Een andere grondhouding bij ICT-aanbestedingen In de basis kennen aanbestedingen twee centrale dilemma s: dat van complexe vraagstukken en dat van informatieasymmetrie. Open standaarden, use cases en open-sourcesoftware kunnen helpen om hier goed mee om te gaan. Ze stellen opdrachtgevers en opdrachtnemers in staat om op een andere, creatievere wijze om te gaan met aanbestedingen en kunnen de weg vrijmaken voor een oplossing uit de impasse die bij veel aanbestedingen ontstaat. Hoe open source, open standaarden en use cases de wereld van aanbestedingen opschudden! Aanbestedingen halen vaak negatief het nieuws. De gezochte innovatieve, betaalbare leverancier die werkelijk het vraagstuk oplost, is ergens in het traject verloren gegaan. Hoe kan dit? En wat doen we eraan? Er zijn drie belang rijke trends die bijdragen aan het succes van aanbestedingen in de ICT-sector: de volwassenheid van open-sourcesoftware, de groeiende hoeveelheid van open standaarden en het gebruik van use cases. Bas Kruiswijk, Ruben van Wendel de Joode en Michiel Wittkampf We staan allereerst stil bij twee factoren die maken dat veel van de huidige aanbestedingen hun beloftes niet waarmaken. Vervolgens gaan we in op een aantal trends in de ICT-markt die maken dat aanbestedingen wel degelijk tot een succes kunnen leiden. Deze trends zijn de volwassenheid van open-sourcesoftware, de groeiende hoeveelheid van open standaarden en het gebruik van use cases. De drie trends inspireren en stellen opdrachtgevers in staat aanbestedingen op een meer volwassen wijze vorm te geven. Kijkend naar de drie trends hebben we vijf bouwstenen geformuleerd en in de praktijk uitgetest die maken dat aanbestedingen wel degelijk succesvol kunnen zijn. We illustreren onze inzichten aan de hand van een concrete casus. Aanbesteden: twee centrale dilemma s In de basis kennen aanbestedingen twee centrale dilemma s, te weten het dilemma van een complex vraagstuk en het dilemma van informatieasymmetrie. Complexe vraagstukken Complexe of taaie vraagstukken zijn specifieke vraagstukken. Het gaat om vraagstukken waarbij van tevoren niet bekend is wat de juiste oplossing is. De Bruijn, Ten Heuvelhof en In t Veld (2008) definiëren een complex vraagstuk als een vraagstuk waarbij meerdere partijen (mensen, afdelingen en/of organisaties) betrokken zijn. De verschillende partijen hebben niet een gedeelde opvatting over het probleem en hebben andere waarden en normen over wat een goede oplossing is. In een dergelijke situatie is het onmogelijk om van tevoren te definiëren wat de juiste oplossing moet zijn. Die kan alleen gaandeweg, al lerende, ontdekt worden. Deze werkwijze staat in schril contrast met de systematiek van aanbestedingen. In een aanbesteding wordt immers verlangd, zo luidt de algemene overtuiging, dat een opdrachtgever van tevoren zijn wensen en eisen expliciteert en vastlegt. Informatieasymmetrie Een tweede dilemma is het dilemma van informatieasymmetrie. Bijna elke vraag van een opdrachtgever is uniek. Het gaat immers om een vraag die specifiek is voor de eigen organisatie. De opdrachtgever kent de eigen organisatie en de eigen specifieke context vaak impliciet, maar wordt door de aanbestedingsprocedure gedwongen deze specifieke situatie concreet te maken. Immers, een opdrachtnemer is zonder informatie van de opdrachtgever niet in staat een oplossing aan te bieden en een kostenraming te maken. Echter, menselijke beperkingen maken dat de opdrachtgever daarbij verre van volledig of eenduidig zal zijn. Welke werkwijze ook gekozen wordt, veel van de specifieke context zal pas tijdens de realisatie van een project bekend worden.
Wat geldt voor de opdrachtgever, geldt ook voor de opdrachtnemer. De opdrachtnemer heeft veel kennis van zijn (ICT-)oplossing, maar zal die nooit volledig of eenduidig kunnen overbrengen. Bijvoorbeeld: wat maakt zijn oplossing of dienst beter dan die van een concurrent? En dan is de vraag: hoe moet een opdrachtgever op basis van objectieve criteria, een vereiste in aanbestedingen, zich een mening vormen over wat de beste partij of oplossing is? Het resultaat: beloftes die niet worden gerealiseerd De uitkomst van een aanbesteding hangt voor een belangrijk deel af van de wijze waarop deze twee dilemma s worden gehanteerd. Vaak wordt een koers