"De (verplichte) inwerkingtreding van het geregistreerd kassasysteem (GKS) in de horeca sinds 1 januari 2015" dd

Transcriptie

1 "De (verplichte) inwerkingtreding van het geregistreerd kassasysteem (GKS) in de horeca sinds 1 januari 2015" dd Het nieuwe jaar brengt voor de horeca een grote verandering met zich mee. Vanaf 1 januari 2015 wordt men namelijk verplicht om het geregistreerd kassasysteem in gebruik te nemen. De ingebruikname kon reeds in 2014 vrijwillig worden gedaan, maar met de ingang van het nieuwe jaar wordt elke horeca-uitbater, die aan de 10 %-grens voldoet, verplicht om dergelijke kassa aan te schaffen. Omdat de aanschaf van een geregistreerde kassa nog enkele praktische toepassingsproblemen kent, verscheen eind vorig jaar een btw-beslissing (E.T dd. 26/11/2014) die toelicht hoe men in die tussenperiode moet handelen. Wanneer moet een GKS worden aangeschaft? Wanneer de activiteit van een horeca-uitbater erin bestaat enkel afhaalmaaltijden of catering zonder bijkomende diensten (100 %), heeft deze niet de verplichting een GKS aan te schaffen. Indien een horeca-uitbater enkel maaltijden serveert die ter plaatse kunnen worden genuttigd, of instaat voor catering met daarbij horende dienstverlening, dan is men verplicht een GKS aan te schaffen. Indien er een combinatie van beide wordt aangeboden, moet er een rekensom worden gemaakt. Indien het verbruik ter plaatste 10 % of meer bedraagt, dan wordt men eveneens verplicht een GKS aan te schaffen. a) Hoe wordt de 10 %-grens berekend? Om de 10 %-grens te bepalen wordt volgende formule gebruikt. (omzet uit restaurant- en cateringdiensten) (*) x 100 =... % (totale omzet horeca-activiteiten) (*) (*) bedragen exclusief btw De omzet die gegeneerd wordt uit het leveren van afhaalmaaltijden en -dranken en dranken voor verbruik ter plaatse wordt niet meegeteld voor het bepalen van de teller. Concreet wordt enkel de omzet die wordt getaxeerd tegen een btw-tarief van 12 % meegeteld om de teller te bepalen. Daarentegen worden volgende elementen meegenomen om de noemer te bepalen : 1

2 alle maaltijden (ook afhaalmaaltijden); alle dranken; verkoop van voeding; alle andere horeca-activiteiten, bv. het verhuren van feestzalen. b) Regelmatige of occasionele maaltijdverstrekker? Enkel een regelmatige maaltijdverstrekker (= 10 %) moet een GKS gebruiken. Een occasionele maaltijdverstrekker (< 10 %) mag een GKS gebruiken, maar wordt hiertoe niet verplicht. Indien een occasionele maaltijdverstrekker ervoor opteert om geen GKS te gebruiken, moet deze voor de verschafte maaltijden ter plaatse en de daarbij horende dranken een btw-bonnetje uitreiken. Voorbeeld Een bakker beschikt eveneens over een verbruikszaal waar zijn klanten hun ontbijt of lunch ter plaatse kunnen nuttigen. De bakker is vanaf 1 januari 2015 verplicht om na te gaan of de 10 %-grens werd overschreden. Situatie 1 : de 10 %-grens wordt overschreden De bakker is verplicht een GKS aan te schaffen. Hij moet elke verkoop die wordt verricht verantwoorden met een GKS-ticket. Dit houdt in dat ook de klanten die enkel een brood kopen hiervoor een GKS-ticket zullen ontvangen. Situatie 2 : de 10 %-grens wordt niet overschreden De bakker is niet verplicht een GKS aan te schaffen. Hij is echter wel verplicht om aan elke klant die ter plaatse een maaltijd nuttigt een btw-bonnetje te overhandigen. c) Opmerkingen De gekozen niche speelt geen rol bij het beoordelen van de 10 %-grens. Iedereen die maaltijden (ook al zijn dit lichte maaltijden) verschaft, moet bovenstaande rekensom maken om te beoordelen of men verplicht wordt een GKS toe te passen. Eenmaal een horeca-uitbater het GKS toepast, moet hij er blijvend gebruik van maken tot op het moment dat de activiteiten m.b.t. restaurant- en cateringdiensten volledig worden stopgezet. Indien men bv. voor het jaar X+5 merkt dat de 10 %-grens niet meer wordt behaald, moet men blijven gebruik maken van het GKS. Pas op het moment dat de uitbater beslist om enkel nog afhaalmaaltijden te bereiden, wordt men van de verplichting het GKS te gebruiken vrijgesteld. Hoe werkt een GKS? Vanaf 1 januari 2015 is men verplicht zich te registreren voor het gebruik van een GKS. Deze registratie moet ten laatste op 28 februari 2015 zijn gebeurd. De administratie zal, afhankelijk van de 2

