Startbijeenkomst IR in de (semi)publieke sector NBA, Amsterdam, 19 januari 2017 Aanwezig Andre van Diest (Ymere), Jaap Kleijwecht (Rochdale), Yvonne van Roosendaal (Rochdale), Ronald Koopman (Rochdale), Harry Koenders (Staatsbosbeheer), Thijs van Rijn (Ministerie van BZK), Mark Hendrix (Algemene Rekenkamer), Lianne Dijkstra, Sustainalize), Kaspar van den Ham (HPV), Koos Vos (NBA), Paul Hurks (NBA), Jaap Sleifer (Ministerie van Financiën), Rene Kragten (Ministerie van Financiën), Dennis van der Graaf (Gemeente Alblasserdam) Agenda 1. Welkom en kennismaking (verslag) - Doel van de middag - Doel van ons initiatief - IR, waar stat uw organisatie en wat is uw ambitie? 2. Geïntegreerd Rapporteren kort belicht (presentatie) 3. Ontwikkelingen <IR> in de publieke sector (presentatie) 4. Initiatief voor samenwerking (presentatie en verslag) - Opzet programma - Commitment Lianne presenteert deze middag en leidt ons door het doel van de bijeenkomst en ze geeft een korte uitleg over wat IR nu is en welk doel het dient. 1. Welkom en kennismaking In de voorstelronde komen bij de aanwezigen verschillende redenen naar voren om hier aanwezig te zijn en/of actief te zijn met <IR>. Zo ziet de NBA dat niet-financiële informatie meer en meer deel uitmaakt van het jaarverslag en ze hoopt de ervaring die is opgedaan bij de Green deal over <IR> in de private sector (beursgenoteerde bedrijven) mee te nemen naar dit initiatief. Ook adresseert de NBA de gepercipieerde extra lat van <IR> door organisaties. Uitgangspunt is dat <IR> gebruikt maakt van hetgeen er al is en een verbindende factor vormt tussen verschillende soms wettelijk verplichte verantwoordingsvormen. De ontwikkeling zal er dan een moeten zijn van stapsgewijze integratie. Liefst wettelijk ondersteund. Een afschaffing van het bestuursverslag waartoe het ministerie van VWS nu heeft besloten en het ministerie van OCW overweegt, is het kind met het badwater weggooien. Een opmerking als we hebben de info ergens anders vandaan van een ministerie mág niet de reden zijn om het bestuursverslag, een steeds belangrijker deel van een jaarverslag, af te schaffen. Het bestuursverslag informeert namelijk niet alleen een ministerie maar juist alle stakeholders. <IR> houdt met die belangrijke ontwikkeling rekening en integreert / vervangt idealiter reeds bestaande verantwoordingsinstrumenten voor een sterke vermindering van administratieve lasten. De Gemeente Alblasserdam zoekt naar manieren om over zaken die burgers samen betreffen te kunnen verantwoorden. De gemeentelijke strategie heeft een sterk burgergericht karakter waarin het participeren van burgers, een belangrijk doel is. Het ministerie van BZK is hier omdat ze wil weten hoe ZBO s hun verantwoording ervaren en of <IR> een stip op de horizon kan zijn voor deze organisaties. 1
Staatsbosbeheer is sinds de verzelfstandiging eind vorige eeuw op zoek naar vermaatschappelijking van de activiteiten. <IR> wordt gezien als een middel om daarbij te ondersteunen. Een groter wordend maatschappelijk bereik vraagt om maatschappelijke verslaglegging. Het op die wijze in lijn brengen van de organisatie met de maatschappij vergroot de continuïteit van de organisatie. Het ministerie van Financiën ziet dat toezicht op uitvoering meer is dan alleen financiën, meer dan alleen compliance. Verantwoording gaat verder dan het normenkader voor financieel beheer; het gaat verantwoording van realisatie van publieke taken. <IR> kan die extra behoefte nader invullen. Ymere heeft zijn focus op de stakeholder, focus op de publieke waarden SAMEN met de stakeholders. Ymere heeft tot doel om de G4 richtlijnen over 2016 voor zover dat gaat cosmetisch in te voeren en in 2017 een volgende stap te zetten. Rochdale is al bezig met <IR> en met klantgericht maatschappelijk sturen. <IR> past in dat streven. Sustainalize ondersteunt reeds vele organisaties in private en (semi) publieke sector bij het sturen op maatschappelijke waarde en het tot stand komen van hun sturingsinformatie en verantwoordingsinformatie zoals