Korte handleiding Projectplanner
Opleidingsinstituut KOB Stichting Kader- en Ondernemersopleiding Bouwbedrijf Postbus 340 2700 AH Zoetermeer Telefoonnr.: 079-3 25 22 62 Faxnr.: 079-3 25 22 82 E-mail bouwopleiding@kob.nl www.kob.nl Behoudens eventuele uitzonderingen door de Wet gesteld, mag niets van deze uitgave zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de KOB-organisatie worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Professioneel werken met De vertaler van de Engelstalige handleiding is de heer H.P. van Persie. Hij is tevens de ontwerper van de opgaven en de daarbij behorende uitwerkingen. Aan deze uitgave is met grote zorgvuldigheid gewerkt. Mocht u desondanks op problemen stuiten, of vragen dan wel opmerkingen, verbeteringen of aanvullingen hebben, dan verzoeken wij u deze aan hem mede te delen. Hiervoor kunt u zijn E-mail adres gebruiken: info@hpvanpersie.nl. Acrobat 7 De vermelding in deze uitgave t.a.v. het copyright behelst de papieren uitgave met inbegrip van de voorbeelden.
Inhoud Algemene toelichting op de handleiding... 5 Downloaden van het pakket:... 7 1 Introductie (Taken)... 7 2 Opstarten van het pakket... 9 3 Openen van Projecten...11 4 Opslaan van Projecten...11 5 Kalender...13 6 Toevoegen van Taken...14 7 De eigenschappen van een Taak...15 8 Bewerken van de Taken...16 9 Toevoegen van Subtaken...18 10 Begin van een taak...19 11 Kritieke pad aangeven...23 12 Het aangeven van de horizontale belijning...23 13 Het verplaatsen van Taken...24 14 Het printen van een planning...25
Korte handleiding 4
Projectplanner Algemene toelichting op de handleiding Hierbij ontvangt u van het KOB een handleiding ten aanzien van het softwarepakket Planner. Het betreft hier een eenvoudig gestructureerd pakket waarmee u planningen kunt maken. Eenvoudig gestructureerd wil zeggen dat het een aantal functionaliteiten kent zoals dit ook in de grotere/zwaardere pakketten het geval is. Doch een aantal zaken die u van een pakket standaard zou mogen verwachten zijn niet voorhanden. Binnen de eigen organisatie van de cursist kan hij/zij zich verder bekwamen in de bedrijfseigen software. In verband met de herkomst van de software is het noodzakelijk om vast te stellen dat de cursist vrij is om deze software te gebruiken In het vervolg van deze handleiding zullen we voor de naam van het planningspakket Planner gebruiken. Handelingen die door u dienen te worden uitgevoerd, zijn in deze handleiding als volgt aangeduid: als voorbeeld de onderstaande tekst: druk op de toets Openen op de toolbalk. Verwijzingen naar bepaalde teksten in het pakket Planner zijn als volgt aangeduid: als voorbeeld de onderstaande tekst: werkbare werkdag, hier aangeduid met Werk. Wij wensen u veel succes en plezier toe bij het gebruik van dit softwarepakket. Downloaden van het pakket: Om de software van het planningspakket te downloaden dient u de onderstaande procedure te volgen: start u internetbrowser en toets de volgende tekst letterlijk over: http://projecten.microwebedu.nl/kob/planner/kobplanner.exe 5
Korte handleiding Let op: In tegenstelling wat u normaal zou doen dient u de hoofdletters te typen zoals zij bovenstaand zijn weergegeven. Als u dit juist gedaan heeft, krijgt u het onderstaande scherm. In het bovenstaande scherm kunt u drukken op Opslaan Het bovenstaande scherm verschijnt. U kunt nu drukken op Opslaan 6
