Jaarplan griffie 2017 Voor u ligt het jaarplan 2017 van de griffie. Dit jaarplan bestaat uit de volgende onderdelen: Een omschrijving van het hoofddoel van de griffie en de drie wegen waarlangs wij ons hoofddoel willen realiseren. Daarnaast schetsen wij de ontwikkelingen waar we in 2017 extra aandacht aan willen geven. Toegevoegd is een overzicht van formatie en planning voor 2017. Hoofddoel De griffie van de provincie Fryslân heeft als hoofddoel: Provinciale Staten van Fryslân maximaal te faciliteren in het uitoefenen van hun functie. Zonder de Staten zou er geen griffie zijn. De griffie is er om dienstbaar te zijn aan de Staten waarbij dienstbaar breder is dan alleen u vraagt, wij draaien. We zien het zeker ook als onze taak om de Staten ongevraagd te adviseren, te wijzen op nieuwe ontwikkelingen en deze mogelijk te maken. De drie sporen Dit hoofddoel realiseren we langs drie sporen: 1. We faciliteren Provinciale Staten als geheel, de voorzitter van Provinciale Staten in het bijzonder en de leden van Provinciale Staten individueel in hun werk, zodat we ze vol in hun kracht kunnen zetten. We volgen nieuwe ontwikkelingen en informeren Provinciale Staten hierover. 2. Wij zijn er om de drempel tussen Provinciale Staten en de inwoners van Fryslân te verlagen. We willen het werk van de Staten meer bekendheid geven in Fryslân maar ook in de organisatie. Ook de rol en het werk van de griffie willen we meer onder de aandacht brengen van de organisatie. 3. We willen zorgen voor een goede verbinding tussen Provinciale Staten en het college en de ambtelijke organisatie. Wij zien onszelf als een schakel die alles in het werk wil stellen om samen (met oog en respect voor elkaars rollen) met de ambtelijke dienst de Provinciale Staten optimaal te bedienen. De hoofddoelen staan genoemd in volgorde van prioriteit. Hoe werken we? We werken vanuit een opdrachtnemersrol naar Provinciale Staten en vanuit een onafhankelijke rol richting de ambtelijke dienst. We zijn politiek neutraal en werken voor alle leden van Provinciale Staten. We adviseren gevraagd en ongevraagd. Wij bewaken de voortgang en zijn niet sturend op de inhoud of het proces. Hoe doen we dat? Spoor 1: We faciliteren Provinciale Staten als geheel, de voorzitter van Provinciale Staten in het bijzonder en de leden van Provinciale Staten individueel in hun werk, zodat we ze vol in hun kracht kunnen zetten. We volgen nieuwe ontwikkelingen en informeren Provinciale Staten hierover. 1. We zorgen dat de stukkenstroom klopt. De stukken zijn volledig en staan op het afgesproken moment op de afgesproken plaats. 2. De procedures zijn duidelijk. Statenleden weten hoe vergaderingen verlopen en hoe zij optimaal gebruik kunnen maken van hun rechten. 3. Er is vanuit de griffie een optimale informatievoorziening naar de Statenleden toe. 4. We zorgen dat Statenleden met behulp van opleidingen hun werk goed kunnen doen. 5. We zijn de eerste juridische adviseur van de voorzitter van Provinciale Staten. 1
6. We adviseren de Staten gevraagd en ongevraagd: a. via de behandelvoorstellen die we opstellen bij Statenvoorstellen. b. we adviseren het presidium over tal van zaken zoals bijvoorbeeld agendering, expertmeetings en Statenvoorstellen. c. over de inhoud van moties en amendementen. d. over de inzet van het meest effectieve instrument. 7. We informeren de Staten over ontwikkelingen. 8. We zorgen ervoor dat facilitaire zaken rondom Statenvergaderingen en andere Statenbijeenkomsten goed geregeld zijn. 9. We onderhouden goed contact met Statenleden om zo scherp te zijn op signalen over onze dienstverlening en te polsen waar zij behoefte aan hebben. 10. We stellen de Staten in staat om proactiever dan te worden en meer kaderstellend te zijn. Zo willen we bewerkstelligen dat er meer gewerkt wordt met startnotities zodat Statenleden vooraf duidelijke kaders kunnen stellen. 11. We willen onderzoeken of de Staten gezamenlijk een Statenagenda willen opstellen. Spoor 2: Wij zijn er om de drempel tussen Provinciale Staten en de inwoners van Fryslân te verlagen. We willen het werk van de Staten meer bekendheid geven in Fryslân maar ook in de organisatie. Ook de rol en het werk van de griffie willen we meer onder de aandacht brengen van de organisatie. 1. We gaan proactief inwoners van Fryslân attenderen op politieke momenten en hoe zij kunnen deelnemen aan het politieke proces. 2. We werken mee aan het Fries Jeugd Parlement en organiseren Statenspelen, daarnaast bieden we gastlessen over de provincie aan op scholen. Hier betrekken we de jeugdcommissaris bij. 3. We gaan social media meer inzetten om een breder bereik te organiseren. 