maatschappelijke verslagen en ook <IR> verslagen. Hierin herkennen en ervaren ze de vraag om bestaande modellen en richtlijnen toepasbaar te maken binnen verschillende sectoren. Klanten zijn onder andere de top 3 en snelste stijger op de transparantiebenchmark 2016. HPV ziet het vertellen van het integrale verhaal van een organisatie als een manier om een meer integrale verantwoording af te kunnen leggen over complexe en omvangrijke publieke diensten en bijbehorende waarden. Het past in een streven naar een meer stakeholder gerichte governance. Een streven dat gezien decentralisaties van publieke diensten en het meer in ketens werken om deze diensten tot stand te brengen, noodzakelijk lijkt. <IR> lijkt ook de enige manier om zinvol over een keten heen verantwoording af te kunnen leggen. 2. Geïntegreerd Rapporteren kort belicht Geïntegreerd rapporteren wordt belangrijker Source: Eccles et al. 1 1 Het aantal <IR> jaarverslagen neemt sterk toe. Het is ook door het wettelijk verplicht stellen ervan in Zuid Afrika meer en meer dé stip op de verslagleggingshorizon geworden. Dit wordt onderstreept door verslagleggingsrichtlijn stellende organisaties zoals de VN, IFAC, IIRC, 2
NBA etc. <IR> lijkt de onontkoombare verslagleggingstoekomst te worden. Alleen is de vorm ervan in bijvoorbeeld de (semi)publieke sector nog niet vast. Er is nog veel te ontdekken. Dat is de reden van ons initiatief: in twee jaar met elkaar ontdekken wat wel en wat niet mogelijk is en met een model of modellen te komen die nuttig zijn. Voordat van bovenaf een model opgelegd wordt dat niet past in onze (semi)publieke realiteit(en). Geïntegreerd rapporteren wordt geïnstitutionaliseerd Voor Publieke Sector? Kans: Leren van bedrijfsleven; hoe <IR> leidt tot innovatie en beter risicomanagement; Uitdaging: Internationale frameworks voor NL (semi) publieke sector toepasbaar maken 8 Source: Eccles et al. 8 Niet-financiële informatie is cruciaal om de organisatie te begrijpen NS! Op tijd rijden Sustainalize! medewerkers tevredenheid Ahold! Klanten meningen en tevredenheid Shell! toekomstige energie vooruitzichten AkzoNobel! grandstof efficiëntie BMW! innovatie Unilever! Grondstoffen schaarste Welke informatie is voor uw organisatie cruciaal? 9 9 Cijfers alleen hebben de crisis niet voorkomen. Wat kan dat dan wel? Die zaken die geld tot gevolg hebben. Outcome niet output. Modellen dus die geld met outcome koppelen, die kwaliteit met outcome koppelen waarbij kwaliteit prioriteit heeft. 3
Denken in waarden Het integreren van financiële en niet-financiële informatie faciliteert een holistisch gedachtengoed over de relatie van de organisatie met en impact op maatschappelijke waarde. Denken in waarden: Vermogen! Veerkracht 10 10 Geïntegreerd rapporteren biedt hiervoor mogelijkheden <IR> is a process that results in communication, most visibly a periodic integrated report, about value creation over time. An integrated report is a concise communication about how an organization s strategy, governance, performance and prospects lead to the creation of value over the short, medium and long term. Source: IIRC 11 4
Waarin verschilt het met het reguliere verslag? Huidige model Geïntegreerd rapporteren Focus Verleden, financieel Toekomst, samenhang, strategie Tijdspad Korte termijn Korte, midden en lange termijn Detail Lang en complex Bondig en materieel Compliance Regel gebonden Inspelen op omstandigheden Presentatie Op papier gebaseerd Op technologie gebaseerd Vertrouwen Beperkte verstrekking van informatie Grotere transparantie Denken Silo s Geïntegreerd Beheer Financieel Alle kapitalen (menselijk, sociaal, etc.) Afbakening Wettelijke entiteit / management control Waardeketen 12 12 Materieel: daar waar je invloed hebt en waar stakeholders invloed hebben op beleid, de organisatie. De informatie is gericht op stakeholders. Waardeketen: een organisatie kan het verhaal van haar bestaan, haar taken en effecten kwijt. Wie ben ik, wat doe ik en wat lever ik de maatschappij op: storytelling. Daarnaast biedt dit ruimte voor eigen verslaglegging over een uitvoeringsketen heen. Belangrijke richtlijnen bieden structuur Jaarverslaglegging en (duurzaamheids)richtlijnen bieden kansen om inzicht te geven in maatschappelijke waardecreatie. 13 en te sturen op maatschappelijke resultaten 13 5
