Communicatieplan JOVD Friesland Een korte handleiding om de communicatie in en buiten de afdeling te beheren en beheersen Versie 1.0 Bestuur Rigter Leeuwarden, November 2013
Achtergrond JOVD Friesland is een bloeiende organisatie, die er baat bij heeft om communicatie gerichter in te zetten. Dit is in lijn met het beleidsplan Kwaliteit boven Kwantiteit van bestuur Rigter over het jaar 2013/2014, waarin wordt geopteerd voor een meer bewuste inzet van middelen. De afgelopen jaren zijn de mogelijkheden van communicatie alleen maar toegenomen en dus heeft dit bestuur er voor gekozen eens duidelijk te inventariseren van de huidige staat is en hoe optimaal gebruik kan worden gemaakt van wat er tot de beschikking staat. Dit communicatieplan richt zich voornamelijk op de volgende punten: Interne communicatie Communicatie via online media; Vrienden van JOVD Friesland
Doelgroepen en globale doelstellingen Primair 1. Het bestuur: Intern een duidelijke lijn uitzetten en volgen is het fundament van elke succesvolle organisatie. 2. Actieve leden: Reeds betrokken en geinteresseerd in de afdeling, is het belangrijk dat deze groep ten alle tijde als eerste op de hoogte is van ontwikkelingen, nieuws en activiteiten. Secundair 1. Passieve leden: Niet betrokken, maar toch lid. Deze leden moeten via duidelijke en gerichte communicatie betrokken worden bij de afdeling. 2. Vrienden van de JOVD: Oud leden en sympathisanten, die niet schromen om zo nu en dan iets te schenken. Een tegenprestatie hoort daar natuurlijk bij. 3. Pers: Een goede relatie met de pers is onontbeerlijk om op gezette tijden in het nieuws te verschijnen.
Strategie Intern Het uitstippelen van een duidelijke lijn is reeds gedaan door middel van het beleidsplan. Er wordt gebruik gemaakt van de volgende middelen om interne ontwikkelingen en stukken te delen: WhatsApp voor dagelijkse discussie en verduidelijking; GoogleDrive voor het uitwisselen, inkijken en gezamenlijk bewerken van stukken; Maandelijkse bestuursvergadering. Interne zaken en ontwikkelingen die direct betrekking hebben tot het functioneren van de afdeling dienen eerst intern te worden gecommuniceerd. Wanneer nodig worden deze zaken extern gecommuniceerd op een vooraf vastgesteld tijdstip, middels persbericht, nieuwsbrief of social media. Hierdoor komt de afdeling consistent en daadkrachtig over. Om de stabiliteit van de vereniging te waarborgen dient elk bestuurslid zich hier strikt aan te houden. Doel: Bij elke bestuursvergadering wordt de interne en externe communicatie geëvalueerd en aangepast Extern Bij het communiceren naar de achterban en andere geïnteresseerden, dient er rekening te worden gehouden met de boodschap en het bijpassende kanaal. JOVD Friesland is een actief communicerende organisatie en zal de doelgroepen actief benaderen. Een onderdeel dat niet onderbelicht mag blijven is de website. Dit is het visitekaartje van de afdeling en dient altijd in orde te zijn. Door een goed communicatiebeleid wil de afdeling een aantal passieve leden actief maken. Actieve leden Een moderne organisatie weet dat actieve leden het bestaansrecht vormen van haar continuïteit. Leden die actief zijn, mogen hiervoor dus ook bedankt worden. Natuurlijk worden ze al beloond door een bijzonder fijne organisatie, maar een felicitatie op een verjaardag, moet bijvoorbeeld tot de mogelijkheden behoren. Bestuursleden dienen hoe dan ook betrokkenheid te tonen bij de leden. Dit gebeurt door het organiseren van goede activiteiten en hier zelf ook op aanwezig te zijn. Doel: Op elke door JOVD Friesland georganiseerde activiteit is ten minste 75% van het bestuur aanwezig.
