COMMUNICATIEPLAN OPVANG ASIELZOEKERS
Inleiding Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Marum is na de zomer van 2015 gestart met een onderzoek binnen de gemeente naar mogelijk geschikte locaties voor de opvang van de toenemende stroom vluchtelingen. Zij kreeg hierbij bijval vanuit de gemeenteraad door middel van een unaniem aangenomen motie (16 september 2015). In deze motie werd opgeroepen om, zo mogelijk in overleg en samenspraak met de andere Westerkwartiergemeenten, in contact te treden met het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) en te onderzoeken of er binnen de gemeente Marum dan wel overige Westerkwartiergemeenten vastgoed beschikbaar is, dat met inzet van acceptabele financiële middelen geschikt kan worden gemaakt voor tijdelijke en kleinschalige opvang van asielzoekers. Locatie voor de gevonden noodopvang van de baan In de afgelopen periode is veelvuldig contact geweest tussen de gemeente Marum en het COA. Hierbij is zeer nadrukkelijk gekeken naar de leegstaande locatie van de voormalige champignonkwekerij aan de Haarsterweg in Marum, als noodopvanglocatie. Gegeven het feit dat deze locatie op het grensgebied ligt met de gemeente Opsterland en ook gelegen ligt dichtbij het reeds bestaande asielzoekerscentrum bij Drachten, heeft er ook overleg plaatsgevonden met de gemeenten Opsterland en Smallingerland. Uiteindelijk is in goed onderling overleg tussen de gemeente Marum en het COA besloten deze locatie vooralsnog te schrappen en de focus te verleggen naar het vinden van een geschikte locatie voor een regulier asielzoekerscentrum (AZC). Overwegingen De overwegingen die hierbij een rol hebben gespeeld zijn gelegen in het feit dat de verblijfsduur van vluchtelingen op een noodopvanglocatie is opgelopen tot ongeveer zes maanden, terwijl het aanvankelijk de bedoeling was dat dit beperkt zou blijven tot ongeveer twee maanden. Niet uitgesloten wordt dat de gemiddelde verblijfsduur in de toekomst nog verder kan oplopen. Door deze langere verblijfsduur is ook de oriëntatie van vluchtelingen anders en daarmee het effect op de omgeving en moeten er andere eisen aan de voorzieningen in de buurt worden gesteld. Ook de complexe omstandigheden op en rondom deze locatie, hebben uiteindelijk bijgedragen tot de conclusie om hiermee niet verder te gaan. Proces Het college van burgemeester en wethouders is gestart met een nieuwe fase in het vinden van een geschikte locatie en dus in het vinden van een goed antwoord op de door de gemeenteraad aangenomen motie. Voorafgaand aan de uitwerking van het communicatietraject volgt hieronder eerst een globale beschrijving van het proces dat we willen doorlopen richting besluitvorming over en vervolgens (afhankelijk van het besluitvorming) realisatie van het asielzoekerscentrum. Fase 1: Voorbereiding: aanstellen gemeentebrede adviesgroep, de klankbordgroep Fase 2: Aanvullen en vaststellen criteria Fase 3: Locatiekeuzetraject Fase 4: Klankborden met (direct) aanwonenden Fase 5: Vaststellen locatie Fase 6: Concrete voorbereiding van de voorziening op gekozen locatie en het maken van vervolgafspraken Fase 7: Proces evaluatie Omdat de komst van een AZC grote impact heeft op de bevolking van Marum is bij de verkenningen uiterste zorgvuldigheid betracht. Alleen hierom al is het van het grootste belang de inwoners zo vroeg mogelijk bij de locatiekeuze te betrekken. Om goede keuzes te maken welke locatie het meest geschikt is moeten we alle belangen van belanghebbenden kennen en afwegen. Onze inwoners kunnen een
