WAT DETAILS DEADLINE VERANT WOORD ELIJKE Eten en overnachten

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "WAT DETAILS DEADLINE VERANT WOORD ELIJKE Eten en overnachten"

Petrus Janssens
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 WAT DETAILS DEADLINE VERANT WOORD ELIJKE Eten en overnachten Eten zaterdagmorgen Bestellen bij bloso: laten weten hoeveel Annuleren van deze nacht voor een heel aantal (alle pakketnemers), maar ook aantal vrijwilligers wel slapen Tegen wanneer annuleren? 2maanden voordien Begin en finale getallen begin mei Begin en finale getallen mei Sowieso 10 bedden in oostende en 20 bedden in blankenberge vrijhouden voor vrijwilligers. Kamerverdeling opmaken Eten zaterdagmiddag Doorgeven hoeveel man (pakket + vrijwilligers) Wij moeten uitscheppen: vrijwilligers? Begin en finale getallen begin mei Ineens avondpakket meegeven. Papier maken / drukken/ insteken dat niet mag gegeten worden in zaal. Eten zaterdagavond Ook nog eten voor niet pakketnemers op terras cafetaria - contacteren cafetaria - contacteren moving, the handles Eten zondagmorgen Jeugdherberg heeft ontbijt In Bloso is ontbijt (vrijwilligers voorzien) Beslissen welk soort ontbijt (middelste tarief) : doorgeven aan BLOSO Eten zondagmiddag Allemaal pakketnemers in bloso (vrijwilligers om uit te scheppen) en nemen eten voor avond mee, ook de geselecteerden die na middageten naar oostende gaan met tram (om om 15u te kunnen opwarmen) Eten zondagavond Hun eigen pakket van de middag + vrijwilligers / deelnemers show eten via agua delmar : doorgeven hoeveel

2maanden voordien Begin en finale getallen begin mei Begin en finale getallen mei Sowieso 10 bedden in oostende en 20 bedden in blankenberge vrijhouden voor vrijwilligers.

2 Eten vrijwilligers Water Bepalen hoeveel er zijn Zaterdag: Zondag: Beslist dat er water moet zijn Bepalen hoeveel Bij wie kopen Hoe overal krijgen Wie gaan ophalen Materiaal Lijst van alle materiaal Wat nog bestellen? Volledige lijst opstellen (oa bonnetjes vestiaire, parkingtickets, bestek, koffie, kladpapier, medailles, wegwijzers, groot scherm, promomateriaal westvlaanderen, lijsten van wie meedoet aan democup ). Ophalen materiaal Lijst van wie wat gaat halen wanneer en Buttons pakketnemers maken terugbrengen Toestel gebruiken van stijn. Wie gaat deze maken? Reservebuttons Van iedereen foto s mei Continu Tegen Begin mei Ten laatste begin mei af Terugdoen materiaal Wie doet wat naar waar mei Cammionette huren - opvragen offertes - wie ophalen cammionette - wie terugbrengen - lijst van wat erin moet Mei Mei Gedetailleerd draaiboek Wegwijzers Welke moeten geplaats worden? Het plaatsen zelf: wie? mei Welkomstpakket Waar te verkrijgen? (op zaterdagmorgen 7.30 tot 14u in blankenberge) Inkom voorzien voor deelnemers die geen pakket hebben op zaterdag en zondag. Wat erin? - stadsplannen blankenberge en oostende - kleine draaiboek - tramuren - extra pakketten voorzien - plan van site - tramtickets - button - hoe ga ik van ene plaats naar andere en alle info van het weekend - programmaboekje Ten laatste begin mei alles erin.

Volledige lijst opstellen (oa bonnetjes vestiaire, parkingtickets, bestek, koffie, kladpapier, medailles, wegwijzers, groot scherm, promomateriaal westvlaanderen, lijsten van wie meedoet aan democup

3 Verkoop Wat wordt verkocht door ons Waar en wanneer verkopen Stand aankleden Kassa voorzien Start2jump - niet eten in de zaal - hoe komen ze binnen op zaterdag en zondag in boekje zetten Lijst opstellen Materiaal bijeenzoeken Hoe het er krijgen Op zondag op één van de standjes Materiaal bijeenzoeken Bepalen Wie doet dit? Aanpassen aan deze situatie en verkopen in oostende. Tombola Programmaboekje Vrijwilligers en security Mensen vinden voor het weekend zelf en daarvoor t-shirts ask me Geschenk voor vrijwilligers Security Reclame voor Jos zijn schoen. Nee Schrijven Layouten Nalezen Drukken Hoe Verdelen / verkopen - eerste algemene mail opstellen - reacties bundelen - concrete mail - reacties bijhouden - vrijwilligers melden wanneer ze wat doen en waar aanmelden en alle info geven - taken van vrijwilligers verdelen - logo maken - offertes opvragen - laten maken - hoe uitdelen Later beslissen Boeken Wie moet Hen informeren Betalen voorschot We aanvaarden deze offerte (1000 euro plus btw, enkel op zondag). Karlien Charis Pieter Stijn Stijn stijn Telefoonnummers van iedereen Vervoer Slapers blankenberge en oostende Oplijsten Verdelen Aantal doorgeven aan jeugdherberg Zondag naar oostende Ook tramtickets aankopen

Tombola Programmaboekje Vrijwilligers en security Mensen vinden voor het weekend zelf en daarvoor t-shirts ask me Geschenk voor vrijwilligers Security Reclame voor Jos zijn schoen.

