Overeenkomst Laptop levering voor BNNVARA

Nota van Inlichtingen Overeenkomst Laptop levering voor BNNVARA Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Overeenkomst Laptop levering voor BNNVARA Omroepvereniging BNN-VARA BNNVARA-HJ-20141007 Omschrijving: Het doel van de aanbesteding is het selecteren en contracteren van een (1) Inschrijver, waarmee een Raamovereenkomst wordt gesloten voor het leveren van Laptops. Met de Inschrijver die op grond van de Gunningscriteria de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) heeft ingediend, wordt een Raamovereenkomst gesloten. De aanbesteding omvat het leveren van Laptops en eventueel bijbehorende hardware zoals toetsenborden, muizen, kabels etc. De Laptop moet behoren tot de in het Beschrijvend document genoemde A-merken, dat Gartner beschouwd als het top segment in de markt. Toelichting: Dit is de tweede nota van inlichtingen. In deze nota van inlichtingen is opgenomen de beantwoording door de aanbestedende dienst van alle vragen, welke door inschrijvers zijn ingediend na de op 20 november 2014 gegenereerde eerste nota van inlichtingen. Naar aanleiding van de diverse gestelde vragen is door de aanbestedende dienst een aangepaste versie van bijlage 5 gemaakt. Dit bestand is bij de aanbestedingsdocumenten opgenomen en heeft als bestandsnaam "Bijlage 5 Prijsdocument v1311.xlsx". Tevens is de uiterste termijn voor het indienen van inschrijvingen aangepast naar 19 november 2014 12 uur. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Publicatie 2e nota van inlichtingen 21 Vraag Wanneer verwacht BNNVARA de 2e nota van inlichtingen te publiceren? Antwoord Vrijgegeven: 12-11-2014 BNNVARA verwacht de 2e nota van inlichtingen op 13 november 2014 te publiceren. Voor zover er impact is op de inschrijvingstermijn, zal dat ook nog door middel van een rectificatie op de aankondiging via Tenderned gepubliceerd worden. Betreft Docking stations 22 Vraag Dienen uw mainstream systemen dockable te zijn? Mainstream systemen hoeven niet dockable te zijn. 23 Vraag Waarom is er bij specificatie van config 3 gekozen voor 13 inch? Wat vindt u ervan als wij 12,5 inch aanbieden? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 13-11-2014 Pagina 1 of 9

BNNVARA laat dit als oorspronkelijk gesteld. Categorie Bijlage 5 configuratie 4 24 Vraag Configuratie 4: Wij vragen om de gewicht eis bij te stellen naar maximaal 3600 gram en de dikte naar 27,5 cm. Overigens geeft u in de specificaties aan een dikte van 25 mm, wij nemen aan dat u hier 25 cm bedoelt. Op basis van andere ontvangen vragen heeft BNNVARA bij configuratie 4 de gewichtseis aangepast naar maximaal 4250 gram en de dikte (ingeklapt) naar maximaal 44 mm. Zie aanpassing in Bijlage 5 Prijsdocument. NB het gaat om mm's en niet om cm's. 25 Vraag Configuratie 3: - Aangezien het type model richting een consumentenmodel neigt vragen wij de aanbestedende dienst of voor dit relatief klein aantal producten naast de eis van SSD ook de mogelijkheid te geven om een Hybrid HDD aan te bieden. BNNVARA laat dit als oorspronkelijk gesteld. 26 Vraag Configuratie 3: Aangezien geen van de zakelijke A-merken modellen voldoen aan alle gestelde eisen, vragen wij de aanbestedende partij om toch het beeldscherm type aan te passen in 12,5 inch. BNNVARA laat dit als oorspronkelijk gesteld. Categorie Bijlage 5 configuratie 2 27 Vraag Configuratie 2: - IPS panel technologie is een technologie die nog door niet alle laptops ondersteund wordt. Om een model aan te kunnen bieden dat aan alle andere eisen voldoet vragen wij de aanbestedende dienst of we ook een Full HD technologie mogen aanbieden? De eis voor het IPS paneel komt te vervallen, de eis voor de resolutie blijft gehandhaafd, zie aanpassing in Bijlage 5 Prijsdocument. 28 Vraag Configuratie 1: Aangezien geen van de zakelijke A-merken modellen voldoen aan alle gestelde eisen, vragen wij de aanbestedende partij om toch het gewicht aan te passen naar maximaal 1650 gram ipv 1550? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 13-11-2014 Pagina 2 of 9