constructieve bijdrage leveren en kundige professionals zijn met kennis van zaken. De komst van een AZC zal impact hebben op de leefomgeving van onze inwoners waardoor het heel belangrijk is om het burgerperspectief goed te kennen. De kundigheid en de kennis van de samenleving moeten daarom in een zo vroeg stadium worden ingezet. Met de voorgestelde werkwijze kan worden voorzien in een zorgvuldige en realistische aanpak waarbij de energie van belanghebbenden en burgers aangewend wordt om te komen tot een geschikte locatie voor de opvang van asielzoekers. Fase 1: Voorbereiding, verkennende fase De stappen die inmiddels uitgezet zijn: 1. Er vindt veelvuldig overleg plaats met de andere Westerkwartiergemeenten over de opvang van asielzoekers. 2. Er is een interne projectgroep opgestart binnen de gemeente Marum, die zich o.a. bezighoudt met het zoeken naar geschikte locaties en de communicatie rondom de vestiging van een AZC. 3. Daarnaast zal er een externe klankbordgroep opgezet worden, waar met grote regelmaat overleg zal plaatsvinden over de vestiging van een AZC binnen de gemeente Marum. 4. Veelvuldig overleg met het COA en het OndersteuningsTeam Asielzoekers en Vergunninghouders (OTAV) en andere betrokken partijen. Projectgroep opvang asielzoekers Er is een werkgroep ingesteld om zich te buigen over de aanpak van het realiseren van een AZC in de gemeente Marum. Inmiddels hebben de eerste overleggen van de werkgroep plaatsgevonden. De werkgroep bestaat uit Henk Kosmeijer (burgemeester), Jan Jellema (gemeentesecretaris), Gerrit Havinga (beleidsmedewerker OOV), Geert Postma (beleidsmedewerker VRO) en Hissy Brouwer (communicatieadviseur). Klankbordgroep Om de belangen van alle belanghebbenden te kennen en mee te wegen wordt er een klankbordgroep ingesteld bestaande uit belanghebbenden of partijen/burgers die zich betrokken voelen bij de komst van een AZC. Inwoners uit alle geledingen van de bevolking, mensen uit het onderwijs, ondernemers, maatschappelijke instellingen/ groeperingen, politie etc. worden gevraagd zitting te nemen in de groep, waarbij dan tevens een oproep aan inwoners en organisaties wordt gedaan om samen met de gemeente een geschikte locatie te vinden voor de opvang van asielzoekers. In de klankbordgroep gaat het over de ontwikkeling en realisatie van het AZC. De klankbordgroep heeft een meningvormende en adviserende rol. Een klankbordgroep biedt de directe omgeving de meeste actieve rol in het proces van realisatie hoe en waar het AZC op de verschillende locaties past en de eventuele voorzieningen en maatregelen die daarbij gewenst zijn. De burgemeester is technisch voorzitter van deze klankbordgroep. Tevens worden er, zoals al eerder genoemd, vertegenwoordigers van de kerken, het onderwijs en andere betrokken partijen uitgenodigd deel te nemen aan deze klankbordgroep. Er zal regelmatig terugkoppeling plaatsvinden met de adviseur van het COA zodat hij/zij op de hoogte gehouden wordt van de vorderingen en inbreng in de klankbordgroep. Fase 2: Aanvullen en vaststellen criteria Nadat de werving voor de klankbordgroep heeft plaatsgevonden en er een gemeentebrede klankbordgroep is samengesteld wordt aan de slag gegaan met het opstellen van de criteria om te komen tot een geschikte locatie. Naast de criteria die het COA en de gemeente hebben vastgesteld, beoordeelt de klankbordgroep ook vanuit burgerperspectief waaraan een locatie moet voldoen. Voor het COA gelden bijvoorbeeld als criteria: situering op één locatie in het dorp, in nabijheid van voorzieningen op een terrein van voldoende omvang.
