HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING versie 2007
HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING versie 2007
COLOFON Handreiking systeemgerichte contractbeheersing - versie 2007 is een uitgave van Inkoopmanagement GWW (IMG) van Rijkswaterstaat. Deze handreiking wordt gebruikt als syllabus bij de training Systeemgerichte contractbeheersing in de praktijk en als praktische handleiding in de toepassing van systeemgerichte contractbeheersing in projecten. Samenstelling: Paula Kuijpers en Ivo van den Berg Met dank aan: Luc Batterink, Simon Bezuijen, Jan Bijkerk, Ferdinand Bockhoudt, Arjen de Boer, Karel de Jonge, Marcel Krikke, Hans te Pas, Theo Podt, Marcel Polet, Kees Scheurwater, Benno Stoiber, Sam de Visser, Bram van Vliet, Suzan Vos, Wiebe Witteveen Tekst: Direct Dutch Publications B.V. Ontwerp: Gerard Bik BNO Drukwerk: Artoos Nederland, Rijswijk Informatie en aanvraag van exemplaren: Rijkswaterstaat, IMG T.a.v. Kennisveldbeheerder contractmanagement Postbus 20.000 3502 LA Utrecht Modellen en instrumenten beschikbaar op: http://145.50.148.86/gww/ Uitgave februari 2007 HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 2
Inleiding De markt tenzij. Dat is het uitgangspunt van Rijkswaterstaat voor het uitvoeren van werkzaamheden. We schakelen de markt in, tenzij blijkt dat dit geen toegevoegde waarde heeft of dat dit niet mogelijk is. Om de expertise van de markt optimaal te benutten, werkt Rijkswaterstaat met innovatieve contractvormen. Kenmerk van innovatieve contractvormen is dat meer afstand wordt genomen van de uitvoering: de opdrachtnemer is verantwoordelijk en bepaalt zelf hoe hij tot het gewenste resultaat komt. Een ander kenmerk van innovatieve contractvormen is dat de opdrachtnemer zelf de kwaliteit van zijn product beheerst. Dit noemen we externe kwaliteitsborging. Als de opdrachtgever gebruikmaakt van het kwaliteitsmanagement van de opdrachtnemer voor de beheersing van een contract, dan spreken we van systeemgerichte contractbeheersing (SCB). Wat systeemgerichte contractbeheersing is en hoe het werkt, kunt u lezen in deze handreiking, die wordt gebruikt in combinatie met de training Systeemgerichte contractbeheersing in de praktijk. Deze handreiking is bedoeld voor RWS ers die in de praktijk met systeemgerichte contractbeheersing te maken krijgen. Beleid, theorie en praktijk komen in deze publicatie uitvoerig aan bod. Toepassing De werkwijze beschreven in deze handreiking is specifiek van toepassing op geïntegreerde contractvormen (D&C en E&C) onder de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAV-gc 2005). Systeemgerichte contractbeheersing kan ook worden toegepast op DB(F)M-contracten en E&C-contracten onder UAV 1989. Daarbij zijn wel maatwerkuitwerkingen ten aanzien van contractering en contractbeheersing vereist. Deze zijn niet in deze handreiking beschreven. IMG van Rijkswaterstaat kan hierover adviseren. De verdieping De theorie Het inkoopproces Beleid en strategie Inleiding Woordenlijst HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 3
HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 4
Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1: INKOOP: BELEID EN STRATEGIE 6 HOOFDSTUK 2: HET INKOOPPROCES EN CONTRACTMANAGEMENT 9 HOOFDSTUK 3: SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING: DE THEORIE 13 HOOFDSTUK 4: SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING: DE VERDIEPING 22 Contractstructuur en -voorwaarden 22 Eisen aan de opdrachtnemer: IPM en kwaliteitsmanagement 26 Risicomanagement 31 Mix van toetsen 39 Opvolging toetsen 41 Betalingsproces 47 Oplevering 50 VERKLARENDE WOORDENLIJST 52 HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 5 Woordenlijst De verdieping De theorie Het inkoopproces Beleid en strategie Inleiding
1 Inkoop: beleid en strategie Rijkswaterstaat streeft sinds 1992 naar vernieuwde werkverhoudingen met marktpartijen. Met de toepassing van het beleid voor innovatief aanbesteden wil Rijkswaterstaat opdrachtnemers eerder betrekken bij de realisatie van projecten. Rijkswaterstaat wil de kennis en ideeën van de markt optimaal benutten en streeft naar creatieve oplossingen. Om optimaal gebruik te maken van de markt, wordt gewerkt met innovatieve contractvormen op basis van functionele specificaties. Het werken met deze contractvormen leidt tot een andere invulling van de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer. De opdrachtnemer heeft een grotere inbreng bij het ontwikkelen en ontwerpen van producten. Wij, als opdrachtgever, voeren regie op afstand. In de corporate inkoopstrategie van Rijkswaterstaat, het document waarin de inkoopaspecten van het ondernemingsplan zijn uitgewerkt, worden voor elk type werkzaamheden innovatieve contractvormen voorgeschreven. Voor aanleg, groot en variabel onderhoud passen we geïntegreerde contractvormen toe (D&C of E&C), contractvormen waarin de opdrachtnemer zowel de ontwerpals de uitvoeringswerkzaamheden op zich neemt. Voor het beheersen van contracten voor aanleg- en groot en variabel onderhoudprojecten maken we gebruik van systeemgerichte contractbeheersing (SCB). Voor vast onderhoud gebruiken we vooralsnog prestatiecontracten. Bij prestatiecontracten baseren we ons in de beheersing op eigen waarnemingen van de geleverde prestatie. Op D&C- en E&C-contractvormen zijn de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAV-gc 2005) van toe - passing. Dit zijn vastgestelde juridisch-administratieve voorwaarden van een contract (zie illustratie 1). Werkzaamheden Contractvorm Voorwaarden Contractbeheersing Aanleg D&C UAV-gc 2005 SCB Groot onderhoud D&C of E&C UAV-gc 2005 SCB Variabel onderhoud * E&C UAV-gc 2005 SCB Vast onderhoud Prestatie UAV 1989 Eigen waarneming Illustratie 1: overzicht van werkzaamheden, bijbehorende contractvormen, voorwaarden en wijze van contractbeheersing In het ondernemingsplan wordt één Rijkswaterstaat beschreven met één werkwijze. Het RWS contractenbuffet is een uitwerking van dit principe en bevat instrumenten voor alle GWW-projecten: nat of droog, onderhoud of aanleg. Voor systeemgerichte contractbeheersing zijn binnen het contractenbuffet bijvoorbeeld het model contractbeheersplan, het model toetsplan en het model toetsverslag van toepassing. Medewerkers zijn verplicht deze te gebruiken. Alleen met goede onderbouwing mag hiervan worden afgeweken. * Tot 2008 kunnen ook modelcontracten voor variabel onderhoud worden toegepast onder UAV 1989 met toepassing van eigen waarneming. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 6
