4. Bespaar registratierechten bij uw handelshuurhernieuwing Principe Als uw vennootschap handelshuurder is, moet zij verplicht de handelshuurhernieuwing aanvragen tussen de 18de en de 15de maand vóór het verstrijken van de lopende handelshuur. De wetgeving ter zake is erg strikt. Vraagt uw vennootschap de handelshuurhernieuwing te laat en niet volgens de geijkte manier aan, dan speelt zij al haar rechten kwijt. Ook bij een huurhernieuwing is het voor de huurder belangrijk dat deze geregistreerd wordt. Normaal gezien wordt een handelshuurcontract als volgt geregistreerd: de huurprijs x 12 maanden x 9 jaar x 0,2% registratierechten. Het kan nog voordeliger Bij een handelshuurhernieuwing kan men echter minder registratierechten be talen, nl. alleen het algemene, vaste recht van 50. Daarvoor is het voldoende dat men alleen de aangetekende brief met het verzoek tot handelshuurhernieuwing laat registreren. Dit kost slechts 50. Zo bespaart men op de verschuldigde registratierechten. Dat dit perfect mogelijk is, staat zelfs met zoveel woorden in een zgn. administratieve beslissing van 12 maart 1985, nr. E.E./89.497. Deze beslissing werd opgenomen in Repertorium R.J.R. 83.11.01, alsook in het standaardwerk waar over elke belasting ambtenaar bij de registratierechten beschikt, met name het boek van F. Werdefroy. In dit standaardwerk, waarop de ambtenaren zich dagelijks beroepen, staat er onder nr. 512 in fine: de aanbieding ter registratie enkel van de brief waarbij de huurder de vernieuwing van de huur aanvraagt, laat evenwel slechts de heffing toe van het vaste recht ( = 50). De registratierechten zijn een zeer exact gegeven. Neem dus enkel de brief mee waarin uw vennootschap de huurhernieuwing aanvraagt, niet het eventuele antwoord van de eigenaar Alleen dan zit u goed. Indien de verhuurder u een hernieuwd contract laat ondertekenen (met daarin bv. nieuwe voorwaarden), moet dit contract toch aangeboden worden ter registratie en zal uw vennootschap dus de volle pot aan registratierechten moeten betalen. 12 Pr a k t i s c h e Gi d s 2015: Be l a s t i n g b e s pa r e n d e t i p s v o o r e l k e v e n n o ot s c h a p,
5. Hoe vermijdt uw vennootschap discussies over haar restaurantkosten? Principe Restaurantkosten zijn slechts beperkt (voor 69%) aftrekbaar in de vennootschap, dit uiteraard op voorwaarde dat het om restaurantkosten gaat die gemaakt werden voor bedrijfsdoeleinden. Een romantisch etentje met uw echtgeno(o)t(e) kan dus niet in aftrek gebracht worden. Zorg ervoor dat u kunt bewijzen dat het over beroepsmatige restaurantkosten gaat Verzamel bij voorkeur bewijzen dat u gaan eten bent met een zakenrelatie. Daarom kan het bv. nuttig zijn om uw agenda van de voorgaande jaren bij te houden waarin u vermeld heeft met wie u gaan eten bent Zorg er ook steeds voor dat u een btw-bonnetje heeft of een factuur vraagt op naam van uw vennoot schap. Betaal bij voorkeur met de kredietkaart of met de bankkaart van uw vennoot schap en schiet het bedrag niet cash voor. Op die manier kan er niet beweerd worden dat u bonnetjes verzameld heeft via vrienden en kennissen Heeft u niet al uw btw-bonnetjes bijgehouden? Geen paniek! Zo besliste de rechtbank van eerste aanleg in Luik (vonnis van 18 april 2008) dat de uitgaven staten die aan de gebruikers van kredietkaarten afgeleverd worden, wel voldoende zijn als bewijs stuk en dat een btw-bonnetje bijgevolg niet noodzakelijk is om te bewijzen dat het om beroepsmatige restaurantkosten gaat. De fiscus zegt trouwens zelf (Comm. IB 92, nr. 49/20) dat er niet noodzakelijk schriftelijke bewijsstukken voorgelegd moeten worden voor o.a. de representatiekosten. Uiteraard moet er wel aangetoond kunnen worden dat het in dat geval wel degelijk om beroepsmatige restaurantkosten gaat. Schrijf ook systematisch op de achterzijde van het btw-bonnetje met wie u gaan eten bent (bv. met Jan Van Steen, nieuwe leverancier ). Op die manier wordt het voor de controleur een stuk lastiger om uw restaurantbezoek aan te vechten. Blijf redelijk Zelfs als u van elke maaltijd btw-bonnetjes en kastickets verzamelde, blijft u het best redelijk. De ene beroepsactiviteit brengt nu eenmaal meer restaurantkosten mee dan de andere. Een beenhouwer in vennootschap zal nu eenmaal minder op restaurant kunnen gaan dan een vastgoedmakelaar. Met redelijkheid komt u ook hier het verst. Pr a k t i s c h e Gi d s 2015: Be l a s t i n g b e s pa r e n d e t i p s v o o r e l k e v e n n o ot s c h a p, 13
