Gebruikershandleiding GVOP applicatie Versie: 0.6
Wijzigingsbeheer Versie Datum 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 21-11-2012 21-11-2012 03-02-2013 11-02-2013 22-02-2013 3-6-2013 Omschrijving Auteur(s) Initiële versie Review Jeroen van Hemert Toevoegingen nav release 1.2 Toevogingen nav release 1.3 Wijzigingen nav release 2.0 Wijzigingen nav release 2.1 Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Eric Wijnschenk Inhoudsopgave 1. INLEIDING...4 2. INLOGGEN...4 3. ROLLEN GVOP APPLICATIE...4 1.1COMBINEREN VAN ROLLEN 1.2BESCHRIJVING ROLLEN 4 4 4. FUNCTIONALITEITEN...5 1.3WERKVOORRAAD MIJN WERKVOORRAAD GROEP WERKVOORRAAD 1.4AANMAKEN NIEUWE PUBLICATIE 1.5DOCUMENT BEWERKEN IN XOPUS XML-EDITOR 1.6ACTIES OP DOCUMENT 1.6.1DOCUMENT DETAILS INZIEN 1.6.2DOCUMENT BEWERKEN 1.6.3METAGEGEVENS BEWERKEN 1.6.3.1INVOEREN GEOINFORMATIE VIA KAARTMODULE 1.6.4BIJLAGEN BEWERKEN 1.6.5EIGENSCHAPPEN INZIEN 1.6.6VOORBEELD BEKIJKEN 1.6.7DOCUMENT EXPORTEREN 1.6.8DOCUMENT VERSTUREN 1.6.9DOCUMENT GOEDKEUREN (ALLEEN ROL CONTROLEUR) 1.6.10DOCUMENT PUBLICEREN (ALLEEN ROL PUBLICIST) 1.6.11DOCUMENT INTREKKEN (ROL PUBLICIST) 1.6.12DOCUMENT VERWIJDEREN 1.7OVERIGE FUNCTIES DOCUMENTEN ZOEKEN AANVULLENDE INFORMATIE 5 5 6 6 7 7 8 8 8 8 9 9 10 10 10 11 11 11 12 12 12 13 5. AANLEVERINSTRUCTIES...14 1.8TITELS BESLUITEN 1.9METADATEREN PER BESLUIT 14 14 2
1.10OPNEMEN PRIVACYGEVOELIGE GEGEVENS IN BESLUIT 14 BIJLAGE 1: OVERZICHT METADATAVELDEN...15 3
1. Inleiding De Gemeenschappelijke Voorziening voor Officiële Publicaties (GVOP) is een voorziening waarmee decentrale overheden hun regelgeving rechtsgeldig via internet bekend kunnen maken. Door middel van de GVOP kunnen de deelnemende overheidsorganisaties een elektronisch publicatieblad uitgeven volgens de eisen uit de Wet elektronische bekendmaking. Het Kennis- en Eploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) heeft in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de GVOP ontwikkeld. Deze gebruikershandleiding beschrijft de diverse functionaliteiten van de GVOP applicatie. De GVOP is een webapplicatie en kan in principe vanaf iedere werkplek met een internetverbinding worden bereikt. 2. Inloggen De gebruiker start de applicatie door de internetbrowser te openen en vervolgens het adres https://gvop.overheid.nl in te tikken. Vervolgens logt de gebruiker in met zijn persoonlijke DigiD-OP. NB: Een handleiding aanvragen DigiD-OP is beschikbaar op de projectwebsite http://gvop.officiele-overheidspublicaties.nl. 3. Rollen GVOP applicatie Gebruikers in de GVOP applicatie kunnen bepaalde acties uitvoeren. De acties die een gebruiker mag uitvoeren zijn gekoppeld aan een rol. De contactpersoon van de organisatie geeft aan welke rollen een persoon mag uitvoeren. We kennen binnen de GVOP applicatie drie rollen: invoerder, controleur en publicist. 1.1 Combineren van rollen Het is mogelijk om de rollen te scheiden per persoon. Een beleidsmedewerker kan dan invoeren, een juridisch controller een document controleren en een communicatiemedewerker het document publiceren. Het is ook mogelijk om deze rollen bij één persoon onder te brengen. Dit betekent dat één persoon zowel kan invoeren, controleren als publiceren. 1.2 Beschrijving rollen Rol Invoerder Controleur Publicist Beschrijving rechten Een Invoerder kan nieuwe documenten aanmaken of importeren. Een Controleur kan documenten goedkeuren Een Publicist kan documenten ter publicatie aanbieden en publicaties intrekken die ter publicatie zijn aangeboden totdat de publicatiedatum is verstreken. 4