Projectplanner 1 Introductie (Taken) Planner is een algemeen project management gereedschap dat voorziet in een aantal opties, die beschikbaar zijn via 4 afzonderlijke scherm lay-outs Beeld. Zoals u kunt zien, zijn de verschillende beelden te benaderen door op het icoontje te drukken in de linker menubalk. In bovenstaand scherm ziet u de taken weergegeven die ook in een Gantt beeld zichtbaar zijn, maar hier per taak met alle detailinformatie. Het beeld Taken wordt voor het volgende gebruikt: Het definiëren van taken: het opdelen van het project in meerdere (hoofd)taken, waardoor het project beter te hanteren is. Het bepalen van de volgorde van de taken: het aangeven van de volgorde van de (hoofd)taken. Welke taak moet (geheel of gedeeltelijk) gereed zijn alvorens de volgende taak kan aanvangen. Het inschatten van de duur van de taken: het aangeven van de vermoedelijke start- en einddatum van iedere afzonderlijk taak. 7
Korte handleiding Het inschatten van de kosten van de taken: het aangeven van de vermoedelijke kosten van iedere afzonderlijk taak. Het beeld Gantt combineert een gevisualiseerde planning met een verkorte versie van het beeld Taken. Iedere balk in de planning is een visualisatie van de start- en einddatum van de taak en de relatie met de voorgangers en de opvolgers, welke in het beeld Taken zijn ingevoerd. Het beeld Gantt biedt niet meer mogelijkheden ten opzichte van de andere beelden, maar het is een waardevol stuk gereedschap om de gebruiker een goed overzicht te geven van hetgeen via het beeld Taken is ingevoerd. Het beeld Gantt maakt het mogelijk om: een grafische weergave te tonen van het project. regelt de onderlinge relaties door gebruikmaking van Drag and drop, of te wel Sleep en laat los. gebruik te maken van Inzoomen en Uitzoomen om de details op verschillende niveaus te bekijken. bronnen te bekijken die aan iedere taak zijn toegevoegd. 8
Projectplanner 2 Opstarten van het pakket Het opstarten van het planningspakket: klik op het icoon om het planningspakket op te starten. Nadat u het icoon van het planningspakket heeft aangeklikt, verschijnt het onderstaande scherm: menubalk: de menu s op de menubalk bevatten alle commando s die je nodig hebt om met de bestanden te werken in Planner. toolbalk: de toolbalk bevat een subset met de commando s die je kunt gebruiken vanaf de menubalk. linker menubalk: de linker menubalk laat informatie zien omtrent de actuele Planner activiteit en contextuele informatie omtrent de menu-items. 9
Korte handleiding 3 Openen van Projecten Om een project te openen kunt u één van de volgende methoden kiezen: druk op Bestand en vervolgens op Openen of, druk op de toets Openen op de toolbalk. Het bovenstaande dialoogvenster verschijnt. Selecteer het Planner-file dat u wilt openen en klik op Openen. 10
Projectplanner 4 Opslaan van Projecten Om een project te bewaren kunt u op één van de volgende wijzen te werk gaan: druk op Bestand en vervolgens op Opslaan, wanneer het gaat om een bestaand project welke onder zijn eigen file-naam wordt opgeslagen. druk op Bestand en vervolgens op Opslaan als, wanneer het gaat om een bestaand project welke onder een nieuwe file-naam wordt opgeslagen. druk op de toets Opslaan op de toolbalk, wanneer het gaat om een bestaand project welke onder zijn eigen file-naam wordt opgeslagen. De planner-files worden opgeslagen met.planner als extensie. 11
Korte handleiding Let op: het is aan te bevelen uw werk regelmatig op te slaan. De software beschikt zelf niet over de mogelijkheid om dit automatisch te doen. Hierdoor zullen gegevens verloren gaan wanneer de hardware zonder stroom komt te staan, danwel de machine op andere wijze wordt uitgeschakeld. 12
Projectplanner 5 Kalender In deze korte handleiding bewerken we de kalender niet. We gaan uit van de standaardkalender. Dit scherm lichten we niet verder toe. 13
Korte handleiding 6 Toevoegen van Taken Om één taak toe te voegen gaat u naar de menubalk en drukt u op Acties en vervolgens op Taak invoegen. Om meerdere taken achter elkaar toe te voegen gaat u naar de menubalk en drukt u op Acties en vervolgens op Taken invoegen. Het onderstaande scherm verschijnt dan. De nieuwe taak zal worden toegevoegd en het dialoogvenster zal gereed staan voor uw volgende taakinvoer. De details kunnen later aan de taak worden toegevoegd. Let op: Het invoerscherm Taak invoeren is alleen beschikbaar bij het beeld Gantt. 14
