AANBESTEDINGSBELEID WOONSTICHTING SSW Vastgesteld: 23 november 2016
1 Inleiding en doelstelling Met dit aanbestedingsbeleid uniformeert Woonstichting SSW haar werkwijze rondom aanbesteden en legt zij haar werkwijze op transparante wijze vast, zowel voor de eigen organisatie als voor de markt. Het aanbestedingsbeleid draagt daarmee bij aan professioneel opdrachtgeverschap. Reikwijdte aanbestedingsbeleid Het onderhavige aanbestedingsbeleid heeft uitsluitend betrekking op de door Woonstichting SSW uit te voeren activiteiten in het kader van de technische meerjarenbegroting c.q. bedrijfsbegroting. Dit betekent, dat het aanbestedingsbeleid van toepassing is op: Niet planmatig onderhoud (klachten- en mutatieonderhoud, contractonderhoud installaties e.d.); Planmatig onderhoud (preventief onderhoud, grootonderhoud, herstructurering en nieuwbouw). Adviesopdrachten aan adviseurs volgens DNR 2011 (herziening 2013). Dit aanbestedingsbeleid heeft geen betrekking op de Bestelprocedure, zoals van toepassing is bij de aanschaf van kantoorbenodigheden (waaronder bijvoorbeeld ook investeringen in hardware). Indien een subsidieverstrekker aan Woonstichting SSW nadere eisen stelt ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten, dan gaan deze eisen voor op onderhavig aanbestedingsbeleid. Het aanbestedingsbeleid blijft buiten beschouwing indien Woonstichting SSW om welke reden dan ook gehouden is een formele aanbestedingsprocedure conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen te doorlopen. Context: de Aanbestedingswet 2012 Corporaties worden door de Nederlandse wetgever niet beschouwd als aanbestedende diensten en zijn niet verplicht de Aanbestedingswet toe te passen. Wanneer corporaties maatschappelijk vastgoed ontwikkelen, moeten corporaties op grond van de Woningwet wel aanbesteden. De Woningwet stelt echter geen nadere eisen aan bijvoorbeeld de aanbestedingsprocedure. Hoewel corporaties door de Nederlandse wetgever niet beschouwd worden als aanbestedende diensten, is het het Europese Hof van Justitie dat het uiteindelijke oordeel hierover geeft. Op dit moment is dus niet met volledige zekerheid te stellen dat woningcorporaties in de toekomst niet gekwalificeerd worden als aanbestedende dienst. Mochten woningcorporaties in de toekomst worden aangemerkt als aanbestedende dienst dan zal dit aanbestedingsbeleid moeten worden aangepast. Doelstellingen aanbestedingsbeleid Met dit aanbestedingsbeleid streeft Woonstichting SSW een volgende wijze van aanbesteden na: - Professioneel - Transparant - Objectief (onafhankelijk) - Integer - Werkbaar en beheersbaar - Kostenefficiënt (doelmatige besteding van geld) Beoogd effect De genoemde doelstellingen dienen zich te vertalen in: het realiseren van een optimale prijs/kwaliteit verhouding voor woonstichting SSW. een effectieve en efficiënte handelswijze binnen de woonstichting SSW. een optimale interne - en externe communicatie.
gescheiden rollen (besluitvorming, uitvoering en controle) van de bij de aanbesteding betrokken medewerkers, voor zover passend bij de schaalgrootte van de organisatie. Gerelateerde Beleidsdocumenten: De volgende beleidsdocumenten zijn gerelateerd aan onderhavig aanbestedingsbeleid: Procuratieregeling Woonstichting SSW Versie 2.0, vastgesteld 21 januari 2014, aangepast op 23 november 2016. Gedragscode m.b.t. integriteitsbeleid Bij Twijfel Niet Inhalen (juni 2005). Derdenlijst van Woonstichting SSW (meest recente versie). Rapportage Deloitte Analyse Fraudebestendigheid Woonstichting SSW, april 2006. Diverse programma s van eisen.