4 parking Tickets Event aanmaken Plaatsen afzetten - zaterdag -- station aanvragen -- hoe tickets scannen - zondag -- hoe tickets scannen gaat dit doen Pieter zet link op site Zondag: Achteraan voor deelnemers zondag (100 man).en vooraan voor andere pakketnemers. - wie afzetten -materiaal voor vorrzien mei pieter Verkoop ter plaatse VIP Prijs bepalen en eten ANDEREN doorgeven hoeveel pakketten Mail aan de clubs om deadline te laten weten Organisatie van iets op strand op zondagmorgen Zaterdag: zelfde systeem, maar mag je daar 200 stoelen zetten?? - zaterdag vrijwilliger zetten - zondag vrijwilliger zetten Tickets op voorhand afdrukken - met hoeveel komen we (lijst opmaken van wie we uitnodigen: 30 man doorgeven aan oostende) - we doen walking dinner - aan Bloso - aan jeugdherberg in oostende - mail opstellen - mail versturen - wie doet begeleiding? - materiaal aankopen - wie materiaal meebrengen - noodplan bij slecht weer - wie folders uitdelen op strand - demo s geven in oostende en blankenberge Begin Begin Begin Begin pieter Combinatie met ander evenement Introductie democup Eten voorzien op zaterdagnamiddag - contact opnemen met zwembad, sealife, en andere gelegenheden in Blankenberge en Oostende oa via stad - tickets hiervoor afdrukken - tickets afgeven aan die mensen op voorhand Nathalie Delporte vragen om aankondiging te doen en mag naar VIP. Vragen aan Moving en handles om iets te organiseren op terras van blankenberge. (5 pakketten als eetstand maken en zij voorzien mensen van ) Wat krijgen vrijwilligers? stelt mail op

- wie afzetten -materiaal voor vorrzien mei pieter Verkoop ter plaatse VIP Prijs bepalen en eten ANDEREN doorgeven hoeveel pakketten Mail aan de clubs om deadline te laten weten Organisatie van iets

5 Ehbo - op zondag huren -- contract opvragen -- contract tekenen -- mensen uitleggen waar ze moeten zijn (wie?) Stijn - op zaterdag zelf voorzien -- mensen vinden -- uitleggen waar moeten zijn (wie?) Organisatie van buttonnamiddag - welke testen afleggen? - speciale testen? - publiciteit maken naar clubs toe - wie buttons op voorhand maken - wie buttons ter plaatse maken (wie + materiaal) - ook nieuwe mensen verwelkomen? Kassa? prijs? flyer? februari Aparte website democup stijn Organisatie van zaterdagnamiddag - breakdance laten lesgeven - dd force laten lesgeven - klassieke rope skipping laten geven - waar gebeurt dit? - hoe toegang / buttons checken? februari

- publiciteit maken naar clubs toe - wie buttons op voorhand maken - wie buttons ter plaatse maken (wie + materiaal) - ook nieuwe mensen verwelkomen? Kassa? prijs?

6 Extra info / beslissingen: Kleuren van badges: - pakketnemers die niet springen (geel) - pakketnemers die wel springen (groen voor zaterdag) - pakketnemers die wel springen (rood voor zondag) - springers die geen pakket hebben maar wel deelnemen (blauw voor zaterdag en roze) - coaches (zelfde als springer) - vrijwilligers (mogen ook eten oranje en grijs) Alle pakketnemers komen zondag langs achter met button als toegangsticket. Ook zaterdag langs speciale ingang. Bordjes hiervoor voorzien+ in welkomstpakket Combinatie met ander evenement: indien ze naar het zwembad gaan, kunnen ze door 8 euro extra te betalen aan die inkom ook naar de democup komen. Drie euro van die 8 euro gaat naar het zwembad en de rest naar ons. Zorgen dat totale prijs wel steeds ruim boven onze 12 euro blijft. Als Nathalie Delporte voor een kleine prijs een aankondiging wil doen op de democup zelf, mag ze komen. Ze krijgt ook VIP ticket. Dit in de hoop dat er mogelijks media komt. Kost ons weinig en geeft toch een cachet. Wat krijgen vrijwilligers? - t-shirt - button - eten en drinken voor die dag - alle tickets (zaterdag en zondag) Overnachting indien werken op twee dagen met kostprijs van 95 euro en (eventueel) surprise Parking: Bij het aanmaken van het evenement kan men tevens kiezen om een parkingticket te kopen. Op zaterdag kunnen ze staan aan station. Op zondag op grote parking. Extra vrijwilligers: uitscheppen eten

achter met button als toegangsticket. Ook zaterdag langs speciale ingang.

Vergelijkbare documenten

De evenementen checklist

De evenementen checklist #iedereenflyer FLYER.BE Drukwerk voor iedereen! Evenementen doe je zo! Of het nu de eerste of de honderdste keer is dat je een evenement organiseert, je wil steeds dat het resultaat