Projectplanner 7 De eigenschappen van een Taak Sommige taakeigenschappen kunnen direct in het invoerscherm Taak invoeren worden ingegeven: zoals de naam van de taak en de werkinspanning. U kunt het dialoogscherm ook starten door op de rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor Taak bewerken. 15
Korte handleiding 8 Bewerken van de Taken Om de taken te bewerken gaat u naar de menubalk en drukt u op Acties en vervolgens op Taak eigenschappen bewerken. Het onderstaande scherm verschijnt dan. De algemene tab bevat de onderstaande velden: Naam: Dit is de omschrijving van de taak. Mijlpaal: Wanneer er een vinkje wordt geplaatst in dit vakje wordt deze taak beschouwd als een taak welke plaatsvindt op het gegeven tijdstip. Omdat een toegekende mijlpaal een vastgesteld moment betreft, kunt u aan deze taak vervolgens geen looptijd toekennen. Vastgestelde duur: Wanneer er een vinkje wordt geplaatst in dit vakje wordt de totale looptijd van deze taak als vaste tijd beschouwd, ongeacht het aantal andere taken. De optie van de Vaste duur wordt gebruikt wanneer de duur van een taak een vaste hoeveelheid tijd zal vergen, ongeacht het aantal ingebrachte middelen. Bijvoorbeeld: de zwangerschapperiode voor een menselijke baby bedraagt negen maanden. Het kan niet worden versneld door meer middelen toe te voegen. Het kiezen van Vastgestelde duur voor een taak zal het gebied van de Duur openen en zal u toestaan om een waarde voor de vaste duur in te vullen. Werk: Dit betreft het aantal werkbare werkdagen welke u wilt toekennen aan deze taak. 16
Projectplanner Duur: De hoeveelheid kalendertijd die wordt vereist om de taak te voltooien. De duur wordt normaal gebaseerd op de hoeveelheid werk en de middelen die aan de taak worden toegewezen. Plannen: Standaard staat dit veld op zo snel mogelijk. Door op de knop Aanpassen te drukken krijgt u onderstaand scherm: 17
Korte handleiding 9 Toevoegen van Subtaken Nadat u een taak heeft toegevoegd, kunt u aan deze taak subtaken toevoegen. Voorbeelden hiervan zijn bijv. de subtaken bruggetjes stellen werkvloer storten enz. die vallen onder de hoofdtaak fundatie. Hierdoor kunt u de onderstaande situatie laten ontstaan: 18
Projectplanner 10 Begin van een taak Alle taken beginnen op de datum van het projectbegin. Een uitzondering hierop is het geval waar een afhankelijkheid aanwezig is. Er zijn voorbeelden waar een afhankelijkheid niet bestaat, maar moet de taak op of niet vroeger beginnen dan een specifieke datum. U kunt deze beperkingen in de dialoog van de begindatum specificeren. U kunt de beperking voor de huidige taak schrappen gebruik Acties. Gebruikers eigenschappen kunnen in de taakmening worden toegevoegd door te klikken op Acties Aangepaste taak eigenschappen. Het klikken op de knop Toevoegen zal het nieuwe dialoog van het Bezit openen. Met de gebruikers eigenschappen in de taakmening van het nieuwe dialoog kunnen de volgende eigenschappen worden toegevoegd, een Label, een Naam, en een Beschrijving. Bij Type kunt u tekst, integer getal, of een drijvende-komma getal aangeven. Zodra u uw gegevens hebt toegevoegd, zullen deze gegevens toegevoegd worden en worden getoond in het dialoogvenster. 19
Korte handleiding Werken met bronnen Bron mogelijkheden: Het beeld Bron in Planner geeft u de volgende mogelijkheden: Naam: De naam van de bron. Korte naam: Verkorte naam of initialen om te tonen in de Gantt-kaart. 20 Type: Beschikbare typen zijn Arbeid en Materialen. Arbeid is voor menselijke bronnen welke aan het project werken. Materialen is bestemd voor niet menselijke bronnen welke benodigd zijn om het project te completeren.