Website Op dit moment wordt de website regelmatig van een update voorzien, waardoor het imago van JOVD Friesland gewaarborgd blijft. Landelijk heeft het bestuur van de JOVD besloten dat de website aan vernieuwing toe is, wat niet betekend dat de Friese afdeling hier op moet wachten; jovdfriesland.nl blijft het kanaal om alle ontwikkelingen te communiceren. Doel: Elk nieuwsbericht en activiteit communiceren via de website. Doel: Zodra de nieuwe website van de JOVD gereed is, onze activiteiten hierop aanpassen. Verantwoordelijke: Secretaris Nieuwsbrief Er is gekozen om van een html nieuwsbrief over te stappen naar het gebruiksvriendelijke Mailchimp. Hierdoor worden resultaten inzichtelijk en ook geeft het programma de mogelijkheid een nieuwsbrief online te bekijken, waardoor deze makkelijker is te delen via andere kanalen. Online bekijken geeft een lezer zelfs de kans eerdere exemplaren van de nieuwsbrieven terug te lezen. Doel: Per maand minimaal twee nieuwsbrieven versturen. Doel: Per twee maanden analyseren en evalueren. Verantwoordelijke: Secretaris
Facebook Er wordt naar gestreefd om vanuit de pagina per dag een bericht te plaatsen om het bereik te vergroten. Activiteiten en nieuws worden ook via deze pagina gedeeld. Ook is interactie met overige pagina's die gerelateerd zijn aan onze onderwerpen belangrijk. Denk hier bij aan het liken of reageren op posts van andere afdelingen. De pagina heeft nu iets meer dan 100 likes. Dit kan verhoogd worden door deels kwalitatieve content en deels betaald bereik. De JOVD Friesland pagina wordt onderhouden door JOVD Friesland, terwijl de JOVD Friesland groep echt voor en door een liberale community is. Dit betekent dat het afdelingsbestuur hier weinig invloed op kan (en wil) uitoefenen. Wel worden belangrijke berichten uit de JOVD Friesland pagina met deze groep gedeeld. Doel: Per dag een bericht op de pagina. Bestaande uit activiteit, foto, gedeeld bericht, nieuws van de website, etc. Doel: Per week eenmaal een bericht van een andere pagina delen. Doel: Per week updates van drie andere pagina's liken. Doel: Per periode van twee maanden een week een advertentie plaatsen en hiervan het reslutaat meten en vergelijken. Doel: Van het bestuur wordt verwacht dat zij elk 80% van de updates liken, becommentarieren, danwel delen. Dit resulteert in een hogere Edgerank (Facebook's eigen methode om het belang van een update te bepalen). Doel: Over het bestuursjaar 2013/2014 200 likes halen. Verantwoordelijke: Secretaris en Voorzitter Twitter De twitteraccount @jovdfriesland heeft meer dan 300 volgers. Door gebruik te maken van de aanbevelingen van Twitter en te letten op accounts die door JOVD Friesland gevolgd worden, kan de organisatie gericht accounts volgen die interessant zijn. Een neveneffect hiervan is dat deze accounts ook @jovdfriesland zullen gaan volgen. Bij het gebruik van Twitter is interactie zeer belangrijk. Mits redelijk, dienen vragen en opmerkingen dan ook altijd beantwoord te worden. Doel: Per dag (minimaal) één tweet Doel: Per week tien nieuwe accounts volgen, inactieve of niet relevante accounts ontvolgen Doel: Vragen en opmerkingen binnen een uur beantwoorden, tenzij er een goede reden gegeven kan worden om dit niet te doen. Doel: Over het bestuursjaar 2013/2014 de account @jovdfriesland laten groeien tot 500 volgers Doel: De bestuursleden dienen minimaal 50% van alle updates te delen, teneinde het bereik van een tweet te vergroten. Verantwoordelijke: Secretaris en Voorzitter
Vrienden van JOVD Friesland Deze groep moet een reden hebben waarom ze vrienden van de JOVD zijn. Het feit dat ze geld geven, mag ook hen iets opleveren. Vooral het feit dat de bijdrage van deze groep vrijwillig is, zorgt voor een onzekere band met deze personen. Immers, wat kan een kleine organisatie zetten tegenover een onzekere bijdrage? Doel: Het organiseren van twee exclusieve activiteiten per jaar. Tegenover deze activiteit staat een van tevoren vastgestelde bijdrage, waarvan een gedeelte rechtstreeks naar de kas van JOVD Friesland gaat. Deze groep mensen wordt door de voorzitter persoonlijk en telefonisch benaderd. Verantwoordelijke: Voorzitter Persberichten De afdeling dient, wanneer mogelijk en nodig, persberichten te schrijven als reactie op actualiteiten uit de regio. Om te waarborgen dat de JOVD het publiek blijft bereiken, kan er ook worden gedacht aan inhoudelijke columns. Doel: Eens per twee maanden een persbericht of column versturen naar de regionale pers. Doel: Twee maal in de regionale pers staan met een ingezonden stuk vanuit de organisatie. Verantwoordelijke: Vicevoorzitter Politiek Passieve leden Wanneer passieve leden actief worden, kunnen zij van grote waarde zijn voor de afdeling. Een veelbelovend lid kan ooit immers in het (landelijk)bestuur of een landelijke commissie terecht komen. Dit is dan in zichzelf weer goed voor het imago van de plaatselijke afdeling en resulteert eventueel in meer leden. Door goed te communiceren over de beschikbare kanalen zullen sommige van hen al bereikt worden, maar ook dienen zij persoonlijk benaderd te worden. Doel: Indexeren wie onze passieve leden zijn en hen persoonlijk benaderen en uitnodigen. Doel: Per maand minimaal vijf personen uit ons passieve ledenbestand op een activiteit zien. Evenementen Evenementen en activiteiten zijn een uitstekende manier om te communiceren met geïnteresseerden. Deze gebeurtenissen dienen zelf ook tijdig te worden gecommuniceerd middels nieuwsbrief en overige beschikbare media. Doel: Activiteiten worden twee weken van te voren gecommuniceerd middels in ieder geval de website, nieuwsbrief, Facebook en Twitter. Doel: Elk bestuurslid deelt elke activiteit minimaal één maal op de eigen tijdlijn (Twitter en Facebook) en nodigt 10 personen uit. Conclussie Een communicatieplan is nooit 'vast' en dient regelmatig geevalueerd te worden, waarna bijsturing mogelijk is. Aangeraden wordt om twee maal per bestuursjaar de communicatie van de vereniging
te evalueren aan de hand van het communicatieplan en waar nodig dit aan te passen of bij te sturen.