4. Document goedkeuren Document intrekken Document verwijderen Document publiceren Document eporteren Voorbeeld bekijken Bijlagen bewerken Metagegevens inzien Bijlagen inzien Metagegevens bewerken Invoerder Controleur Publicist Document bewerken Nieuw document aanmaken Acties per rol: Functionaliteiten In de GVOP applicatie kunnen publicaties worden aangemaakt, gecontroleerd en vervolgens gepubliceerd. Om dit te bereiken worden een aantal schermen doorlopen. Hieronder wordt uitgelegd hoe u deze stappen kunt doorlopen. De GVOP is een webapplicatie, dit betekent dat u alle knoppen bedient door éénmaal te klikken. Dubbelklikken is niet nodig. 1.3 Werkvoorraad Mijn werkvoorraad Na het inloggen opent het scherm Mijn werkvoorraad. In dit scherm vindt u de documenten die op de naam van de gebruiker staan die is ingelogd. Een document wordt op naam gezet bij het aanmaken van een nieuw document of als een gebruiker een document in behandeling neemt. In de kolommen ziet u: Documenttitel Titel van het document. Type Toont het documenttype, mogelijkheden zijn: Verordeningen, Plannen ruimtelijk, Plannen overig, Beleidsregels, Overige besluiten van algemene strekking, Beschikkingen aanvraag, Beschikkingen afhandeling, Overige overheidsinformatie. Behandelaar De persoon die het document in behandeling heeft. Als dit veld leeg is dan heeft niemand het document in behandeling. Activiteit GVOP kent op dit moment drie activiteiten: Voorbereiden, Beoordelen en Bekendmaken. Status Dit stoplicht geeft aan of de activiteit nog moet worden gestart (grijs), bezig is (oranje) of is afgerond (groen). 5
Groep werkvoorraad In de Groep werkvoorraad staan de documenten van de organisatie die nog niet in behandeling zijn genomen. Per rol is er een groepswerkvoorraad. Als de gebruiker inlogt als invoerder, dan ziet hij in de groepsbak alleen de documenten met de activiteit Voorbereiden die niet zijn toegewezen aan een persoon. Een gebruiker die als rol zowel invoerder als controleur heeft, ziet de documenten die in de activiteiten Voorbereiden en Beoordelen staan. 1.4 Aanmaken nieuwe publicatie Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie aan te maken klikt u op Nieuwe publicatie. Vervolgens opent een selectie scherm met een aantal keuzes. In de GVOP kunt u twee soorten publicaties aanmaken: 1) Complete besluiten Deze optie kiest de gebruiker als de volledige tekst van een besluit bekend gemaakt dient te worden. Bijvoorbeeld voor het bekendmaken van een nieuwe verordening. 2) Zakelijke mededelingen (kennisgevingen) Deze optie kiest de gebruiker als er een mededeling wordt gedaan van een bekendmaking. Deze bestaat over het algemeen uit een eenvoudig teksblok. Per publicatie heeft u vier opties: 1) Aanmaken leeg document Via deze optie opent de editor met een leeg blad. Er kan direct worden ingevoerd. 2) Aanmaken document op basis van een model De GVOP bevat een aantal modelbesluiten. Via deze optie kunt u het gewenste model selecteren, vervolgens opent de editor met het geselecteerde template. 3) Aanmaken document op basis van een eerder gepubliceerd document Selecteer een al eerder gepubliceerde publicatie. Vervolgens wordt een kopie gemaakt en geopend in de editor. 4) Een bestaand document importeren (vanuit bijvoorbeeld Word) Via deze optie kan een bestand dat bijvoorbeeld gemaakt is met Microsoft Word worden geïmporteerd. U selecteert het bestand en vervolgens wordt het document geopend in de editor. NB: U kunt zelf een template maken op basis van het MS Wordt bestand. Dit bestand vindt u op de projectwebsite http://gvop.officiele-overheidspublicaties.nl. 6
