COMMUNICATIE PLAN vv Volta Lelystad Datum : 14 november 2014 Versie : 1.4 Status : Definitief Auteur(s) : Erik Rombout Pagina 1 van 16
Inleiding Voor u ligt het communicatieplan van volleybalvereniging Volta uit Lelystad. Alle sportverenigingen doen aan communicatie. Denk aan het aankondigen van wedstrijden, het werven van leden, het doorgeven van de wedstrijdverslagen aan de lokale media etc.. Maar niet zelden is (een gebrek aan) communicatie een oorzaak van het ontstaan van allerlei kleine irritaties of problemen binnen een vereniging. Dit document is er voor bedoeld om alle communicatielijnen zodanig op elkaar af te stemmen zodat het voor iedereen (bestuur, leden, leden en niet leden, sponsoren, e.d.), duidelijkheid is wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft, hoe de communicatielijnen lopen binnen de vereniging en naar buiten toe maar bovendien waar informatie gehaald kan worden. Kortom het verbeteren van de interne en externe communicatie binnen en voor de vereniging en vergroten van de bekendheid van de vereniging middels PR-activiteiten. De taken van de communicatie zijn: Public relations en media Hoe gaan we de vereniging presenteren, promoten en op een positieve manier onder de aandacht te brengen en hoe en wanneer benaderen we de pers. Interne communicatie Informatie verzamelen, bundelen en verstrekken Externe communicatie Communicatie met bijvoorbeeld gemeente, Sportbedrijf, andere verenigingen e.d. Digitale informatie en Social Media Beheer website en Facebook pagina s Bovenstaande onderwerpen worden in dit document verder uitgewerkt. Richtlijnen: Er zijn vele definities voor communicatie. Communicatie is een complex onderwerp. Het is immers meer dan praten. Het is vooral ook praten met en niet praten over Het bestuur wil dat vv Volta wordt gezien en ervaren als een gezellige vereniging, waar iedereen welkom is en zich thuis voelt. Daarbij gaat het om een open communicatie waarin respect, waardering en feedback vrijelijk geuit kan worden. Binnen een volleybalvereniging wemelt het van de communicatiemomenten. Het risico op miscommunicatie (de boodschap komt niet aan, de boodschap wordt niet of verkeerd begrepen) is groot. Zorgvuldig communiceren is heel belangrijk. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld het woordgebruik op de website en in e-mail. Bij vv Volta hanteren we een communicatiestijl die positief, informerend en enthousiasmerend is. In toenemende mate verloopt communicatie digitaal en via sociale media. Ook binnen vv Volta merken we dat vooral veel via mail wordt gecommuniceerd. Daarbij geldt het volgende principe: via de mail alleen gerichte (praktische) informatie: uitnodigingen, wedstrijdtijden, indelingen, schorsingen, enz. Bedenk daarbij ook vooraf wie je via cc wilt informeren. Persoonlijke zaken nooit via de mail maar altijd in een gesprek! Pagina 2 van 16
Verantwoordelijkheid: De eindverantwoordelijkheid ligt bij het bestuur. Het bestuur stelt het communicatieplan vast en ziet toe op de uitvoering ervan. De vice-voorzitter heeft communicatie in zijn portefeuille en is verantwoordelijk voor het tot stand komen en up-to-date houden van het communicatieplan. Elk bestuurslid ziet erop toe dat de leden uitvoering geven aan het communicatieplan. De communicatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het communicatieplan. Zij spelen een sleutelrol in het geheel. Zij verzorgen de informatievoorziening in zowel verticale als horizontale richting. De communicatie zijn naast het bestuur en de trainer / coaches de ambassadeurs van vv Volta, zij vertolken het beleid naar interne partners (o.a. leden, ouders en bezoekers) en zijn ook vaak het gezicht naar andere volleybalverenigingen. Alle leden, ouders en bezoekers zijn medeverantwoordelijk voor een goede informatieuitwisseling. Van hen wordt verwacht dat zij relevante informatie tot zich nemen dan wel doorgeven aan de juiste personen. Communicatie is informatie-uitwisseling: het gaat niet alleen over informatie halen, maar ook over informatie brengen. Goed geïnformeerd zijn impliceert een actieve houding richting diverse informatiebronnen. Pagina 3 van 16
2. Taken en verantwoordelijkheden Dit hoofdstuk geeft inzicht in de organisatie van vv Volta. Dat is belangrijk om te begrijpen en in kaart te brengen hoe de communicatie het best georganiseerd kan worden. Organigram: Maar wat is nu precies de taak van wie? Anders gezegd: wie doet wat (vooral binnen de diverse s)? In onderstaande tabel valt af te lezen welke functies en s er binnen vv Volta zijn en welke taken en verantwoordelijkheden daarbij horen: Taken en verantwoordelijkheden: NAAM FUNCTIE TAKEN : Herman van Haarlem Voorzitter onderdeel dagelijks bestuur contacten extern en intern voorzitter vergaderingen stimuleert, motiveert en initieert mensen en activiteiten indirecte aansturing s Willemien Ribbers Extra voorzitter (onbevoegd) hulp bij vz taken, specifiek contact jeugd en recreanten Erik Rombout Vice voorzitter vervangt voorzitter contact kleding leverancier i.s.m.. contact activiteiten (organisatie activiteiten, toernooien e.d.). Pagina 4 van 16
contact communicatie en PR i.s.m.. contact beachvolleybal i.s.m... Arjan Prins Secretaris Onderdeel dagelijks bestuur contactpersoon Nevobo Ledenadministratie Wedstrijdsecretariaat Notulist bestuursvergaderingen Beheer Postbus Laurien Hoekstra Penningmeester Onderdeel dagelijks bestuur Alle financiële handelingen Inning contributie Sponsoring Freek Scherphuis slid TZ contact Sportbedrijf (zaalhuur) Materialen Alle competitiezaken (teamindeling, trainers, zaalindeling, scheidsrechters, dames, heren, recreanten, jeugd) Regelen shirtnummers Opgave teamindeling, opgave Nevobo Vertrouwenspersoon: Lisette Schuhmacher Louis Huissen Vertrouwenspersoon klankbord Aanspreekpunt (laagdrempelig) voor iedereen binnen de vereniging om vertrouwelijk zaken te bespreken en aan te kaarten in geval van klachten, problemen en ongewenst gedrag. Bemiddelende rol tussen de klager en degene(n) aan wie de klacht gericht is en aan de voorzitter Valt direct onder de voorzitter Technische zaken: Simon van der Veen Senioren heren Contact met trainers, spelers Mede ontwikkelen, uitvoeren en bewaken technisch beleid van vereniging Valt direct onder bestuurslid technische zaken bestuurslid technische zaken Anke Hetterschijt Senioren dames Contact met trainers, spelers Mede ontwikkelen, uitvoeren en bewaken technisch beleid van vereniging Valt direct onder bestuurslid technische zaken bestuurslid technische zaken Marita Kwartsz Ylonka Jesterhoudt Jeugd A, B en C Contact met trainers, spelers en ouders / verzorgers Mede ontwikkelen, uitvoeren en bewaken technisch beleid van vereniging Valt direct onder bestuurslid technische zaken bestuurslid technische zaken Joke Veldman Jeugd D, E en F Contact met trainers, spelers en ouders / verzorgers Hanneke Heikoop (secretariële ondersteuning) Mede ontwikkelen, uitvoeren en bewaken technisch beleid van vereniging Pagina 5 van 16