HSL: ontstaansgeschiedenis systeem gerichte contractbeheersing Theo Podt Inleiding Voor de realisatie van de HSL-Zuid is systeemgerichte contract - beheersing toegepast. Bij de start van het HSL-project was systeemgerichte contractbeheersing nog geen gemeengoed. Al lopende het project hebben wij het onder de knie gekregen, aldus Theo Podt. De theorie Het inkoopproces Beleid en strategie Foto: Ad Hupkes Podt, sinds 1999 betrokken bij de HSL, vertelt over de implementatie van systeemgerichte contractbeheersing binnen het HSL-project. Systeemgerichte contractbeheersing werd in die tijd EKB genoemd. Het werken met systeemgerichte contractbeheersing werd tijdens een evaluatie bestempeld als een groot experiment in een groot project. Voor ons en voor de opdrachtnemers was systeemgerichte contractbeheersing destijds iets nieuws. Wij leerden door tegelijkertijd te denken én te doen. Het beoordelen van het eindproduct van HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 7 De verdieping Woordenlijst
de aannemer moesten wij zoveel mogelijk loslaten. Het draaide om de kwaliteit van zijn werkprocessen. Dat zat toen nog niet tussen de oren. Maar ook aannemers hadden moeite met systeemgerichte contractbeheersing. Zij waren gewend om te werken met een bestek waarin werkzaamheden gedetailleerd werden voorgekauwd en moesten nog leren om zelf verantwoordelijk te zijn voor aantoonbare kwaliteit. Ze trokken ons tijdens het project soms aan de mouw, wilden ons meer bij de uitvoering betrekken. Wij hielden onze poot stijf. Zij moesten met de oplossing komen, niet wij. Kaart Het projectbureau betaalde de aannemer op basis van de voortgang. Om de aannemer te stimuleren zijn werkzaamheden goed uit te voeren, werd een kaartensystematiek ingevoerd. Voor een vastgestelde afwijking kreeg de aannemer een gele kaart. Had hij deze fout hersteld, dan kwam de kaart te vervallen. Haalde hij voor hetzelfde product of eenheid een tweede gele kaart, dan volgde er, jawel, een rode kaart, inclusief betalingsstop. Pas als de aannemer had laten zien dat hij de fout had hersteld, kwam een gele kaart te vervallen en mocht worden overgegaan tot betaling. Sommige aannemers trokken zich die systematiek erg aan, vertelt Podt. Niet alleen vanwege de financiële consequenties. Ze zagen het ook als een erezaak om geen kaart te halen. Leerpunten Binnen HSL is veel geleerd. Zo is de samenstelling van het toetsteam erg belangrijk, geeft Podt aan. Daar moeten mensen in zitten met verstand van techniek, maar ook mensen met verstand van werkprocessen. Daarnaast heb ik gemerkt dat als je bij systeemgerichte contractbeheersing veel tijd steekt in de voorbereiding van een contract, je dat later in de uitvoering dubbel en dwars terugverdient. Een ander leerpunt: zorg ervoor dat de aannemer ook aandacht heeft voor de nazorg. Bijvoorbeeld aan de hand van een financiële prikkel: voldoe een laatste deel van het bedrag pas helemaal aan het einde van de rit. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 8
2 Het inkoopproces en contract - management Het in het ondernemingsplan geformuleerde streven naar één werkwijze is terug te zien in de standaardisering van de werkprocessen van Rijkswaterstaat (UPP: Uniformering Primaire Processen). Nadere informatie hierover is te vinden op de UPP-intranetsite: http://vwbiq.sap.minvenw.nl/rws/ Als gevolg van UPP is ook het RWS inkoopproces beschreven. Dit proces, ook wel bekend als de basisstructuur inkoopmanagement van Rijkswaterstaat, bestaat uit vier fasen: opdracht voorbereiden, opdracht verlenen, opdracht beheersen en opdracht afronden. Elke fase bestaat uit een of meer stappen. Opdracht voorbereiden I Specificeren inkoopbehoefte Inleiding Beleid en strategie Opdracht verlenen Opdracht beheersen II III IV Marktbenadering Gunning Voorbereiden contractuitvoering en -beheersing V Ontvangen en vaststellen geleverde prestatie, inclusief wijzigen contract en meer-minderwerk Het inkoopproces VI Factuur verwerken Opdracht afronden VII VIII Evaluatie Afsluiten opdracht De theorie Illustratie 2: de basisstructuur inkoopmanagement van RWS Opdracht voorbereiden (I) In deze fase van het inkoopproces stellen we de inkoopbehoefte vast. Op basis van een afweging van risico s kiezen we onder andere voor de meest geschikte risicoverdeling, marktbenadering, contractomvang, contractvorm, beheersingsvorm, betalingsregeling en gunningcriteria (toepassing EMVI). De gemaakte keuzen worden vastgelegd in een inkoopplan. Op basis van dit inkoopplan worden één of meer contracten opgesteld. Tegelijkertijd met het contract stellen we een contractbeheersplan op. Aan het einde van deze fase maken we een bedrijfseconomische raming. Dit is een aangepaste versie van de raming op basis van kengetallen uit de planfase. Opdracht verlenen (II, III) In deze fase benaderen we de markt en verlenen we de opdracht. Bij de marktbenadering handelen we conform de aanbestedingsregelgeving HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 9 De verdieping Woordenlijst
Algemene Richtlijn Werken (ARW 2005). Afhankelijk van de gekozen aanbestedingsprocedure krijgen marktpartijen inbreng in de inhoud en voorwaarden van de opdracht. Afhankelijk van wijzigingen in de aanbestedingsfase wordt de raming geactualiseerd (marktraming). Nadat de opdracht in de markt is gezet, dienen de marktpartijen hun inschrijvingen in. Op basis van de criteria prijs en kwaliteit (en onderliggende subcriteria) wordt de opdracht gegund. Voor de beoordeling van prijs en kwaliteit wordt de EMVI-systematiek (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) gebruikt. Opdracht beheersen (IV, V, VI) In de opdrachtvoorbereidingsfase vormt het contractbeheersplan de aanzet voor de contractbeheersing. Na gunning kan de contractbeheersing verder worden uitgewerkt. Hierin hebben zowel opdrachtgever als opdrachtnemer een rol. Beide partijen brengen op basis van risicomanagement de grootste risico s in kaart en wisselen tijdens een afstemmingsoverleg informatie uit over geïnventariseerde risico s en voorgenomen beheersmaatregelen. Door het gesprek ontstaat bij