Bijlage bij raadsvoorstel Van: Stuurgroep samenwerkingsmodel Hoeksche Waard datum: 5 november 2009 betreft: Organisatie van de regio (incl. toekomstperspectief van de Gemeenschappelijke regeling Hoeksche Waard) Inleiding Op basis van de door de gemeenteraden geaccordeerde notitie Samenwerking in de Hoeksche Waard (versie 29 juli 2009) volgt onderstaand onder A. allereerst een uitwerking van de in het vervolgproces benoemde uitvoeringscapaciteit. De stuurgroep heeft hiertoe heldere kaders gesteld voor de organisatie van de regio. Om de concept-hoofdstructuur van het nieuwe samenwerkingsmodel verder concreet vorm te geven is bovendien onderstaand onder B. een aantal ontwikkelopgaven geformuleerd. De eerste drie zijn noodzakelijk om de nieuwe regeling per 1 mei 2010 operationeel te hebben. De laatste twee opgaven kunnen in de loop van 2010 worden opgepakt. A. Organisatie van de regio (incl. toekomstperspectief van de GR Hoeksche Waard) 1. Taken Het nieuwe samenwerkingsmodel van de Hoeksche Waard en de bijbehorende gemeenschappelijke regeling kan gezien worden als een huis. Een ruime woning, die voorbereid is op toekomstige ontwikkelingen, maar waarvan nog niet direct iedere kamer in gebruik genomen wordt. Het model biedt in eerste instantie heldere, transparante en eenduidige ruimte voor de reeds bestaande samenwerkingsvormen Commissie Hoeksche Waard (met de daarbij behorende Adviescommissies VROM, EZ, Verkeer en Financiën en Landschap, Recreatie en Toerisme), het PFO Samenleving en het PFO Veiligheid. Op basis van de gemeenschappelijke regeling worden hiertoe vijf afzonderlijke PFO s ingesteld (als vaste commissies van advies). In de eerder door de gemeenteraden vastgestelde notities Op weg naar een nieuw samenwerkingsmodel Hoeksche Waard (25 november 2008) en Samenwerking in de Hoeksche Waard (29 juli 2009) is bovendien vastgelegd dat ook andere bestaande gemeenschappelijke regelingen in de ontwikkeling naar het nieuwe samenwerkingsmodel moeten kunnen worden opgenomen. De nieuwe GR moet het dus mogelijk maken dat bestaande, nu nog separate, regelingen (te denken valt aan de met de Hoeksche Waard gebiedscongruente regelingen RAD, RSD, WHW en Ombudscommissie Hoeksche Waard) desgewenst op enig moment (afhankelijk van nadere specifieke bestuurlijke besluitvorming) worden aangehaakt aan of geclusterd c.q, geïntegreerd met het nieuwe samenwerkingsmodel. Met het oog daarop voorziet de nieuwe GR in een mogelijkheid het samenwerkingsverband uit te breiden en bevat daarvoor diverse mogelijkheden (zie de artikelen 4, leden 4 en 5 en de artikelen 9 en 23). De GR maakt het aldus mogelijk dat het algemeen bestuur, na verkregen toestemming van de raden van de deelnemende gemeenten, met het oog op de behartiging van bepaalde belangen van de regeling bestuurscommissies kan instellen. Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en de samenstelling van zo n commissie. De daadwerkelijke samenstelling is uiteraard sterk afhankelijk van de taken die aan een dergelijke commissie worden opgedragen. Naar de mogelijkheden van een eventuele bundeling van gemeenschappelijke regelingen zal in 2010 een nadere verkenning worden uitgevoerd. 1
Kort samengevat heeft de nieuwe GR in principe de volgende taken: Procesregie voeren op besluitvorming inzake gezamenlijke aangelegenheden Regie voeren over de beleidsvoorbereiding op de vijf onderscheiden domeinen van samenwerking Resultaatverantwoordelijk voor uitvoering o van de middels afzonderlijke besluitvorming aan de regio opgedragen taken o en mogelijk op termijn bijv. van taken behorend tot RSD, RAD of WHW Mogelijk in de toekomst het aanbieden van facilitaire bedrijfsvoering aan de gemeenten en eventueel andere samenwerkingsverbanden en organisaties. Hierbij dient onderscheid te worden gemaakt in de bedrijfsvoeringsondersteuning aan de deelnemende gemeenten en de eigen bedrijfsvoering van de regio-organisatie. In het PFO Economie (of bedrijfsvoeringsondersteuning al naar gelang de keuze) wordt sturing gegeven aan ontwikkelingen als de samenwerking op het gebied van ICT en in de toekomst misschien nog meer onderwerpen. Als bij twee of meerdere gemeenten behoefte bestaat dan wel gaat bestaan om ook op andere bedrijfsvoeringsonderdelen (zoals