2 Beleidsuitgangspunten Bij aanbestedingen houdt Woonstichting SSW rekening met de volgende juridische, organisatorische, economische en ethische uitgangspunten. Juridische uitgangspunten Bij aanbestedingen houdt Woonstichting SSW rekening met de volgende juridische uitgangspunten. Hoofdbeginselen aanbesteden De Aanbestedingswet 2012 (zoals herzien per 1 juli 2016) en de Gids Proportionaliteit (1 e herziening, april 2016) zijn niet van toepassing op woningcorporaties. Woonstichting SSW mag zelf bepalen op welke wijze zij opdrachten in de markt zet. In het kader van professioneel opdrachtgeverschap streeft Woonstichting SSW naar een handelswijze conform de hoofdbeginselen van aanbesteden, te weten: - Gelijke behandeling - Objectiviteit - Transparantie - Proportionaliteit Woonstichting SSW kan besluiten de hoofdbeginselen van aanbesteden expliciet uit te sluiten bij een concrete aanbesteding. ARW 2016 Woonstichting SSW bekijkt per opdracht of zij het ARW 2016 toepast op de gekozen aanbesteding. Algemene Voorwaarden Woonstichting SSW Op alle uitgaven van Woonstichting SSW zijn de Algemene Voorwaarden voor de uitvoering van opgedragen werkzaamheden van Woonstichting SSW van toepassing en worden de algemene (verkoop- en/of leverings-) voorwaarden van de inschrijver van de hand gewezen. Schriftelijke opdracht Indien Woonstichting SSW een opdracht verleend met een waarde boven 10.000,- exclusief BTW, doet zij dit door middel van een schriftelijke opdracht. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de standaard sjablonen. Uniforme documenten Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van uniforme documenten, zoals standaard uitnodigingsbrieven voor inschrijvingen, afwijzingsbrieven, inschrijfbiljetten, etc. Opdrachten aan adviseurs (zoals architecten) worden verleend volgens de Aedes model adviesopdracht DNR met bijbehorende annex A (afwijkingen op de DNR 2011). Deze modelovereenkomst met annex A dient te worden meegestuurd bij de offerteaanvraag. Voor kleinere opdrachten kan in de uitvraag naar de betreffende documenten worden verwezen. De documenten zijn toegankelijk op de website van Aedes en de website van Neprom.
Wet- en regelgeving Woonstichting SSW en haar opdrachtnemer leven de relevante wet- en regelgeving na. Bij alle uitgaven hanteert Woonstichting SSW minimaal de wettelijke eisen op het gebied van het omgevingsrecht, veiligheid, gezondheid, arbo, milieu en welzijn.
Organisatorische uitgangspunten Bij aanbestedingen houdt Woonstichting SSW rekening met de volgende organisatorische uitgangspunten (interne procesafspraken voor het aanbesteden). Goedgekeurde bedrijfsbegroting Een aanbesteding mag pas starten indien deze past binnen de goedgekeurde bedrijfsbegroting. Indien de aanbesteding geen basis vindt c.q. niet past in een goedgekeurde bedrijfsbegroting, mag de aanbesteding pas starten indien de opdracht is goedgekeurd door de bestuurder. Procuratieregeling In de Procuratieregeling Woonstichting SSW zijn de bevoegdheden vastgelegd voor het aangaan van (contractuele) verplichtingen, het aftekenen van facturen en het ondertekenen van uitgaande documenten. Deze Procuratieregeling dient ten alle tijden gevolgd te worden tijdens het aanbestedingsproces. Dossiervorming Beslissingen rondom het aanbestedingsproces moeten transparant en onderbouwd zijn. Voor elke aanbesteding met een waarde boven 10.000,- exclusief BTW dient daarom een aanbestedingsdossier te worden opgebouwd. Het aanbestedingsdossier omvat onder meer een startnotitie waarin is vastgelegd: de kenmerken van de opdracht, het beoogde resultaat, de gekozen contractvorm, de keuze voor de aanbestedingsprocedure en de aan te schrijven aannemers. De dossiervorming is de verantwoordelijkheid van de