beide partijen inzicht in mogelijke nieuwe risico s en de wijze waarop deze kunnen worden beheerst. De opdrachtnemer verwerkt deze nieuwe inzichten in zijn risicoregister, projectmanagementplan en onderliggende plannen. De opdrachtgever verwerkt de informatie in het eigen risicodossier en werkt op basis hiervan de contractbeheersstrategie verder uit. Opdrachtgever Actualiseren risicodossier van voor gunning Opdrachtnemer Opstellen risicoregister gunning Afstemmingsoverleg risico s Invullen contract - beheersing Beoordelen Projectmanage - mentplan Opstellen Projectmanage mentplan Illustratie 3: van risicoanalyse naar contractbeheersing Om de contractbeheersstrategie uit te werken, plannen we op basis van de risicoanalyse en de werkwijze van de opdrachtnemer systeem-, proces- en producttoetsen in. Deze toetsen leggen we vast in het toetsplan. Voor het opstellen van een toetsplan wordt het model toetsplan uit het RWS contractenbuffet gebruikt. De opdrachtnemer voert zijn werkzaamheden uit. Daarbij controleert hij zelf op basis van (eventueel geaccepteerde) verificatie- en keuringsplannen of hij aan de eisen in het contract voldoet. Waar nodig, stuurt hij zelf bij. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 10
Rijkswaterstaat ziet toe op levering conform het contract door de geplande mix van systeem-, proces- en producttoetsen uit het toetsplan uit te voeren. Op basis van de bevindingen van deze toetsen stelt de opdrachtgever de geleverde prestatie vast. Als er geen openstaande tekortkomingen zijn, zal een prestatieverklaring (conform de UAV-gc 2005) worden verstrekt. Op basis daarvan kan de opdrachtnemer worden betaald. Eventuele wijzigingen van het contract en de verrekening van meer/minder werk als gevolg van die wijzigingen vinden ook in deze fase van het inkoopproces plaats. Opdracht afronden (VII, VIII) Aan het einde van een project wordt de verzamelde projectinformatie geanalyseerd en verwerkt in een projectrapportage. Evaluaties van het project dienen als input voor mogelijke verbeteringen in een volgend project. Nadat de opdrachtnemer aan al zijn verplichtingen heeft voldaan en de project - administratie is afgerond, wordt het resultaat van de opdracht formeel overgedragen, zoals is vastgelegd in het projectmanagementplan van de opdrachtgever. Hierna wordt de overeenkomst formeel beëindigd. De verdieping Inleiding De theorie Beleid en strategie Woordenlijst Het inkoopproces HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 11
Een open dialoog Suzan Vos, projectmanager Verbreding A4 tussen Leiden en Burgerveen Over de insteek In ons contractbeheersplan is expliciet gekozen voor een risicogestuurde contractbeheersing. Niet dat we in het plan alle risico s hebben uitgekauwd. Integendeel, het plan beschrijft vooral hoe wij als projectorganisatie georganiseerd zijn. Maar gaande de uitvoering van het project zullen wij, als opdrachtgever, de risico s telkens opnieuw analyseren en ons beheersplan zonodig actualiseren. Hierop stemmen we onze toetsingspraktijk af. Welke toetsen we inzetten om te weten te komen of alles gaat zoals het moet gaan, is dus een vraag die we steeds opnieuw stellen. Foto: Hans Sodenkamp, RWS Noord-Holland Over softe factoren Toepassing van systeemgerichte contractbeheersing is een leerproces, zowel voor ons als voor de opdrachtnemer. Het welslagen van een project is geen kwestie van louter de procedure voor systeemgerichte contractbeheersing volgen zoals die op papier staat. Minstens even belangrijk is daadwerkelijk vertrouwen geven aan de opdrachtnemer, een open dialoog voeren over het werk. Ook moeten we consequent zijn in de eisen die we stellen. Mijn intentie is om een sessie te organiseren met betrokkenen op diverse niveaus uit beide projectorganisaties om opvattingen over de vastgestelde risico s te delen. In hoeverre hebben we hetzelfde beeld van de risico s? Wie zou welk risico moeten beheersen? Ik denk dat we zo misverstanden kunnen voorkomen, ook als er in een later stadium druk op de ketel komt te staan. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 12
3 Systeemgerichte contract - beheersing: de theorie Onder contractbeheersing verstaan we het volgende: alle activiteiten die door de opdrachtgever worden uitgevoerd, die er op gericht zijn om zeker te stellen dat de eisen uit de overeenkomst worden bereikt en dat de risico s voor de opdrachtgever op een acceptabel niveau blijven. Hierbij is het primaire doel dat de contractbeheersing efficiënt (op afstand, met zo min mogelijk inspanning) en effectief (gericht op toprisico s van de opdrachtgever) is. Volgens de intern gemaakte afspraken kan bovendien op basis van de resultaten van de contractbeheersing de rechtmatigheid van betaling worden aangetoond. Voor de beheersing van contracten onder de UAV-gc is de methode van systeemgerichte contractbeheersing van toepassing. Deze methode is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Kwaliteitsmanagement door de opdrachtnemer De verantwoordelijkheid voor het voldoen aan eisen uit de overeenkomst ligt bij de opdrachtnemer. De opdrachtnemer beheerst zijn project en kan het voldoen aan de eisen van (deel)producten aantonen met de registraties uit zijn verificatie- en keuringsplan. Het belangrijkste element van de projectbeheersing van de opdrachtnemer is dat hij zelf tijdig afwijkingen signaleert, tijdig passende (correctieve, corrigerende en/of preventieve) maatregelen neemt en dit hele proces regelmatig evalueert. Inleiding Beleid en strategie Het inkoopproces Plan Contract a... a... a... Act Proces Do Product a... a... a... De theorie Check Aantonen a... a... Illustratie 4: schematische weergave van de manier waarop de opdrachtnemer het contract realiseert. In het kader van kwaliteitsmanagement richt de opdrachtnemer zelf zijn processen in en past deze toe. Hij verifieert, controleert en keurt zelf de (deel)producten. Daarmee toont hij aan dat hij aan de eisen van het contract voldoet. Tenslotte is door de Deming-cirkel het principe van continue verbetering weergegeven. De opdrachtnemer moet zelf kunnen bijsturen om afwijkingen te verhelpen. Afwijkingen dient hij te voorkomen door continu de eigen werkwijze te verbeteren. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 13 De verdieping Woordenlijst