NB: Zie Hoofdstuk 5: Aanleverinstructies voor tips bij het aanmaken van een besluit. 1.5 Document bewerken in XOPUS XML-editor Na het aanmaken van een nieuwe publicatie opent de editor. Dit is een editor die werkt op basis van XML. Vervolgens kan de publicatietekst worden ingevoerd. NB: Een uitgebreide instructie over de werking van de XOPUS XML-editor vindt u op de projectwebsite http://gvop.officiele-overheidspublicaties.nl. Bewaar na het invoeren de publicatietekst door op opslaan te klikken. Sluit vervolgens de editor af door op Sluiten te drukken. 1.6 Acties op document Vervolgens komt u in het detailscherm van het document. Dit scherm geeft altijd een preview van het document weer. Aan de rechterkant wordt een actiemenu getoond. Afhankelijk van de rol van de gebruiker en de status van het document worden hier verschillende acties getoond. (zie hoofdstuk 3: Rollen GVOP applicatie) 7
1.6.1 Document details inzien Het starscherm voor het document. Hier wordt een voorbeeldweergave van de inhoud van het document getoond. 1.6.2 Document bewerken Start de editor op om aanpassingen in het document uit te voeren. 1.6.3 Metagegevens bewerken Voer metadata in voor het document. Metadata zijn kenmerken van het document, waardoor het document straks goed vindbaar is. Bijvoorbeeld geografische informatie, beleidsonderwerp, documenttype. Ieder publicatieblad heeft eigen (verplichte) metadatavelden. Indien u wilt publiceren in de Staatscourant opent u het tabblad Staatscourant. Na het invoeren drukt u op opslaan. NB: Zie Bijlage 1 voor een overzicht van de verplichte en niet-verplichte metadatavelden. Hier wordt ook toegelicht dat bij een aantal velden een maimale aantal waarden kan worden ingevuld. 1.6.3.1 Invoeren geoinformatie via kaartmodule Hiervoor doorloopt u de volgende stappen: 1) Open de kaartmodule door te klikken op Toon kaart in het metadatveld Coördinaten. 2) Zoek de gewenste locatie op door het adres in te voeren in locatie zoeken of Hectometerpaal zoeken. 8
3) Nadat u de gewenste locatie heeft gevonden markeert u dit op de kaart via Marker plaatsen. Indien u meerder locaties wilt markeren kunt u de kaart verschuiven naar de juiste locatie en opnieuw op Marker plaatsen te klikken. 4) Na plaatsing van een marker kunt u deze verplaatsen door de marker in de kaart te selecteren en vervolgens te verschuiven met de muis. o U kunt een locatie verwijderen door op de marker te klikken en vervolgens op Marker verwijderen te klikken 5) Indien u klaar bent met het selecteren van de invoer dan klikt u op Gereed. Vervolgens komt u weer terecht op het Metagegevens bewerken scherm. 6) Sla vervolgens de ingevoerde locaties op via de knop Opslaan in het Metagegevens bewerken scherm. 1.6.4 Bijlagen bewerken Geeft een overzicht van de bijgevoegde bijlagen. Hier kunnen bijlagen worden toegevoegd of verwijderd. Deze bijlagen worden samen met de bekendmaking gepubliceerd. 1.6.5 Eigenschappen inzien Toont een overzicht van de eigenschappen van het document. Hier staat bijvoorbeeld wanneer het document is aangemaakt, of het document is goedgekeurd en wat het officiële publicatienummer is. 9
1.6.6 Voorbeeld bekijken Bekijk een voorbeeld document, gelijk aan hoe het document straks gepubliceerd wordt. Deze transformatie kan enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. U dient eerst te kiezen in welke huisstijl u het voorbeeld wilt zien. Uw eigen elektronisch publicatieblad of de Staatscourant. NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u een beveilingsmeldingen als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen om een voorbeeld te bekijken te doorlopen. 