Valt direct onder bestuurslid technische zaken bestuurslid technische zaken Jacques v.d. Klauw Recreanten Contact met trainers, spelers Mede ontwikkelen, uitvoeren en bewaken technisch beleid van vereniging Valt direct onder bestuurslid technische zaken bestuurslid technische zaken Carlienjo Klinge Scheidsrechter Organiseert alles rondom de scheidsrechter o.a.: indeling en opleiding scheidsrechters Contact met de Nevobo m.b.t. scheidsrechters Overleg met wedstrijdsecretariaat i.v.m. planning Valt direct onder bestuurslid technische zaken bestuurslid technische zaken Marten Koole Danny v.d. Scheer Materiaal Zorgt dat alle materialen voorhanden zijn en goed functioneren. Geldt voor materialen zaal en Beach. Valt direct onder bestuurslid technische zaken bestuurslid technische zaken Commissies: Roelanda Brizic Wedstrijdsecretariaat Contact met bond over wedstrijdzaken Communiceert over wedstrijden Controleert en verstuurt wedstrijdformulieren Valt direct onder Secretaris Secretaris Patricia Krol Ledenadministratie Houdt ledenadministratie bij Valt direct onder Secretaris Secretaris Remco de Koning Kas 1 x per jaar controle financiële administratie Ruud Stevens op correcte uitvoering Valt direct onder Penningmeester Penningmeester Dennis Jesterhoudt Sponsor Werven van nieuwe sponsoren en het Sascha Magendans (op oproep onderhouden van contacten met bestaande basis) sponsoren Opstellen en uitvoeren sponsorplan / Laurien Hoekstra (a.i.) sponsorbeleid Valt direct onder Penningmeester VACATURE Penningmeester Ylonka Jesterhoudt Erik Rombout Erik Rombout Kleding Alles te regelen omtrent de tenues indien nodig bestellen nieuwe kleding en uitgifte rugnummers Valt direct onder vice-voorzitter vicevoorzitter Communicatie Verantwoordelijk voor interne en externe communicatie Pagina 6 van 16
VACATURE Verantwoordelijk voor aankondigingen en promotie materiaal Opstellen communicatieplan Onderhoud website, Facebook en andere multimedia Valt direct onder vice-voorzitter vicevoorzitter Jolanda de Haan Beach Ontwikkelen en organisatie Beach volleybal Judith Kleerebezem-Bekkers Valt direct onder vice-voorzitter Loek Bekkers vicevoorzitter Doretta Spiekhout (coördinator) Groep vrijwilligers: Nancy van Iperen Renate Joustra Activiteiten Commissie Opstellen en bijhouden activiteitenkalender Coördinator activiteiten krijgt hulp van een pool van enthousiaste leden die regelmatig bijspringen bij organisatie van activiteiten Jolanda de Haan (Beach Organisatie activiteiten, toernooien en activiteiten) feesten met als doel de teamgeest en Judith Kleerebezem-Bekkers clubbinding te stimuleren. (Beach activiteiten) Valt direct onder vice-voorzitter VACATURES - zoveel mogelijk extra!!! Rapportage en Advies aan bestuur via vicevoorzitter Pagina 7 van 16
3. Huisstijl De huisstijl is de identiteit van Volta. Het gaat daarbij zowel om de visuele zaken (design) als om de communicatie en het gedrag van de leden. De huisstijl is de herkenbaarheid van Volta naar de buitenwereld. Onderstaand staat per type aangegeven hoe de standaard huisstijl er uit ziet en waar bij zowel de in- als externe communicatie rekening gehouden dient te worden Logo: Het logo van vv Volta ziet er als volgt uit: De positie van het logo op een (nieuws)brief, memo, vergaderverslag e.d. is altijd rechtsboven in de header van de pagina. Indien het logo op een donker gekleurde achtergrond moet komen (bijvoorbeeld blauw / zwart) dan wordt het volgende logo gebruikt: Ondertekening brief en e-mail: De ondertekening van een brief en e-mail ziet er als volgt uit: Met vriendelijke groet, {voornaam achternaam} {functie / rol} VV Volta mailto:...@vvvolta.nl www.vvvolta.nl Lettertype e.d.: Het standaard lettertype is: Tahoma 11 Regelafstand is: 1,0 Letterkleur is: zwart Letterkleur in hoofdstuktitel is: RGB 148 54 52. Pagina 8 van 16