gevaren die niet leidt tot het inlossen van de aanbestedingsbelofte, de belofte van gelijke kansen en de beste oplossing voor het vraagstuk. Zo leiden aanbestedingen vaak tot ongewenste neveneffecten, bijvoorbeeld een focus op het contract. In een aantal situaties hebben wij gemerkt dat de leverancier en de aanbestedende partij een groot deel van de tijd bezig zijn om te controleren of de inhoud van een contract wordt nageleefd en wordt er relatief weinig aandacht besteed aan de vraag of het juiste probleem wordt opgelost. Een ander probleem is dat veel aanbestedingen niet leiden tot een gelijk speelveld. Vaak worden toch de bekende leveranciers geselecteerd. In situaties van onzekerheid wordt immers vertrouwd op die partij waarmee de aanbestedende partij goede ervaringen heeft. Wij beschrijven in dit artikel een nog niet gebruikelijk perspectief op het handelen met deze dilemma s. We hebben de ervaring dat dit leidt tot succesvoller aanbesteden. Drie trends De opkomst van drie trends biedt inspiratie en maakt de weg vrij voor een oplossing uit de impasse die ontstaat bij veel aanbestedingen. De drie trends zijn: open standaarden, use cases en opensourcesoftware. Open standaarden Open standaarden zijn het smeermiddel voor het uitwisselen van gegevens en het koppelen van ICT-functionaliteit, op velerlei gebieden. Er zijn open standaarden voor het opslaan van tekst, afbeeldingen, geluid of bijvoorbeeld studentengegevens. Er zijn algemene open communicatiestandaarden voor berichtuitwisseling en specifieke voor bijvoorbeeld de gezondheidszorg. Het aantal is groot en het succes ook. Sprekend is het internet, dat is uitgegroeid tot een universeel communicatiemiddel, wat alleen kon omdat het gebaseerd is op open standaarden. Standaarden zijn open standaarden als ze door een not-for-profitorganisatie worden beheerd in een open besluitvormingsproces waarin alle geïnteresseerden kunnen participeren, de specificaties vrij beschikbaar zijn en de standaard vrijelijk mag worden geïmplementeerd. Wanneer verschillende leveranciers dezelfde open standaarden gebruiken, levert dat maximale integratiemogelijkheden van hun producten op. Open standaarden worden inmiddels door vele leveranciers toegepast, waarvan een aantal zelfs nagenoeg unaniem in alle gangbare producten worden ondersteund. Denk hierbij aan de standaarden voor webservices (onder andere HTTP, XML, WSDL en SOAP). Op een aantal terreinen zijn er echter nog leveranciers die gebruikmaken van een eigen gesloten standaard, soms ook met de bedoeling hun eigen marktaandeel daarmee veilig te stellen. Use cases Een use case wordt gebruikt bij het ontwerpen van software. Een use case is een beschrijving van één doel waarvoor de gebruiker de software wil gebruiken, bijvoorbeeld in het bankwezen het aanmaken van een nieuwe bankrekening. In de use case wordt de werkwijze die de gebruiker wil hanteren beschreven (in de vorm van een volgorde van gebeurtenissen). Als alle use cases beschreven zijn, ligt vast wat de gebruikers met de software willen kunnen. Use cases zijn een relatief eenvoudig, zeer krachtig en effectief middel bij het ontwerpen van software. Je specificeert de eisen die je aan de software stelt in de context van de werkwijze van de gebruiker en het nut voor de gebruiker. De focus ligt dus op de toegevoegde waarde van het systeem in plaats van op de precieze functionaliteiten. Use cases zijn voor alle belanghebbenden gemakkelijk te begrijpen omdat ze vanuit gebruikersperspectief beschreven zijn. Dat maakt het gemakkelijker om een dialoog te realiseren tussen gebruiker, manager, ontwerper, programmeur, projectmanager et cetera, wat elementair is voor een goed eindresultaat. Open-sourcesoftware De term open source staat allereerst voor een bepaald type software. Het gaat hierbij om populaire softwareprogramma s als Linux, de Apache-webserver en het Nederlandse MMBase. Wat open-sourcesoftware bijzonder maakt is dat de broncode van de software het voor mensen leesbare deel van software beschikbaar is. Nog steeds wordt vaak gesteld dat open-sourcesoftware commercieel niet interessant is. Immers, de broncode is vrij beschikbaar, waardoor bedrijven minder winst kunnen maken met de verkoop van software. De praktijk wijst echter anders uit. Open-sourcesoftware is namelijk commercieel interessant, maar het businessmodel is vaak anders. Bij open source verdienen bedrijven vaak geld door aanverwante producten of diensten te verkopen, zoals hardware, de implementatie van software en/of het beheer van software. Daarnaast stellen sommige open-sourcelicenties bedrijven in staat om open-sourcesoftware te combineren met gesloten software en deze als geheel te verkopen.