1.6.7 Document eporteren Eporteer het document om te bewerken in een etern systeem of om het document te gebruiken in het reguliere besluitvormingstraject. Deze transformatie kunnen enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. U kunt eporteren naar de volgende formaten: pdf, odt, ml. U dient eerst te kiezen naar welke huisstijl u het bestand wilt eporteren. Uw eigen elektronisch publicatieblad of de Staatscourant. NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u een beveilingsmeldingen als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen om een document te eporteren te doorlopen. 1.6.8 Document versturen Verstuur het document naar de groepsbak van de invoerders, controleurs of publicisten. Afhankelijk van uw rol ziet u hier de groepsbak waar u het document naar kan doorsturen. 10
1.6.9 Document goedkeuren (alleen rol Controleur) Via deze optie kan een document worden goedgekeurd. Het afkeuren van een document is niet mogelijk. Indien een document moet worden aangepast kunt u via de actie Document versturen het document terugsturen naar de invoerders. 1.6.10 Document publiceren (alleen rol Publicist) Via deze optie kunt u het document publiceren in de diverse publicatiebladen. U kunt aanvinken in welk publicatieblad u het document wilt publiceren. De diverse publicatiebladen worden alleen gepubliceerd op werkdagen. Het is dus niet mogelijk om een publicatiedatum op te geven die in het weekend of op een feestdag ligt. De minimale verwerkingstijd van een publicatie is op dit moment 2 werkdagen. Dit betekent dat als u een document woensdag wilt publiceren, het document uiterlijk maandag ter publicatie aangeboden moet zijn. LET OP: Alleen goedgekeurde documenten kunnen worden gepubliceerd. 1.6.11 Document intrekken (rol Publicist) Nadat het document is gepubliceerd kan tot vlak voor de opgegeven publicatiedatum de publicatie worden ingetrokken. Als de publicatiedatum is verstreken is deze actie niet meer mogelijk. 11
1.6.12 Document verwijderen Via deze optie verwijdert u het document uit de applicatie. Nadat een document is goedgekeurd kan het document niet meer worden verwijderd. 1.7 Overige functies Documenten Zoeken Via het zoekvenster linksboven in de pagina kunt u documenten zoeken. Na het invoeren van de zoekopdracht klikt u op Documenten zoeken. Er wordt dan gezocht op de titel van documenten van uw organisatie. De zoekresultaten worden vervolgens in het scherm getoond. Via Uitgebreid zoeken kunt u naast zoeken op titel, op diverse kenmerken zoeken. 12
Aanvullende informatie Bij iedere publicatie kunt u aanvullende informatie opslaan. Deze documenten worden niet gebruikt bij de publicatie, maar blijven binnen applicatie beschikbaar. U heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om aanbiedingsbrieven of notulen op te slaan. LET OP: Documenten die u hier plaatst worden dus niet gepubliceerd. Dit kunt u doen door via de actie Bijlagen bewerken (zie boven) bijlagen aan het document toe te voegen. 13
5. Aanleverinstructies Om een besluit op de juiste manier te publiceren, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten waar u aan moet denken bij het opstellen van een document. Hieronder vindt u een aantal richtlijnen. 1.8 Titels besluiten Omdat alle publicaties als losse berichten in de elektronische publicatiebladen komen is het belangrijk dat u een duidelijk onderscheidende titel opgeeft. Dit verbetert de vindbaarheid van de publicaties door burgers, bedrijven en andere geïnteresseerden. De titel zou in ieder geval de volgende informatie moeten bevatten: - De naam van het bestuursorgaan (Gemeente s-gravenhage) - Korte omschrijving van het besluit ((Brom)fietsverwijderingsbeleid 2013) - De locatie waar het besluit op betrekking heeft (omgeving Station Den Haag Holland Spoor) Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: