> voor het schrijven van een projectplan

Transcriptie

1 Inleiding In beginsel hanteert de Foundation geen specifieke aanvraagformulieren. Om te voorkomen dat de Foundation te vaak aanvragers om extra aanvullende informatie moet vragen, hebben we een handleiding voor het schrijven van een projectplan. Iedere aanvraag dient te bestaan uit vijf afzonderlijke onderdelen: 1. een samenvatting; 2. de aanvrager 3. een projectbeschrijving; 4. een project begroting; 5. bijlagen. Het is de kunst uw aanvraag beknopt te houden en u te beperken tot de essentie: vermijd lange betogen en uiteenzettingen. Hieronder volgen per onderdeel aanwijzingen voor het opstellen van de aanvraag. DE SAMENVATTING (maximaal 1½ A4) Hierin neemt u op: De titel van uw projectvoorstel; De start- en einddatum van het project; De probleem- en doelstelling; De beoogde producten en resultaten; De gevraagde financiering van de Foundation; De meest recente stand van zaken omtrent elders ingediende of nog in te dienen aanvragen met betrekking tot dit project; 1 Een overtuigend argument waarom juist de Foundation aan uw project zou moeten bijdragen. DE AANVRAGER (maximaal 1 A4) Gegevens van de aanvrager Naam van de organisatie, adres, telefoon- en faxnummers, adres, rechtsvorm aanvrager Situering De plaats van het project binnen de eigen organisatie: hoe heeft u het project binnen uw eigen organisatie gesitueerd en u motiveert waarom het juist bij uw type organisatie past. Heeft uw organisatie ervaring met het uitvoeren van dergelijke projecten. 1 Indien reeds toekenningen of afwijzingen beschikbaar zijn gelieve deze in de bijlagen bij te voegen.

2 DE PROJECTBESCHRIJVING (maximaal 7 A4) Probleemanalyse / aanleiding: U schetst de achtergrond van het probleem waarvoor u oplossingen zoekt. Vervolgens beschrijft u de specifieke (arbeidsmarkt)problematiek waarop uw interventies zich gaan richten. Afsluitend beargumenteert u waarom uw oplossing/aanpak bijzonder/innovatief is. Planning Startdatum einddatum (en duur project) Waar vindt het project plaats Doelstelling en resultaten: De doelstelling dient zo concreet mogelijk een taakstelling te bevatten. Naast cijfers over het bereik van aantallen deelnemers (indien mogelijk), is bij indirecte ofwel voorwaardenscheppende en de op kennis en begrip gerichte projecten van belang, aan te geven wat het beoogde effect is en/of de verbetering die men wil bereiken. De doelstellingen graag SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel/aanwijsbaar, resultaatgericht en tijdgebonden) formuleren. U besluit deze paragraaf met een expliciete opsomming van beoogde resultaten en eindproducten. Doelgroepen: Het gaat hier om aan te geven op welke doelgroepen de activiteiten gericht gaan worden. Bij directe projecten, projecten waarbij direct met kansarmen gewerkt gaat worden, moet aangegeven worden hoe men zo objectief mogelijk gaat vaststellen of deelnemers tot de beoogde groep behoren. Bij indirecte projecten moet men aangeven, welke organisaties of personen profijt zullen hebben van het projectresultaat. Bij kennis en communicatie projecten is van belang om aan te geven op wie er gemikt wordt en de wijze waarop deze doelgroep(en) bij kunnen dragen aan het bereiken van de doelstelling. Partners in het project: Indien uw project uitgevoerd gaat worden met andere organisaties geeft aan wie er betrokken zijn. U expliciteert de verschillende rollen van partners. Dit kan zijn in de uitvoering, het management en mogelijkerwijs de financiering van het project. Geformaliseerde samenwerkingsafspraken dienen te worden bijgevoegd. Projectopzet en organisatie: 1) U begint met een activiteitenplan. Daarin wordt opgenomen: een fasering uitgesplitst in een ontwikkelings-, uitvoerings- en evaluatiefase. Binnen die fasen somt u de belangrijkste activiteiten op. U koppelt daar vervolgens een tijdsplanning aan en per fase geeft u aan wat er aan gereed resultaat/product verwacht mag worden. 2) Projectstructuur en projectmanagement. U beschrijft hoe in het project beslissingen genomen gaan worden; de voortgang bewaakt en gerapporteerd gaat worden en door wie. U geeft aan welke structuur bedacht is voor het project (met name van belang indien meerdere organisaties deelnemen aan het project). Vervolgens beschrijft u wie (functies) er werken aan het project (op de payroll) en welke taken (op hoofdlijnen) zij hebben.