bijv. juridisch, facilities, personeel en organisatie, financiën en communicatie) samenwerking te zoeken, biedt de regeling hiertoe ook de mogelijkheden. De eigen bedrijfsvoering van de regio-organisatie wordt voorlopig bij een of meerdere van de deelnemende gemeenten ondergebracht. Intussen zal nader worden bezien hoe de planning & control-taken en de overige ondersteunende bedrijfsvoeringstaken het best kunnen worden belegd. Wat gaat de regio zelf doen en wat komt bij de gemeenten vandaan (de huidige ondersteuning van CHW door de regio ZHZ valt immers weg). Bij eventuele verdere doorgroei van de GR (bijv. als uit nader onderzoek zou blijken dat andere reeds bestaande gemeenschappelijke regelingen als RAD, RSD of WHW bij de nieuwe regeling worden aangehaakt) kunnen mogelijke alternatieven worden verkend. 2. Randvoorwaarden Budgettair neutraal Uitgangspunt is dat bij handhaving van het huidige beleidsinhoudelijke ambtitieniveau samenwerking op basis van het nieuwe model budgettair neutraal zal moeten verlopen. De kosten van de nieuwe regio-organisatie mogen in principe niet hoger zijn dan hetgeen nu wordt betaald voor de regionale samenwerking. Hiertoe zal inzichtelijk worden gemaakt wat de huidige samenwerking kost: (hiertoe behoren CHW, PFO s Samenleving en Veiligheid, de regionale inzet die nu reeds door de individuele gemeenten wordt geleverd, de verschillende regionaal uitvoerende medewerkers én de ingehuurde externe adviseurs die op de verschillende terreinen voor de regio werkzaam zijn). De omvang van de regio-organisatie (de capaciteitsbijdragen van de deelnemende gemeenten daarin verdisconteerd) blijft beperkt tot de voor de uitvoering van de bestaande regionale programma s noodzakelijke omvang. Opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap In het voorgestelde samenwerkingsmodel fungeren de afzonderlijke PFO s als inhoudelijk opdrachtgever richting het DB. Het DB als bestuurlijk opdrachtnemer stuurt het regionaal MT aan, dat als ambtelijk opdrachtgever fungeert. De wijze 2
waarop het regionaal MT invulling geeft aan dit opdrachtgeverschap krijgt zijn plaats in de organisatieverordening. In een afzonderlijk benoemde ontwikkelopgave wordt de inrichting van de ondersteuning van het bestuurlijke proces nader geconcretiseerd. Hierbij komen ook zaken als een nadere verfijning van de relaties opdrachtgever-opdrachtnemer en klant-leverancier en de verschillende vergadercycli aan de orde. Planning & control De lokale begrotingen zijn leidend voor wat betreft de regionale begroting. De planning & control-cycli zullen hierop worden afgestemd. Dit betekent dat mede aan de hand van de jaarschijven uit het meerjarenprogramma lokaal en regionaal wordt bepaald wat de benodigde (ambtelijke) capaciteit is. Dit wordt vertaald in de lokale en vervolgens regionale begroting. Ten slotte wordt dit verwerkt in de jaarplannen van de ambtelijke organisaties. Voor het regionaal MT is de uitvoeringscapaciteit altijd nadrukkelijk onderdeel van de beleidsvoorbereiding van regionale taken. Proces Naast structuurafspraken is het ook van belang aandacht te besteden aan de procesmatige aspecten van samenwerking. Het gaat dan om vragen als: wanneer doet wie wat en vooral ook niet? hoe overleg/rapporteer/communiceer je met elkaar? welk gedrag verwacht je van elkaar? Deze elementen worden in de verschillende benoemde ontwikkelopgaven meegenomen. 3. De onderscheiden ambtelijke rollen In de door de vijf raden in september jl. geaccordeerde notitie Samenwerking in de Hoeksche Waard worden de volgende politiek-bestuurlijke rollen in het samenwerkingsmodel beschreven: gemeenteraden, colleges van burgemeester en wethouders, algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter van de Gemeenschappelijke regeling, de PFO s en het Raadsledenoverleg Hoeksche Waard. De ambtelijke rollen worden beschreven in hoofdstuk 10 van de nieuwe GR. De gemeenschappelijke regeling heeft een ambtelijke organisatie met aan het hoofd een secretaris. Daarnaast is er een regionaal MT, dat bestaat uit de secretaris van de GR en de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten. De gezamenlijke regionale rol van de gemeentesecretarissen in het regionaal MT heeft 3 dimensies: secretaris/algemeen directeur in de eigen