BIJEENKOMSTEN HOOFDEN PMB Procesmanagement VPNG Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten 1
2
Procesmanagement 3
VOORWOORD Op 22 mei vond op uitnodiging van Jeroen Verburg van het PMB Rotterdam een bijeenkomst plaats over het thema Procesmanagement en de vraag hoe een PMB in te zetten als leerhuis. Voor u ligt de hand-out van deze bijeenkomst. We hopen dat u met deze hand-out een slag dieper informatie tot u neemt, en het u aanmoedigt om meer gebruik te maken van elkaars kennis en ervaring. Namens de VPNG willen wij de volgende gastsprekers bedanken: Joost Verburg Management PMB Rotterdam Maureen Mollis Teamleider PMB Rotterdam Hans van der Heijden Programmamanager PMB Rotterdam Yvonne van Remmen Ministerie van BZK BESTUUR VPNG Francois van Doesburg Afdelingsmanager Projecten Veenendaal Leon Busschops Hoofd Projectbureau Veldhoven Henk Twisk Afdelingshoofd Projectmanagement Delft Gert Bolkesteijn Hoofd Team Projecten Hoogeveen Ivo Dielemans Manager Projectmanagement Maastricht Deze uitgave is een initiatief van de Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten. Kijk voor meer informatie over deze vereniging op www.vpng.nl. 4
Managementsamenvatting Voor u ligt de publicatie Procesmanagement. Deze bijdrage bevat een bundeling aan waardevolle informatie voor gemeentelijke projectmanagers, projectleiders en andere betrokkenen die geïnteresseerd zijn in procesmanagement. Als eerste wordt er verslag gelegd over de expertgroepbijeenkomst: Procesmanagement georganiseerd door de VPNG. Hier waren verschillende vertegenwoordigers van gemeenten, zoals projectmanagers en projectleiders, bij aanwezig en het doel van deze bijeenkomst was om kennis en ervaringen over de dilemma s behorend bij procesmanagement uit te wisselen. De belangrijkste thema s worden hier besproken. De onderwerpen die tijdens deze bijeenkomst naar voren kwamen, worden nog dieper uitgewerkt. Als eerste wordt ingegaan op het leerhuis van de gemeente Rotterdam. Dit is een aanpak dat ontwikkeld is vanuit de behoefte om elkaar beter te leren kennen. Het geeft men de mogelijkheid om extra kennis, vaardigheden en hulpmiddelen aan te bieden om de kwaliteit van het vak op peil te krijgen en te behouden. Bent u benieuwd naar deze aanpak. Lees het dan in hoofdstuk 2. Colofon Eindredactie Enrico Kraijo Redactie Widjai Magrey Grafische vormgeving Conny Goller Uitgave November 2014 De presentatie over dit leerhuis is tevens bijgevoegd. Deze presentatie is tijdens de expertgroepbijeenkomst gegeven door Maureen Mollis, teamleider PMB binnen de gemeente Rotterdam. Naar voren komt waarom er gekozen is voor een leerhuis en de opzet en voortgang van deze aanpak. Ook wordt stilgestaan bij de dilemma s omtrent dit onderwerp. Daarnaast is ook de presentatie over Gebiedsontwikkeling Nieuwe Stijl aan deze publicatie toegevoegd. Bent u benieuwd naar de rol van procesmanagement, waardecreatie en de nieuwe rollen voor overheden en private partijen in dit proces? Zie het in hoofdstuk 4. Verder is de presentatie van Hans van der Heijden, werkzaam bij het projectmanagementbureau Stadsontwikkeling binnen de gemeente Rotterdam, te zien in deze publicatie. Bent u benieuwd naar de methoden en aanpakken die de gemeente Rotterdam omtrent procesmanagement hanteert? Dan kunt u hoofdstuk 5 niet overslaan. Tot slot zijn relevante documenten over het onderwerp aan dit artikel gevoegd. 5
INHOUDSOPGAVE 1. Verslag bijeenkomst 22 mei 2014 9 2. Het leerhuis 13 3. Presentatie: Het Leerhuis 17 4. Presentatie: Gebiedsontwikkeling Nieuwe Stijl: eerste stappen in de praktijk 23 5. Presentatie: Procesmanagement 29 6. Boekenlijst 39 6
7
8
1. Verslag bijeenkomst 22 mei 2014 Op dinsdagmorgen 22 mei organiseerde VPNG een bijeenkomst in het Europoint gebouw in Rotterdam. Verschillende belangstellende gemeenten werden vertegenwoordigd door hun hoofden projectmanagement, om te praten over procesmanagement. De sprekers namens de gemeente Rotterdam waren Maureen Mollis, Yvonne van Remmen en Hans van der Heijden. De introductie werd verzorgd door Joost Verburg van het management van het projectmanagementbureau Rotterdam. Een korte introductie De groep werd ontvangen in de hoge Europointtoren, waar alle aanwezigen het prachtige uitzicht over de stad konden zien. Al gauw werden de aanwezigen opgedeeld in kleinere groepen en dat gaf hen de tijd elkaar beter te leren kennen. Men sprak vooral over waar zij zelf tegenaan liepen en waarvoor zij naar de bijeenkomst zijn gekomen. Al heel snel werd duidelijk, dat er erg werd uitgekeken naar de presentatie van de heer van der Heijden over het procesmanagement. 9
