05-07- 2016 Een projectvoorstel schrijven Hoe krijg jij te maken met projecten? Wat zijn je verwachtingen voor vandaag? Het projectvoorstel = Eén van de projectdocumenten 3 1
Het projectvoorstel = Tussenstap in een selectieprocedure Projectvoorstel Problemen Oplossingen Keuzeproces organisatie / overheid / sponsor Hoe beter de eigen selectie, hoe meer kans op selectie voor financiering. 4 Selectiecriteria Organisatie Interne criteria, overeenstemming met de visie en missie. Overheid, fonds, sponsor Criteria beschreven in de oproep. (= Ze beschrijven soms al het probleem.) Tips: Goed lezen. + Wie werd in het verleden geselecteerd? Ook belangrijk: - Cofinanciering. - Zichtbaarheid voor de financierder. 5 Doel van een projectvoorstel De einddoelstelling van het project SMART maken. Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdsgebonden Wat doen we? Wat doen we niet? Hoe weten we dat we het doel haalde? Is er draagvalk voor? Kunnen we het doel waarmaken? Tegen wanneer willen we het doel halen? 6 2
De delen van een projectvoorstel 1. Het probleem beschrijven Hoofdvraag: Welk probleem wil je oplossen? Doel: De lezer emotioneel en rationeel overtuigen dat het om een belangrijk probleem gaat. Bijkomende vragen: - Waarom kies je voor dit probleem en niet voor een ander? - Hoe groot is het probleem? 8 1. Het probleem beschrijven Waarom dit probleem? Link met de visie en missie van je organisatie. Methodiek om deze keuzes te maken? (Ook ifv actieplan.) Hoe groot is het probleem? - Cijfers - Nodenclassificatie van Bradshaw Normatieve nood Subjectieve nood Waarneembare nood Nood in vergelijking met anderen Experten vinden de situatie een probleem. Mensen ervaren zelf een probleem. Als buitenstaander zie je dat er een probleem is. Anderen hebben het probleem niet of hebben er een oplossing voor. 9 3
1. Het probleem beschrijven Om je probleembeschrijving goed te onderbouwen, is het zinvol om: - Het probleem te bevragen tijdens een focusgroep met leden van je doelgroep; - Met experten te speken. Via methodieken zoals een probleemboom, kan je zoeken naar het meest fundamentele probleem. 10 2. Het einddoel formuleren Hoofdvraag: Wat wil je dat er verandert voor je eindgebruiker? Doel: De best mogelijke oplossing formuleren, vanuit het standpunt van de eindgebruiker. Formulering:. (eindgebruikers omschrijven) kunnen hebben weten zijn 11 3. Het project beschrijven Hoofdvraag: Op welke manier zal je je einddoel realiseren? Doel: Aantonen dat jouw project de beste manier is om het einddoel te bereiken. - Wat ga je doen? - Waarom doe je het op deze manier en niet op een andere manier? 12 4
3. Het project beschrijven Belangrijke denkoefening, in team. Indien mogelijk de doelgroep betrekken! Steeds ven boven naar benenden werken. 13 4. De eindproducten opsommen Hoofdvraag: Welke nieuwe diensten of producten bestaan er aan het einde van je project? Doel: Aantonen dat het project een concreet, meetbaar eindpunt heeft. Bijkomende vragen: - Wat doet elke dienst of product? Welke kenmerken hebben ze? - Hoeveel producten bestaan er? Hoe vaak gaat de dienst door? Op deze meetbare kenmerken baseer je je tussentijdse rapportages en eindrapportage. 14 4. De eindproducten opsommen Kan je je eindproducten of -diensten ook opdelen in onderdelen die je tussentijds kan testen? Zo kan je op tijd bijsturen en tot een resultaat komen dat echt aansluit bij wat de eindgebruiker nodig heeft. Dit is het idee achter agile projectmanagement. 15 5
