Handleiding GVOP Wordimport

Transcriptie

1 Handleiding GVOP Wordimport Inhoud Inleiding... 3 Uitgangspunten GVOP-Template Gebruik maken van stijlen Aanwezige stijlen Compleet besluit stijlen Zakelijke mededeling stijlen Het importeren Bewerken in de editor Implementatie in uw organisatie... 10

2 Wijzigingsbeheer Versie Datum Omschrijving Auteur(s) Definitieve versie Mathijs Kleijnen Tekstuele aanpassing Jérémie Laisina Tekstuele aanpassingen: Jérémie Laisina Nuancering aan de beschrijving van de soorten stijlen in de template. Hoofdstuk en paragrafen genummerd. Nuancering betreft het hanteren van opsommingen Informatie betreft Verkeersbesluiten verwijderd. Jérémie Laisina Instructies toegevoegd om een lid aan te maken Jérémie Laisina

3 Inleiding In DRP versie 3.3 is de Wordimportfunctie van de GVOP en Verkeersbesluiten (VB) geheel opnieuw ontworpen. De oorspronkelijke importfunctie probeerde aan de hand van een groot aantal bedrijfsregels te bepalen welke standaard stijlen (Kop 1, Kop2 etc.) vertaald moesten worden naar de gestructureerde XML van de GVOP. Om dit probleem te verhelpen is gekozen om al in MS Word de in een verordening gebruikte stijlen te kiezen, zodat de importfunctie die veel makkelijker kan vertalen naar de GVOP. In dit document wordt de nieuwe Wordimport 2.0 in de GVOP beschreven. Wij raden u aan om dit document goed te lezen alvorens te starten met het gebruik van dan de nieuwe importfunctie. Uitgangspunten Wordimport 1.0 Wordimport 2.0 Vrijwel elk Word document wordt geïmporteerd, maar doordat de import interpreteert is de import vrijwel nooit foutloos. interpreteren. Het gebruik van stijlen is niet eenduidig, met importfouten tot gevolg. Als er iets fout gaat wordt er geen concrete feedback gegeven. Elk.docx bestand kan worden geïmporteerd Door de gestructureerde template te gebruiken kan de import foutloos documenten Alleen GVOP-stijlen worden door de import gelezen, zodat content in het goede element komt. De importfunctie geeft leesbare en begrijpelijke foutmeldingen terug. Alleen.docx bestanden met de juiste KOOPstijlen kunnen worden geïmporteerd.! Knippen & plakken Door stijlen mee te nemen uit een ander Word document wordt het document niet meer geaccepteerd door de importfunctie. Het is dus van belang dat u altijd plakt met Alleen tekst behouden.

4 1 GVOP-Template UBR KOOP heeft templates beschikbaar gesteld waarin alleen stijlen voorkomen die door de importfunctie vertaald kunnen worden naar specifieke elementen in het XML-schema van de GVOP. De templates zijn opgesteld voor het opmaken van de volgende documenten: Compleet Besluit Zakelijke Mededeling Verkeersbesluit U kunt de laatste versies van deze templates downloaden op de projectwebsite. 1.1 Gebruik maken van stijlen Een stijl wordt in Microsoft Word gebruikt om aan te duiden welke structuur en opmaak een deel van het document heeft. Anders dan bij het bewerken van het lettertype wordt de structuur bewerkt, zodat deze voor computers eenvoudig uit te lezen is. In afbeelding 1 ziet u de stijlbalk waarmee u stijl kunt aanbrengen op stukken tekst in uw document. Deze balk is te vinden onder de ribbon Start in Office Door de pijltjes te gebruiken kunt u het volledige stijlmenu bekijken. U selecteert een stijl door in het document op de juiste plek te gaan staan of een stuk tekst te selecteren en vervolgens de gewenste stijl aan te klikken. Verderop in dit document geven wij aan welke stijlen u waarvoor kunt gebruiken. Afbeelding 1: De stijlbalk in MS Word Naast stijlen, is er ook de mogelijkheid tot het aanbrengen van opmaak binnen een stijl. In afbeelding 2 ziet u de functionaliteit waarmee u opmaak kunt aanpassen. Wij raden u aan om alleen bold, cursief, en onderstreept te gebruiken. De rest van de opmaakwijzigingen worden niet ondersteund. Afbeelding 2: De lettertypebalk in MS Word 2007.