Met de beschikbaarheid van de broncode is een fascinerend ontwikkelmodel ontstaan. Gemeenschappen van bedrijven, professionals, universiteiten, vrijwilligers en studenten werken samen om de software te verbeteren, handboeken te schrijven en software te vertalen. Open source wint aan populariteit. Steeds vaker verschijnt open source in het nieuws en wagen grote organisaties de overstap naar een open-sourcesoftwarepakket. Deze populariteit heeft deels te maken met wet- en regelgeving die het gebruik van open-sourcesoftware probeert te stimuleren. Zo kennen we in Nederland het actieplan Nederland Open in Verbinding (NOiV), waarin gesteld wordt dat overheden, medeoverheden en overige instellingen (zoals zorg, onderwijs en sociale zekerheid) in aanbestedingen open source moeten kiezen als de software in gelijke mate geschikt is. Door de aard van open-sourcesoftware ligt het voor de hand dat daarin bijna uitsluitend met open standaarden wordt gewerkt. Bij de ontwikkeling van de software zijn openheid en samenwerking immers als uitgangspunt gekozen. Dat neemt niet weg dat veel gesloten software ook gebruikmaakt van open standaarden om de integratiemogelijkheden te vergroten. Wat betekent dit voor de praktijk van aanbesteden? De drie trends stellen opdrachtgevers en opdrachtnemers in staat om op een andere, creatievere wijze om te gaan met aanbestedingen. We zien daarbij concreet vijf bouwstenen: Keuzevrijheid: een gelijk speelveld door niet specifiek een (product van) leverancier te vragen. Transactie: een verschuiving van de aandacht, van de aanschaf van een softwareproduct naar het afnemen van een dienst. Inpasbaarheid: flexibiliteit naar de toekomst toe door open standaarden. Contractvoorwaarden: contractvoorwaarden die zijn toegesneden op het beoogde gebruiksdoel. Communicatie: succesvol gebruik van software door een dialoog over gebruikerswensen. De bouwstenen zijn in figuur 1 afgezet tegen de werkelijkheid in veel aanbestedingen. Wij lichten deze vijf bouwstenen toe aan de hand van een specifieke casus waarin nadrukkelijk open-sourcesoftware en open standaarden zijn gevraagd en is gewerkt met use cases in een Europese aanbesteding. Figuur 1. Vijf bouwstenen voor effectief aanbesteden van ICT keuzevrijheid WIJZE VAN AANBESTEDEN nieuwe, creatieve manier echte keuze door het omschrijvenvan gewenste functionaliteit en daarmee ruimte gevend aan leveranciers om beste oplossing aan te bieden gebruikelijk in de meeste gevallen (on)bewuste beperking van de eigen keuzevrijheid door te vragen naar een specifieke technologie of leverancier of een specifiek product transactie gebruiker neemt een dienst af van een leverancier en koopt daarmee een oplossing voor een probleem gebruiker verkrijgt het gebruikersrecht van een softwareproduct inpasbaarheid mogelijkheid om alle producten te koppelen door het vereisen van open standaarden beperking door en onduidelijkheid over de percieze technische invulling van koppelvlakken door gebruik van gesloten standaarden en gesloten oplossingen contract voorwaarden gebruiker stelt eisen aan de contractvoorwaarden, eigendomsverhouding en de licentie die passen bij het door hem beoogde doel; vaak betekent dit dat de gebruiker meer ruimte en vrijheid krijgt in het gebruik van het eindproduct leverancier behoudt eigendom, gebruiker wordt beperkt in het gebruik van het product, veelal volgens standaardlicentie van leverancier/softwareoplossing communicatie leverancier en gebruiker voeren dialoog over gebruikerswensen gedetailleerde technische specificaties als startpunt van discussie tussen leverancier en gebruiker