Voor het maken van correspondentie zijn de volgende standaard beschikbaar: Brief; Notulen; Rapport; Nieuwsbrief; Agenda. Pagina 9 van 16
4. Public Relations en media Public Relations behelst o.a. de presentatie, de promotie en het op een positieve manier onder de aandacht brengen van de vereniging. PR activiteiten kunnen (in)direct invloed hebben op de sponsoractiviteiten van de vereniging,maar ook in samenwerking met de activiteiten worden geïnitieerd. Daarom zal er nauw contact zijn met de sponsor en de activiteiten als het gaat om de uitvoering van PR beleid en activiteiten. Om de vereniging te promoten zal er op geschikte momenten contact worden gezocht met de lokale en regionale pers. Zulke momenten zijn bijvoorbeeld: Kampioenschappen; Belangrijke wedstrijden; Activiteiten van buiten af of i.s.m. de Nevobo en of het sportsteunpunt van de gemeente; Clinic s; Werving. Naast bovenstaande gebeurtenissen kan de vereniging ook een betere bekendheid krijgen door, in samenwerking met andere s, evenementen te organiseren. Denk daar bij aan: Toernooien voor inwoners van Lelystad (met inschrijfgeld); Scholieren sport; Bedrijven toernooi (met inschrijfgeld); Deelname / samenwerking aan reclame activiteiten van de middenstand; Grote club actie; Advertenties en flyers; Gebruik mededelingenbord in de Rietlanden; Deelname aan de sportverenigingen beurs Lelystad. Pagina 10 van 16
5. Interne communicatie Om de interne en externe communicatie binnen en voor de vereniging te verbeteren zal de communicatie zoveel als mogelijk en noodzakelijk is: informatie verzamelen bij het bestuur, de s en de leden; informatie bundelen in een nieuwsbrief, folder of een ander communicatiemiddel; informatie verstrekken verspreiden onder de doelgroep. In dit hoofdstuk worden de achterliggende doelstellingen zichtbaar gemaakt. Immers niet voor alle doelgroepen is dezelfde informatie van belang. Zo moeten alle doelgroepen binnen de club goed, open en eerlijk geïnformeerd zijn wat er binnen de club speelt, welke activiteiten (gaan) plaatsvinden en wat van mensen wordt verwacht c.q. wat men van de club mag verwachten. Daarnaast moeten actieve leden en ouders direct toegang hebben tot alle relevante informatie met betrekking tot het volleybal binnen vv Volta. Het verkrijgen van informatie over de aanvangstijden van wedstrijden en trainingen is hiervan een goed voorbeeld Welke doelgroepen zijn er:, Technische Commissie (Trainers), Leden, Ouders / verzorgers van minderjarige leden, Commissies, Bezoekers. Welke middelen zijn er: Jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV), s / vergaderingen, Oudergesprekken, Individuele gesprekken, Evaluatiebijeenkomsten, Spelersbijeenkomsten, Beleidsplan, Vergaderverslagen, Gedragscode (nog in ontwikkeling), Sportlink, Reglementen, Mededelingenbord,, E-Mail, Post, Nieuwsbrief (email). DOEL MIDDEL VERANTWOORDELIJK Leden Info over volleybalactiviteiten Nieuwe spelers wegwijs maken Nieuwsbrief Mededelingbord Voorlichtingsgesprek Gedragscode Nevobo Pagina 11 van 16