Betreft Configuratie 4 29 Vraag U eist voor configuratie 4 een maximale dikte van 25mm (ingeklapt). Op basis van de gestelde eisen kan inschrijver geen aanbieding uitbrengen. Inschrijver verzoekt u de eis te wijzigen naar een maximale dikte van 44 mm (ingeklapt) Gaat u hiermee akkoord? Betreft Configuratie 4 30 Vraag U eist voor configuratie 4 het maximale gewicht van 2500 gram. Op basis van de gestelde eisen kan inschrijver geen aanbieding uitbrengen. Inschrijver verzoekt u de eis te wijzigen naar het maximale gewicht van 4250 gram. Gaat u hiermee akkoord? Betreft Configuratie 4 31 Vraag U eist voor configuratie 4 een resolutie van 1920x1200. Om een passende aanbieding te kunnen doen moet deze eis gewijzigd worden naar 1920x1080. Gaat u hiermee akkoord? Betreft Configuratie 3 32 Vraag U eist voor configuratie 3 de processor Intel Core i5-4200u of beter. Inschrijver is voornemens de processor Core M 5Y70 aan te bieden. Dit is een nieuwe processor die aan de hoge snelheids- en kwaliteitseisen voldoet voor de zakelijke markt. Gaat u akkoord met het aanbieden van deze processor? BNNVARA gaat accoord met het voorstel en tevens is dit als nieuwe specificatie in bijlage 5 opgenomen. Categorie Bijlage 5 configuratie 2 Betreft Configuratie 2 33 Vraag U eist voor configuratie 2 een gewicht van maximaal 2550 gram. Om een passende aanbieding te kunnen doen verzoekt inschrijver u de eis te wijzigen naar maximaal 2600 gram voor configuratie 2. Gaat u hiermee akkoord? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 13-11-2014 Pagina 3 of 9

Betreft Configuratie 3 en 4 34 Vraag U eist voor configuratie 3 en 4 een hdmi aansluiting. Op basis van de gestelde eisen verzoekt inschrijver de eis te wijzigen naar mini hdmi of displayport. Gaat u hiermee akkoord voor configuratie 3 en 4? Betreft Configuratie 1 t/m 4 35 Vraag U eist een voor een wifi chipset compatible met ac. Op basis van de overige gestelde eisen is het niet mogelijk een laptop aan te bieden met een wifi chipset compatible met ac. Inschrijver verzoekt u eis voor ac te laten vervallen voor configuratie 1 t/m 4. Gaat u hiermee akkoord? BNNVARA laat dit als oorspronkelijk gesteld. Betreft Configuratie 1 t/m 4 36 Vraag U stelt de eis voor een IPS scherm. De IPS technologie wordt gebruikelijk geëist voor monitoren, maar niet voor laptops. Inschrijver verzoekt u deze eis te laten vervallen voor configuratie 1 t/m 4. Gaat u hiermee akkoord? Voor configuratie 2 en 4 gaat BNNVARA accoord met het voorstel, zie aanpassing in Bijlage 5 Prijsdocument. Categorie Bewijslast Betreft Algemeen 37 Vraag Op Tenderned heeft u enkel het kopje eisen beantwoorden waarbij u vraagt naar een gedragsverklaring aanbesteden, en een kopje gunningscriteria beantwoorden toegevoegd waarbij u vraagt naar de beantwoording van de wensen. Het is inschrijver onduidelijk waar alle overige bijlagen (zoals de Eigen Verklaring, Referenties et cetera) op Tenderned toegevoegd dienen te worden. Graag uw verduidelijking. Het beschrijvend document is leidend. Alle daarin gevraagde documenten en bijlagen dienen te worden toegevoegd. De in paragraaf 4.1 en 4.2 van het beschrijvend document gevraagde documenten en bijlagen dienen bij het beantwoorden van de eisen te worden toegevoegd op het tabblad "documenten". Zie ook de Tenderned handleiding voor ondernemers, paragraaf 8.3 en volgende. De in paragraaf 5.1, 5.2 en 5.3 van het beschrijvend document gevraagde documenten en bijlagen dienen bij het beantwoorden van de gunningscriteria te worden toegevoegd op het tabblad "documenten". Zie ook de Tenderned handleiding voor ondernemers, paragraaf 8.8 en volgende. De Tenderned handleiding voor ondernemers is hier te vinden: http://www.tenderned.nl/egids/handleiding/pdf/on. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 13-11-2014 Pagina 4 of 9