5. De scope bepalen Hoofdvraag: Welke taken vallen binnen je project? Doel: Verduidelijken wat de financierder van jou kan verwachten en wat niet. Bijkomende vragen: - Wat zijn grote acties die je zal ondernemen om tot het eindproduct te komen? - Welke taken vallen niet binnen het project? Som de overkoepelende taken puntsgewijs op. Maak eventueel een tweede lijst met taken die niet binnen het project vallen (bv. promotie maken voor het aanbod of product). 16 6. Een planning maken Hoofdvraag: Uit welke fases bestaat je project? Doel: Data vastleggen, zodat jij en de financierder weten of het project op schema zit. - Wat is de begindatum van je project? - Wat is de einddatum van je project? - Wat zijn de tussentijdse mijlpalen of de einddata van de verschillende fases? 17 6. Een planning maken Mogelijke projectfases: - Voorbereidingsfase: - Literatuurstudie - Bevragingen - - Realisatie van een testproduct - Uittesten van het testproduct - Realisatie van het product - Promotiefase - 18 6
7. Een stakeholdersanalyse maken Hoofdvraag: Welke mensen krijgen op welke manier met het project te maken? Doel: Weten hoe je iedereen betrokken houdt. - Wat dragen deze personen bij aan het project? - Wat verwachten ze van het project? - Hoe groot is hun impact op het project? (Laag, gemiddeld of hoog.) Maak een tabel om deze gegevens bij te houden. Gebruik deze gegevens nadien als basis voor je communicatieplan. 19 7. Stakeholdersanalyse maken Mogelijke opdeling van de stakeholders: - Intern of extern - Betrokken of beïnvloed/geïmpaceerd - Volgens rollen: - Gebruikers - Beslissers - Dienstverleners (projectmedewerkers, leveranciers ) - Geïmpacteerden - Opvolgers 20 8. Een risicoanalyse maken Hoofdvraag: Welke problemen zouden een invloed hebben op de kwaliteit, timing of het budget van het project? Doel: Voorbereid zijn op mogelijke problemen. - Van welke veronderstellingen ga je uit? - Hoe groot is de kans dat het risico een echt probleem wordt? - Hoe groot is de impact van het probleem dan? - Hoe zal je ermee omgaan? Maak op een later moment een meer uitgebreid risicoplan. 21 7
8. Een risicoanalyse maken Risico s beoordelen: Kans 5 3 1 Omgaan met risico s: - Accepteren - Vermijden - Noodplan - Overdragen - Verkleinen 1 3 5 Impact 22 9. Het projectteam voorstellen Hoofdvraag: Wie zal op regelmatige basis meewerken aan het project? Doel: Aantonen dat een ervaren team het project uitvoert. - Wie heeft welke rol? - Waarom nemen die personen deze rol op (voorgaande ervaring)? - Hoeveel tijd besteedt ieder aan het project? - Wie heeft er een adviserende functie (bv. partnerorganisaties)? - Is er een stuurgroep? Wie zit erin? 23 10. Een budget opmaken Hoofdvraag: Hoeveel zal het project kosten? Doel: Een realistische inschatting maken van hoeveel geld nodig is en vanwaar dit zal komen. - Wat zal het project kosten? - Wat zal het project opbrengen? - Wie draagt hoeveel van de kosten? - Wat brengt je eigen organisatie in? Projecten die gecofinancieerd zijn en/of geld opbrengen, geven vertrouwen. 24 8
05-07- 2016 10. Een budget opmaken Laten overeenstemmen met de posten uit de begroting van de organisatie. Mogelijke posten: - Personeelskosten (nakijken of dit mag!) - Vrijwilligersvergoedingen - Vervoers- en andere onkosten - Aankoop materiaal - Opleidingskosten - Marketingkosten (communicatie, drukwerk ) - Aankoop documentatie (boeken, abonnement op vakliteratuur ) - Overheadkost (nakijken of dit mag!) - 25 http://projectpunt.be - info@projectpunt.be - 0488 57 99 49 9