Beheersing op afstand De opdrachtgever kiest bewust voor een rol op afstand waarbij er minimale bemoeienis is met de invulling van het projectmanagement en kwaliteitsmanagement van de opdrachtnemer. Beheersing op afstand is een intensief en dynamisch proces. De opdrachtgever richt een mix van toetsen in die risicogestuurd is en gebaseerd is op de eisen van de overeenkomst. Hierbij past de opdrachtgever de Deming-cirkel toe, waarmee hij het proces van toetsen continu optimaliseert. Mogelijke aanleidingen tot optimalisatie zijn wijzigende omstandigheden en risico s, nieuwe inzichten in de voortgang van het werk, bevindingen en tekortkomingen. Mix van toetsen Het naleven van de contractuele verplichting door de opdrachtnemer wordt getoetst door het uitvoeren van een geplande mix van systeem-, proces- en producttoetsen. Deze toetsen leveren een oordeel over het functioneren van het kwaliteitsmanagement, de beheersing van processen en de betrouwbaarheid van de registraties van de opdrachtnemer. De mix van toetsen wordt in de tijd uitgezet in een toetsplan. Eisen aan het toetsplan zijn: de geplande toetsen moeten gebaseerd zijn op een actuele lijst van contract - risico s; de aanvankelijke mix van toetsen bestaat minimaal uit één systeem-, procesen producttoets; per termijn moet een toets worden ingepland op het betalingscriterium (tijdelijk verplichte toets tot 2008, zie toelichting in hoofdstuk 4). Aanvankelijke mix van toetsen Systeemgerichte contractbeheersing is gebaseerd op een mix van systeem- én proces- én producttoetsen. De toetsstrategie biedt de mogelijkheid om op basis van positieve bevindingen in eerdere termijnen tijdelijk het aantal toetsen terug te kunnen laten lopen in volgende termijnen. Het is dus mogelijk dat één type toetsen in een termijn niet voorkomt. In verdere termijnen zal wel een volledige mix worden uitgevoerd. De formulering dat de aanvankelijke mix van toetsen bestaat uit minimaal een systeem-, proces- en producttoets betekent dus niet dat voor elke termijn, betaalpost, werkpakket, object of volledig contract minimaal één systeem-, één proces- en één producttoets moet worden uitgevoerd. Bij de uitvoering van toetsen maakt de opdrachtgever gebruik van het contract en de kwaliteitsdocumenten (het projectmanagementplan en onderliggende plannen, zoals verificatie-, keurings-, testplannen etc.) en de registraties (verificatienota, keuringsrapporten etc.) om te zien of de opdrachtnemer aan zijn eisen voldoet. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 14
Toetssoorten Systeemtoets Een systeemtoets is een toets op het (in Vraagspecificatie deel 2 geëiste) systeem van integraal projectmanagement (IPM), zoals dat door de opdrachtnemer is beschreven in het projectmanagementplan en afgeleide deelplannen, waaronder projectkwaliteitsplan(nen). Het gaat bij deze toets om de risicovolle aspecten van het projectmanagement van de opdrachtnemer. Het gaat hierbij om de inzet van vakkundige medewerkers en benodigde middelen, het bewaken van de planning, het beheersen van risico s, het bewaken van de vereiste procescontroles, de behandeling van geconstateerde afwijkingen en dergelijke. Ook de acties die de opdrachtnemer zelf neemt om zeker te stellen dat hij het projectmanagementplan naleeft, vallen hieronder. Bijvoorbeeld de interne (project)audits, de activiteiten van een kwaliteitsfunctionaris, de sturing door het (project)management etc. De meest geschikte methode om een dergelijke toets uit te voeren, is het houden van interviews met medewerkers die sleutelfuncties vervullen in de projectorganisatie van de opdrachtnemer. Tijdens een gesprek wordt de bewijsdocumentatie (auditvorm) beoordeeld. Procestoets Een procestoets is een toets op het functioneren van de processen die de opdrachtnemer heeft beschreven in het projectmanagementplan en afgeleide deelplannen, zoals projectkwaliteits-, werk-, keurings-, test- of verificatieplannen. Met deze toets wordt vastgesteld of de opdrachtnemer de beheersmaatregelen uitvoert volgens de plannen. De toets is dus gericht op de borging van de kritieke aspecten die binnen het werkproces van invloed zijn op het uiteindelijke resultaat. De vereiste vakdeskundigheid, specifieke richtlijnen of rekenhulpmiddelen, volledige en juiste uitgangspunten, heldere aansturing (wie doet wat en wie beslist waarover), controles en corrigerende maatregelen zijn nadere toetsaspecten in een procestoets. Het houden van (proces)audits en bijwonen en observeren van de processen en/of het opvragen van beoordelingen van controles en kwaliteitsregistraties door de opdrachtnemer, zijn vormen van procestoetsen. Producttoets Een producttoets is een toets waarmee de betrouwbaarheid van de gegevens van de opdrachtnemer wordt geverifieerd. Doorgaans wordt hierbij een keuringsrapport en onderliggende keuringsgegevens bekeken om te beoordelen of het resultaat van de keuring gerechtvaardigd is. Een voorbeeld van een producttoets is het uitvoeren van een meting op een opgeleverd product en het vergelijken van de resultaten van die meting met de registraties van de opdrachtnemer. Risicogestuurd Toetsen worden ingepland op basis van actuele risico s voor de opdrachtgever. Hierbij spelen voornamelijk de risico s een rol die voor Rijkswaterstaat de grootste gevolgen hebben en waarbij de opdrachtnemer invloed heeft op de beheersing. Het risicodossier en toetsplan worden gedurende de looptijd van het contract actueel gehouden, volgens afspraken (over methode en frequentie) in het contractbeheersplan. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 15 Woordenlijst De verdieping De theorie Het inkoopproces Beleid en strategie Inleiding
