AGENDAPUNT Raadsvoorstel Culemborg STELLER Voorzitter Raad P. Peters R. van Schelven DATUM RAADSVERGADERING 5 juli 2012 ONDERWERP PROGRAMMA BELEIDSPRODUCT/GEMEENTELUKE TAAK Raadsbundel digitaal Burger en Bestuur 00101 Bestuur REGISTRATIENUMMER 1208216/4320 VOORGENOMEN BESLUIT 1. De raad neemt kennis van de evaluatie van het gebruik van een applicatie voor verzending van de raadsbundel in digitale vorm. 2. De raad neemt het advies voor de korte termijn over om raadsleden/steunfractieleden de keuze te bieden de raadsbundel of in papieren vorm of in digitale vorm te ontvangen. 3. De raad neemt het advies voor de lange termijn over om met ingang van de volgende raadsperiode over te stappen op digitale verspreiding van de bundel en geen keuzemogelijkheid meer te bieden voor een papieren versie. KORTE SAMENVATTING VOOEL RST Het afgelopen half jaar heeft een testgroep gewerkt met een ipad waarop de raadsbundel digitaal wordt ontvangen. Conclusie is dat deze digitale versie van de bundel een goed vervanger is van de papieren bundel. Daarbij wordt wel de kanttekening geplaatst dat de digitale raadsbundel veel extra opties kent die nog in ontwikkeling zijn. Vanuit de testgroep wordt voorgesteld op de korte termijn raadsleden/steunfractieleden de keuze te bieden te kiezen voor een papieren raadsbundel of een digitale raadsbundel. Bij de volgende raadsperiode (vanaf 2014) wordt overgestapt op het gebruik van alleen de digitale raadsbundel. 1. AANLEIDING Eerder is een motie aangenomen door de raad om de mogelijkheden te onderzoeken om de raadsbundel te digitaliseren. Vervolgens is korte tijd een pilot gehouden met een e-reader. Mede door de beperkingen van het apparaat is deze test niet geslaagd. Met de komst van de tablets zijn nieuwe mogelijkheden ontwikkeld om de raadsbundel digitaal te versturen. In de test is gewerkt met een ipad met een specifiek programma voor het ontvangen van raadsstukken. 2. WETTELIJK OF BELEIDSKADER 2a Wat 1s het vastgestelde, bestaande beleld? Niet van toepassing. In het Reglement van Orde is vastgelegd dat de leden van de raad de raadsstukken ontvangen. 3. GEDACHTEGANG Als bijlage ontvangt u een verslag van de evaluatie van de pilot. Op 4 juni 2012 zijn gebruikers bijeen gekomen om het gebruik te bespreken Hoofc le
huidige applicatie vooral geschikt is voor het werken met een ipad. De ipad als alternatief voor een papieren raadsbundel wordt in de basis positief gewaardeerd. Vanuit deze optiek wordt de pilot als succesvol ervaren. Meer geavanceerde mogelijkheden (bijvoorbeeld het digitaal delen van aantekeningen met fractiegenoten) zijn recent opgeleverd of nog in ontwikkeling. Gesteld kan dan ook worden dat het nog een product in ontwikkeling is. Korte termijn Aangezien in de basis de applicatie voldoet aan vervanging van de papieren raadsbundel wordt voorgesteld om raadsleden/steunfractieleden de keuze te bieden op korte termijn de raadsbundel digitaal te ontvangen. Mede gezien de nieuwigheid van het fenomeen 'tablet' en het feit dat het gaat om een product in ontwikkeling wordt ook de mogelijkheid geboden om de raadsbundel alleen in papieren vorm te ontvangen. Voor de duidelijkheid: er is sprake van een keuze om de raadsbundel of digitaal te ontvangen of in een papieren versie. Streven is het gebruik van de digitale raadsbundel te stimuleren en daarbij mogelijke (financiële) drempels weg te nemen. Daarom wordt voorgesteld om de raadsleden/steunfractieleden de mogelijkheid te bieden een ipad in bruikleen te nemen op het moment dat zij de raadsbundel digitaal wensen te ontvangen en niet de beschikking hebben over een eigen ipad. Daarnaast zal het voor de twijfelaars mogelijk zijn om voor een kortere periode een apparaat te lenen op de griffie om zo kennis te maken met de nieuwe techniek. Lange termijn Op termijn wordt voorgesteld om volledig over te gaan op de digitale raadsbundel. Dit zal gebeuren bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode in 2014. Tevens zal dan een marktverkenning worden uitgevoerd om te kijken welke producten worden aangeboden die het meest passend zijn bij de vraag van raadsleden. 4. BESTUURILIKE OVERWEGINGEN Meerdere argumenten kunnen worden aangevoerd om over te stappen op het gebruik van de digitale raadsbundel: Ontwikkeling technologie. Op dit moment worden binnen de ICT veel vernieuwingen doorgevoerd. In het maatschappelijk verkeer is het gebruik van een computertablet inmiddels genormaliseerd. Voordeel van een tablet is dat ook andere functies kunnen worden uitgevoerd met een tablet, naast het ontvangen van de raadsbundel zoals het beheer van e-mail, het opstellen van documenten etc. Milieuaspect. Bij het verspreiden van de papieren bundel kan worden vastgesteld dat veel papier benodigd is. Bij digitale verspreiding is dit niet het geval. Kostenaspecten. Bij een overstap naar alleen digitale verspreiding worden kostenvoordelen behaald. De afdeling die de papieren raadsbundel produceert hoeft dan niet te worden ingezet. Vooralsnog is de verwachting dat bij de keuzemogelijkheid voor digitaal of papier de kosten voor papier ten opzichte van digitale verspreiding minimaal budgetneutraal verlopen.