1. Verslag bijeenkomst 22 mei 2014 Het Leerhuis De eerste presentatie werd gegeven door Maureen Mollis, Teamleider PMB van de Gemeente Rotterdam. Deze presentatie ging over het Leerhuis en hoe de gemeente deze heeft vormgegeven. Het leerhuis is een medium om de medewerkers van de gemeente Rotterdam zich te laten ontwikkelen. Dit kan op verschillende manieren en doormiddel van verschillende thema s. Gebiedsontwikkeling nieuwe stijl De presentatie van Yvonne van Remmen, werkzaam bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ging over slim verstedelijking beredeneren vanuit de gebruiker. Er wordt niet alleen naar de realisatie, maar ook naar de exploitatie gekeken. Een goed voorbeeld is het gebouw van het bedrijf Siemens. Deze zogenaamde new kid is van plan een zelf voorzienend gebouw te bouwen of Schiphol, deze verpacht grond om gras te verbouwen die ganzen-werend is en als grondstof gebruikt worden voor 3d printers. Rondleiding Dakpark Als aansluiting op de presentatie, werd er door sommige van de aanwezigen, tijdens de pauze gebruik gemaakt van de situatie om dichtbij gelegen winkelcentrum te verkennen. Dit winkelcentrum zelf ziet er mooi uit, maar het gaat vooral om het dak. Dit dak fungeert als een enorm park waar mensen uit de directe omgeving elkaar kunnen ontmoeten. Zeker gezien het prachtige weer was het zeker geen straf om dit korte uitstapje te maken. 10
1. Verslag bijeenkomst 22 mei 2014 Procesmanagement Hans van de Heijden van het PMB Rotterdam, heeft gewerkt aan een handboek procesmanagement. Hoe definieert hij procesmanagement, en welke processen, instrumenten en competenties onderscheid het PMB Rotterdam hierbij. Er werd vooral gekeken naar hoe projectleiders kunnen doorgroeien naar procesmanagers. Het einde van een succesvolle bijeenkomst Het einde van de presentatie rondde ook de bijeenkomst af en er werden door de gemeenten contact uitgewisseld om in de toekomst met elkaar ervaringen uit te wisselen. Er kan geconcludeerd worden dat de bijeenkomst een groot succes was, gezien de grote opkomst en lovende reacties van de aanwezigen. 11
12
2. Het leerhuis De gemeente Rotterdam is een leerhuis begonnen vanuit de behoefte om elkaar beter te leren kennen. Het geeft men de mogelijkheid om extra kennis, vaardigheden en hulpmiddelen aan te bieden om kwaliteit van het vak op peil te krijgen en te behouden. Het uitgangspunt is daarom de basiskennis op orde krijgen. De medewerkers van de gemeente Rotterdam zullen gestimuleerd moeten worden om zich in de toekomst te blijven ontwikkelen. De gemeente heeft daarom een budget ter beschikking gesteld dat de werknemers zelf kunnen besteden aan wat zij denken dat belangrijk is. De werknemer is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen ontwikkeling. Er wordt doormiddel van een profiel voor teamontwikkeling geprobeerd om de werknemer duurzaam in te zetten. Door een werknemer steeds meer uitdaging te geven, zullen zij de behoefte hebben zichzelf te ontwikkelen. Doormiddel van persoonlijke gesprekken zal er tevens gestuurd worden op de ontwikkeling. Het probleem van projectmanagers, is dat de werkdruk vooral in deze tijd hoog ligt en daarom een hoge druk is om (declarabel) te presteren. Een werknemer kan deze druk enkel bijbenen wanneer deze zich doorontwikkeld. Deze sfeer bevordert de werknemers ook om zich te ontwikkelen wanneer zij projecten in handen krijgen waar de voorkeur eigenlijk niet naartoe gaat. Het leerhuis is in Rotterdam gevisualiseerd als een huis, met meerdere verdiepingen. Iedere verdieping heeft een thema, in de onderstaande figuur wordt dat duidelijk weergegeven. 13
