Handleiding voor het lezen van processen in Aris ProcessWeb Steeds meer processen van de HvA en UvA zijn gemodelleerd in ARIS. Deze procesbeschrijvingen worden op een gebruikersvriendelijke manier gepresenteerd in Aris ProcessWeb. Kies een publicatie op: http://processweb.hva.nl/ Let op: ProcessWeb werkt alleen met Internet Explorer.
In Aris worden de Processen, Documenten en de Organisatie van de UvA en de HvA vastgelegd. De gegevens zijn gepubliceerd in Aris ProcessWeb en je vindt deze onderdelen achter de knoppen hieronder of via de tabs in de zwarte tab-bladenbalk. Klik naar keuze op de knop of op het tabblad Klik op de knop Organisatie en klik door op de gele organisatie-onderdelen om dieper de organisatie in te dalen. KLIK-TIPS doorklikken is mogelijk geen handje te zien? klik dan op het -i- symbool Klik
LET OP! Gebruik de pijltje terug toets alleen als je naar het beginscherm wil. Gebruik de knoppen << Vorige of Volgende >> om heen en weer te navigeren. Achter de knop Documenten vind je Regelingen, Werkinstructies, Formulieren en Bijlagen voor de Financiële- en Personele UvA professionals. Klik op i-symbool bij het gewenste document en klik op het symbool voor Word, Internet Explorer, Excel, of zoals hier Pdf
Achter de knop Processen vind je goedgekeurde en vastgestelde procesbeschrijvingen die als leidraad dienen voor de uit te voeren werkzaamheden. Kies het gewenste aandachtsgebied of domein Klik of Je komt bij het scherm met de hoofdprocessen in het aandachtsgebied. Door op een van de hoofdprocessen te klikken kom je bij de verschillende subprocessen. Klik
Subprocessen worden weergegeven in een blauw-grijs blok. Door hierop te klikken kom je in het detailproces Begin van detailproces: Ziekmelden Klik
Detail informatie, Doel, Verantwoordelijkheden, Beleid, Afbakening, Triggers is te vinden aan de rechterkant van het scherm. Met deze knop is alle detail-informatie terug te vinden. Doel Verantwoordelijkheden Detail-informatie is te openen en te sluiten door op de zwarte driehoekjes te klikken Beleid Afbakening Triggers Datum laatste wijziging Met deze knop open je de navigatie-boom Door de boom navigeren gaat hetzelfde als met Windows Explorer (Verkenner)
De groene stappen in het proces zijn de activiteiten. Door op de i in het cirkeltje rechtsboven te klikken, verschijnt detail-informatie. Klik op i Beschrijving wat er in de processtap gebeurt Een document opzoeken waarin regels worden gegeven voor de activiteit Zien wie deze processtap uitvoert of ervoor verantwoordelijk is Voorbeeld proces Op de volgende pagina staat een voorbeeld van een Procesmodel met uitleg over de rol die de objecten spelen in het proces.
Organizationa.... Horizontaal worden de uitvoerende functionarissen vermeld. Maken verkoopfactuur Carries out & Supports Carries out & Supports Carries out & Supports Teamleider Debiteuren Het proces maken verkoopfactuur triggered dit proces. Hoofd Financiële administratie Dit event is het einde van het proces Maken verkoopfactuur Verkoopfactuur verstuurd Wekkelijkse controle openstaande... Ongeacht dat er een verkoopfactuur is gemaakt moet er wekelijks s controle zijn op openstaande incasso s Aanmaken incassobestand Hier begint de eerste activiteit. Deze activiteit is wit, dat betekent dat er o.a. een SAP handeling moet gebeuren. Hier wordt aangegeven dat de activiteit is uitgevoerd. Incassobestand aangemaakt Het proces gaat door naar de volgende functionaris. Controleren incasso bestand Uit het proces Betalen/Incasseren wordt er de opdracht gegeven het Clieopbestand te verwijderen in SAP. (Dit kan gebeuren als het ingelezen Clieop bestand niet aan de bank wordt aangeboden. Betalen/ Incasseren Clieopbestand verwijderen uit SAP... Dit is een and operator. Het proces moet twee paden volgen. Incassobestand niet goed Na controle volgt altijd een keuze. Doorgeven incasso blokkeren incasso bestand geaccordeerd Deze activiteit is groen omdat dit geen SAP handeling is. Verwijderen incassobestand Incasso blokkeren doorgegeven Incassobestand opnieuw aanmaken Incassobestand niet opnieuw aanmaken Debiteuren management Het blokkeren van een incasso wordt in het proces Debiteurenmanagement uitgevoerd. Verwerken incassobestand en inlezen... Incassoadvieslij st ingelezen in telebankieren Betalen/ Incasseren Als het incassobestand is aangemaakt in SAP en is ingelezen n in telebankieren wordt het bestand na tekenen aangeboden aan de bank Het tekenen gebeurt in het proces Betalen/Incasseren.
Gebruikte objecten in een procesmodel (EPC) Medewerkers en Organisaties Boven in een model worden horizontaal de medewerkers en organisatieonderdelen weergegeven die de activiteiten uitvoeren of hiervoor verantwoordelijk zijn. In Aris gebruiken wij hiervoor enkele vaste symbolen. Organizational unit Position Group Organizational unit Position Group Voeren taken uit die nodig zijn om de bedrijfsdoelstellingen te halen. Bijvoorbeeld: Debiteurenadministratie Positie wordt toegewezen aan medewerkers. Manier om op het laagste niveau rechten en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Bijvoorbeeld: een medewerker debiteurenadministratie. Staat een instantie buiten de universiteit of voor een groep medewerkers die samenwerken voor een bepaalde tijdsperiode. Start proces Elk proces begint met één of meerdere triggers. Een trigger is een gebeurtenis die een proces in werking zet, bijvoorbeeld een ontvangen factuur of mutatieformulier. Een trigger wordt altijd aangegeven met een Event Factuur ontvangen Processtappen Per betrokken medewerker of organisatieonderdeel worden in een kolom de activiteiten weergegeven, waarbij één of meer handelingen kunnen worden samengevat in een Function. Function Function Geeft processen en activiteiten weer. Een function voegt waarde toe aan de organisatie, maar kost tijd en resources. Function SAP function Deze function wordt gebruikt om aan te geven dat een activiteit wordt ondersteund door een SAP-transactie. Event Event Een event geeft de status van een proces weer. Een event triggert een function en geeft tevens het resultaat weer van een function.
Connectoren Een Function en een Event worden aan elkaar verbonden door lijnen. Als een Function verwijst naar meerdere Events of andersom wordt er een Operator gebruikt. Operator Operator Operator XOR operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden waarvan er slecht een gevolgd kan worden. AND operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden welke allemaal parallel gevolgd dienen te worden. OR operator. Geeft aan dat het proces opsplitst in twee of meer paden waarbij het mogelijk is om er een te volgen, maar ook om er meerdere te volgen. Einde Proces Een proces eindigt altijd met een Event en eventueel met een doorverwijzing naar een ander proces met een Proces Interface. Event Proces Interface Factuur ontvangen In het laatste tabblad Over ProcessWeb is uitgebreid uitleg te vinden over de overige tabs.
Ben je van mening dat informatie onjuist of onvolledig is opgenomen in Aris ProcessWeb, laat het ons s.v.p. weten. Met deze knop opent Outlook waarmee je een vraag kan stellen of opmerking maken. De e-mail wordt rechtstreeks verzonden naar de proceseigenaar met een CC naar het AO-team van het AC. De vindplaats waar de opmerking over gaat is al opgenomen in de e-mail als een hyperlink.