gemeente, gemeentelijk toezicht op de GR (zoals ook geldt voor andere verbonden partijen) en zorg voor het goed functioneren van de gehele regio. Het regionaal MT fungeert als schakel tussen de GR en de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten. Het werkgeverschap van de regio-organisatie valt onder de verantwoordelijkheid van het AB en DB en de uitvoering daarvan is een collectieve verantwoordelijkheid van het regionaal MT. In de organisatieverordening worden de positie en de taken van en de onderlinge verhoudingen binnen het regionaal MT nader uitgewerkt. De inrichting van de regio-organisatie is als afzonderlijke ontwikkelopgave benoemd. 3
B. Organisatie van de regio: nog uit te werken ontwikkelopgaven Om de concept-hoofdstructuur van het nieuwe samenwerkingsmodel verder concreet vorm te geven zijn de volgende vijf ontwikkelopgaven geformuleerd. De eerste drie zijn noodzakelijk om de nieuwe regeling per 1 mei 2010 operationeel te hebben. De laatste twee opgaven kunnen in de loop van 2010 worden opgepakt. 1. Inrichting van de ondersteuning van het bestuurlijke proces Het samenwerkingsmodel is reeds voor een deel vertaald in een besturingsmodel (met name rondom agendasetting en doorloop van besluitvorming in het gehele proces). Dit besturingsmodel moet echter concreter gemaakt worden in de vorm van spelregels, procedures, rollen en verantwoordelijkheden. Dit bestuurlijke proces wordt ingericht middels deze ontwikkelopgave die uit zal monden in een voorstel aan de stuurgroep. Daarna dient het voorstel verder te worden vertaald in diverse conceptreglementen en verordeningen. Als afzonderlijke deelopgave is geformuleeerd de (communicatie over) afhechting van de (op basis van een convenant) bestaande overlegsituatie van het dagelijks bestuur van CHW met het maatschappelijk middenveld. Regie: de heren K. Tigelaar (bestuurlijk), G. Boluijt (eerste ambtelijk aanspreekpunt), C. Post, M. Tobeas en G. van Halderen (commissiesecretaris CHW). In samenwerking met de voorzitters en secretarissen van de AC s, PFO Veiligheid en PFO Samenleving. Wanneer: na accordering door de stuurgroep (2 november jl.) oppakken; voor 1 mei 2010 geheel afgerond (omdat GR dan van start moet). 2. Inrichting van de regio-organisatie Deze ontwikkelopgave wordt onderverdeeld in de volgende delen: 1. De eerste vraag is: hoe is vorm te geven aan het regionaal managementteam. Positie en taken van het regionaal managementteam worden nader geregeld in de organisatieverordening. 2. Ontwikkelen van een voorstel m.b.t. het organiseren van de P&C-cyclus. Moet dit door de regio-organisatie zelf of door een van de gemeenten? Betrek hierbij tevens het perspectief tijd: dat wil zeggen dat er ook een tijdelijke periode overbrugd kan worden naar een situatie dat de omvang van de regio is gegroeid en er een nieuwe afweging ontstaat. 3. Ontwikkelen van een voorstel m.b.t. de ondersteuning van de bedrijfsvoering. Wat gaat de regio zelf doen en wat komt bij de gemeenten vandaan (ondersteuning ZHZ valt immers weg). 4. Ontwikkelen van een werkwijze m.b.t. de afstemming van de regionale en lokale capaciteit. Hiervan maakt onderdeel uit het verder invulling geven aan de gedachte van een projectleiderspool voor grotere regioprojecten. Regie: mevrouw R. Melissant (bestuurlijk), de heren C. Post (eerste ambtelijk aanspreekpunt), J. Brouwer, T. Teijema en G. van Halderen (commissiesecretaris CHW). Een en ander in samenwerking met de MT s van de gemeenten. Wanneer: na accordering door de stuurgroep (2 november jl.) oppakken; voor 1 mei 2010 afgerond. 3. Werkvormen raadsledenoverleg Hoeksche Waard Quote uit de door de raden geaccordeerde notitie Samenwerking in de Hoeksche Waard (versie 29 juli 2009, blz. 11): De gemeenteraden blijven, zoals eerder reeds gesteld, autonoom de volksvertegenwoordiging van de afzonderlijke gemeenten. Daarnaast wordt ook een Raadsledenoverleg Hoeksche Waard (ROHW) ingesteld. De rol van dit overleg kan variëren van het klankborden tot het geven van informeel advies. Van een formele strakomlijnde adviesrol is geen sprake, 4