Hoog Toetsfrequentie Systeem Proces Product Illustratie 5: schematische weergave van de theoretisch ideale mix van toetsen over de looptijd van het project Start project Toetstrategie Door een mix van toetsen stelt de opdrachtgever vast of het integraal projectmanagement van de opdrachtnemer functioneert en de gegevens van de opdrachtnemer betrouwbaar zijn. De basis voor de invulling van de mix van toetsen is de toetsstrategie. De opdrachtnemer moet bij de start van het project laten zien dat zijn projectmanagement conform de beschreven plannen verloopt. De opdrachtgever toetst met systeemtoetsen of het projectmanagement van de opdrachtnemer op de risicovolle onderdelen functioneert. Zodra de opdrachtnemer processen uitvoert die voor de opdrachtgever risicovol zijn, worden procestoetsen uitgevoerd. Het is de bedoeling om (als dit het meest efficiënt is) zo veel mogelijk op systeem- en procesniveau te toetsen. De toetsfrequentie kan (na actualisatie van risicodossier en toetsplan) worden afgebouwd als de toetsresultaten veel positieve bevindingen opleveren. Als ze vooral negatieve bevindingen opleveren, moet er tijdig worden bijgestuurd, zodat de strategie zo veel mogelijk kan worden gehandhaafd. Het bijsturen houdt in dat de opdrachtnemer wordt aangesproken op de beheersing van zijn proces en systeem en dat er betalingen worden opgeschort, zodra blijkt dat de beheersing onvoldoende is. betalingsschema aanpassen betalingsschema betalen, tenzij herijken betalingsschema Illustratie 6: relatie tussen het toets- en betaalproces bevindingen/ tekortkomingen uitvoering toetsen kwaliteitssysteem opdrachtnemer betaalproces toetsproces risicoanalyse samenstellen toetsmix/toetsplan De beheersing levert de volgende twee gegevensstromen op: registraties voortvloeiend uit het project- en kwaliteitsmanagementsysteem van de opdrachtnemer voor het betreffende project; registraties voortvloeiend uit de uitgevoerde toetsen van de opdrachtgever. Op basis van deze gegevensstromen wordt aangetoond dat de opdrachtnemer wel/niet een bepaald gedeelte van het werk heeft geleverd, zoals is overeengekomen. Op de volgende pagina staat een schematische weergave van het proces verloop. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 16
Start ON Start OG Inleiding Aanbieding Risicoanalyse en -register Overeenkomst Risicoanalyse en -dossier Gunning Opstellen concept projectmanagementplan Opstellen projectmanagementplan Afstemoverleg risico s en beheersing Opstellen toetsplan Accepteren projectmanagementplan Beleid en strategie Opstellen onderliggende plannen Ontwerpen, verifiëren/ uitvoeren, keuren en registreren Afstemoverleg risico s en beheersing Actualiseren risicodossier Ja Accepteren onderliggende plannen Actualiseren toetsplan Het inkoopproces Vaststellen afwijking? Ja Nemen passende maatregel Hertoets noodzakelijk? Nee Toetsen Nee Nee Bereiken termijn? Ja Informeren opdrachtgever Ja Vaststellen tekortkoming? Nee De theorie Verzoeken om prestatieverklaring (PV) Afgeven prestatieverklaring Verzenden factuur Nee Voldoet aan voorwaarden PV? Ja Versturen PV en archiveren verantwoording De verdieping Einde Einde HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 17 Woordenlijst
Een kwestie van vertrouwen Luc Batterink, opdrachtgever Rijkswaterstaat Traditie Bij de praktijk van de contractbeheersing raak ik alleen betrokken in het geval dat er iets mis gaat. Wel spreek ik regelmatig met mensen op allerlei niveaus, opdrachtgevers en opdrachtnemers, over de nieuwe manier van werken. In de toepassing van systeemgerichte contractbeheersing is de een wat verder dan de ander. Wij vragen de markt werken zelf tot in detail te ontwerpen, wij vragen de markt het proces waarin het werk tot stand komt zelf vorm te geven en te beheersen. Dan breek je met een lange traditie waarin Rijkswaterstaat gewend is werken te realiseren, dan wel anderen met dat doel te regisseren. Uitleg We laten de teugels nu vieren, houden echter wel een vinger aan de pols. Dit vraagt om vertrouwen van de opdrachtgever in de opdrachtnemer. Dit vraagt ook om opdrachtnemers die dat vertrouwen niet beschamen. Er zijn inmiddels verschillende innovatieve projectcontracten gesloten, maar het gedachtegoed van systeem - gerichte contractbeheersing is niet altijd voor honderd procent in de praktijk verwerkt. Wat ik merk, is dat we snel veel van elkaar leren, maar dat het soms nodig is nog eens duidelijk van gedachte te wisselen over hetgeen we van elkaar verwachten. Prima, dan leg ik dat met plezier nog eens uit. Foto: Ad Hupkes HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 18
Instrumenten Voor systeemgerichte contractbeheersing is een aantal instrumenten beschikbaar. De instrumenten hebben de status van voorgeschreven kader. Alleen met onderbouwing mag hier van worden afgeweken. Inleiding De volgende negen modellen zijn beschikbaar: 1 Contractteksten in Vraagspecificatie deel 2 - De standaardteksten in Vraagspecificatie deel 2 (proceseisen) maken toepassing van systeemgerichte contractbeheersing mogelijk. 2 Contractbeheersplan In het model contractbeheersplan staan de uitgangspunten, de organisatie en de processen ten aanzien van contractbeheersing. 3 Toetsplan Het model toetsplan is een standaardtabel waarin, op basis van de geïdentificeerde risico s, onder andere toetsen en toetsaspecten worden benoemd. 4 Risicodossier Dit model geeft een standaardindeling voor het risicodossier. 5 Systeemtoets Een hulpmiddel ter voorbereiding van de systeemtoets. Het model systeemtoets is een checklist met daarop de te toetsen systeemonderdelen, subonderdelen en toetsaspecten. 6 Toetsverslag Een model toetsverslag waarop gebruikte documenten, bevindingen, conclusies en consequenties van de bevinding worden vastgelegd. Bij dit toetsverslag is een toelichting beschikbaar. 7 Overzicht openstaande tekortkomingen Een standaardtabel waarin de openstaande tekortkomingen kunnen worden geregistreerd. Dit overzicht dient als basis voor het document verantwoording prestatieverklaring. 8 Verantwoording prestatieverklaring - Een formulier waarop de verantwoording voor de prestatieverklaring wordt vastgelegd. Met dit formulier wordt de afgifte van de prestatieverklaring (conform model prestatieverklaring, bijlage a van de UAV-gc 2005) onderbouwd. Beleid en strategie Het inkoopproces De theorie 9 Monitoring en evaluatie Een beoordelingslijst waarmee het functioneren van systeemgerichte contractbeheersing op het project kan worden geëvalueerd. De verdieping Woordenlijst HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 19