Triple A is een samenwerkingsverband van instellingen in het middelbaar beroepsonderwijs (mbo). Het mbo is in beweging. Er is een grote behoefte aan flexibilisering van het onderwijs, het competentiegerichte onderwijs wordt wettelijk ingevoerd en bestaande ICT-systemen zijn deels verouderd. Twaalf mbo-instellingen hebben de handen ineengeslagen en hebben een onderwijsvisie voor de toekomst opgesteld. Vanuit die onderwijsvisie is een programma van eisen opgesteld voor de aanbesteding van een nieuw basisadministratiesysteem voor studentengegevens. Triple A noemt dit het kernregistratiesysteem voor deelnemers. De aanbesteding was complex door de diversiteit van de betrokkenen en het onbekende terrein dat met de onderwijsvernieuwing werd betreden. De kennis en kunde van de betrokkenen varieerde sterk. Tegelijk was vanwege de voorgeschiedenis zowel de druk als de scepsis groot om tot een succesvolle aanbesteding te komen. Geen keuze voor specifiek product De eerste bouwsteen is een hygiëneaspect. Een belangrijk doel van de regelgeving rond Europese aanbestedingen is om een gelijk speelveld te creëren waarin marktpartijen gelijke kansen hebben. Omgekeerd is het van belang dat de aanbestedende overheidsinstelling een vrije keuze heeft en dat er iets te kiezen valt. Specifiek bij de aanbesteding van software is de valkuil groot om in een aanbesteding producten te vragen van dezelfde leverancier of gebaseerd op dezelfde technologie als de software die al in huis is. Soms wordt ook gemikt op voortzetting van de relatie met de bestaande leverancier. De veronderstelling die daarachter zit is er vaak een van beperking van risico s, continuïteit en geen gedoe met koppelingen en migraties. Ondersteund door het overheidsbeleid wordt op dit punt nu vaak een strakkere lijn uitgezet, ook omdat instellingen zelf op deze manier geen vrije keus voor zichzelf creëren. Het is niet toegestaan om in een aanbesteding te vragen naar een specifiek product of een specifieke technologie. De vraag moet functioneel van aard zijn, zodat de leverancier kan kiezen welke technologie en welk product kan worden aangeboden om in die behoefte te voorzien. Triple A beoogt de realisatie van een kernregistratiesysteem dat toepasbaar is binnen alle twaalf mbo-instellingen, met de ambitie om het fundament te leggen voor de ICT vernieuwing binnen het hele mbo-veld. In het mbo-veld is een groot aantal ICT-leveranciers actief, waaronder drie grote spelers die al hebben geïnvesteerd in de ontwikkeling van een kernregistratiesysteem. In deze omstandigheid is het voor Triple A van groot belang om in dit speelveld gelijke kansen te creëren voor elke leverancier. Immers, de mbo-instellingen werken samen in Triple A op basis van de afspraak dat er gewerkt wordt naar de functioneel best mogelijke oplossing, gegeven de diversiteit van de instellingen. Bovendien vergt vernieuwing door een commerciële aanbieder een goed functionerende markt en niet een waar de race al gelopen is. Voor de aanbesteding van Triple A was de onderwijs-ict-markt min of meer verdeeld en vastgeroest. De aanbesteding heeft de markt behoorlijk opgeschud. De gewenste dienst als uitgangspunt Steeds meer dringt het tot organisaties door dat bij aanschaf en implementatie van ICT-systemen niet het product als zodanig centraal staat, maar de dienst die de leverancier levert of zou kunnen leveren. De software zelf is maar een beperkt deel van de oplossing. De software moet natuurlijk goed werken en de gewenste functionaliteit hebben, maar succesvolle invoering en succesvol gebruik daarvan vragen ook aandacht voor het proces van realiseren en implementeren, de veranderkundige aspecten van de invoering en het beheer gedurende een lange periode van gebruik. Een traditionele licentieovereenkomst gaat uit van een vergoeding voor het gebruiksrecht van de software. Deze vergoeding heeft geen direct verband met het resultaat dat de afnemer wil realiseren. Andere kostenmodellen leggen meer de nadruk op het feit dat er wordt betaald voor datgene wat de waarde vertegenwoordigt: goed draaiende software, een op de organisatie afgestemde implementatie, effectief gebruik, vaardige gebruikers, keuze van passende software, meeontwikkeling met de organisatie et cetera. Dat zijn allemaal diensten. In veel gevallen ontstaat er een gezondere relatie tussen leverancier en opdrachtgever als er voor een dienst wordt betaald, in plaats van dat een gebruikslicentie wordt verleend waarbij de relatie met de gewenste dienst en het beoogde resultaat indirect is. De bedoeling is dat de leverancier meer