de rol is primair om de verbinding op het niveau van de raadsleden en de verbinding van dagelijks bestuur met de raadsleden te versterken. Het ROHW heeft de volgende functies: Elkaar informeren en met elkaar in gesprek zijn als raadsleden van de gemeenten in de Hoeksche Waard. Het dagelijks bestuur dat de gevoelens ten aanzien van mogelijke onderwerpen van besluitvorming willen proeven bij de raadsleden (consulteren). Bediscussiëren en informeel advies geven van de raadsleden naar het dagelijks bestuur ten aanzien van relevante onderwerpen Bediscussiëren en informeel advies geven van de raadsleden naar de raden ten aanzien van relevante onderwerpen. De positionering, alsmede taak, samenstelling en bevoegdheden van het raadsledenoverleg horen bij deze ontwikkelopgave. In de ontwikkelopgave zal eveneens de positie van de griffiers en het driehoeksoverleg worden meegenomen. De ontwikkelopgave zal door de regiegroep gezamenlijk met het Raadsledenoverleg worden uitgevoerd. Regie: Wanneer: de heren A. Borgdorff (bestuurlijk), M. Bourdrez, E. Bunt en C. de Visser. na accordering door de stuurgroep (2 november jl.) oppakken; voor 1 januari 2011 afgerond. 4. Procesvoorstel afhechting en continuering bestaande regelingen en GR en De Hoeksche Waard kent momenteel een scala van samenwerkingsverbanden, al of niet formeel gebaseerd op de Wet gemeenschappelijke regelingen. De belangrijkste GR en zijn de RAD, de RSD en de WHW. Deze zijn gebiedscongruent met de Hoeksche Waard en komen ook qua bestuurlijke samenstelling veelal voort uit de vijf gemeentebesturen (colleges en/of raden). Daarnaast zijn er nog de GR Groenbeheer HW (wel gebiedscongruent, maar bestuurlijk aangevuld met het Waterschap Hollandse Delta) en de GR SVHW (met een groter werkgebied en ook een andere bestuurlijke samenstelling). Tenslotte zijn en er nog enkele losse samenwerkingsconstructies. De juridische Wgr-basisregeling voor het nieuwe samenwerkingsverband is toekomstbestendig en geschreven op de groei. Met andere woorden: de regeling maakt het mogelijk dat bestaande -nu nog separate- regelingen desgewenst op enig moment (afhankelijk van nadere specifieke bestuurlijke besluitvorming) worden aangehaakt aan of geclusterd c.q. geïntegreerd met het nieuwe samenwerkingsverband (een huis met nog in te richten kamers). Het proces hiertoe moet op enig moment in gang worden gezet. De eerste stap van deze opgave is het maken van een procesvoorstel dat de lijnen bevat waarlangs gewerkt kan worden. Daarin wordt ook aangegeven op welke wijze de betrokken voorzitters c.q. directeuren van de bestaande regelingen bij het verdere proces betrokken zullen worden. Regie: de heren G. Janssen (bestuurlijk) en J. Brouwer en mevrouw A. Goslings. Wanneer: Na accordering door de stuurgroep (2 november jl.) in 2010 oppakken; voor medio 2010 procesvoorstel gereed. 5. Rol maatschappelijk middenveld De centrale opdracht bij deze ontwikkelopgave is: het herijken van de definitie van maatschappelijk middenveld en het hierbij betrekken van de ervaringen tot nu toe (convenant CHW-maatschappelijke partners). Daarna wordt een voorstel gedaan waarbij wordt aangegeven hoe het maatschappelijk middenveld in de beleidsvoorbereiding en/of uitvoering een rol krijgt. Gedeeltelijk is hierin al voorzien doordat in de nieuwe GR is bepaald dat in het kader van de 5
beleidsvoorbereiding binnen de PFO s door de regionaal portefeuillehouder overleg plaatsvindt met o.a. maatschappelijke partijen. Besloten is deze opgave wel te benoemen, maar nu nog niet op te pakken. Het is beter dit over te laten aan de na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2010 te starten portefeuillehouderoverleggen, die ieder met hun eigen maatschappelijk middenveld in contact zullen willen treden. Het is wel van belang dat CHW vóór 1 mei 2010 de op basis van een convenant bestaande overlegsituatie DB CHW met maatschappelijk middenveld beëindigt en daarbij aankondigt dat dit in het nieuwe model op enigerlei wijze zijn vervolg zal krijgen. Deze (communicatie over) afhechting van de bestaande overlegsituatie met CHW is als aparte deelopgave ondergebracht bij ontwikkelopgave 1 (inrichting van de ondersteuning van het bestuurlijke proces). Regie: de heren J. Klijs (bestuurlijk), G. Boluijt (eerste ambtelijk aanspreekpunt), J. Brouwer en G. van Halderen/G. Rooimans. Wanneer: Na accordering door de stuurgroep (2 november. jl.) na 1 mei 2010 oppakken; voor 1-1-2011 afgerond. 6