5 1.1.1 Aanwezige stijlen Er worden verschillende Word templates gehanteerd. In elke template worden verschillende stijlen toegepast. De verschillende Word templates worden gebruikt om de volgende documenten op te maken: Compleet besluit template Zakelijke mededeling template Verkeersbesluit template Compleet besluit stijlen In afbeelding 3 kunt u zien welke stijlen er momenteel te gebruiken zijn in de Wordimport voor een compleet besluit. Afbeelding 3: De te kiezen stijlen bij een compleet besluit.! Ziet u meer stijlen? Ziet u meer stijlen dan de bovenstaande (KOOP)stijlen? Dan mislukt uw import mogelijk! Via de functie stijlcontrole kunt u bekijken of een alinea de juiste stijl heeft, en eventuele fouten corrigeren; 1. Open het venster stijlen (CTRL + ALT + SHIFT + S) 2. Klik onderin op het middelste icoon ( ) Stijlcontrole. 3. Het venster stijlcontrole verschijnt. Nu kunt u stukken tekst selecteren en de opmaak en stijl eventueel wissen en opieuw defineren. Als er in de tekst stijlen voorkomen die niet worden herkent, dient u deze stijlen in het Worddocument te verwijderen. OP_Aanhef De aanhef wordt gekenmerkt door de gestippelde lijn in de linkerkantlijn. In de uiteindelijke opmaak van de bekendmaking (in de GVOP) is deze lijn niet meer zichtbaar.

6 OP_Titel Dit is de titel van de zakelijke mededeling. Deze stijl mag maar één keer voorkomen. Tevens mogen er geen harde enters in voorkomen. Afbeelding 4: Een voorbeeld met een OP_Titel en OP_Aanhef OP_Artikel_Titel en OP_Hoofdstuk_Titel De kop van het artikel geeft de titel van het artikel weer. Het is van belang dat de hoofdstuk nummering erbij wordt vermeld. Voorbeeld: Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Alinea Na elke kop begint automatisch een alinea. De importfunctie voegt de tekst onder een kop altijd in het betreffende hoofdstuk / artikel. Daar hoeft u geen extra stijl voor aan te brengen. In een alinea mag u opmaak aanbrengen (Bijvoorbeeld: bold, onderstreept, en/of cursief) OP_Paragraaf_Titel De kop van de paragraaf geeft de titel van de paragraaf weer. Het is van belang dat de paragraaf nummering wordt vermeld. Voorbeeld: Paragraaf 1.2 Parkeerverbod OP_Ondertekening De kop van de ondertekening geeft de naam en/of organisatie weer die het document heeft aangetekend. OP_Bijlage_Titel De kop van de bijlage geeft de titel van de bijlage weer. Op_Lid Om een lid aan te geven. Stap 1: Selecteer de tekst waaraan u de stijl OP_Lid wilt toepassen. Stap 2: Klik op de stijl OP_Lid. Stap 3: U kunt ervoor kiezen om de opsommingsfunctie te gebruiken (Bibliotheeknummering). Ook kunt u ervoor kiezen om de opsommingen handmatig toe te voegen. (Dit kan met 1. *spatie* 2. *spatie*. Etc.) Als stap 3 gelukt is ziet het er bijvoorbeeld uit zoals onderstaande lijst. 1. Amsterdam 2. Berg en Dal 3. Castricum