Deze documenten dienen ingevuld c.q. gebruikt te worden, voor of na gunning. De volgorde van invullen staat hieronder aangegeven. A Voor de aanbesteding en gunning van het werk: 1 Contractbeheersplan 2 Risicodossier 3 Toetsplan (op hoofdlijnen) 4 Monitoring en evaluatie (eerste deel, op afgesproken tijdstippen) B Na de aanbesteding en gunning van het werk: 1 Risicodossier (dit moet worden geactualiseerd) 2 Toetsplan (nader invullen) 3 Systeemtoets (bij het voorbereiden van de systeemtoets) 4 Toetsverslag (tijdens en na het toetsen gebruiken) 5 Overzicht openstaande tekortkomingen (invullen na het toetsen, bij tekortkomingen) 6 Verantwoording prestatieverklaring (bij het onderbouwen van de prestatieverklaring) 7 Monitoring en evaluatie (tweede deel, op afgesproken tijdstippen) Specifiek: De volgende onderdelen moeten projectspecifiek worden gemaakt: 1 Toetsstrategie 2 Risicodossier 3 Toetsplan 4 Toetsaspecten Alle modellen zijn te vinden in het RWS contractenbuffet: http://145.50.148.86/gww/. Kijk daar ook naar dossier systeemgerichte contractbeheersing (SCB). HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 20
Het gewenste inzicht Sam de Visser, contractgemachtigde tunnels Swalmen en Roermond en brug over de Swalm (onderdeel project Rijksweg 73-Zuid) Inleiding Foto: Ad Hupkes Over toetsen Het contractbeheersplan is gaande de beheersing van het contract enkele malen bijgesteld. Bijvoorbeeld in de manier van toetsen. Zo bleek in de praktijk dat toetsers systeemtoetsen in de vorm van audits als een zwaar middel beschouwen. We hebben daarom het strikte onderscheid tussen de soorten toetsen laten varen en combineren diverse aspecten in één toets. Dat wil zeggen, als je een werkproces toetst, kun je ook keuringsregistraties en tekeningen op juistheid controleren. Je kunt checken of documenten goed worden beheerd en of er een tweedelijnscontrole heeft plaatsgevonden. Een procestoets met systeemaspecten leidt tot het gewenste inzicht: namelijk of het systeem van de opdrachtnemer betrouwbaar is. Zonder dat je telkens zware audits hoeft uit te voeren. Je moet natuurlijk wel goed plannen op welke onderdelen je toetst en of je de aandacht goed verdeelt. Dat is de verantwoordelijkheid van onze hoofdtoetser. Over grip Dat je via systeemgerichte contractbeheersing meer afstand neemt, wil niet zeggen dat je geen grip hebt op wat er gebeurt. Ten eerste houd je als opdrachtgever nog altijd goed in de gaten hoe het werk verloopt en zie je zelf ook wel waar knelpunten ontstaan. Dat wil zeggen, waar een afweging tussen tijd en kwaliteit moet worden gemaakt. Ten tweede, als het vertrouwen wordt beschaamd en wij gebreken constateren, dan zetten we de betaling stop. Dat het zo ver moet komen, is natuurlijk jammer, doeltreffend is het wel. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 21 Woordenlijst De verdieping De theorie Het inkoopproces Beleid en strategie
4 Systeemgerichte contract - beheersing: de verdieping Dit hoofdstuk gaat dieper in op de praktijk van systeemgerichte contractbeheersing en enkele gerelateerde onderwerpen. We behandelen de contractstructuur en -voorwaarden, de eisen aan de opdrachtnemer, risicomanagement, de mix van toetsen, de opvolging van toetsen en het betalingsproces. A. Contractstructuur en -voorwaarden Contractstructuur Zoals eerder staat beschreven, is de UAV-gc 2005 van toepassing bij D&C- en E&C-contractvormen. Dit is het juridisch-administratieve kader van een contract. Onder de UAV-gc worden alle contracten die worden afgesloten op een vaste manier ingedeeld. Een contract bestaat uit een Basisovereenkomst, een Vraagspecificatie deel 1 (technische eisen, Wat) en een Vraagspecificatie deel 2 (proceseisen, Hoe), annexen, de UAV-gc 2005, de aanbieding van de opdrachtnemer, en alle documenten die namens of door de opdrachtnemer zijn geproduceerd in het kader van de werkzaamheden. Contractdocumenten Onderstaande documenten bevatten de rechten en plichten van de opdrachtgever en de opdrachtnemer die van kracht zijn, zodra zij een overeenkomst hebben gesloten: a de Basisovereenkomst inclusief de nota s van inlichtingen en het proces-verbaal van aanwijzing b de Vraagspecificatie (deel 1 en deel 2) c de bij de Vraagspecificatie gevoegde annexen: de vergunningen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen die door de opdrachtgever worden verkregen; de planning; het acceptatieplan; het toetsplan ontwerpwerkzaamheden; de vrijkomende materialen; het overzicht van werkzaamheden die door nevenopdrachtnemers worden verricht, evenals de tijdstippen waarop zij worden uitgevoerd; de verrekening van wijzigingen van lonen, sociale lasten, prijzen, huren en vrachten; de stelposten; de bankgarantie; de verzekeringen; de geschillenregeling Raad van Deskundigen; de wijzigingen op de UAV-gc 2005 (RWS-specifiek). d de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAV-gc 2005) e de aanbieding f alle documenten die door of namens de opdrachtnemer zijn geproduceerd in het kader van de werkzaamheden, als deze ter kennis zijn gebracht van de opdrachtgever. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 22
Contractvoorwaarden De UAV-gc schept voorwaarden voor samenwerking, met duidelijk gescheiden verantwoordelijkheden. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het kwaliteitsmanagement 1 van alle werkzaamheden, de resultaten van die werkzaamheden en de bijbehorende documenten. De opdrachtnemer legt een projectmanagementplan en eventuele onderliggende plannen (voor zover genoemd in het acceptatieplan) ter acceptatie voor aan de opdrachtgever. Met de acceptatie worden deze documenten onderdeel van het contract (zie kader sub f). De opdrachtnemer is verplicht om op verzoek van de opdrachtgever alle documenten en registraties te verstrekken waarnaar in het projectmanagementplan en onderliggende plannen wordt verwezen, als de opdrachtgever daarom vraagt. De opdrachtgever heeft de bevoegdheid om op de naleving van de overeenkomst door de opdrachtnemer toe te zien door te toetsen en te accepteren. Binnen Rijkswaterstaat wordt de toetsbevoegdheden ingevuld aan de hand van systeem-, proces- en producttoetsen. Wordt bij een van deze toetsen een tekortkoming vastgesteld, dan heeft de opdrachtgever de plicht de opdrachtnemer hierover schriftelijk te informeren, zodat deze zelf maatregelen kan treffen. Bij de invulling van de acceptatiebevoegdheid moet met terughoudendheid worden gehandeld, aangezien het de voortgang van het proces van de opdrachtnemer beïnvloedt. Bovendien worden we (afhankelijk van de door ons ingebrachte deskundigheid en diepgang van de toets ter acceptatie) mede verantwoordelijk voor de gevolgen van fouten in zaken die al geaccepteerd zijn. Ontwerpfase De ontwerpfase is geheel