5. COMMUNICATIE Een persbericht zal worden opgesteld. 6. PLANNING EN CONTROL (MUTATIES OP DE PROGRAMMABEGROTING) 6g. Ziin er hogere kosten verbonden aan dit voorstel? Zo ja, hoe wordt dit finan-deel afgedekt? Hogere kosten worden veroorzaakt door de aanschaf van ipads die in bruikleen worden gegeven. Per ipad wordt uitgegaan van een bedrag van 450,-. Conform de begrotingsregels dienen investeringen onder de 10.000,- in een keer te worden afgeschreven. Indien maximaal 22 ipads worden aangeschaft is dit van toepassing. Een budget is dan eenmalig nodig van maximaal 10.000,-. Indien meer dan 22 ipads worden aangeschaft wordt de apparatuur afgeschreven in een periode van drie jaar. De jaarlijkse kapitaalslasten inclusief rente bedragen dan globaal 160,- per Ipad. Bij de begrotingsbehandeling 2012 heeft u aangegeven een korting door te voeren op de raadsvergoeding. Deze korting is toegevoegd aan het budget van de raad ten bate van het raadswerk. Voorgesteld wordt voor dekking van de aanschaf van de apparaten deze middelen in te zetten. 6h. Wat is de pianning voor realisatie? Na vaststelling van dit voorstel door de raad zal eerst worden geïnventariseerd bij de fractievoorzitters wie de raadsbundel in digitale.versie wensen te ontvangen en of dan gebruik dient te worden gemaakt van een apparaat in bruikleen. Gelijktijdig zal een concept-bruikleenovereenkomst worden opgesteld en zullen met de leverancier van de applicatie vervolgafspraken worden gemaakt. Implementatie vindt plaats medio september/oktober 2012. 61. Welke financlële risico's kent het voorstel? Na aanschaf apparatuur zijn geen risico's bekend. 6j. WeIke andere risico's kent het voorstel? Geen risico's. BULAGEN Verslag evaluatie 4 juni 2012. Aldus besloten in de vergadering van de Raad, gehouden op 5 juli 2012 De griffier P.J. Peters De voo z t ':-11CS R. van Sche ven
Reg.nr. 1208216/4320 Evaluatie gebruik applicatie Notubiz In de periode december juni 2012 heeft een pilot plaatsgevonden voor het verzenden van de raadsbundel in een digitale versie. Hiervoor is gebruik gemaakt van de applicatie Notubox van de firma Notubiz. Aan de pilot is deelgenomen door enkele raadsleden, een steunfractielid, lid van het college en enkele ambtenaren. Principe is dat de gemeente zelf de stukken plaatst(uploading) in de applicatie van Notubiz. Op de tablet ontvangen de gebruikers op een app(licatie) vervolgens de stukken voor gebruik. Op 4 juni 2012 is met een aantal gebruikers de app geëvalueerd en zijn conclusies getrokken. Hieronder treft u hiervan een verslag aan. Bring your own device Bij aanvang van de pilot is gesteld dat het mogelijk moet zijn om met ieder willekeurig digitaal apparaat deel te kunnen nemen aan de pilot. De pilot is gestart met een aantal ipad gebruikers, een gebruiker van een Netbook en een gebruiker met een android tablet. Het werken met een android tablet was eigenlijk niet mogelijk. De proefpersoon met het netbook geeft aan dat hiermee prima te werken valt. Het apparaat is praktisch in gebruik. Nadeel van het netbook is dat er geen aantekeningen gemaakt kunnen worden in de teksten zoals in de notubox met de ipad. Voordeel van het netbook is dat het mogelijk is om meerdere bestanden naast elkaar te openen. Gebruikers zijn het er over eens dat de app Notubox vooral geschikt is om te werken met een ipad. De mogelijkheden van cje notubox zijn het meest optimaal te gebruiken met een ipad. Gebruikers zijn van mening dat bij gebruik van de app op korte termijn moet worden gekozen voor een ipad als device. Het is de vraag op de lange termijn of het gewenst is te 'moeten' werken met een ipad. Op termijn is het gewenst dat een gebruiker zelf kan kiezen voor een apparaat. Het 'Bring your own device-principe' wordt door de gebruikers dus ervaren als een uiteindelijk gewenste situatie. Is