direct (mede)verantwoordelijk is voor het resultaat dat de opdrachtgever wil realiseren. Voor Triple A was de gerealiseerde software zelf eigenlijk van ondergeschikt belang. De gewenste functionaliteit was slechts op hoofdlijnen omschreven, in de vorm van use cases. De toegevoegde waarde van de leverancier zit hem vooral in het gezamenlijk doorlopen van een proces van nader specificeren van de functionaliteit en zoeken naar de juiste functionaliteit die nodig is om de uitdagingen waar het mbo in de toekomst voor staat te ondersteunen. De waarde van de dienstverlening van de leverancier zit hem in deze gezamenlijke inspanning. De leverancier heeft in het geval van Triple A de volledige software in open source beschikbaar gesteld. Dit betekent uiteraard niet dat al het werk kosteloos is verricht. De leverancier ontvangt gedurende een beperkt aantal jaren een vergoeding voor de ontwikkelinspanning en er komt een dienstverleningsovereenkomst tot stand waarin de leverancier de exploitatie en het beheer van het systeem uitvoert. Het blijvend zorgen voor een betrouwbaar, veilig, snel en up-to-date systeem is de tweede waardevolle dienst die de leverancier levert.
Open standaarden als uitgangspunt De toepassing van open standaarden maakt het mogelijk dat oplossingen van verschillende leveranciers kunnen worden gekoppeld of samen onderdeel kunnen zijn van een geïntegreerde ICT-omgeving. Omdat de specificaties van deze open standaarden vrij beschikbaar en implementeerbaar zijn en op een not-for-profitwijze worden beheerd, is er voor geen enkele leverancier een belemmering om deze standaarden te adopteren. Door in een aanbesteding nadrukkelijk open standaarden te eisen worden flexibiliteit en leveranciersonafhankelijkheid bevorderd. Andere leveranciers kunnen immers ook over die standaard beschikken en daarop aansluiten. Voor organisaties betekent dit soms een andere houding in de richting van de markt. In plaats van integratie na te streven door producten van eenzelfde leverancier te kopen, of dezelfde technologie te vragen, kunnen nu open standaarden worden gevraagd om diezelfde integratie te realiseren. Dit wordt ook wel een best-of-breedstrategie genoemd, omdat voor elke gewenste functionaliteit de juiste ICT-oplossing kan worden geselecteerd, ongeacht de technologie waarin die is gerealiseerd. Dat werkt als de open standaarden goed worden ondersteund zodat de oplossing kan worden geïntegreerd in het geheel. Triple A streeft ook een best-of-breedstrategie na. Alle twaalf instellingen hebben verschillende ICT-voorzieningen, van verschillende leveranciers, en zullen elk in hun eigen tempo, met hun eigen prioriteiten, ICT-vernieuwingen doorvoeren. Deze heterogeniteit is een gegeven standaardiseren op bepaalde (gesloten) standaarden of suites van producten is onhaalbaar en onwenselijk. Het nieuwe systeem moet binnen het ICT-landschap van elke instelling succesvol gebruikt kunnen worden. De aanbesteding is de eerste stap in een proces van ICT-vernieuwing. Voor de toekomst willen de instellingen de handen vrijhouden om met andere leveranciers door te ontwikkelen of oplossingen van andere leveranciers op het nieuwe systeem aan te sluiten. Daarnaast is er in het mbo-veld een groot aantal open standaarden van toepassing. Dit zijn niet alleen de standaarden die door de overheid in de NORA-architectuur of door het Forum Standaardisatie zijn vastgelegd, maar ook specifieke standaarden voor de uitwisseling van deelnemersgegevens, voor een digitaal portfolio of elektronische leermiddelen. Triple A heeft de vele relevante open standaarden in kaart gebracht en ervoor gekozen om een deel daarvan als eis en het andere deel als wens op te nemen. Leveranciers konden zich onderscheiden door meer van de gewenste open standaarden te ondersteunen. Voorwaarden die passen bij het beoogde doel Er zijn veel meer mogelijkheden dan de traditionele contractvoorwaarden waarbij de gebruiker de software alleen functioneel mag gebruiken. Op de afnemer en de aanbesteding toegesneden afspraken kunnen aanzienlijk bijdragen aan de waarde van de dienst of het product dat afgenomen wordt. Bij software worden de voorwaarden vaak voor een groot deel vastgelegd in een licentie. Een groot aantal creatieve en interessante gebruikerslicenties valt in de