1 Strategic Grid - McFarlan Doel en werkwijze Het doel van het strategic grid zoals dat door McFarlan, McKenney en Pyburn is geïntroduceerd is de impact van ICT activiteiten uit te zetten ten opzichte van bedrijfsactiviteiten en de impact van de ICT activiteiten aan te geven. Het strategic grid kan zowel vooraf gebruikt worden als middel om te bepalen wat de impact is van bv. geplande ICT projecten als achteraf bv. om een volledig ICT portfolio te bewaken. De 2 assen van het grid geven de impact van ICT op resp. de operatie (verticaal) en de strategie (horizontaal) van een organisatie. Er ontstaan 4 kwadranten: Support: systemen en processen met een lage impact op operatie en strategie. Voorbeelden zijn administratieve, HRM, sommige financiële systemen en processen. Factory: alle systemen en processen die de kern vormen van de huidige operationele activiteiten bv. logistiek en productie systemen/processen.
2 Turnaround: wanneer nieuwe ontwikkelingen gepland worden met een beperkte reikwijdte eigen organisatie en/of de keten waarin de organisatie actief is) dan vallen deze onder 'turnaround'. Voorbeelden hiervan zijn ketenintegratie en bv. nieuwe logistieke concepten. Strategic: systemen en processen in dit kwadrant hebben de grootste impact van alle systemen. Ze zijn potentieel van invloed op de gehele markt, kunnen nieuwe markten openen of een langdurig concurrentievoordeel opleveren. Werkwijze Aanpak per kwadrant Support Processen en systemen in het support kwadrant zijn belangrijk voor de goede werking van een organisatie maar hebben een lage impact op de strategische of operationele positie. Doelstelling van wijzigingen zijn meestal efficiency verbetering, kosten verlaging. Meestal kan dit met standaard oplossingen worden bereikt waarbij een keuze voor 'proven technology' de voorkeur heeft. Het nemen van grote risico's is niet verstandig, mocht het mislukken dan zijn de negatieve gevolgen vervelend, mocht het lukken dan zijn de voordelen gering. Gezien de beperkte impact kan de verantwoordelijkheid voor projecten in dit kwadrant op een relatief laag niveau worden gelegd: ICT specialisten en/of eind gebruikers. Oplossingen: standaard. Risico's: vermijden. Technologie: 'proven'. Management lead: team nivo. Project aanpak: ICT specialisten of end-users Factory Processen en systemen in het factory kwadrant zijn de kern van uw huidige business. Ze hebben betrekking op bv. productie, logistiek, marketing en sales van uw producten en diensten. Indien hier iets mis gaat heeft dit direct impact op uw afnemers. Het nemen van risico's bij wijzigingen in uw processen en systemen kan grote gevolgen hebben. Vermijden van risico's kan o.a. door gebruikt te maken van ICT systemen die standaard, of met enige aanpassing, aansluiten bij uw processen. Indien u ingrijpende aanpassingen in uw systemen en/of processen wilt doorvoeren
3 is het te overwegen of u deze aanpassingen in kleinere eenheden kunt opdelen en deze in de 'turnaround' context kunt uitvoeren alvorens deze in uw operationele processen op te nemen. Eenvoudig gezegd: projecten in dit kwadrant mogen niet uit de hand lopen of niet blijken te kunnen werken zoals voorzien. Daarvoor zijn uw huidige afnemers te belangrijk. Oplossingen: zoveel mogelijk standaard met beperkte aanpassingen. Risico's: vermijden of zoveel mogelijk beperken. Technologie: 'proven', 'leading edge' beperkt toepassen. Management lead: business unit management.. Project aanpak: proces re- engineering. Tunaround Het kwadrant 'turnaround' kunt of zien als de 'speeltuin' van uw organisatie. Nieuwe ideeën en concepten kunnen hier worden getest zonder dat ze directe impact hebben op uw operatie of uw positie in de markt. Hebben ze succes dan worden ze onderdeel van de dagelijkse praktijk en het factory kwadrant. Hebben ze geen succes dan worden ze gestopt, geëvalueerd en afgevoerd. U dient er dus voor te zorgen dat u voldoende financiële speelruimte hebt om een mislukt project in dit kwadrant te kunnen opvangen. Projecten in dit kwadrant betreffen aspecten binnen de eigen organisatie of de keten waarin de organisatie opereert. Ketenintegratie of een andere manier van communiceren met klanten zijn voorbeelden van dergelijk projecten. Om de impact op de huidige operatie te beperken kan een dergelijk project het beste worden uitgevoerd door een 'incubatieteam'. Hierin personen met verschillende achtergronden die zijn vrijgemaakt om het project uit te voeren. Oplossingen: standaard, maatwerk. Risico's: toegestaan mits hiervoor voldoende ruimte in planning en budget wordt gelaten Technologie: 'proven', 'leading edge' of 'bleeding edge'. Management management speciale 'incubatie' teams. Project aanpak: new business.
4 Strategic Projecten in dit kwadrant hebben potentieel de grootste mogelijkheden, maar ook het grootste afbreukrisico. U bent bezig op het niveau van de gehele markt uw stempel te drukken en bv. een nieuwe de facto werkwijze in uw markt te introduceren. Lukt dit dan kunt u voor enige tijd een concurrentievoordeel behalen, lukt het niet dan kan wellicht het voortbestaan van uw organisatie in gevaar komen. In dit kwadrant bestaan weinig regels. Voorwaarde is dat u zich bewust bent van de risico's en de aansturing en verantwoordelijkheid op het hoogste niveau in de organisatie legt. Oplossingen: standaard al dan niet met aanpassingen, maatwerk. Risico's: toegestaan, mits consequenties acceptabel zijn. Technologie: 'proven', 'leading edge'. Management: Senior management. Project aanpak: change management. Opm.: bovenstaande beschrijving is een generieke beschrijving. De situatie in uw organisatie kan hiervan afwijken waardoor een andere aanpak dan hierboven beschreven meer voor de hand ligt. zie voor een uitleg van de termen 'proven', 'leading edge' en 'bleeding edge' het artikel 'Terminologie' op Frans van Bragt www.vanbragt-informatiemanagement.nl Alhoewel dit artikel met de grootse zorg is samengesteld kan geen aansprakelijkheid aanvaard worden voor eventuele onjuistheden in dit artikel, noch voor de gevolgen van toepassing van hetgeen in deze artikelen wordt beschreven. Neem in geval van twijfel contact op via f.v.bragt@xs4all.nl voor een advies op maat.
5 VanBragt Informatiemanagement is een activiteit van 2BVisible, communicatiebureau met oog voor de inhoud. Doel is het leveren van business ICT diensten en/of producten aan een breed scala van organisaties. www.vanbragt-informatiemanagement.nl www.2bvisible.nl