4. We gaan kijken of we maandelijks een column van een Statenlid in de kranten kunnen plaatsen. 5. We willen meer filmpjes maken over het werk van de Staten. 6. We willen expertmeetings ook kunnen uitzenden via Internet. 7. We willen waar mogelijk op locatie met de Staten vergaderen. Spoor 3: We willen zorgen voor een goede verbinding tussen Provinciale Staten en het college en de ambtelijke organisatie. Wij zien onszelf als een schakel die alles in het werk wil stellen om samen (met oog en respect voor elkaars rollen) met de ambtelijke dienst de Provinciale Staten optimaal te bedienen. 1. We zijn laagdrempelig in onze contacten met het college en de dienst. 2. We informeren het college en de dienst proactief en vroegtijdig over zaken die invloed hebben op de besluitvorming in Provinciale Staten. 3. We zoeken bij onduidelijkheid of onuitgesproken verwachtingen de dienst op om in samenwerking het werk goed voor te bereiden. 4. We nodigen onszelf uit bij beleidsafdelingen om over de samenwerking te spreken. 5. We zorgen dat het verslag van de Staten en presidium binnen vijf werkdagen bij de dienst wordt aangeleverd. 6. We adviseren proactief over de collegestukken en adviseren de dienst over Statenvoorstellen en andere zaken die Provinciale Staten aangaan. 2
7. We gaan afdelingen bezoeken en leveren een deelname aan de cursus politieke sensitiviteit en de cursus Hoe werkt de provincie. Ons werk Het werk van de griffie is onder te verdelen in de categorieën adviseren en faciliteren. Een groot deel van de capaciteit gaat op aan het zogenaamde reguliere werk. Onze inschatting is dat dit 70% van onze werkzaamheden beslaat. Het gaat hier bijvoorbeeld om administreren van schriftelijke vragen en ingekomen stukken. Het verzamelen en publiceren van agendastukken. Het communiceren over bijeenkomsten van Provinciale Staten en alle facilitaire aangelegenheden hier om heen. Voor adviserende werkzaamheden is 30% van onze tijd beschikbaar. In deze 30% kunnen we nieuwe ontwikkelingen oppakken. In 2017 willen we deze tijd gebruiken om een aantal onderwerpen op te pakken, waarbij het zowel gaat om intern gerichte ontwikkelingen en extern gerichte ontwikkelingen. Extern 1. Goed welkom voor de nieuwe commissaris van de Koning. Naar verwachting start de nieuwe commissaris in het voorjaar. Het is van groot belang dat de commissaris een goed inwerkprogramma krijgt. Een inwerkprogramma dat meteen de juiste toon voor deze commissaris zet. Dit vraagt inzet van zowel de griffie als ook van de ambtelijke dienst. Het gaat om kennismaken met de fracties, maar ook met de Friese buitenwereld. De griffie heeft inmiddels de gesprekken met de ambtelijke dienst hierover opgestart. Resultaat: vanaf 1 februari ligt er in samenwerking met de ambtelijke dienst een inwerkprogramma voor de nieuwe commissaris klaar. 2. Voorstellen ontwikkelen om te komen tot bestuurlijke vernieuwing. De werkgroep werkt er aan om het onderlinge debat te versterken. De werkgroep werkt aan het goed positioneren van Provinciale Staten. Daarnaast wil de werkgroep met voorstellen komen hoe de procesgang naar de Staten optimaal vormgegeven kan worden en hoe de planning van Statenvergaderingen evenwichtiger uitgevoerd kan worden. Een ander onderdeel is hoe de burgers beter betrokken kunnen worden bij de Provinciale Staten. Resultaat: Voor de zomer van 2017 presenteert de werkgroep voorstellen om te komen tot bestuurlijke vernieuwing. 3. De positie van Statenleden in GR-en. Hier werkt een werkgroep aan om per gemeenschappelijke regeling in beeld te brengen waarom destijds is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling; wat de doelen waren. Daarnaast wordt een voorstel ontwikkeld over hoe goede communicatie ten aanzien van de gemeenschappelijke regelingen met de Staten kan worden vormgegeven: a. vanuit de Statenleden in het AB (inhoud geven aan last en ruggenspraak) en b. vanuit de gemeenschappelijke regeling en het college van Gedeputeerde Staten; c. daarbij wordt ook gekeken naar de fundamentele vraag of Statenleden in het AB van de diverse gemeenschappelijke regelingen moeten zitten en wat hun positie is. Resultaat: de werkgroep levert voor juli 2017 haar advies op aan de Staten. 4. Het ontwikkelen van een communicatiestrategie voor Provinciale Staten. Dit is een breed plan dat gaat over het profileren van de Staten maar ook hoe we willen omgaan met onze partners (relatiebeheer). Het gaat ook om hoe we jongeren willen blijven betrekken bij de politiek. We zijn op zoek naar een stagiair om dit plan op te stellen. Resultaat: Voor eind 2017 wordt de communicatiestrategie opgeleverd. 3