Projectplanner Groep: De groep die aan de bron is toegekend. Deze kolom biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van een drop-down lijst met vooraf gedefinieerde groepen. U dient hiertoe de groep-editor te gebruiken alvorens een groep te kunnen te kunnen gebruiken. E-mail: Wanneer u een e-mail adres hier toevoegt, kunt u de bron elektronisch contacteren. Kosten: De kosten per uur om deze bron te gebruiken. 21
Korte handleiding 11 Kritieke pad aangeven Om de taken te laten zien welke op het kritieke pad zijn gelegen, drukt u op Beeld en vervolgens op Kritieke taken oplichten. De omschrijvingen van de taken langs het kritieke pad Worden in het rood getoond. In het Gantt zal de takenbalk ook in het rood worden weergegeven. 22
Projectplanner 12 Het aangeven van de horizontale belijning Om de gebruiker in staat te stellen om in het beeld Gantt het resultaat van de getoonde balken beter te kunnen zien op het beeldscherm, is er de mogelijk om een horizontale belijning aan te zetten. Hiertoe drukt u op Beeld en vervolgens op Show Guide Lines. 23
Korte handleiding 13 Het verplaatsen van Taken Als het noodzakelijk om bepaalde taken in de planning op een lagere of hogere plaats te zetten dan oorspronkelijk het geval was, dan kunt u doen middels te drukken op Acties en vervolgens op Omhoog of Omlaag. 24
Projectplanner 14 Het printen van een planning U kunt uw projectinformatie printen door in de Toolbalk op de knop Afdrukken te kiezen, of door op Bestand te klikken en dan te kiezen voor afdrukken. Noot: De knop Afdrukvoorbeeld is ook beschikbaar in het print dialoog of welke tab er opdat moment zichtbaar is. Het tabje Printer stelt u in staat om af te drukken op beschikbare printers, of om er een PDF- bestand van te maken. Als u voor een PDF- bestand kiest, zullen uw locaties om het bestand op te slaan veranderen zodat u het pad en filename van het bestand kunt specificeren. In het selectievak, kun je ervoor kiezen om: de Gantt, de Taken, de hulpbronnen of alles te selecteren. Standaard is Gantt geselecteerd. 25
Korte handleiding Het tabje Papier, geeft je de mogelijkheid om: het papierformaat, de oriëntatie en de layout te bepalen. Om een zo goed mogelijke print te krijgen van een planning dient u te kiezen voor de optie Create a PDF-document. Gebruik voor het papierformaat Custom en vul handmatig in mm de Breedte en de Hoogte in. (afhankelijk van het papierformaat). De Invoer-oriëntatie dient altijd op Straight te staan!! De Pagina-oriëntatie is afhankelijk van het eerder gekozen formaat. (portrait is staand en landscape is liggend). Wanneer u alles heeft ingesteld en op Afdrukken drukt wordt er een PDF-document gemaakt van de planning en deze wordt, afhankelijk van het eerder ingestelde pad, opgeslagen. Met het programma (Geen suggesties) kunt u de planning openen en afdrukken. 26