de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. In die fase willen we in principe geen acceptatiemomenten inbouwen. Wij zijn alleen bevoegd om het volgende te toetsen: de kwalificaties van hulppersonen die de opdrachtnemer wil inschakelen voor de ontwerpwerkzaamheden; de ontwerpdocumenten die uit die werkzaamheden voortkomen. Kiezen we ervoor om op deze twee punten te toetsen, dan moet dat nadrukkelijk zijn opgenomen in het toetsingsplan ontwerpwerkzaamheden 2, op basis waarvan wordt getoetst. Rijkswaterstaat is ook altijd bevoegd om de kwaliteitsborging van de ontwerpwerkzaamheden te toetsen. We bekijken dan of dit gebeurt volgens het projectmanagementplan (en de onderliggende plannen) en de overige eisen die, gelet op de aard en de inhoud van de overeenkomst, aan de kwaliteitsborging worden gesteld. De opdrachtgever is niet verplicht gebruik te maken van zijn toetsingsbevoegdheid. De verdieping De theorie Het inkoopproces Beleid en strategie Inleiding 1 UAV-gc 2005 spreekt van kwaliteitsborging, Rijkswaterstaat gebruikt de overkoepelende term kwaliteitsmanagement. 2 Let op: het toetsingsplan ontwerpwerkzaamheden beschrijft de te toetsen kwalificaties van hulppersonen en ontwerpdocumenten. Het is een ander document dan het toetsplan dat wordt gebruikt bij systeemgerichte contractbeheersing, de bijlage bij het contractbeheersplan waarin de geplande mix van toetsen wordt vastgelegd. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 23 Woordenlijst
Uitvoeringsfase De opdrachtnemer is in de uitvoeringsfase verplicht om de volgende zaken aan ons ter acceptatie voor te leggen (voor zover dit in het acceptatieplan is opgenomen): a documenten; b zelfstandige hulppersonen die de opdrachtnemer wenst in te schakelen voor de uitvoering van de werkzaamheden; c werkzaamheden; d resultaten van werkzaamheden; e wijzigingen die de opdrachtnemer wenst (deze staan niet in het acceptatieplan beschreven). De opdrachtgever is, net als in de ontwerpfase, altijd bevoegd te toetsen of de kwaliteitsborging van de uitvoeringswerkzaamheden plaatsvindt in overeenstemming met het (kwaliteits)managementsysteem van de opdrachtnemer, het projectmanagementplan (en onderliggende plannen) en de overige eisen die, gelet op de aard en de inhoud van de overeenkomst, aan die kwaliteitsborging kunnen worden gesteld. De opdrachtgever is ook nu niet verplicht gebruik te maken van zijn toetsingsbevoegdheid. Keuringsplan uitvoeringswerkzaamheden Voorzover dat in het acceptatieplan is vastgelegd, legt de opdrachtnemer een keuringsplan uitvoeringswerkzaamheden ter acceptatie voor aan de opdrachtgever. Met de resultaten van de keuringen die in deze plannen zijn opgenomen, moet de opdrachtnemer aantonen dat hij aan de eisen voldoet die voortvloeien uit de overeenkomst. De opdrachtnemer heeft na de uitvoering van een keuring uit zijn keuringsplan de resultaten beschikbaar en maakt deze (in het geval van acceptatie) schriftelijk kenbaar aan de opdrachtgever. Daarbij dient te worden vermeld: op welk onderdeel van de werkzaamheden de keuring betrekking heeft; wie de keuring heeft uitgevoerd; de datum en het tijdstip waarop de keuring is uitgevoerd; of het resultaat van de uitgevoerde keuring beantwoordt aan de eisen die volgens de overeenkomst aan de werkzaamheden zijn gesteld. Bijwoon- en stoppunten In het toetsingsplan ontwerpwerkzaamheden en acceptatieplan kunnen we voor gunning al bepalen welke onderdelen ter toetsing en acceptatie van de opdrachtgever zijn. Worden deze lopende het project aangepast, dan leidt dit tot een contractwijziging. Een acceptatieplan is immers één van de annexen van de overeenkomst. Om ervoor te zorgen dat er geen contractwijziging hoeft plaats te vinden, biedt de UAV-gc de mogelijkheid tot het opnemen van bijwoon- en stoppunten in het keuringsplan van de opdrachtnemer. Dit moet plaatsvinden uiterlijk op het moment waarop acceptatie van een keuringsplan plaatsvindt. Hiermee wordt de toets- en acceptatiebevoegdheid van de opdrachtgever dus uitgebreid. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 24
Cruciale punten Bijwoon- en stoppunten zijn momenten in de contractbeheersing waarbij werkzaamheden worden verricht die voor de opdrachtgever zo cruciaal zijn dat hij zelf aanwezig wil zijn om een toets uit te voeren. Een bijwoonpunt is een moment tijdens uitvoering waarbij de opdrachtgever zelf wil toetsen of de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd en de resultaten van die werkzaamheden beantwoorden aan de eisen van de overeenkomst. Een stoppunt is een moment tijdens de uitvoering waarbij de opdrachtnemer het werk stil legt en de opdrachtgever werkzaamheden, resultaten van werkzaamheden of resultaten van keuringen ter acceptatie voorlegt. De opdrachtnemer informeert de opdrachtgever vooraf schriftelijk over het tijdstip waarop een stop- of bijwoonpunt wordt bereikt, tenzij in overleg tussen partijen een termijn is overeengekomen. Vervolgens legt de opdrachtnemer de werkzaamheden en/of de resultaten van die werkzaamheden die in het keuringsplan worden genoemd voor. Ook de resultaten van keuringen van werkzaamheden, waarmee het voldoen aan de eisen wordt aangetoond, kunnen bij een stop- of bijwoonpunt onderdeel van een toets of acceptatie zijn. De opdrachtgever besluit op het moment dat een stop- of bijwoonpunt wordt gemeld of hij ook werkelijk gebruik wil maken van zijn toets- of acceptatiebevoegdheid. Dit doet hij op basis van zijn geplande toetsen en eventuele eerdere bevindingen. Kiest de opdrachtgever ervoor geen gebruik te maken van zijn toetsbevoegdheid, dan informeert hij de opdrachtnemer hierover. Let op: in het geval van een acceptatie (c.q. stoppunt) wordt dan geaccepteerd zonder te toetsen. Dit moet in de schriftelijke acceptatie kenbaar worden gemaakt. Inleiding Beleid en strategie Het inkoopproces Voorbeeld stoppunt Voor het plaatsen van hoogspanningskabels in een wegberm geldt een minimale ingraafdiepte. Omdat deze ingraafdiepte cruciaal is, kan de opdrachtgever wensen het resultaat van het werk van de opdrachtnemer dagelijks te toetsen (meting diepteligging van de kabel en deze vergelijken met de keuringsresultaten van de opdrachtnemer). De opdrachtgever (contractmanager) moet dan eerst toestemming geven voordat de opdrachtnemer de gleuven dicht kan gooien. Verschijnt de toetser bij