3 Communicatieplan: U beschrijft wat u tijdens en na de projectperiode van plan bent te gaan doen met de resultaten en bevindingen in de overdracht naar derden. Ook geeft u aan hoe u dat gaat doen, met welke instrumenten(media) en op welke ontvangers u zich gaat richten. Tenslotte geeft u aan over welke kanalen u reeds beschikt om zulks mogelijk te maken. De Foundation hecht grote waarde aan dit onderdeel. Ook in geval van geheel of gedeeltelijke mislukkingen wil de Foundation, dat derden hiervan kunnen leren. Kwaliteit en evaluatie: U geeft aan naar welke kwaliteit in proces en product u streeft en hoe u dit gaat meten. Ten behoeve van evaluaties verwacht de Foundation dat u een kernachtig overzicht geeft van de onderdelen waarop u gaat evalueren en hoe u dat gaat doen. U refereert bij voorkeur aan de hand van de afzonderlijke onderdelen van deze aanvraag. Implementatie: U beschrijft het mogelijke perspectief op continuïteit van uw acties na het verstrijken van de projectperiode. In de aanvraag refereert u daartoe aan de (on)mogelijkheden binnen bestaand, dan wel aan ontbrekend beleid van relevante gezelschappen (o.a. overheid, werkgevers, bonden, instituten). Indien van toepassing geeft u ook aan waar u financiering denkt te vinden voor de continuering van uw project. DE BEGROTING In de begroting geeft u inzicht in de uitgaven (lasten) en inkomsten (baten) voor de gehele projectperiode. Tevens geeft u aan hoeveel financiering u van wenst te ontvangen. Lasten Personeelslasten. 1) Hierin dienen alle eigen bruto personeelskosten te worden gespecificeerd in uren en bedragen van personeel, dat wordt ingezet op het project. Salarissen dienen op basis van normeringen conform loonschalen te worden weergegeven. 2) Niet eigen personeelslasten. Indien sprake is van inlenen, inhuren of anderszins sprake is van het inschakelen van derden, dient een opgave gedaan te worden van het aantal uren en de bedragen die daarmee gemoeid zijn. De Foundation houdt zich het recht voor om consultancy fees vergezeld te willen zien met verantwoording van de hoogte van de uurprijs in kwestie.

4 Reis- en verblijfskosten: Hierin wordt een specificatie gemaakt van te verwachten kosten gemaakt door aan het project gelieerde medewerkers: inclusief vergoedingsnormen. Kantoor- en administratiekosten: Huren en meubilair(afschrijving); Hard-en software (afschrijvingstermijn 3 jaar), audio- en multimedia materialen; Post, telefoon en fax, kopiëren; Drukwerk inclusief ontwerpkosten, kantoorartikelen; Accountantskosten ( voor alle projecten accountantsverklaring verplicht!). Activiteitskosten: Materialen; Catering en representatie; Evaluatie kosten;bijeenkomsten(vergaderingen symposia enzovoorts); PR en disseminatiekosten; Andere kosten (af te leiden uit het activiteitenplan). Overige kosten: Financiering- en rentekosten, overheadkosten (gespecificeerd), inkomstenderving, bancaire kosten, contributies en abonnementen enzovoorts. Baten Eigen opbrengsten/inkomsten van het project zelf Eigen bijdrage van de aanvrager Bijdrage van samenwerkingspartners Bijdrage van andere subsidieverstrekkers: Het is aan te raden hierbij aan te geven, of de bijdrage zich richt op een specifiek onderdeel, of ze eenmalig of structureel zijn, van wie de middelen afkomstig zijn en vanuit welke regeling en of het reeds toegekende dan wel aangevraagde bedragen zijn. (bewijsstukken meezenden)

5 Aanvragen dienen te worden afgesloten met: Plaats. Datum. Naam organisatie(+stempel) Naam bevoegde vertegenwoordiger Aldus naar waarheid opgemaakt, Handtekening Functie 1. DE BIJLAGEN In de bijlagen dient u in ieder geval op te nemen(graag onder dezelfde nummering): 1. Een kopie van het voorblad van de organisatiestatuten c.q. een kopie van de inschrijving bij de kamer van koophandel. 2. Een actuele lijst van bestuurders en directie. 3. Het meest recente financiële en inhoudelijke jaarverslag. 4. De begroting van het lopende jaar en eventueel de begroting van het volgende jaar. 5. Een folder/brochure van uw organisatie(indien beschikbaar) en uw eventuele partners i het onderhavige project. Aan de handleiding voor projectaanvragen van kunnen geen rechten worden ontleend. De beschikkingsmacht is te allen tijde in handen van het bestuur van de stichting.