medewerker die belast is met de uitvoering van de aanbesteding. Voor aanbestedingen met een waarde onder 10.000,- volstaat een interne opdrachtbon. Verantwoordelijkheid medewerker Woonstichting SSW Woonstichting SSW gaat ervan uit dat de medewerker op basis van het aanbestedingsbeleid een verantwoorde keuze maakt voor de aanbesteding. Medewerkers worden geadviseerd om de te maken keuzes af te stemmen met de verantwoordelijke manager (vierogen-principe). Documentatie aanbesteding De uit te nodige bedrijven ontvangen van Woonstichting SSW de volgende documenten: 1. Selectieleidraad (of offerteaanvraag) waarin de procedure wordt beschreven en wordt aangegeven op welke wijze de inschrijvingen worden beoordeeld. 2. De algemene voorwaarden van Aanneming van Woonstichting SSW 3. Het inschrijfbiljet met de daarbij behorende technische documenten (bestek/werkomschrijving/etc.) Op het inschrijfbiljet is aangegeven: a. Op welke wijze de prijs inzichtelijk moet worden gemaakt b. Dat de aangeboden prijs prijsvast is tot einde werk (geen verrekening van loon en/of materiaal stijgingen). c. Dat de inschrijving gestand dient te worden gedaan tenminste gedurende 30 dagen na het indienen van de inschrijving. d. Startdatum en datum oplevering werkzaamheden.
Handelswijze rondom ingekomen offertes De uitgevraagde offertes moeten worden ingediend in een gesloten envelop met daarop vermeld (linkerbovenhoek) de werkopdracht, uiterste inzenddatum en uiterste inzendtijdstip. De betrokken medewerker van Woonstichting SSW parafeert de envelop en geeft de ingekomen enveloppen in bewaring bij het secretariaat. Na het verstrijken van het inschrijfmoment worden de gesloten, geparafeerde enveloppen overhandigd aan de manager Back-office. De enveloppen worden geopend in het bijzijn van tenminste de manager en één andere medeweker van Woonstichting SSW (vierogen-principe) nadat zij hebben vastgesteld dat de envelop niet eerder is opengemaakt. Bij een aanbesteding waarvan de geraamde waarde hoger is dan 500.000,- exclusief BTW wordt vervolgens een proces-verbaal van aanbesteding opgemaakt. Het proces-verbaal wordt ondertekend door de bestuurder van Woonstichting SSW. Alle inschrijvingen, offertes, processen verbaal van aanbesteding worden geregistreerd in het Postregistratiesysteem. In ieder geval worden de volgende zaken genoteerd: - Naam van het bedrijf - Het bedrag - De uit te voeren werkzaamheden Digitaal aanbesteden In het kader van de doelstelling maximaal digitaal bereidt Woonstichting SSW de digitalisering van haar aanbestedingen voor. Bij de invoering van een digitale werkwijze wordt het aanbestedingsbeleid aangepast. Interne audits De controller zal periodiek interne audits uitvoeren om vast te stellen of medewerkers handelen in overeenstemming met dit aanbestedingsbeleid. Afwijking aanbestedingsbeleid Woonstichting SSW kan afwijken van het aanbestedingsbeleid indien het belang van Woonstichting SSW dat vordert. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien een marktpartij een (voor de opdracht) relevante grondpositie heeft of indien Woonstichting SSW kiest voor een geïntegreerd contract. Voor het afwijken van het aanbestedingsbeleid is de instemming van het bestuur van Woonstichting SSW nodig. Wijziging aanbestedingsbeleid Indien aanpassingen als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving en jurisprudentie noodzakelijk zijn, zal de manager backoffice daar het initiatief toe nemen. Het gewijzigde aanbestedingsbeleid wordt door het bestuur van Woonstichting SSW vastgesteld. De Raad van Commissarissen wordt geïnformeerd over de wijzigingen in het aanbestedingsbeleid. Het (gewijzigde) aanbestedingsbeleid treedt in werking de dag na de datum van vaststelling door het bestuur.
