Dit draaiboek heeft betrekking op het te organiseren WMO event op zaterdag 25 oktober van 14:00 17:00 in de Poort van Limburg te Weert en op dinsdag 4 november van 16:30 19:00 in gemeenschapscentrum de Zaal te Stramproy. Het draaiboek is opgedeeld in de volgende hoofdstukken: A: Draaiboek voorbereiding Event 1. Regelen locaties 2. Regelen aanbiedersmarkt 3. Regelen dagvoorzitterschap 4. Regelen inhoudelijk programma 5. Regelen uitnodigingen, billboards en publiciteit 6. Nazorg en afhandeling afspraken B: Draaiboek tijdens het Event 1. Markt 2. Inhoudelijk programma De werkgroep die zich bezighoudt met de voorbereiding bestaat uit: Naam Telefoonnummer Email adres Aanwezig van Pol 06-11118625 d.van.pol@weert.nl Maandag t/m vrijdag Jansen 06-81646250 hans.bmpadvies@gmail.com Woensdag, vrijdag Schreuders 0495-575483 m.schreuders@weert.nl Doek 06-11388713 s.doek@weert.nl Versie 1.0 23 september 2014 pagina 1
A: DRAAIBOEK VOORBEREIDING EVENT 1. REGELEN LOCATIES Activiteit Waar Wanneer Wie Bevindingen Status Locatie Poort van Limburg bezichtigen, plattegrond bekijken en mogelijkheden organisatie event inschatten. Offerte Poort van Limburg aanvragen, beoordelen en eventueel corrigeren, contacten met locatie. Poort van Limburg, Weert 9 september 16.00 uur X X Scheiding grote en kleine zaal niet geheel geluidsdicht. Markt in kleine zaal. Stands rondom. Statafels voor gesprek in centrum ruimte. Brede looppaden aanhouden in grote zaal. Rolstoelen verspreiden in zaal. Eilanden (tafels met stoelen en rolstoelruimte) in de grote zaal creëren. X Locatie Stramproy bezichtigen, plattegrond bekijken en mogelijkheden organisatie inschatten. De Zaal, Stramproy Mariastraat 1 Zitplaatsen voor 200 man en een beamer en scherm. Versie 1.0 23 september 2014 pagina 2
Offerte locatie Stramproy aanvragen, beoordelen en eventueel corrigeren, contacten met locatie. Contact de zaal: 0495-561768 Thijs Hendriks: 0653719233 Aankleding locaties regelen, afspraken maken met beheerders over plaatsing tafels en stoelen. Geluid en projectie regelen met beheerders locatie. Afspraak maken over testen op de dag voor het event of de ochtend van het event. Versie 1.0 23 september 2014 pagina 3
Koffie, thee en versnaperingen regelen. Water en glazen voor de sprekers. Achtergrondmuziek of muzikant regelen voor pauze en tijdens de markt? Voldoende garderobevoorzieningen Versie 1.0 23 september 2014 pagina 4
2. REGELEN AANBIEDERSMARKT Activiteit Waar Wanneer Wie Bevindingen Status Minimum en maximum afmetingen stands of marktkramen beide locaties. Plaatsing stands in de ruimte bepalen. Lijst maken met mogelijke kandidaat aanbieders voor de markt. Contactpersonen inventariseren Rekening houden met afvallers, dus meer op de lijst zetten dan er plaatsen zijn. Aanbieders benaderen met verzoek om medewerking aan markt. Eerst mondeling en daarna ook schriftelijk benaderen. Versie 1.0 23 september 2014 pagina 5
Schriftelijk bevestigen gemaakte afspraken inclusief afgesproken faciliteiten (stroom, video mogelijkheid etc). Natje en droogje regelen voor standhouders (penningen?). Na afloop event bedankje uitreiken en/of later bedankbrief sturen voor medewerking Versie 1.0 23 september 2014 pagina 6
3. REGELEN DAGVOORZITTERSCHAP Activiteit Waar Wanneer Wie Bevindingen Status Bepalen wat de rol van de dagvoorzitter is. Welke mate van vrijheid krijgt hij om de rol in te vullen. Wat zijn do s en don ts voor de dagvoorzitter. Primaat gaat naar dagvoorzitter, backup scenario met andere dagvoorzitter opstellen. Dagvoorzitter benaderen met verzoek om medewerking. Deelname per email laten bevestigen. Vragen naar hoogte vergoeding. Schriftelijke briefing opstellen. Draaiboek inhoudelijk programma met dagvoorzitter doorspreken en afspraken maken over de timing en tijdbewaking. Versie 1.0 23 september 2014 pagina 7