de ipad geschikt voor het raadswerk? De app op de ipad wordt op de eerste plaats ervaren als een goed alternatief voor de papieren raadsbundel. Vooral bij de voorbereiding op de raadsvergadering wordt de app ervaren als een goed middel om de stukken te lezen. Tijdens de vergadering is het apparaat minder snel dan de papieren bundel als het gaat om zoeken. Het wordt als positief ervaren dat op het moment dat de ipad wordt meegenomen men de beschikking heeft over meerdere raadsbundels. Het vervoersgemak van de bundels wordt hiermee gewaardeerd. Tevens is over het algemeen de leeskwaliteit van de stukken goed. Voor het totale raadswerk geven een aantal gebruikers aan dat de ipad vooral wordt gezien als aanvulling op de eigen PC. In de pilot wordt alleen gewerkt met de raadsbundel in digitale versie. Gebruikers geven aan dat er ook behoefte is om de 1
andere stukken te ontvangen op de ipad als informatienoties, amendementen etc. Op deze manier ontvangt men alle informatie op de ipad. Sommige gebruikers hebben op de ipad ook geëxperimenteerd met een dropbox. Hoe bevalt het gebruik van de applicatie van Notubiz? Door de gebruikers worden verschillende voor- en nadelen benoemd. Principieel voordeel is dat wordt bespaard op papier en dat in de bedrijfsvoering kosten worden bespaard bij een totale digitale overgang. De stukken worden in vergelijking met de postbezorging snel ontvangen. De app wordt beschouwd als een goede vervanger van de papieren raadsbundel. De app is 'rechttoe rechtaan': niet ingewikkeld. Duidelijk is dat het een techniek betreft die in ontwikkeling is. Het is nog niet mogelijk om meerdere documenten naast elkaar te openen of snel te switchen. Dit wordt ervaren als een gemis. Vooral per agendapunt is het prettig als meerdere documenten naast elkaar geopend kunnen worden. Vraag aan leverancier vanuit de gebruikers is of het mogelijk is meerdere documenten of pagina's naast elkaar open te zetten. Vooral in het begin was het wennen om de structuur van de digitale raadsbundel te doorlopen. Gebruikers geven aan nog niet veel gebruik te hebben gemaakt van de geavanceerdere/nieuwe opties binnen de app als het aanmaken van een dossier, het delen met collega's van aantekeningen etc. Het is onduidelijk of het mogelijk is documenten te importeren of exporteren vanuit de app om zo een dossier binnen of buiten de app te vullen. (Volgens de laatste update is dit mogelijk) Het maken van aantekeningen wordt niet altijd als handig ervaren. Het zou goed zijn als het mogelijk is op de documenten goede aantekeningen te kunnen maken, buiten de memofunctie om. Het zoeken binnen een document wordt als snel ervaren en positief gewaardeerd. Het zou goed zijn als de zoekfunctie over meerdere documenten kan worden gebruikt. Minimaal op agendapuntniveau, met name als er meerdere bijlagen aanwezig zijn bij een agendapunt. Als marginaal nadeel wordt gemeld dat het scherm kleiner is dan een a4 papier en dat het bladeren lastiger is. Het inloggen wordt negatief gewaardeerd wanneer men online moet gaan om te kunnen inloggen. Gelijktijdig wordt dit positief gewaardeerd om zo de veiligheid van de stukken te waarborgen. Gekozen is aan de voorkant van het gehele traject voor Notubiz omdat de eigen ICTafdeling geen ondersteuning kan verlenen aan de pilot. De firma Notubiz is marktleider voor gemeenten op het gebied van digitaal werken. Juist door de keuze voor Notubiz is het toch mogelijk gebleken de pilot uit te voeren met minimale formatieve inzet vanuit de eigen organisatie. In de serviceverlening wordt geconstateerd dat Notubiz de beschikking heeft over een helpdesk die snel en effectief reageert. Vragen worden dezelfde dag opgelost. Bij problemen worden zaken snel opgepakt. In het begin was de app wat instabiel. Nu is dit aanzienlijk 2