2. Het leerhuis Het uitwisselen van kennis wordt gedaan met het systeem KKMS ofwel Kennis kwaliteitsmanagement systeem. Door gebruik te maken van dit systeem kan op een makkelijke manier kennis uitgewisseld worden. Project begeleiding wordt gedaan doormiddel van project start up (PSU) en project fresh up (PFU) dat houdt in dat er begonnen wordt met de start van een nieuw project of het nieuw leven in blazen. Vervolgens wordt het collegiaal getoetst om te zien of het de juiste kwaliteit heeft. Vakontwikkeling gebeurd door de werknemers van buiten de afdeling naar binnen te nemen. Op deze manier wordt een afdeling van buitenaf geïnspireerd en wordt er geëindigd met een borrel. Trainingen worden gegeven doormiddel van de Rotterdamse standaard voor projectmatig werken (RSPW) ofwel hoe gaan we aan projecten werken. Daarnaast geeft men training over de Rotterdamse standaard programma sturing (RSPS)
2. Het leerhuis Bij intervisie komt men iedere maand samen in een groep en wordt er een case behandeld. Er wordt dan vooral gekeken naar waar men tegenaan loopt in een project. Daarnaast moeten collega s ruimte krijgen om gecoacht te worden. Dat kan alsmede gedaan worden doormiddel van mentorschap, waar bestaande collega s nieuwe helpen op de afdeling. Het leerhuis heeft zich tot doel gesteld om in de toekomst meer bekendheid te creëren. Het is van belang dat men de meerwaarde van kennis delen ervaart en verbreding binnen het concern op het gebied van projectmanage- ment ontstaat. Verbreding ontstaat wanneer er aansluiting gezocht gaat worden bij andere projectbureaus (binnen de gemeente Rotterdam) en er gezamenlijke bijeenkomsten worden georganiseerd. De gemeente Rotterdam is met het leerhuis flink op weg om haar medewerkers goed door te laten ontwikkelen. De medewerkers zullen het zelf moeten doen, het leerhuis kan hen enkel prikkelen. 15
16
3. Presentatie: Het Leerhuis 17
18 3. Presentatie: Het Leerhuis
3. Presentatie: Het Leerhuis 19
20 3. Presentatie: Het Leerhuis
3. Presentatie: Het Leerhuis 21
22
4. Presentatie: Gebiedsontwikkeling Nieuwe Stijl: eerste stappen in de praktijk 23
24 4. Presentatie: Gebiedsontwikkeling Nieuwe Stijl: eerste stappen in de praktijk
4. Presentatie: Gebiedsontwikkeling Nieuwe Stijl: eerste stappen in de praktijk 25
26 4. Presentatie: Gebiedsontwikkeling Nieuwe Stijl: eerste stappen in de praktijk
4. Presentatie: Gebiedsontwikkeling Nieuwe Stijl: eerste stappen in de praktijk 27
28 4. Presentatie: Gebiedsontwikkeling Nieuwe Stijl: eerste stappen in de praktijk
5. Presentatie: Procesmanagement 29
30 5. Presentatie: Procesmanagement
5. Presentatie: Procesmanagement 31
32 5. Presentatie: Procesmanagement
5. Presentatie: Procesmanagement 33
34 5. Presentatie: Procesmanagement
5. Presentatie: Procesmanagement 35
36 5. Presentatie: Procesmanagement
5. Presentatie: Procesmanagement 37
38
6. Boekenlijst Procesmanagement - Over procesontwerp en besluitvorming Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof, Roel in t Veld Wanneer is een manager of bestuurder een succesvolle beslisser? Moet u daadkrachtig zijn? Over ruime feitenkennis beschikken? Overtuigende betogen kunnen houden? De auteurs van Procesmanagement beschouwen een manager als een succesvolle beslisser als hij veel aandacht heeft voor de procesaspecten van verandering. Succesvol management is namelijk voor een groot deel afhankelijk van de mate waarin de stakeholders worden betrokken bij de besluitvorming en hun eigen belangen beschermd zien. Zonder hun steun is elke verandering gedoemd te mislukken. Dit boek bevat een groot aantal inzichten over dit procesmanage-ment. De auteurs gaan in op de voordelen daarvan, maar ook de risico s en tekortkomingen lichten zij scherp toe. En ze beschrijven strategieën om met die nadelen om te gaan. Management van Processen (E-book) - Het realiseren van complexe initiatieven Titus Bekkering, Jaap Walter Vele goede ideeën sterven een stille dood. Management van Processen laat u zien hoe u een idee wel krijgt ingebed in uw organisatie. Hoe pakt u het proces aan? Welke modellen en instrumenten zijn er om uw idee in de praktijk te brengen? Hoe krijgt u alle koppen dezelfde kant op? Dit boek biedt een verhelderende beschrijving over het ontstaan van initiatieven. Daarnaast worden modellen besproken die u kunt gebruiken om draagvlak en haalbaarheid te creëren. Ook instrumenten om te sturen op thema, tempo, timing en toegang komen aan de orde, evenals de rol van de procesmanager. 39