De 17 Global Goals for Sustainable Development (SDG S) met hun 169 detaildoelen worden vertaald naar nieuwe wetgeving en verslagrichtlijnen ten behoeve van verantwoording van te behalen doelen. U krijgt hier sowieso mee te maken. Het tempo ligt evenwel lager dan bij bijvoorbeeld beursgenoteerde bedrijven. Daar eisen aandeelhouders <IR>. In de (semi)publieke sector nog veel departementale en beleidssilo s, detailniveau dat naar een politieke/departementale opdrachtgever/minister gaat. Inzicht in hoe de organisatie waarde toevoegt 14 14 Waarde ligt dus niet alleen in geld. Maar bijvoorbeeld ook in de effecten van productie. Zo draagt Coca Cola door het hoge suikergehalte van het product bij aan de obesitas epidemie en de verhoging van zorgkosten in een land. Door suiker door een andere zoetstof te vervangen draagt Coca Cola bij aan een gezondere bevolking en een minder snelle stijging van die kosten en levert ze een positieve waarde bij aan de maatschappij. Van meten naar verbeteren Verslaggeven is een middel om te informeren en te verbeteren. Niet rapporteren om te rapporteren 15 15 verbeteren van de sturing van de organisatie, van de legitimatie en de positie van de organisatie. 6
3. Ontwikkelingen <IR> in de publieke sector Vertrouwenscrisis 17 17 Een <IR> jaarverslag kan helpen het vertrouwen terug te winnen. Is niet dé oplossing maar er wel een deel van de weg daar naar toe. Inzicht als basis van vertrouwen Verantwoording over wettelijke taken en zicht op (voldoen aan) stakeholder verwachtingen; Story-telling: identiteit door gecreëerde maatschappelijke waarde 18 18 7
Geïntegreerd rapporteren stimuleert de dialoog met stakeholders Hiervoor moet je begrijpen: Waarover ze geïnformeerd willen worden Op welke manier ze geïnformeerd willen worden Wat stakeholders bezig houdt Each party that can be influenced by the activities of the organization or those groups that have an influence on the organization (Freeman, 1984). 19 19 In een <IR> verslag worden de verwachtingen van stakeholders geadresseerd. Deze zijn van eminent belang voor het verslag en de communicatie. Stakeholders kunnen zich herkennen in het verslag. Goed publiek bestuur (governance) 21 21 <IR> past in een moderne governance van de uitvoering van publieke belangen; belanghebbenden governance zoals door HPV voorgestaan. 8
EU verplicht organisaties Wie? Organisaties van openbaar belang (oob s), > 500 medewerkers Wat? Een eerste stap naar <IR> een vorm van integrale jaarverslaggeving Hoe? Volgens de criteria voor de Transparantiebenchmark (Minister Kamp). Wanneer? Vanaf 1 januari 2017 22 22 Een voorbeeld van het eerste doorsijpelen van VN verplichtingen naar verplichtingen in de verantwoording over de activiteiten en de effecten van de eigen organisatie in de (semi)publieke sector. Het is een eerste stap naar <IR>. IIRC - Public Sector Initiative Netwerk discussies om implementatie uitdagingen aan te (kunnen) gaan. Ontwikkelen van een body van goede<ir> voorbeelden. Faciliteren van een platform voor feedback op het framework, door NBA Vergroten van beleidsbeinvloeding en verhogen van <IR> bewustzijn. Demonstreren van de <IR> Business case voor de Publieke Sector. 24 24 IIRC is in een aantal landen op zoek naar een business case in de publieke sector. Ons initiatief past in een dergelijk Public Sector Pioneer Network. In Zuid Afrika, het VK en Nieuw Zeeland zijn er al van dergelijke netwerken. Uitwisseling van kennis behoort tot de mogelijkheden. 9