Betreft Paragraaf 4.2.2 38 Vraag U geeft aan Inschrijver dient zijn ervaring per kerncompetenties aan te tonen middels een referentieopdracht. Inschrijver heeft referenties welke voldoen aan alle vier door u benoemde kerncompetenties. Staat u Inschrijvers toe één referentieopdracht te overleggen welke voldoet aan alle door u gestelde kerncompetenties? BNNVARA gaat accoord met het voorstel. Betreft Paragraaf 5.2 kwaliteitswensen 39 Vraag U geeft aan dat Inschrijvers maximaal 250 punten kunnen behalen voor de beantwoording van de kwaliteitswensen. Mag Inschrijver aannemen dat per kwaliteitswens 83.33 punten te behalen zijn? Graag uw bevestiging. Niet correct. Zie bijlage 4 Kwaliteitswens voor de verdeling per wens. Betreft Artikel 8.3 Raamovereenkomst 40 Vraag U geeft aan dat het eigendom van de producten bij acceptatie over gaan op Opdrachtgever. Dit is niet het gebruikelijke moment van eigendomsovergang, deze vindt veelal plaats na betaling. Bent u bereid het artikel dusdanig aan te passen? Accoord, dit zal worden aangepast in de raamovereenkomst. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft 3.1 Verloop aanbestedingsprocedure 41 Vraag Naar aanleiding van het bestek en de eerste Nota van Inlichtingen zijn er rondom de uitgevraagde configuraties wat onduidelijkheden. Inschrijver heeft hier vragen over gesteld, echter kunnen de antwoorden op deze vragen veel invloed hebben op het voorstel wat Inschrijvers u willen gaan doen. Met de inleverdeadline op 18 november hebben Inschrijvers slechts 3 werkdagen tussen het ontvangen van de tweede Nota van Inlichtingen en het indienen van het voorstel. Om alle inschrijvers voldoende tijd te bieden om na de tweede Nota van Inlichtingen een goed voorstel voor u uit te werken, verzoekt inschrijver u de inleverdeadline te verplaatsen naar 21 november. Graag uw akkoord. Ivm met het opschuiven van het verstrekken van de tweede nota van inlichtingen met 1 dag, wordt de inleverdatum ook met een dag aangepast naar 19 November 12.00 uur. Betreft Programma van eisen, eis 2 42 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 13-11-2014 Pagina 5 of 9