categorie open source. Opensourcesoftware is in de basis een juridisch construct. Dat heeft een aantal relevante consequenties. Zo wordt het aantal mensen dat de software mag gebruiken niet door de licentie niet beperkt, er zijn (daardoor) geen licentiekosten en de broncode is beschikbaar. Het belangrijkste voordeel van deze constructie is dat een leverancier geen beperking kan opleggen aan een organisatie als het puur om het functionele gebruik van de software gaat. Licenties die dit gebruiksrecht inperken, kunnen een serieus risico vormen voor een organisatie. Puur voor het gebruik van de software is een organisatie daarmee dus niet afhankelijk van een leverancier. Overigens kan deze afhankelijkheid wel ontstaan met een systemintegrator als deze de software levert aan de gebruiker. Dat is helemaal het geval als de systemintegrator de software moet aanpassen aan de specifieke wensen van de gebruiker. Een bijkomend aspect is de beschikbaarheid van de broncode. Daardoor kan een organisatie besluiten de diensten voor bijvoorbeeld implementatie, beheer of ontwikkeling bij een andere partij te beleggen. Ook dit voorziet in de vaak zo gewenste leveranciersonafhankelijkheid. Maar misschien nog belangrijker is de mogelijkheid tot integratie. Het gebruik van open standaarden is lang niet altijd genoeg garantie om software te kunnen integreren. Soms is het nodig om onder de motorkap te kijken hoe de software precies in elkaar zit. Met die informatie kan een andere leverancier dan software ontwikkelen die naadloos aansluit. Uiteraard betekent dit alles niet dat open-sourcesoftware en een open-sourcelicentie altijd de beste oplossing zijn. Er zijn voldoende situaties denkbaar waarin open-sourcesoftware geen inherent voordeel biedt. Zo gaat het voordeel van leveranciersonafhankelijkheid alleen op als er voldoende partijen zijn die de open-sourceoplossing ondersteunen en er weinig sprake is van maatwerk aan de specifieke situatie van de gebruiker. Bij maatwerk zal immers de maatwerkleverancier minimaal een kennisvoorsprong hebben ten opzichte van concurrenten. Een ander probleem is dat er meerdere versies van een open-sourceapplicatie kunnen ontstaan die leiden tot inefficiëntie in de doorontwikkeling van de software en allerlei onduidelijkheden over de specifieke versie die wordt geïmplementeerd. Tot slot is de functionaliteit en kwaliteit van software in veel gevallen doorslaggevend en voor een aanzienlijk aantal toepassingen is er meer gesloten software van goede kwaliteit beschikbaar.
Triple A is een initiatief dat word gefinancierd met publiek geld: geld van mbo-instellingen. Besteding van publiek geld moet ook zo veel mogelijk de publieke zaak dienen: de beschikbaarheid van goede ICT-voorzieningen voor mbo-instellingen. In deze filosofie past een investering in een open-sourceoplossing, waaraan geen beperkingen ten aanzien van het gebruik gelden. Hoe breder mbo-instellingen hun investering kunnen gebruiken en hoe meer mbo-instellingen dat kunnen doen, hoe meer het publieke belang gediend is. Daarnaast, omdat het kernregistratiesysteem een eerste stap is in een proces van ICT-vernieuwing, zullen verschillende leveranciers, zowel van bestaande als nieuwe ICT-oplossingen, hun oplossingen gaan koppelen met de kernregistratie. Om uiteindelijk optimaal geïntegreerde ICT-voorzieningen te kunnen realiseren is de beschikbaarheid van de broncode van de kernregistratie belangrijk. Van twee generieke onderdelen van de kernregistratie is geëist dat ze met een open-sourcelicentie beschikbaar worden gesteld. Voor deze onderdelen is het in het bijzonder wenselijk dat ze breder toegepast worden in het onderwijsveld, bij instellingen die niet bij het samenwerkingsverband zijn aangesloten. Deze onderdelen vormen de motor van de ICT-vernieuwing die het mbo-veld zoekt. Een open-sourcelicentie biedt de ruimte om vanuit verschillende initiatieven binnen de mbo-sector te innoveren, individuele wensen te realiseren en tegelijk aan een collectieve ambitie te werken, omdat de basis vrij beschikbaar is. De hoop is om hiermee de flexibiliteit en massa te ontwikkelen die voor langdurige innovatie noodzakelijk zijn. Voor de overige onderdelen en de ontwikkelstraat is een opensourcelicentie niet als eis, maar als zwaarwegende wens geformuleerd. Dit