Praktijk Algemene Rekenkamer Aanleiding: MVO-traject Opbrengst: aansluiting zoeken bij kerndoelstellingen AR Een daarvan: Modernisering publieke verantwoording, waarbij concept geïntegreerde verslaglegging een rol zou kunnen spelen Vorm van horizontale verantwoording; betrekking alle belanghebbenden Hoe Zelf het goede voorbeeld geven: AR jaarverslag als geïntegreerd verslag Nadenken over toepassing binnen publieke sector, waaronder rijksoverheid Aansluiten bij initiatief Rol vooralsnog (niet geformaliseerd): stimuleren/aanjagen, agenderen, 25 inspireren, uitwisselen kennis en ervaringen (ook internationaal) 25 Hoe maakt de ARK keuzes om tot onderzoeken te komen? De ARK zal in 2017 hun waardecreatie model maken ten behoeve van een eerste IR verslag. In 2018 zal ze met haar stakeholders in gesprek gaan. Breder zal de ARK bezien of IR voor de Rijksoverheid toepasbaar is. Waar zijn aanpassingen nodig ten opzichte van bestaande modellen? 10
4. Initiatief voor samenwerking Het initiatief Noodzaak transitie naar een duurzame en transparante samenleving <IR> als een norm voor (semi)publieke sector: ondersteunt transparantie in denken, handelen en effecten <IR> kan wellicht bestaande eisen en normen die grotere transparantie tot doel hebben, vervangen. Minder regeldruk, meer maatwerk. Samenwerking in een veilige leeromgeving met organisaties uit de (semi) publieke sector Samenwerking en programma door deelnemers bepaald en door initiatiefnemers gefaciliteerd 28 28 Het programma De samenwerking is gebaseerd op uw deelname binnen de kerngroep gedurende circa twee jaar van organisaties in de (semi)publieke sector, door en met (commitment) van hun bestuurders. Praktijk wordt beschikbaar gesteld als proeftuin; IR over 2017 uitbrengen. 29 Hoe ziet u uw rol in deze samenwerking? Wij moeten nog beginnen. <IR> is nieuw voor ons Wij hebben al stappen genomen richting <IR> Wij hebben al een geïntegreerd verslag Ik ben kennisexpert maar mijn organisatie is niet voornemens geïntegreerd te rapporteren. Ik wil de ontwikkelingen volgen maar me niet committeren als proeftuin. Anders. 29 11
Commitment kerngroep en belasting Minimaal 10 deelnemers kerngroep die zich committeren: Eigen praktijk als proeftuin toepassen <IR> Tijd: deelname aan inhoudelijke bijeenkomsten, open community bijeenkomsten voorbereidingen en uitwerkingen; Facilitair: beschikbaar stellen ruimte en faciliteiten voor bijeenkomsten van de kerngroep; 30 Financieel: bijdrage van 1200 EURO per jaar voor ondersteuning en programma coördinatie 30 NBA, Algemene Rekenkamer, Avans, Gemeente Alblasserdam en Ymere willen graag meedoen in de kerngroep. Met SVB en COA wordt op hun verzoek nog apart gesproken. Rochdale ziet meer in een gefaseerd, wellicht sectoraal ingericht initiatief? Staatbosbeheer zoekt in eerste instantie haar heil in een samenwerking met ProRail en Rijkswaterstaat. En zal samen met de ministeries van BZK en Financiën in de open community willen meedoen. Extra motivatie voor meedoen Er bestaat een internationaal streven naar meer uniformering van bestaande <IR> modellen en richtlijnen. Dit is relevant en ook nuttig om onderlinge vergelijkbaarheid van jaarverslagen te vergemakkelijken. Het zal in elk geval betekenen dat voor wat betreft opzet en criteria naar meer eenheid gezocht wordt. Ook hier kan dit initiatief een rol spelen. Door de (semi)publieke organisaties zelf een rol te geven in dat streven. Wellicht is een uniforme basis met sectorale kop een mogelijkheid? In plaats van alle andere regels, richtljnen, normenkaders, Immers, als (semi) publieke organisaties niet zelf de uiteindelijke opzet en vorm van <IR> verslaglegging (mede)vormen en beïnvloeden, dan wordt dat voor hen gedaan door regelgevende en normenbepalende organisaties zoals ministeries, RvJ, IFAC IIRC etc. De ook politieke, drang en hang naar uniformiteit in de (semi)publieke sector zal namelijk groter zijn dan een pleidooi voor elke organisatie zijn eigen vorm, opzet van jaarverslag. Conclusie Vooralsnog zijn er te weinig partijen die in de kerngroep mee willen doen. Wellicht is het initiatief een jaar te vroeg? Of is er behoefte aan sector specifieke samenwerking, bijvoorbeeld woningcorporaties? Contact Lianne Dijkstra: Lianne.dijkstra@sustainalize.nl Kaspar van den Ham: ham@publiekverantwoorden.nl 12