U geeft aan dat u de aangeboden laptop en/of opvolger gedurende de gehele contractperiode tegen dezelfde scherpe condities wenst te kunnen bestellen. Echter doordat het prijspeil van de toekomstige laptop momenteel nog onbekend is, geven fabrikanten en leveranciers een veel hogere prijs af om de toekomstige nog onbekende kosten te kunnen dekken en u gegarandeerd gedurende het contract dezelfde condities te kunnen bieden. Dit is voor BNNVARA een onwenselijke situatie. Om het scherpst mogelijke aanbod vanuit Inschrijvers te ontvangen adviseert Inschrijver u deze eis te laten vervallen en Inschrijvers een opslagpercentage op te laten geven welke gedurende de overeenkomst geldig is. Graag uw akkoord. BNNVARA laat dit als oorspronkelijk gesteld, overeenkomst heeft een looptijd van een jaar, zie bijlage 1 Concept raamovereenkomst. Betreft Wens 3 43 Vraag U wenst dat Inschrijver binnen 2 werkdagen defecten oplost (door middel van vervanging of reparatie), waardoor de laptop weer oorspronkelijk compleet en functioneel is. Het binnen 2 werkdagen oplossen van defecten voor het merk Apple is onmogelijk. De garantieafhandeling van Apple kent standaard een doorlooptijd van 14 werkdagen. Tevens is het voor het merk Apple ook niet mogelijk een garantie uitbereiding aan te schaffen, waarmee de 2 werkdagen oplostijd wel gehaald kan worden. Daarom verzoekt inschrijver u dringend om het antwoord op wens 3 niet van toepassing te verklaring voor de aangeboden Apple producten. Graag uw akkoord. BNNVARA laat dit als oorspronkelijk gesteld; BNNVARA verwacht van de leverancier support oa in de vorm van spareparts, sparedevices, leen devices oid. Categorie Bijlage 5 configuratie 2 Betreft Bijlage 5 Prijsdocument Config 2 Beeldschermtype 44 Vraag U eist bij onderdeel Beeldscherm het volgende: IPS, touchscreen, capacitief Geen enkele zakelijke A-merk fabrikant kan aan de door u gestelde eis van IPS in combinatie met de overige eisen voldoen. Marktconform worden Laptops voorzien van LED panelen. Om een geldende inschrijving te kunnen doen verzoeken wij u de eis aan te passen naar: LED, touchscreen, capacitief Betreft Bijlage 5 Prijsdocument Config 3 Form factor 45 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 13-11-2014 Pagina 6 of 9

U eist bij onderdeel Form factor het volgende: Convertible; scherm 360 graden kantelbaar tot tablet-modus Er kan maar één merk binnen de zakelijke lijn convertible laptops voldoen aan de door u gestelde eis in combinatie met de overige eisen. Dit is in strijd met het gelijkheidsbeginsel. Om meerdere fabrikanten een mogelijkheid te geven een geldende aanbieding te kunnen doen, verzoekt Inschrijver u dringend deze eis als volgt aan te passen: Convertible; scherm 360 graden kantelbaar of tablet-modus Betreft Bijlage 5 Prijsdocument Config 4 Dikte 46 Vraag U eist bij onderdeel Dikte (ingeklapt) het volgende: Maximaal 25mm Diverse zakelijke A-merk fabrikanten hebben aangegeven niet aan de gestelde eis te kunnen voldoen daar zij geen 17-inch notebook in hun assortiment hebben zitten die kan voldoen aan de gestelde eis. Om meerdere fabrikanten een passende aanbieding te kunnen laten doen, verzoeken wij u de eis aan te passen naar: maximaal 41mm Indien u niet akkoord gaat met deze wijziging, is geen enkele inschrijver in staat een geldende aanbieding te doen. Betreft Bijlage 5 Prijsdocument Config 1 Gewicht 47 Vraag U eist bij onderdeel Gewicht het volgende: maximaal 1550 gram Diverse zakelijke A-merk fabrikanten hebben aangegeven niet aan de gestelde eis te kunnen voldoen. Het toevoegen van een Touchscreen (welke gefabriceerd is van glas) aan een laptop zorgt ervoor dat het gewicht van de laptop omhoog gaat. Gezien het minimale verschil in gewicht en om meerdere fabrikanten een passende aanbieding te kunnen laten doen, verzoeken wij u de eis aan te passen naar: maximaal 1650 gram Door deze wijziging toe te staan neemt de concurrentie onder fabrikanten toe, wat economische voordelen voor u met zich mee brengt. Graag uw akkoord op deze voorgestelde wijziging. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 13-11-2014 Pagina 7 of 9