Info over extra activiteiten Info over activiteiten van externe partners van Volta Volta nieuwsbrief Info over nieuw beleid ALV Volta nieuwsbrief, Communicatie en Nevobo Info over interne afspraken, spelregels, waarden en normen Info over de eigen ontwikkeling Info over volleybal (Nevobo) Commissies Spelersbijeenkomsten Evaluatiebijeenkomst Gedragscode Evaluatiebijeenkomst Persoonlijk gesprek Gedragscode Sportlink Communicatie vanuit een specifieke naar het bestuur Communicatie vanuit een specifieke naar buiten toe Communicatie vanuit een specifieke naar de leden Info over beleidsmatige en operationele zaken Info vanuit Nevobo Info over relevante activiteiten van externe partners Ouders Info over volleybalactiviteiten Nieuwe ouders wegwijs maken Info over extra activiteiten Info over activiteiten van externe partners van Volta Vergaderverslagen svergadering bijwonen (op uitnodiging) Post E-mail E-mail Mededelingenbord Nieuwsbrief svergadering E-mail Beleidsplan ALV Gedragscode svergadering E-mail Sportlink Reglementen svergadering E-mail Nieuwsbrief Mededelingenbord Individueel gesprek Gedragscode Nieuwsbrief E-mail Nieuwsbrief E-mail Specifieke Specifieke en, Communicatie en Nevobo Pagina 12 van 16
Info over nieuw beleid binnen de vereniging Info over interne afspraken, spelregels, waarden en normen Info over de ontwikkeling van het eigen kind Nieuwsbrief E-Mail Nieuwsbrief E-Mail Gedragscode Individueel gesprek Oudergesprek en ouders Info over volleybal (Nevobo) Info over nut en noodzaak participatie door ouders Oudergesprek Bezoekers Info over volleybalactiviteiten Wegwijs maken binnen de vereniging Info over interne afspraken, spelregels, waarden en normen Info over respect en sportiviteit Technische Commissie (trainers) Mededelingbord Lokale media Individueel gesprek Gedragscode Gedragscode Alle communicatie rondom de Technische Commissie, denk aan teamindelingen en indeling trainingstijden, richting de leden en als het jeugdleden betreft ook aan hun ouders / verzorgers Info vanuit de TC voor algehele publicatie (TC levert de copij kant-en-klaar aan met daarbij de vermelding per wanneer (datum / tijd) het bericht op de website mag komen) E-mail Individueel gesprek Evaluatie bijeenkomsten Spelersbijeenkomsten Technische TC perscontacten Media Voor alle communicatie geldt dat: 1. Berichtgeving voor op de website. Deze loopt via de communicatie. Immers zij beheren de site. In dergelijke gevallen levert de aanvrager de copij kant-en-klaar aan met daarbij de vermelding per wanneer (datum / tijd) het bericht op de website mag komen. 2. Contacten met de pers. Die worden via de communicatie geïnitieerd en artikelen door een journalist geschreven worden voor publicatie door de communicatie beoordeeld en gecontroleerd. 3. De communicatie redigeert teksten voor plaatsing en of publicatie. De inhoud wordt gecontroleerd of deze passend is binnen de huisstijl, de visie en het beleid van Volta. Pagina 13 van 16
6. Externe communicatie Naast de interne communicatie is ook de communicatie naar externen van belang. Wat willen we bereiken met de externe communicatie: Vergroten naamsbekendheid Sponsoring Contact en waar nodig samenwerking met andere verenigingen Goed en nauw contact met Provincie, Gemeente en het Sportbedrijf Nauwe relatie met de Nevobo Welke doelgroepen zijn er: Sportbedrijf, Nevobo over competitiezaken Gemeente Lelystad, Sportsteunpunt provincie, samenwerking andere Flevolandse verenigingen Bedrijven (sponsoring) Welke middelen zijn er: ; Media: o Krant (nationaal / regionaal / plaatselijk); o TV (nationale / regionale omroep); Beleidsplan; / bijeenkomsten; Sponsorbrochure. DOEL MIDDEL VERANTWOORDELIJK Gemeente, Sportbedrijf en Provincie: Info geven over koers en beleid van de vereniging Info over activiteiten van de vereniging Info over alle zaken die betrekking hebben op de volleybalvereniging Info uitwisseling over het beleid van Volta Info uitwisseling over nieuwe activiteiten Nevobo: Info geven over koers en beleid van de vereniging Beleidsplannen Beleidsplannen Pagina 14 van 16