Intern 5. Onderzoek naar ICT facilitering van de Staten. De ontwikkeling van ICT hard - en software gaat steeds verder. De huidige Surface werken niet meer naar behoren. Die willen er vervangen. We maken nu gebruik van Wurkplein als informatiemiddel naar de Staten toe. We gaan in overleg met de afdeling Informatievoorziening om hen te vragen een goede informatieanalyse te maken. Deze analyse geeft een beeld op welke manier de Staten het beste ondersteund kunnen worden. Onze horizon daarbij is om vanaf 2019 evt. nieuwe platform te implementeren. Resultaat: Begin 2017 worden de huidige Surface vervangen. Eind 2017 wordt de informatieanalyse opgeleverd. 6. Geregeld overleg met Statenleden en fractiemedewerkers. Het is voor de griffie van groot belang om goed contact te hebben en te houden met de opdrachtgever. Om die reden gaat de griffie vier keer per jaar een moment beleggen met een aantal Statenleden om te spreken over de dienstverlening van de griffie. Daarnaast lunchen we regelmatig met de fractiemedewerkers. Resultaat: In elk kwartaal van 2017 vindt er een gesprek plaats met een aantal Statenleden. Daarnaast overleggen we twee keer per jaar met de fractiemedewerkers. 7. Teambuilding griffie. Sinds november 2015 zijn er vijf nieuwe medewerkers gestart op de griffie. Anders gezegd: slechts drie medewerkers werken er langer. Dit biedt een uitgelezen kans om goed te kijken naar de optimale inzet van medewerkers en het tegen het licht houden van gemaakte afspraken. Resultaat: Voor de zomer van 2017 wordt het teambuildingstraject afgerond. 8. Onderbrengen van jongerenparticipatie bij de griffie. Er worden (mede) door de provincie diverse debatten voor jongeren georganiseerd. Zo is er het Fries Jeugd Parlement, Het Model European Parlement en Lagerhuis debat. Deze debatten worden nu door de provinciale organisatie georganiseerd en de griffie participeert daarin. De griffie en de werkgeverscommissie zijn van mening dat dit thuis hoort bij de griffie. De griffie zou dit moeten organiseren, vanzelfsprekend wel samen met de ambtelijke dienst. Resultaat: In 2017 worden de voorbereidingen getroffen om per 2018 deze werkzaamheden onder regie van de griffie te laten plaatsvinden. 9. Samenwerking met de ambtelijke dienst. Om ervoor te zorgen dat Provinciale Staten hun werk goed kunnen doen is het van groot belang dat de informatiestroom vanuit het college naar de Staten goed is. Om die reden investeren we in de relatie met de ambtelijke dienst. We zoeken proactief de samenwerking bij expertmeetings etc. Ook nemen we het initiatief om regelmatig afstemming te zoeken. Daarnaast leveren we een bijdrage aan de training politieke sensitiviteit. Resultaat: in 2017 leveren bij bijdrage aan de training politieke sensitiviteit. Daarnaast hebben we de relevante afdelingen/teams bezocht als griffie. Griffie in formatie De griffie heeft op dit moment een bezetting van 7.4 fte (toegestane formatie: 7,25 fte). De reden van deze uitbreiding heeft te maken met de extra werkzaamheden in de selectieprocedure om te komen tot een nieuwe commissaris. Daarnaast heeft de griffie op dit moment te maken met ziekte van personeel. De toegestane 7.25 fte. is voldoende in omvang en van voldoende niveau. 4
Vergeleken met andere provincies overigens redelijk bescheiden. De gemiddelde omvang van provinciale griffies is 8 fte. Sinds november 2015 werken zijn er vijf nieuwe medewerkers bij de griffie in dienst getreden. De griffie werkt met planningsgesprekken waarin in het begin van het jaar afspraken tussen griffiemedewerkers en de griffier worden gemaakt over de te behalen resultaten. Halverwege het jaar volgt het voortgangsgesprek waarna er aan het eind van het jaar het beoordelingsgesprek wordt gehouden. De griffier voert daarnaast op regelmatige basis gesprekken met de medewerkers van de griffie. Griffier Gerben Huisman 1 fte Adjunct-Griffier Jannie Plender 1 fte Statenadviseur Karin Mijnheer 1 fte Statenadviseur Anna van Dijk, wordt 1 fte momenteel vervangen door Linda de Boer Statenadviseur Klaas Jan de Regt* 1 fte Secretaresse Josina Kooistra 0.6 fte beliedsûndersteuner Nynke Duijff, werkt momenteel 0.9 fte kommunikaasje minder uren. Statenondersteuner Martina Looienga 0.9 fte *Klaas Jan de Regt wordt tot 1 juli 2017 voor 36 uur (1 fte) ingehuurd vanuit de gemeente Leeuwarden. Dit is in overleg met de werkgeverscommissie gedaan vanwege de extra werkzaamheden die nodig zijn voor de nieuwe commissaris procedure. Financiën In de formatie van de griffie is bewust enige bewegingsruimte gehouden om in geval van ziekte, pieken in werkzaamheden of bij vacature tijdelijk inhuur in te schakelen. 5