om ruimte naar de markt te bieden voor verschillende aanbiedingen. En deels ook uit voorzichtigheid toen nog niet duidelijk was hoe rijp de markt was als het gaat om het creëren van open-sourceoplossingen. Dialoog organiseren rondom gebruikerswensen Succesvol aanbesteden vergt een intensieve constructieve dialoog tussen alle belanghebbenden, voor, tijdens en na de aanbestedingsprocedure; voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure gaat het om de dialoog binnen de organisatie om de (eind)gebruikerswensen in kaart te brengen. In dezelfde fase kan eventueel een dialoog gevoerd worden met marktpartijen om zicht te krijgen op oplossingen, acceptatie van voorwaarden en vormen van samenwerking. Tijdens de aanbestedingsprocedure is er de wettelijke mogelijkheid van de concurrentiegerichte dialoog, waarbij in dialoog met de inschrijver de gewenste oplossing, aanpak of samenwerkingsvorm nader kan worden uitgewerkt. Ten slotte kan er bewust ruimte worden gelaten om ook na de gunning, in dialoog met de geselecteerde leverancier, de oplossing nader uit te werken. Door de wensen van de (eind)gebruiker te expliciteren en een prominente rol te geven in de dialoog, wordt de kans groter dat het resultaat succesvol gebruikt wordt binnen de organisatie. Use cases zijn een uitstekend middel bij het vormgeven van die dialoog. Bij de voorbereiding van de aanbesteding kunnen gebruikers in de vorm van use cases vastleggen welke meerwaarde zij van de software verwachten. Gezien de complexiteit van veel aanbestedingsvraagstukken is het wenselijk dat hiervoor diverse gerelateerde gesprekken met een slimme samenstelling van het spectrum aan gebruikers georganiseerd wordt. In de dialoog vindt confrontatie plaats van de vaak uiteenlopende perspectieven. Al doende leert men en ontdekt men welke oplossing niet slechts een suboptimalisatie, maar een werkelijke oplossing is. In een traditionele aanbesteding moet je van tevoren je wensen en eisen voor het eindresultaat vastleggen. Er zijn twee werkwijzen die maken dat het niet nodig is om de aanbesteding hiermee op slot te zetten. Ten eerste is het, zoals reeds genoemd, tegenwoordig ook mogelijk om in de aanbestedingsprocedure in dialoog met marktpartijen te komen tot een nadere specificatie van de oplossing. Ten tweede blijkt het, in tegenstelling tot de algemene overtuiging, ook werkbaar om de functionele wensen en eisen alleen op een globaal niveau te formuleren, in de vorm van use cases. Dit vergt in de uitvoering vervolgens een andere, meer op samenwerking gerichte werkwijze. In plaats van (vergeefs) te streven naar perfecte specificaties en deze over de muur te gooien, omarm je de realiteit van informatieasymmetrie tussen opdrachtgever en -nemer. Je maakt gebruik van elkaars kracht door samen de specificaties uit te werken. Essentieel is om in de relatie met de opdrachtnemer vertrouwen als uitgangspunt te nemen, in plaats van het gebruikelijke wantrouwen. In zo n situatie kan het ook nuttig zijn de concurrentiegerichte dialoog in de aanbestedingsprocedure toe te passen, maar dan om de samenwerkingsvorm nader uit te werken. Belangrijk is dan om de kwaliteit van de samenwerking mee te nemen in de beoordeling. Met deze aanpak worden als het ware alleen het probleem en de randvoorwaarden waaraan de oplossing moet voldoen gespecificeerd, en wordt samen met de leverancier in de uitvoering van het project de oplossing gecreëerd. Tijdens en na de aanbesteding zijn use cases ook een uitstekend middel voor de dialoog tussen de vraag- en aanbodzijde. De leverancier en gebruikers kunnen elkaar begrijpen omdat gebruikerswensen in de vorm van use cases begrijpbaar zijn voor alle betrokkenen. De eisen en wensen die Triple A bij de aanbesteding formuleerde, vielen uiteen in juridische, technische, financiële, organisatorische en functionele aspecten. De functionele aspecten zijn beschreven in de vorm van use cases. Om optimaal gebruik te maken van de kennis van de toekomstige gebruikers en draagvlak te realiseren,