Betreft Bijlage 5 Prijsdocument Config 3 Form factor 48 Vraag U eist bij onderdeel Gewicht het volgende: maximaal 1500 gram Diverse zakelijke A-merk fabrikanten hebben aangegeven niet aan de gestelde eis te kunnen voldoen. Het toevoegen van een Touchscreen (welke gefabriceerd is van glas) aan een laptop zorgt ervoor dat het gewicht van de laptop omhoog gaat. Gezien het minimale verschil in gewicht en om meerdere fabrikanten een passende aanbieding te kunnen laten doen, verzoeken wij u de eis aan te passen naar: maximaal 1650 gram Door deze wijziging toe te staan neemt de concurrentie onder fabrikanten toe, wat economische voordelen voor u met zich mee brengt. Betreft Bijlage 5 Prijsdocument Config 4 gewicht 49 Vraag U eist bij onderdeel Gewicht het volgende: maximaal 2500 gram Diverse zakelijke A-merk fabrikanten hebben aangegeven niet aan de gestelde eis te kunnen voldoen. Daar zij geen 17-inch notebook in hun assortiment hebben zitten die kan voldoen aan de gestelde eis. Om meerdere fabrikanten een passende aanbieding te kunnen laten doen, verzoeken wij u de eis aan te passen naar: maximaal 3600 gram Indien u niet akkoord gaat met deze wijziging, is geen enkele inschrijver in staat een geldende aanbieding te doen. Betreft Bijlage 5 Prijsdocument Algemeen 50 Vraag Op basis van de door u opgegeven minimale eisen voor de betreffende productsoorten bestaat de kans dat de aanbestedende dienst producten aangeboden krijgt van diverse Inschrijvers die normaliter enkel verkocht worden binnen de consumentenmarkt. Deze consumenten producten hebben totaal andere eigenschappen en eisen die niet overeenkomen met zakelijke product lijnen. Denkt u hierbij aan bijvoorbeeld: Imagestabiliteit; Componenten stabiliteit; Lifecycle; Leverbaarheid; Beperkte garantie. Graag uw bevestiging dat enkel modellen uit het zakelijke segment aangeboden mogen worden. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 13-11-2014 Pagina 8 of 9

BNNVARA laat dit als oorspronkelijk gesteld:alleen modellen uit het zakelijk segment, zie Bijlage 3 pakket van eisen, eis 6. Betreft Bijlage 5 Prijsdocument Algemeen 51 Vraag Dienen alle producten van zowel de aangeboden offerte als vervolg aankopen binnen de contractperiode fabrieksnieuw te zijn (dus geen Renew, Remarketed en Refurbished producten) en enkel gefabriceerd en gedistribueerd door de fabrikant moeten zijn voor de Nederlandse markt? Alle producten dienen fabrieksnieuw te zijn, zie Bijlage 3 pakket van eisen, eis nr 6. Betreft Beschijvend document levering laptops, blz. 13 52 Vraag Zou het aantal van 300 stuks dat aan één afnemer is geleverd in een half jaar, mogen worden verminderd naar 200 stuks. Dit om reden dat ook kleine cq middelgrote ondernemingen aan deze aanbesteding kunnen deelnemen. Nee, BNNVARA handhaaft de de geschikheidseisen zoals beschreven in par.4.2.2 Technische bekwaamheid, van het beschrijvend document. Deze aantoonbare logistieke ervaring is voor BNNVARA cruciaal i.v.m. het gewenste strakke uitrolproces. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 13-11-2014 Pagina 9 of 9