4. REGELEN INHOUDELIJK PROGRAMMA Activiteit Waar Wanneer Wie Bevindingen Status Definitief inhoud programma vaststellen met tijdschema en taakverdeling en rol/bijdrage wethouder Zoeken naar sprekers, lijst met namen opstellen en afspraken maken over de inhoud, vorm en omvang van de presentaties. Wenselijkheid van externe sprekers hierbij betrekken en taak/rol van hen vaststellen. Filmclip over WMO: Filmproductiebedrijf uitkiezen, draaiboek maken, locaties regelen en script schrijven. Versie 1.0 23 september 2014 pagina 8
Filmclip over WMO: Opnamedag: begeleiden crew en acteurs, en toegang tot filmlocaties regelen 1e controle / wijzigen Filmclip WMO definitief Intermezzo filmclips uitzoeken en beoordelen op bruikbaarheid en timing. Man bijt Hond clipje over veranderingen in de zorg Notulist voor vastleggen vragen vanuit het publiek en antwoorden door sprekers. Dit materiaal gebruiken voor het opstellen van overzicht veelgestelde vragen en antwoorden (Q&A s) voor de website Versie 1.0 23 september 2014 pagina 9
Deelname sprekers en gemaakte afspraken schriftelijk bevestigen X X Programma op papier zetten en reproduceren voor uitreiking aan bezoekers van beide dagen. Folders maken met info over Wmo en uitdelen tijdens bijeenkomsten Klare taal coach voort controle Versie 1.0 23 september 2014 pagina 10
5. REGELEN UITNODIGINGEN, BILLBOARDS EN PUBLICITEIT Activiteit Waar Wanneer Wie Bevindingen Status Definiëren welke WMOklanten/ gebruikers uitgenodigd worden. Selectie met NAW gegevens uit de verschillende bestanden laten maken om uitnodigingen te versturen. Wie zorgt dat de adressen bekend zijn? Uitnodigingsbrief opstellen. Klare taal coach voor controle Uitnodigingsbrief aanleveren. Repro, Frank Caris Afspraak maken met de repro Versie 1.0 23 september 2014 pagina 11
Uitnodigingsbrief versturen. Op basis van uitnodigingen inschatten omvang aantal deelnemers en getallen checken met opgave aan zaalbeheerder i.v.m. catering. Persbericht opstellen en concept toetsen Persbericht uit Versie 1.0 23 september 2014 pagina 12
Tekst in Gemeentewijzer Ontwerp en teksten opstellen en vaststellen voor posters/billboards. X Drukkerij benaderen en posters laten reproduceren. Versie 1.0 23 september 2014 pagina 13
Posters ophangen Lijst met locaties Versie 1.0 23 september 2014 pagina 14
6. NAZORG EN AFHANDELEN AFSPRAKEN Activiteit Waar Wanneer Wie Bevindingen Status Bedankje externe deelnemers Na het evenement Bijvoorbeeld een doos merci, bloemen of een fles drank Persbericht opstellen en verzenden over resultaat bijeenkomsten Informatie over bijeenkomsten op gemeentelijke website plaatsen (notulen, presentaties, foto s) Versie 1.0 23 september 2014 pagina 15
Versie 1.0 23 september 2014 pagina 16
A: DRAAIBOEK TIJDENS HET EVENT 1. MARKT Activiteit Waar Wanneer Wie Bevindingen Status Ontvangen standhouders en aanwijzen plaats voor stand/kraam. Versie 1.0 23 september 2014 pagina 17
Versie 1.0 23 september 2014 pagina 18
2. INHOUDELIJK PROGRAMMA Activiteit Waar Wanneer Wie Bevindingen Status Ontvangst dagvoorzitter, dag en programma nogmaals doorspreken. Ontvangst (externe) sprekers. Briefing over tijdstip aanvang en praktische zaken als beamer, afstandsbediening Start inhoudelijk programma omroepen zodat aanwezigen naar de zaal komen. Versie 1.0 23 september 2014 pagina 19
Versie 1.0 23 september 2014 pagina 20