Le t o p! Zeer recentelijk heeft de fiscus nog eens benadrukt dat door de vennoot schap ten laste genomen restaurantkosten die louter een privékarakter hebben, als een voordeel in natura behandeld moeten worden. Dit betekent dus dat dergelijke restaurantkosten als kosten geboekt mogen worden, op voorwaarde dat er een fiscale fiche opgesteld wordt a rato van het privégedeelte of dat voor hetzelfde bedrag een voordeel aangegeven moet worden in de aangifte personenbelasting. Tip. Betaal uw privérestaurantbezoek bij voorkeur privé met uw bank- of krediet kaart en houd de uittreksels daarvan zorgvuldig bij. Heeft u bv. enkel een krediet kaart op naam van uw vennootschap, dan raden we u aan om spontaan de kosten voor uw privérestaurantbezoek op uw rekening-courant te boeken. N.a.v. een controle zal u op die manier uw belastingcontroleur immers gemakkelijker kunnen overtuigen dat de in aftrek gebrachte restaurantkosten wel degelijk een beroepsmatig karakter hebben. 14 Pr a k t i s c h e Gi d s 2015: Be l a s t i n g b e s pa r e n d e t i p s v o o r e l k e v e n n o ot s c h a p,
6. Kunt u ook op zondag restaurantkosten maken? De fiscus doet lastig De fiscus is sowieso al niet happig op restaurantkosten. Als u met uw vennootschap dan ook nog eens restaurantkosten inbrengt die gemaakt werden op een zaterdag of een zondag, dan doet de controleur daar soms extra moeilijk over. Ah, u werkt op zondag? Ja, ik zou ook wel graag op een zondag gaan eten met mijn liefje op kosten van de belastingbetaler Sommige controleurs maken er dan ook een sport van om te gaan kijken in hun agenda wanneer u ging eten. Ah, een zaterdag? Neen, dat kan niet Eruit! Niettegenstaande het perfect mogelijk is dat u ook op zaterdag of zondag werkt, zal u toch stevig in uw schoenen moeten staan Welke argumenten kunt u aanbrengen? Laat u niet zomaar opzijzetten. Het enige wat telt in de discussie rond de restaurantkosten is het beroepsmatige karakter van deze kosten. U kunt evengoed op een zaterdag of een zondag met klanten of leveranciers gaan eten. Er is ter zake geen enkele wettelijke bepaling die uw controleur dan gebruikt om uw restaurant kosten van tijdens het weekend precies op basis daarvan te verwerpen. U heeft immers in de week geen tijd U bent nl. een hardwerkende zaakvoerder. Verzamel ook hier de nodige bewijzen (zie hoger). Misschien kunt u bij een zaterdag- of zondagetentje nog een stapje verder gaan. Houd niet alleen het betalings bewijs en het btw-bonnetje bij, maar ook bv. de rekening, zodat men kan zien dat u met uw partner ging eten en niet met uw kinderen erbij. Een btw-bonnetje voor twee personen is al wat geloofwaardiger dan eentje voor vier personen als u twee kinderen heeft. U kunt het etentje ook noteren in uw agenda. Blijf ook hier redelijk Een etentje op zaterdag of zondag is dus best verdedigbaar, maar breng geen restaurantkosten in van etentjes op een feestdag zoals Kerstmis, Pinksteren, 21 juli Dit is echt niet geloofwaardig. Een etentje in uw werkstad op een zaterdag of een zondag is ook geloofwaardiger dan bv. een etentje in Knokke tijdens uw vakantie. Pr a k t i s c h e Gi d s 2015: Be l a s t i n g b e s pa r e n d e t i p s v o o r e l k e v e n n o ot s c h a p, 15
7. Organiseer uw personeelsfeest op kosten van de fiscus Feesten met de collega s Moet uw vennootschap binnenkort een personeelsfeest organiseren? Indien u het slim aanpakt, kunt u de champagne wellicht wat rijkelijker laten vloeien. In de eerste plaats staan plezier en gezellig samenzijn met de collega s uiteraard centraal. Meestal gaat dit gepaard met een waar eet- en drinkfestijn. Wist u echter dat u ook het leukste bedrijfsevenement van het jaar fiscaal kunt optima liseren? Volg even mee. Behandeling op het vlak van de inkomstenbelastingen Inzake de inkomstenbelastingen zijn de zaken vrij eenvoudig. Voor de personeelsleden van de onderneming wordt het genoten voordeel beschouwd als een sociaal voordeel dat vrijgesteld is van de personenbelasting. De onderneming die het personeelsfeest organiseert, kan jaarlijks de kosten van één personeelsfeest (inclusief de restaurantkosten!) voor 100% aftrekken wanneer: het personeelsfeest voor het geheel van de personeelsleden georganiseerd wordt; het personeelsfeest georganiseerd wordt ter gelegenheid van: -- Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar of een patroonsfeest zoals Sint-Elooi of een andere patroonheilige; -- de overhandiging van eretekens aan personeelsleden of de pensionering van personeelsleden. Behandeling op het vlak van de btw Op het vlak van btw liggen de zaken evenwel wat moeilijker. Op dat vlak kan de fiscus de pret spijtig genoeg nog bederven. Kort geschetst kunnen we stellen dat de btw op kosten verbonden aan een personeelsfeest aftrekbaar is in de volgende gevallen: voor gemaakte kosten (inclusief geleverd eten en drinken zonder bijkomende externe bediening, uitgezonderd geestrijke dranken en rookwaren) binnen of buiten de onderneming; 16 Pr a k t i s c h e Gi d s 2015: Be l a s t i n g b e s pa r e n d e t i p s v o o r e l k e v e n n o ot s c h a p,