beter. Gesteld wordt door de gebruikers dat met de laatste updates grote stappen zijn gezet door Notubiz. De applicatie is een techniek in ontwikkeling. Welke mogelijkheden zouden hierin moeten worden meegenomen of verbeterd? Stelregel is dat tools goed moeten werken als ze worden aangeboden. De functie van arceren en onderstrepen kan beter. In de bijeenkomst wordt gewezen op de mogelijkheid hiervoor een speciale pen aan te schaffen. Het is wenselijk dat de zoekfunctie wordt uitgebreid met de mogelijkheid over meerdere documenten te zoeken. Het is goed als meerdere bestanden gelijktijdig kunnen worden geopend met een makkelijke switch van document naar document. Bij het uploaden van nieuwe of aanvullende stukken zou een boodschap moeten verschijnen. (bijvoorbeeld zoals bij updates in de appstore of per e-mail) Conclusies pilot Geconstateerd wordt dat het gebruik van een digitale raadsbundel een nieuw fenomeen is. Gaande de pilot was al merkbaar dat nieuwe ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. Sprake is dan ook van een product in ontwikkeling. Kijkend naar de pilot kan worden geconstateerd dat het gebruik van de app in combinatie met een ipad een alternatief is voor een papieren raadsbundel. De app is eenvoudig bedienbaar als het gaat om de primaire functies van een raadsbundel. Wat dat betreft kan de pilot worden gekwalificeerd als geslaagd. Het principe van 'bring your own device' is nog niet goed mogelijk, maar wordt uiteindelijk door gebruikers op termijn wel wenselijk geacht. Uiteindelijk wordt het wenselijk geacht dat gebruikers kunnen kiezen voor het apparaat dat naar hun beleving het beste bij hen past. Deze boodschap is ook van belang voor de huidige leverancier. De testgroep heeft een korte termijn advies en een lange termijn advies: Op de korte termijn wordt het niet wenselijk geacht alle raadsleden en steunfractieleden verplicht over te laten stappen op een digitale raadsbundel. Het product is nu nog volop in ontwikkeling en het is de vraag of iedereen hierin verplicht meegenomen dient te worden. Voor de korte termijn wordt voorgesteld om iedereen deze raadsperiode de keuze te geven of de raadsbundel in een papieren versie te ontvangen of de raadsbundel alleen digitaal te ontvangen. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van de app van Notubiz. Op de lange termijn bij aanvang van de volgende raadsperiode in 2014 zal wel volledig worden overgestapt op een digitale raadsbundel. Daarbij zal te zijner tijd een marktoriëntatie worden gedaan om te kijken of op dat moment de huidige leverancier nog steeds het meest passende product kan bieden. Richtinggevend bij deze oriëntatie is of leveranciers een product aanbieden dat tegemoet komt aan het principe van 'bring your own device'. Tevens is het goed te bekijken welke mogelijkheden de samenwerking met Geldermalsen en Tiel te bieden heeft. Kijkend naar de snelle ontwikkelingen is dan ook de verwachting dat te zijner tijd meerdere 3
functies kunnen worden aangeboden in een app waardoor alle raadsinformatie wordt aangeboden op één systeem (app). Aandachtspunten bij de implementatie * Aandachtspunt is op welke wijze de apparaten dienen te worden gefinancierd. Mogelijk kan dit worden gefinancierd vanuit het raadsbudget. Dit is een keuze aan de raad als budgethouder. Daarnaast is het goed de doelgroep af te bakenen en vast te stellen dat het gaat om raadsleden en (actieve) steunfractieleden. Bij andere gemeenten zal worden geïnformeerd hoe zij hiermee omgaan. *Het is goed nieuwe gebruikers kennis te laten maken met de ipad en de app via een workshop zoals dit is gedaan bij de start van de pilot. *Laat gebruikers geregeld even bij elkaar komen om ervaringen uit te wisselen en zo van elkaar te leren. *Leg fracties uit hoe zij hun werk digitaal logistiek kunnen organiseren met behulp van de ipad. 4