hebben ze zelf de use cases geschreven. Dit deden ze onder begeleiding van procesontwerpers en veranderkundigen. Er werd een proces van intensieve, geconcentreerde dialoog georganiseerd. Alle betrokkenen daagden elkaars denkbeelden uit en deelden hun kennis. De use cases waren de basis voor de aanbesteding. De aanbesteding is uitgevoerd in de vorm van een concurrentiegerichte dialoog waarin vooral de samenwerkingsvorm nader is uitgewerkt. Met de laatst overgebleven partijen is een proof of concept uitgevoerd, het realiseren van een eerste deel van de software. De beoordeling van de proof of concept bestond uit een samenwerkingsassessment, een eindgebruikersbeoordeling en een technische beoordeling. Na de aanbesteding heeft de geselecteerde leverancier de use cases in een incrementeel en iteratief proces omgezet in werkende software. Bij de ontwikkeling werden gebruikers, onderwijs- en ICT-deskundigen en het projectmanagement van Triple A betrokken. Telkens vormden de use cases de basis voor het gesprek, de ontwikkeling en de acceptatie. Conclusie Aanbestedingen kunnen succesvol zijn. Ze kunnen innovatie, flexibiliteit, leveranciersonafhankelijkheid, effectieve samenwerking en een echte oplossing op een betaalbare wijze creëren. We hebben een aantal bouwstenen besproken om dit te realiseren. Centraal daarbij staat de wijze van omgaan met twee dilemma s: complexiteit versus uitgeschreven eisen en het dilemma van de informatieasymmetrie. De aanbesteder aan het roer De gedachtegang achter open-sourcelicenties biedt inspiratie om een verschuiving in de balans te realiseren van afhankelijkheid van de leverancier naar een verhouding die afgestemd is op de wensen van de aanbesteder. Voor deze verschuiving zijn diverse effectieve bouwstenen voorhanden die onderbenut worden. In een aanbesteding kan een gelijk speelveld gecreëerd worden door niet naar een specifiek product te vragen. Dat is niet alleen conform de maatschappelijke doelstelling van de aanbestedingswet, maar zet de deur ook open naar oplossingsmogelijkheden die buiten de grillen van één leverancier vallen. Een ander belangrijk middel om flexibiliteit en leveranciersonafhankelijkheid te bevorderen is om het gebruik van open standaarden eisen. Dat geldt evenzo voor het doelgericht gebruiken van contractvoorwaarden en licenties, bijvoorbeeld een open-sourcelicentie. Ruimte creëren voor echte oplossing Echte oplossingen realiseren vergt dat er ruimte gecreëerd wordt om naar echte oplossingen toe te werken. Dit in tegenstelling tot het veelvoorkomende dichttikken van de aanbesteding. We hebben laten zien dat dit kan in een aanbesteding. We concluderen hier op welke wijze de besproken bouwstenen bijdragen aan echte oplossingen. Ten eerste wordt door een gelijk speelveld te realiseren ruimte gemaakt voor het zoeken naar de leverancier met de beste oplossing en, indien van toepassing, voor vernieuwing in een vastgeroeste markt. Ten tweede, wat wordt er aanbesteed? Een informatiedienst als uitgangspunt nemen, kan veel effectiever werken dan software kopen. De software zelf is immers maar een beperkt deel van de oplossing. De bedoeling is dat de leverancier meer direct (mede)verantwoordelijk is voor het resultaat dat de opdrachtgever wil realiseren. Vervolgens, op basis van wat wordt er aanbesteed? Use cases zijn een goed middel bij het realiseren van een dialoog tussen alle belanghebbenden over de meerwaarde die de software moet bieden. En tevens zijn ze zeer geschikt om de functionele eisen op een globaal niveau te formuleren. Dat schept ruimte om op basis van elkaars kennis en kunde, samen met de leverancier, de specificaties nader uit te werken, perspectieven te confronteren, kennis over te dragen, van elkaar te leren en nieuwe inzichten toe te passen. De gewenste samenwerking met een leverancier verdient daarom een net zo belangrijke plek in een aanbesteding als de functionele eisen. Hoe kan deze effectieve ICT-ontwikkeling blijvend gerealiseerd worden? Een belangrijk middel hiervoor zijn open-sourcelicenties. Met open-source- en andere creatieve licenties kunnen voorwaarden voor langdurige innovatie geschapen worden. Door in een aanbesteding nadrukkelijk open standaarden te eisen worden flexibiliteit en leveranciersonafhankelijkheid bevorderd Literatuur Hans de Bruijn, Ernst ten Heuvelhof, Roel in t Veld, Procesmanagement, 3e druk 2008, Academic Service. Links www.twynstragudde.nl www.tripleaonderwijs.nl Bas Kruiswijk, email: bkr@tg.nl. Ruben van Wendel de Joode, email: rwj@tg.nl. Michiel Wittkampf, email: mwf@tg.nl.