Economische uitgangspunten Bij aanbestedingen houdt Woonstichting SSW rekening met de volgende economische uitgangspunten (hoe benaderen we de markt). Bouworganisatievormen en aanbesteden De verantwoordelijke medewerker van Woonstichting SSW weegt bij elke nieuwe opdracht af wat de best passende bouworganisatievorm is. De bouworganisatievorm betreft de wijze waarop de relatie tussen Woonstichting SSW en de aannemer wordt ingericht (hoe worden de rollen verdeeld). De belangrijkste bouworganisatievormen zijn: traditioneel, bouwteam, design & build, engineering & construct, DBM/ECM, turnkey. Deze afweging vindt plaats voordat de keuzes worden gemaakt omtrent de te doorlopen aanbestedingsprocedure en de aan te schrijven aannemers. Marktconforme prijzen Woonstichting SSW streeft altijd naar marktconforme prijzen. Dit kan voor een belangrijk deel worden gerealiseerd door aannemers onderling te laten concurreren. In onderstaande tabel is opgenomen bij hoeveel partijen offertes c.q. inschrijvingen moeten worden aangevraagd. Omvang opdracht (ex. BTW) Tot 50.000,- Tussen 50.000 en 100.000 Hoger dan 100.000 Procedure Opvragen vrijblijvende prijsopgave bij één of meer bedrijven Meervoudig onderhandse aanbesteding met tenminste twee bedrijven. Meervoudig onderhandse aanbesteding met tenminste drie en maximaal vijf bedrijven. Bijzonderheden - Gebruik derdenlijst. - Indien één prijsopgave is opgevraagd: toets prijsopgave aan eigen begroting danwel vergelijkbare werkzaamheden. - Gebruik derdenlijst - Gebruik derdenlijst - Eén bedrijf dient niet op derdenlijst te staan maar wel voldoet aan criteria derdenlijst. - Eventueel ARW 2016 toepassen. - Beste inschrijver dient complete inschrijfbegroting over te leggen alvorens tot opdrachtverstrekking wordt overgegaan. Derdenlijst Woonstichting SSW hanteert een longlist van aannemers die voor haar werken (de derdenlijst). Door vooraf eenduidig vast te leggen welke aannemers Woonstichting SSW kan uitnodigen voor het doen van een inschrijving/uitbrengen offerte, wordt de transparantie in het proces vergroot en wordt de procedure van aanbesteden versneld.
Met de derdenlijst wordt voorkomen dat bedrijven die financieel niet gezond zijn, slecht presteren of anderszins economisch of technisch niet geschikt zijn de opdracht uit te voeren worden gevraagd een inschrijving c.q. offerte in te dienen. Bedrijven worden op de derdenlijst geclusterd naar het soort werkzaamheden die zij verrichten. Voor adviseurs (zoals architecten) hanteert Woonstichting SSW geen derdenlijst. Het is wel van belang dat de adviseur is aangesloten bij een erkende beroepsvereniging. Criteria derdenlijst Bedrijven die in aanmerking willen komen voor plaatsing op de derdenlijst worden beoordeeld aan de hand van de volgende criteria: Financiële geschiktheid: Woonstichting SSW beoordeelt met behulp van een credit agency of de ondernemer financieel gezond is. Woonstichting SSW werkt alleen samen met ondernemers die financieel gezond zijn en waarbij Woonstichting SSW geen twijfel heeft over de financiële draagkracht van de onderneming. Omvang opdracht in verhouding tot omvang bedrijf: Woonstichting SSW wil niet dat een bedrijf in hoge mate afhankelijk is van de opdrachten van Woonstichting SSW. Bij de keuze van de aannemers die worden aangeschreven voor een specifieke opdracht wordt hiermee rekening gehouden. Technische geschiktheid: Woonstichting SSW oordeelt al naar gelang de specifieke opdracht welke bedrijven technisch geschikt zijn om de opdracht uit te voeren. Daarbij kunnen door Woonstichting SSW nadere gegevens worden opgevraagd bij de bedrijven, zoals