Gemeente Den Haag (Brom)fietsverwijderingsbeleid gemeente 2013 omgeving Station Den Haag Holland Spoor Rubriek opnemen in de titel bij publiceren van kennisgevingen beschikkingen Daarnaast wordt op basis van de titel de rubriek voor de zoekservice lokale bekendmakingen bepaalt. In het geval dat u een omgevingsvergunning publiceert dient u het type in de titel van het document op te nemen, bijvoorbeeld: - De naam van bestuursorgaan (Gemeente Ede) - Korte omschrijving van het besluit (Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het vergroten van het kerkgebouw) - De locatie waar het besluit betrekking op heeft (Leeuweriklaan 35) Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: Gemeente Ede - Kennisgeving verlening omgevingsvergunning voor het vergroten van het kerkgebouw Leeuweriklaan 35 1.9 Metadateren per besluit Om er voor te zorgen dat de besluiten optimaal vindbaar zijn raden wij aan om een document aan te maken per besluit, zodat deze uniek wordt gemetadateerd. Indien u besluiten gaat bundelen in de GVOP-applicatie is het voor burgers niet meer mogelijk om geattendeerd te worden op een specifiek besluit. 1.10 Opnemen privacygevoelige gegevens in besluit Sommige besluiten kunnen persoonsgegevens bevatten. U wordt geacht om als aanleveraar zelf terughoudendheid te betrachten bij het opnemen van dergelijke gegevens in uw publicaties. U dient zich steeds af te vragen of dit een doel dient in de bekendmaking van een besluit. Eventueel kunt u zelf overgaan tot anonimisering van een besluit voor publicatie. 14
Bijlage 1: Overzicht Metadatavelden Algemeen Naam Maker Aantal Verplicht waarden Ja 1 Beleidsonderwerp Ja Oneindig Coördinaten Ja Oneindig Ruimtelijk plan identificatie nummer Ja 1 Rubriek Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Overige overheidsinformatie Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Overige overheidsinformatie Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Overige overheidsinformatie - Plannen ruimtelijk Waarde Naam van overheidsorganisatie Rubriek Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Overige overheidsinformatie Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Overige overheidsinformatie Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Waarde Naam van overheidsorganisatie Bijvoorbeeld: Verkeer Weg Door een marker te plaatsen op de kaart worden de geogevens toegevoegd aan het document. Ruimtelijk plan identificatie. GB/WB/PB Aantal Naam Verplicht waarden Eindverantwoordelijke Ja 1 Publisher Ja 1 Informatietype Ja 1 Naam van overheidsorganisatie Geef rubriek van GB/WB/PB op: Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking 15
Start-/Einddatum Nee 1 Overige overheidsinformatie Verordeningen Beleidsregels Overige besluiten van algemene strekking Overige overheidsinformatie Overige overheidsinformatie Vul de start- en einddatum in waarop het besluit betrekking heeft Staatscourant (alleen in te vullen bij keuze voor Zakelijke Mededelingen) Aantal waarden 1 Naam Informatietype (Rubriek) Verplicht Ja Informatietype (Subrubriek) Ja (alleen 1 bij selectie Ruimtelijk plan) Rubriek Alleen bij Zakelijke Mededelingen van het type: Alleen bij Zakelijke Mededelingen van het type: - Plannen ruimtelijk Waarde - Aanwijzing - Andere vergunningen - Bekendmakingen aan de scheepvaart - Omgevingsvergunningen - Onteigeningen - Overig - Ruimtelijk plannen - Vergunningen Geef subrubriek van Ruimtelijk Plannen op: - provinciale verordening - inpassingsplan - structuurvisie - eploitatieplan - bestemmingsplan - omgevingsvergunning met planafwijking - voorbereidingsbesluit - wijzigings- of uitwerkingsplan - beheersverordening 16