een stoppunt niet op het afgesproken tijdstip, dan loopt Rijkswaterstaat de kans dat de opdrachtnemer een claim indient voor stagnatiekosten. De theorie Voorbeeld bijwoonpunt Als de opdrachtgever het resultaat niet dagelijks wil toetsen, kan worden afgesproken dat de opdrachtnemer hem informeert over de dagen waarop hij bezig is met het ingraven van de kabels. De opdrachtnemer kan dan zelf bepalen wanneer hij de toets wil uitvoeren. De opdrachtnemer hoeft bij een bijwoonpunt niet te wachten met het dichtgooien van de kabelgleuven. Het is aan de opdrachtgever dat hij zijn geplande toets(en) op tijd uitvoert. Het gaat er bij een bijwoonpunt om dat de opdrachtgever de mogelijkheid heeft om een oordeel te kunnen vormen over de kwaliteitsborging. Het gaat dus niet om het verkrijgen van een acceptatie. De verdieping Opmerking: Gelet op het principe van systeemgerichte contractbeheersing om te toetsen op de kwaliteitsborging en in mindere mate op producten, dienen stoppunten alleen te worden benoemd als resultaten achteraf niet meer (of met extra kosten) te toetsen zijn. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 25 Woordenlijst
B. Eisen aan de opdrachtnemer: IPM en kwaliteits - management Kwaliteitsmanagement in de Vraagspecificatie In de Vraagspecificatie deel 2 worden enkele specifieke eisen gesteld aan het projectmanagement en de kwaliteitsborging (Hoofdstuk 8.1, Vraagspecificatie deel 2) waarmee we willen bereiken dat de opdrachtnemer product- en proceskwaliteit op beheerste, expliciete en transparante wijze realiseert. Ook moet de opdrachtnemer de geleverde proces- en productkwaliteit meten, analyseren, verbeteren en eventuele afwijkingen beheersen. Hanteren (kwaliteits)managementsysteem De opdrachtnemer moet gedurende de looptijd van de opdracht beschikken over een kwaliteitssysteemcertificaat op basis van de norm ISO 9001:2000 dat van toepassing is op de aard van de werkzaamheden. In geval van een aannemerscombinatie zijn er aanvullende eisen aan het toe te passen (kwaliteits)managementsysteem. Medewerking verlenen aan audits en toetsen van de opdrachtgever De opdrachtnemer moet aan de opdrachtgever medewerking verlenen om systeem-, proces- of producttoetsen te (laten) verrichten. Hiervoor moet hij de benodigde documenten en informatie leveren. Hierbij hebben wij als opdrachtgever (eventueel begeleid door experts) toegang tot alle bouw- en werkterreinen, fabrieken, werkplaatsen en loodsen, zelfstandige hulppersonen en leveranciers van de opdrachtnemer. Plannen en uitvoeren audits De opdrachtnemer moet minimaal een keer per kwartaal een interne audit uitvoeren op het werk. De opdrachtnemer dient audits te plannen, uit te voeren en te rapporteren. Vervolgens moeten maatregelen ter verbetering worden getroffen. Identificeren en registeren van afwijkingen De opdrachtnemer dient afwijkingen te identificeren en te rapporteren om vervolgens (voor het afronden van het werkpakket) maatregelen ter verbetering te treffen (correctieve en corrigerende maatregelen). Deze verplichting geldt ook voor negatieve bevindingen en tekortkomingen die door de opdrachtgever zijn geconstateerd en gemeld zijn aan de opdrachtnemer. Als een afwijking niet gecorrigeerd kan worden en van blijvende aard is, moet de opdrachtnemer een wijzigingsvoorstel indienen. Dit kan een contractwijziging inhouden. Verbeteringen doorvoeren en bewaken De opdrachtnemer dient een directiebeoordeling voor het project uit te voeren om de effecten van de getroffen corrigerende en preventieve maatregelen te beoordelen en, indien nodig, maatregelen te treffen voor het doorvoeren van gewenste verbeteringen. HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 26
Continu verbeteren Voor elk bedrijfsproces wordt de Deming-cirkel doorlopen om zo tot optimalisatie van het proces te komen en het resultaat van het proces te maximaliseren. Deze cyclus eindigt dus niet na één doorloop. De Deming- cirkel stelt immers een continu verbeterproces voor. Inleiding VRAAG/ANTWOORD Plan: De planningsfase. De doelstellingen voor het proces Plan worden SMART gedefinieerd. Er moet duidelijk worden wat de gewenste resultaten van het proces zijn. Daarnaast is er aandacht voor de randvoorwaarden (beschikbaarheid middelen) en de belangen van de betrokkenen. Act Proces Do: Het proces wordt uitgevoerd en de resultaten worden gemeten. Do Check: De bereikte resultaten worden vergeleken met de doelstellingen. Act: Indien nodig worden acties uitgezet om de Check resultaten te verbeteren. Vervolgens herhaalt de cyclus zich. De bedoeling is dat het doorlopen van de cirkel leidt tot Illustratie 8: Deming-cirkel continue verbetering van de resultaten. De cyclus zorgt daarmee voor zowel kwaliteitsborging als kwaliteitsverbetering. Als het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer onvoldoende functioneert, moeten we dan toch op processen gaan toetsen? Is er een vangnet waar we op terug kunnen vallen? Als uit systeemtoetsen blijkt dat het systeem van de opdrachtnemer onvoldoende functioneert, is het niet zinvol om uitgebreid op processen en producten te toetsen. Het is zeker niet de bedoeling dat wij als opdrachtgever de keuring van de opdrachtnemer gaan overnemen om zo het voldoen aan de eisen vast te stellen. Het bijsturen van de opdrachtnemer doen we in dit geval door het rapporteren van negatieve bevindingen, tekortkomingen en het opschorten van betalingen. Als het werk van de opdrachtnemer ondanks deze sancties niet verbetert, dan ligt het escaleren naar de opdrachtgever voor de hand. Uiteindelijk kan een ingebrekestelling en eventuele ontbinding van de overeenkomst als laatste optie overblijven. Integraal Projectmanagement Het integraal projectmanagement-model (IPM), zie illustratie 9, is ontwikkeld om infrastructurele projecten op een integrale wijze beheerst te realiseren. De managementactiviteiten zijn gegroepeerd in projectmanagement (omgevingsmanagement, technisch management en inkoopmanagement), projectbeheersing (risicomanagement, planningsmanagement, configuratie - management en financieel management) en projectondersteuning (kwaliteitsmanagement, V&G-management, organisatiemanagement en document management). HANDREIKING SYSTEEMGERICHTE CONTRACTBEHEERSING - VERSIE 2007 27 Woordenlijst De verdieping De theorie Het inkoopproces Beleid en strategie