7 4. Den Haag 5. Enschede 6. Groningen 7. Heerlen Stap 4: U kunt het document importeren. Let op: Het is belangrijk om te weten dat, indien u tekst vanuit het ene document copy/paste naar de template, u dit doet zonder enige opmaak mee te nemen. U kunt de tekst plakken met de plakoptie: *Alleen tekst behouden*. Als de geplakte tekst al een opmaak heeft, zal dit problemen geven bij het toepassen van de stijl OP_Lid en bij het importeren van het document. Op_Nota_toelichting_Titel Om een Nota titel aan te geven Zakelijke mededeling stijlen In afbeelding 3.1 kunt u zien welke stijlen er momenteel te gebruiken zijn in de Wordimport voor een zakelijke mededeling. Afbeelding 3.1: De te kiezen stijlen bij een zakelijke mededeling. OP_Ondertekening De kop van de ondertekening geeft de naam en/of organisatie weer die het document heeft aangetekend. OP_Titel Dit is de titel van de zakelijke mededeling. Deze stijl mag maar één keer voorkomen. Tevens mogen er geen harde enters in voorkomen. OP_Tussenkop Dit is de titel van een tussen hoofdstuk. Tabellen De importfunctie ondersteunt standaard Wordtabellen. Binnen een tabel mogen opsommingen en toegestane opmaak voorkomen. Hieronder ziet u een voorbeeld van de elementen die een tabel mogen voorkomen. 1. Test 2. Test 3. Test bold, onderstreept, en cursief Ook mogen cellen worden samengevoegd.

8 Afbeeldingen zijn toegestaan: Verder mogen cellen natuurlijk ook leeg zijn. Opsommingen Een van de grote voordelen van de nieuwe import is dat opsommingen en subopsommingen correct werken. De standaard opsommingen van MS Word worden herkend. Het is hierbij noodzakelijk dat de opsomming functie van Word wordt gebruikt. In onderstaande plaat wordt de illustratie gegeven. Let op: een opsomming in de aanhef wordt niet geaccepteerd. Afbeeldingen Het is toegestaan om afbeeldingen te gebruiken binnen de stijlen, op voorwaarde dat het ook binnen de GVOP in een stijl worden toegestaan. In een titel of een kop hoort bijvoorbeeld geen afbeelding, dus mag het daar niet. In een (lijst)alinea of een tabel is het daarentegen wel toegestaan om afbeeldingen te plaatsen.

9 2 Het importeren Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie aan te maken is de optie om een bestaand document te importeren. Het document moet in de vorm van een Microsoft Word bestand zijn. De bestandextensie moet een docx zijn. Via de optie Importeren kan een bestand worden geïmporteerd. Na het klikken op Importeren wordt er verzocht het document te selecteren door middel van de button Bladeren. Vink het blokje Maak gebruik van de Word-import 2.0 versie (beta) aan.(alleen als de import een Word document bevat waarin enkel de KOOP stijlen in voorkomen). Klik vervolgens op de button Importeer. Het document wordt nu geopend in de editor. Afbeelding 5: Screenshots van de importfunctie in GVOP. Om de import van het document en de publicatie vlekkeloos te laten verlopen is het belangrijk dat er gebruik wordt gemaakt van de vaste stijlen die door KOOP vooraf zijn vastgesteld. Gebruik bij het opmaken van titels, paragrafen, teksten enz. de optie stijlen die in de bijbehorende templates gedefinieerd zijn.

10 3 Bewerken in de editor Na het aanmaken van een nieuwe publicatie wordt de editor geopend. Dit is een editor die werkt op basis van XML. Vervolgens kan de publicatietekst worden ingevoerd. NB: Een uitgebreide instructie over de werking van de XOPUS XML-editor kan gevonden worden op de projectwebsite Bewaar na het invoeren en bewerken van de publicatietekst door op opslaan te klikken. Sluit vervolgens de editor af door op Sluiten te drukken. Afbeelding 7: Een met de Wordimport 2.0 geïmporteerd document in de XOPUS XML-editor. 4 Implementatie in uw organisatie Omdat in de nieuwe Wordimport met speciale templates wordt gewerkt raden wij aan om deze templates breed in te zetten in uw organisatie. Dat betekent dat ook andere afdelingen dan de juridische afdeling en communicatie moeten gaan werken met deze templates. Door zo vroeg mogelijk in de keten met gestructureerde documenten te werken, hoeft de invoerder minder tijd te besteden aan het opmaken van de bekendmaking.