relevante certificaten en referentieprojecten. Pre-selectie van aan te schrijven aannemers Het uitgangspunt is dat voor opdrachten met een waarde tot 100.000,- exclusief BTW enkel bedrijven worden uitgenodigd die op de derdenlijst staan. Bij opdrachten met een waarde boven 100.000,- wordt ook altijd één bedrijf tot de procedure uitgenodigd die niet op de derdenlijst is vermeld. Uitgangspunt is dat de selectie gebeurd aan de hand van de vraag welke bedrijven op de derdenlijst het meest geschikt worden geacht de opdracht uit te voeren (daarbij wordt zowel naar financiële/economische en technische geschiktheid gekeken). Indien het aantal geschikte partijen groter is dan het aantal uit te nodigen partijen, wordt zoveel mogelijk gekozen voor de geschikte lokale ondernemers. Indien een medewerker van deze uitgangspunten wil afwijken, wordt dit overlegd met de verantwoordelijk manager. Indien Woonstichting SSW voornemens is een bedrijf uit te nodigen die niet op de derdenlijst staat, wordt dit bedrijf voorafgaand aan de uitnodiging getoetst aan de criteria derdenlijst. Vergoeding Woonstichting SSW hanteert als uitgangspunt dat zij geen kosten vergoed aan de inschrijvers voor het doen van een inschrijving c.q. prijsopgave.
Gunningcriterium Uitgangspunt is dat opdrachten worden gegund op basis van de laagste prijs. Indien er aanleiding is ook andere aspecten in de beoordeling te betrekken, kan gekozen worden voor gunning aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving (emvi). De keuze voor emvi dient te worden afgestemd met de bestuurder en de manager Back-office. Indien gekozen wordt voor emvi zal Woonstichting SSW de beoordelingscriteria in de selectieleidraad c.q. offerteaanvraag bekend maken. Indien mogelijk en gewenst, wordt daarbij aangegeven welk gewicht aan de diverse beoordelingscriteria toekomt en op welke wijze de scores worden bepaald. Rechtsbescherming inschrijvers Indien aan meerdere partijen een offerte is aangevraagd, stelt Woonstichting SSW de inschrijvers eerst in kennis van de naam van de inschrijving aan wie zij voornemens is de opdracht te gunnen, inclusief een motivering van die keuze. Woonstichting SSW sluit de overeenkomst niet totdat een bezwaartermijn van 15 kalenderdagen nadat zij het voornemen tot gunning bekend heeft gemaakt, ongebruikt is verstreken. Indien in de periode van 10 kalenderdagen geen bezwaar wordt gemaakt, kan de overeenkomst worden gesloten. Een afgewezen inschrijver is na ommekomst van de bezwaartermijn niet meer ontvankelijk in haar bezwaar. Verduidelijking ingekomen inschrijvingen/offertes Woonstichting SSW kan de inschrijvers verzoeken een nadere toelichting te verstrekken op de ingediende inschrijving waarbij Woonstichting SSW de hoofdbeginselen van aanbesteding zoveel als mogelijk waarborgt (tenzij deze beginselen in de betreffende aanbesteding uitdrukkelijk zijn uitgesloten). Inschrijvingen boven eigen begroting Woonstichting SSW kan een opdracht enkelvoudig onderhands gunnen indien naar aanleiding van een eerdere aanbesteding alleen inschrijvingen zijn ingediend boven de eigen begroting van Woonstichting SSW. Indien een overschrijding van de eigen begroting met meer dan 10% niet vermeden kan worden, dient het bestuur akkoord te geven alvorens tot opdrachtverstrekking over kan worden gegaan. Ethische uitgangspunten Integriteitsbeleid Woonstichting SSW neemt de goedgekeurde gedragscode rond het integriteitsbeleid Bij Twijfel Niet Inhalen (juni 2005) in acht. Integere opdrachtnemers Woonstichting SSW wil enkel zaken doen met integere aannemers en leveranciers. Woonstichting SSW zal daar op acteren.