Info over activiteiten van de vereniging Info over alle zaken die betrekking hebben op de volleybalvereniging Info uitwisseling over het beleid van Volta Info uitwisseling over nieuwe activiteiten Sponsors: Info geven over koers en beleid vv Volta Info geven over activiteiten van vv Volta Info uitwisseling over besteding sponsorgelden Info geven over de reclame-uitingen Info uitwisseling over nieuwe activiteiten Info geven over volleybalontwikkelingen Overige externe contacten: Info geven over koers en beleid vv Volta Info geven over activiteiten van vv Volta Info uitwisseling over nieuwe activiteiten Info uitwisseling over gezamenlijke activiteiten Beleidsplan Bijeenkomst Sponsorbrochure Media Bijeenkomst Media Media Beleidsplan Media Media Media Media en Nevobo, Sponsor en, Sponsor en, Sponsor en, Sponsor en, Sponsor en, Sponsor en Pagina 15 van 16
7. Digitale informatie en Social Media Volta is een vereniging met weinig tot geen financiële reserves die het mogelijk maken om veel geld te investeren in verschillende communicatiemiddelen. Volta kent bijvoorbeeld geen gedrukt clubblad. Het bestuur heeft er voor gekozen om de website (www.vvvolta.nl) als eerste en belangrijkste communicatiemedium in te zetten. Afgeleid daarvan geldt dat het bestuur of een via elektronische post (email) nieuwsbrieven kan verzenden en gerichte mededelingen over belangrijke praktische zaken (onderwerpen als contributie, schorsingen, teamindelingen, etc.) kan doen. Ook de Nevobo voert de digitalisering steeds verder door. Volleybalverenigingen zijn verplicht om via het digitale programma Sportlink (een deel van) de administratie te voeren. Ledenadministratie maar ook de wedstrijdadministratie en zelfs de strafzaken worden via Sportlink gecommuniceerd. Alle spelende leden van vv Volta zijn lid van de Nevobo. Het bestuur streeft er naar behalve alle volleyballende leden ook alle andere leden in Sportlink in te voeren. Dat levert een goed bruikbaar naslagwerk op voor de club. Via Sportlink krijgen alle leden een Nevobo registratienummer. Met dat registratienummer wordt het mogelijk om op de site van de Nevobo belangrijke informatie te raadplegen. Bijvoorbeeld informatie over het wedstrijdprogramma. Daar ligt dan een eerste verantwoordelijkheid bij de leden zelf. Op de achtergrond zal het bestuur van vv Volta er naar streven, via de wedstrijdsecretaris, alle spelers tijdig op de hoogte (kunnen) zijn over (wijzigingen in) het wedstrijdprogramma. De website van vv Volta verstrekt de volgende informatie: Info over de vereniging, denk aan bestuur, missie en visie, enz..; Teamindelingen, wedstrijd informatie, uitslagen en standen; Info over het lidmaatschap; Diverse aanvraag- en wijzigingsformulieren; Sponsoren; Aankondiging van evenementen Laatste nieuws De website wordt door de communicatie beheerd. Dit houdt in dat alle op de site te plaatsen berichten bij de communicatie worden aangeleverd en dat zij voor plaatsing daarvan zorgen. Dat kan via de mail aan communicatie@vvvolta.nl. Op dit moment bestaan er 4 verschillende Facebook pagina s welke door initiatief van diverse leden tot stand zijn gekomen en worden bijgehouden. De communicatie streeft er naar om binnen niet al te lange tijd een officiële Facebook pagina voor Volta te lanceren. Pagina 16 van 16