6. Boekenlijst Proceskunst: Gebiedsontwikkeling nieuwe stijl Geert Teisman De benadering van de Proceskunst is een antwoord op nieuwe marktomstandigheden bij gebiedsontwikkeling. Proceskunst staat voor het gezamenlijk vermogen van partijen om hun initiatieven op te werken tot integrale gebiedsontwikkeling. Er is sprake van geslaagde integratie als voor diverse partijen meerwaarde ontstaat. Gebiedsontwikkeling nieuwe stijl ontstaat door assemblage van projectenvoorstellen uit verschillende bronnen, kleinere en heel diverse voorstellen. Particulieren en private partijen, lange tijd minder welkom, krijgen veel vrijheid om initiatieven te nemen. Overheden blijven belangrijk, maar in andere rollen. Voor de crisis lieten de dominante partijen (rijk, gemeenten, projectontwikkelaars) vele kansen onbenut. Extra rendement voor het gebied dankzij gezamenlijk belang, creëren van meerwaarde, bleef vaak uit. Organisaties, sectoren en actoren van rijk, provincie en gemeenten opereerden vooral naar binnen gericht, waarbij interne belangen en procedures de boventoon voer(d)en. Maar gelukkig waren, en zijn, individuen in staat zich hieraan te onttrekken: zij springen over eigen schaduwen heen. In deze crisis moeten juist zij het verschil maken. Het is voor betrokkenen de kunst om ontwikkelingen te organiseren die voorkomen dat één belang domineert. Een sleutel in de huidige marktomstandigheden voor gebiedsontwikkeling is dat partijen gesynchroniseerd over eigen schaduwen weten te springen. Het Cahier doet voorstellen om proceskunst te bedrijven voor gebiedsontwikkeling nieuwe stijl, gevoed met voorbeelden van geslaagde en mislukte projecten (casus) uit het hele land. 40
6. Boekenlijst Organisatieontwikkeling met Theory U - Hoe komen we de bocht door? Werkvormen en cases Esther de Haan, Eva Beerends Organisatieontwikkeling met Theory U biedt praktische handvatten die aansluiten op Presence van Peter Senge e.a. en Theory U van Otto Scharmer. Theory U biedt vernieuwende inzichten in veranderingsprocessen. Ze gaat ervan uit dat de kiemen van antwoorden op vraagstukken al aanwezig zijn, maar nog niet zichtbaar aan de oppervlakte. Organisaties wereldwijd werken inmiddels met Theory U en benutten de gezamenlijke wijsheid van groepen mensen om te komen tot daadwerkelijke vernieuwing. Maar hoe komen ze de bocht door? Organisatieontwikkeling met Theory U laat zien hoe Theory U in de praktijk kan worden toegepast. Aan de hand van praktische werkvormen worden de mogelijkheden beschreven om het doorlopen van het U-proces te faciliteren. De cases laten ervaringen zien van onder andere KLM Cargo, Achmea, S2M, Enviu en The Hub Amsterdam bij het werken met Theory U. Het boek is daarmee een mooie tool in de gereedschapskist van organisatiecoaches, consultants en trainers die bezig zijn met organisatieontwikkeling. 41
42
De essentie van onze verening is de ontmoeting tussen projectprofesionals en hun leidinggevenden. Ieder jaar organiseren wij tientallen bijeenkomsten, waarin het opdoen van nieuwe inspiratie en het uitwisselen van kennis en ervaring centraal staan. Deze publicatie is de spin-off van het uitwisselen van deze kennis en ervaring. Niet alleen vind u in deze publicatie het verslag van een bijeenkomst, u kunt samenvattingen lezen van interessante achtergrond artikelen, die aansluiten op het thema en via een link naar ze doorklikken. De opgenomen interviews met de sprekers verbinden de theorie met de weerbarstige praktijk. Motor achter deze publicatiereeks zijn onze drie expertgroepen van 2014: Gebiedsontwikkeling Professionaliseren gemeentelijk projectmanagement Decentralisaties in het sociale domein We hopen u met deze publicatie te inspireren om uw kerntaak nog beter in te vullen, namelijk vanuit een krachtige project filosofie mensen en organisaties verbinden om de stad nog mooier te maken! Francois van Doesburg, Voorzitter VPNG VPNG Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten 43