Naast gemeentelijke criteria kan de klankbordgroep de locatiecriteria vanuit het COA en de gemeente toetsen en aanvullen/verfijnen vanuit burgerperspectief en vervolgens definitief vaststellen. Fase 3: Locatiekeuzetraject Het is de bedoeling dat er een aantal locaties voorgelegd wordt ter bespreking. Deze locaties zijn al eerder (deels) voorgelegd aan de gemeenteraad, samen met het voorgestelde plan van aanpak. Nadat de gemeenteraad heeft ingestemd met de voorgestelde procedure van aanpak en burgerparticipatie en locaties worden de locaties en de eventueel alternatieve ingebrachte locaties beoordeeld. Het doel is uiteindelijk om uit de voor te leggen locaties een gezamenlijke voorkeur te benoemen. Fase 4: Overleg met direct aanwonenden Na aanwijzing van de potentiële locatie zal er met de direct omwonenden gesproken en gecommuniceerd worden. De informatie die hieruit naar voren komt zal worden besproken met de klankbordgroep. Fase 5: Vaststellen locatie Op basis van het doorlopen locatiekeuzetraject en de klankbordfase neemt het college op basis van de input van de klankbordgroep een locatiebesluit. Fase 6: Concrete voorbereiding van de voorziening op gekozen locatie en het maken van vervolgafspraken De vestiging van een AZC is een feit. De gemeente sluit in deze fase een bestuursovereenkomst met het COA. Om nadere afspraken te maken ten aanzien van het beheer wordt opnieuw een klankbordgroep samengesteld. In dit geval een groep van direct omwonenden en direct betrokkenen om het college te voorzien van advies. Dit advies gaat over de leefbaarheid en veiligheid rondom een AZC, zoals o.a. verkeer/(loop)routes, de organisatie van het op te richten centrum, wenselijke communicatie, waar kunnen burgers terecht met klachten, incidenten, werkgelegenheid etc. Fase 7: Proces evaluatie Voordat dit plan van aanpak in gang wordt gezet wordt het eerst voorgelegd aan de gemeenteraad, ook de mogelijke locaties worden ter kennisname voorgelegd aan de raad. Maandelijks zal er terugkoppeling plaatsvinden naar de raad over de stand van zaken van het proces. Na het doorlopen van het proces, vindt er een evaluatiemoment plaats. Communicatiestrategie Communicatietraject De communicatiestrategie is gericht op het ontwikkelen van een neutrale tot (waar mogelijk) een positieve houding van de inwoners van de gemeente met betrekking tot de komst en realisatie van het AZC. Als er een geschikte locatie is gevonden en er zekerheid is over de komst van een nieuw asielzoekerscentrum, dan is het van belang dat de communicatiestrategie wordt verlegd naar het stimuleren van enige mate van sociale cohesie tussen bewoners van het centrum en inwoners van de gemeente. Richtlijnen ter ondersteuning van de strategie: de communicatie is open, eerlijk en transparant; de communicatie is afgestemd op de verschillende doelgroepen.
Communicatiedoelen We zijn open en duidelijk in onze communicatie. Open over dilemma s, open over wat er speelt, waar we mee bezig zijn, wat men van de gemeente kan verwachten etc. Ook duidelijk over wat we nog niet weten, wat we nog niet kunnen zeggen en over wat niet mogelijk is. We communiceren tijdig en regelmatig. De communicatie is afgestemd op de verschillende doelgroepen. We gaan op social media niet in discussie, maar we corrigeren wel onjuistheden en geven antwoord op vragen. De gemeente neemt gedurende het proces een luisterende, geïnteresseerde houding aan, neemt tijd voor mensen. Doelgroepen Extern Intern omwonenden ondernemers overige omringende belanghebbenden (winkeliers, scholen) inwoners gemeente kerken onderwijs jongerenwerk pers COA Politie brandweer raadsleden medewerkers gemeente Communicatiemiddelen klankbordgroep persberichten/ uitnodiging inwoners (website, twitter) Intranet informatiepagina op website + veelgestelde vragen social media informatiebijeenkomsten persoonlijke en/of groepsgesprekken Burgerparticipatie De gemeente heeft de wens in grote mate burgerparticipatie toe te passen bij dit gevoelige onderwerp. Het college wil open en transparant zijn in dit proces. Het voorstel is om de bepaling van de locatie van het AZC zorgvuldig aan te pakken en optimaal gebruik te maken van de inbreng en inspraak van de inwoners van de gemeente. Het college wil samen met inwoners en organisatie onderzoek doen naar het vinden van de meest geschikte plek voor een AZC aan de hand van de voorgedragen locaties. Hiervoor wordt een klankbordgroep ingericht. Voordat één en ander wordt uitgezet zal eerst overleg plaatsvinden met de Verenigingen voor Plaatselijk Belang in de verschillende dorpen om het plan van aanpak voor te leggen en te bespreken.
Overleg met klankbordgroep De klankbordgroep heeft een meningvormende en adviserende rol. Een klankbordgroep biedt de directe omgeving de meeste actieve rol in het proces van realisatie hoe en waar het AZC op de verschillende locaties past en de eventuele voorzieningen en maatregelen die daarbij gewenst zijn. Vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Marum d.d. 19 april 2016.