb je een externe partner voor nodig. econnect Today werkt voor ieder bedrijf anders, zodat het perfect werkt voor iedereen ETTU heeft met Feenstra een plan doorlopen aan de hand van een aantal standaard vooraf gedefinieerde stappen. Door gebruik te maken van deze basis, konden de specifieke wensen van Feenstra in kaart worden gebracht. Na het verkrijgen van alle benodigde input is gestart met het ontwerpen en bouwen van een unieke econnect Today oplossing voor Feenstra. Feenstra.net - Een goed begin van je dag Aan het begin van de dag opent elke medewerker vanaf elk device zijn of haar persoonlijke dashboard. Deze toont belangrijke informatie afgestemd op iedere medewerker, maar ook een eigen agenda en takenlijst. Op locatie kunnen handleidingen door buitendienstmedewerkers worden geraad pleegd, met of zonder internetverbinding, en is het mogelijk om direct in contact te treden met het hoofdkantoor. Vanaf het hoofdkantoor kunnen laatste nieuwtjes, de meest recente verkoopcijfers, evenementen en roosters direct worden gedeeld. Zo staat iedereen de hele dag met elkaar in verbinding. Zelf de voordelen ervaren Samen met ETTU heeft Feenstra een plan opgesteld om alle medewerkers kennis te laten maken met Feenstra. net. Alle locaties worden bezocht en middels een handson-training wordt ervaren hoe eenvoudig het is om informatie te vinden, handleidingen te synchroniseren, de zoekfunctie te gebruiken en contact op te nemen met collega s. Door het geven van deze trainingen wil Feenstra ook voorkomen dat binnen het bedrijf gebruik gemaakt wordt van zelfgekozen alternatieven. Om het maximale uit de technologie te halen is het nodig om te weten (en te laten zien) wat er allemaal mee kan. Door zelf de voordelen te ervaren ontdek je de toegevoegde waarde van Feenstra.net. De kracht van een social intranet neemt toe naarmate meer medewerkers er gebruik van maken. Om de voordelen van deze oplossing optimaal te benutten is het van groot belang dat iedereen hiermee leert werken.
Innovation At Work powered by Microsoft 6 Visie Moderne werkplek Personalisatie Transparantie Zowel ETTU als Feenstra hebben een duidelijke ambitie als het gaat om het creëren van een moderne werkplek, namelijk het online vinden van informatie en samenwerken door middel van portaalfunctionaliteiten. Feenstra omschrijft dit als volgt: Je start op met het intranet en van daaruit krijg je jouw startpagina te zien. Alles wat iemand nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen staat hier. Informatie wordt openlijk met iedereen gedeeld, wat de betrokkenheid bij de organisatie vergroot. Vanuit deze omgeving ga je naar één van de vele applicaties die jij nodig hebt om jouw werk die dag het beste te kunnen doen. Personalisatie en transparantie zijn hierin belangrijke kernwoorden. Wanneer gesproken wordt over het slim gebruiken van data is dit vaak naar buiten toe gericht. Welke gegevens van de klant kun je verzamelen om de inkoop of de communicatie beter op deze persoon af te stemmen. Deze trend wordt hyperpersonalisation genoemd en is met name binnen de e-commerce een veel gebruikte term. Feenstra gebruikt alle mogelijkheden die cloudtechnologie biedt om deze personalisatie intern toe te passen. Medewerkers krijgen alleen die informatie te zien die voor hen relevant is en alle informatie die zij nodig hebben is voor hen gemakkelijk vindbaar. Transparantie speelt een grote rol in het succes van het social intranet. Om samen één organisatie te vormen is het volgens Feenstra essentieel open te zijn over bedrijfsresultaten en klantervaringen. Intern en extern bewegen naar elkaar toe, klanten kunnen makkelijker in contact treden met een bedrijf en deze kan sneller reageren door hier deze informatie te delen. Omdat iedereen hetzelfde aandeel heeft in deze tool, verdwijnt hiërarchie vanzelfsprekend in toenemende mate.
Innovation At Work powered by Microsoft 7 Resultaat Succes Na twee maanden live te zijn met Feenstra.net vinden nu al ruim 800 sessies per dag plaats. Eerder probeerden zij zelf een soortgelijk platform te creeeren, deze leverde krap 200 sessies per dag op. Dit verschil is volgens Feenstra te verklaren door de volgende voordelen van econnect Today: Het sociale intranet is van de gehele organisatie Iedereen bouwt mee aan deze oplossing Buitendienstmedewerkers, officemanagers en het management, iedereen maakt op dezelfde manier gebruik van het social intranet. De waarde van het intranet wordt bepaald door de mate waarin elke medewerker kennis toevoegt en gebruik maakt van de oplossing om als één team samen te werken. Niet enkel top-down, iedereen is eigenaar Een moderne werkplek Op Feenstra.net wordt kennis met elkaar gedeeld en direct met elkaar gecommuniceerd. Informatie wordt niet vanuit de bovenlaag van de organisatie naar medewerkers gestuurd, hier vindt echt een dialoog plaats en helpen we elkaar. Vanuit deze omgeving ben je gekoppeld aan alle applicaties die je nodig hebt en waar vanuit jouw werkdag begint. Feenstra.net is meer dan alleen een database met informatie, het is een manier van werken.
Innovation At Work powered by Microsoft 8 Informatie Over ons Wat is econnect Today? econnect Today is het out-of-the-box social intranet in Office 365 en SharePoint. Samenwerken, informatie vinden en delen was nog nooit zo makkelijk. Met econnect Today is alle informatie in je organisatie binnen handbereik. Met het gebruikersvriendelijke responsive design, persoonlijke voorpagina en relevante kennisonderwerpen werken jouw medewerkers effectief samen. Waar, wanneer en hoe zij dat willen. In econnect Today zitten alle functionaliteiten die jij nodig hebt in jouw intranet. Denk bijvoorbeeld aan het plaatsen van nieuws, globaal nieuws en persoonlijk nieuws, het zoeken en vinden van collega s en informatie, op elk device te raadplegen, volledig sociaal dankzij de integratie met Yammer en een persoonlijke startpagina. econnect Today is het standaard intranet in de cloud van Microsoft. Met dit product beschikt jouw organisatie over een gebruiksvriendelijk platform waar medewerkers kunnen samenwerken, kennis en informatie delen en vinden. Met behulp van de nieuwste technologie zorgt econnect Today voor een intranet waar de focus ligt op gebruikersgemak en een succesvolle adoptie die wij ondersteunen met educatieve content, beheer en hands-on trainingen. Meer over ETTU Zoek je een adviseur, een partij die verantwoordelijkheid wil dragen in SharePoint en Office 365 projecten of juist kant-en-klare producten die zich reeds hebben bewezen? En vind je een project ook pas succesvol als gebruikers met de oplossing kunnen, willen en gaan werken? Dan gaan wij graag in gesprek met jou om meer te vertellen over onze combinatie van technische kennis en changemanagementprogramma s. Wij willen jouw organisatie graag ontzorgen en helpen met het implementeren van de Moderne Werkplek. Samen met jouw organisatie transformeren wij Microsoft technologie in zakelijk voordeel. Hierbij profiteer je van meer dan 10 jaar SharePoint en Office 365 ervaring en o.a. ons Cloud Productivity partnership met Microsoft. Voor meer informatie: ETTU Kampenringweg 45b 2803 PE Gouda Telefoon: 0182-686 000 www.ettu.nl