3 registratie, een uiterlijke implementatiedatum meedelen. De drie mogelijke data zijn : 30 juni 2015, 30 september 2015 en 31 december Er kan reeds in 2015 controle worden uitgevoerd naar het gebruik van het GKS, maar sancties worden pas vanaf 1 januari 2016 opgelegd. Tot en met de toegekende implementatiedatum wordt elke gebruiker van het GKS verplicht een btwbonnetje of een ander controledocument (kasticket) uit te reiken. a) Technische aspecten Een GKS moet steeds drie onderdelen bevatten vooraleer deze gebruiksklaar is. Elk van deze drie onderdelen moet aan een aantal voorwaarden voldoen eer de kassa operationeel kan zijn. Het betreft volgende onderdelen : kassasysteem; Fiscale Data Module (FDM); VAT Signing Card (VSC). Het uitreiken van een ticket via dergelijk systeem neemt de factuurverplichting niet weg. Indien een klant een factuur vraagt, volstaat het niet om een ticket af te leveren. Omgekeerd geldt dit eveneens. Er moet dus steeds een GKS-ticket worden afgeleverd, ook al wordt aan de klant een factuur uitgereikt. b) Praktische werkwijze 1. Registratie : de registratie moet gebeuren door de zaakvoerder (en niet de boekhouder/adviseur) via de site van de overheid. De zaakvoerder moet als wettelijk vertegenwoordiger bij de KBO geregistreerd zijn. 2. Toekenning implementatiedatum : de overheid kent u op basis van de registratie een implementatiedatum toe. 3. Aankoop GKS : de leverancier zal eveneens via de site van de overheid invullen welke kassa (specifiek nummer) aan de betreffende horecazaak werd toegekend. De zaakvoerder ontvangt hiervan een melding en moet bevestigen dat hij het GKS heeft ontvangen. 4. Aanvraag VSC bij overheid : na het aanvullen van de informatie van de leverancier kan een VSC worden aangevraagd. Deze wordt per post aan de horecazaak toegestuurd. Specifieke gevallen a) Frituuruitbaters Vanaf 1 januari 2015 vervalt de tolerantie waarbij frituuruitbaters geen controledocument moeten uitreiken. Een frituuruitbater moet dus vanaf heden gebruikmaken van een GKS of moet een btwbonnetje uitschrijven (indien de 10 %-grens niet werd bereikt). 3

4 In een aantal gevallen moet een frituuruitbater dan toch geen GKS-ticket of een btw-bonnetje uitreiken : er is geen gesloten verbruiksruimte; de frituuruitbater beperkt zijn aanbod tot spijzen die er gebruikelijk worden verkocht; er wordt enkel gebruik gemaakt van wegwerpverpakking en wegwerpbestek; er vindt geen bediening plaats aan tafel. b) Mobiele snackbars Het Hof van Justitie oordeelde dat ook mobiele snackbars restaurantdiensten kunnen aanbieden. Om echter van een restaurantdienst te kunnen spreken moeten een aantal extra services worden aangeboden zoals bv. overdekte tafels en stoelen, sanitair, tv, Indien deze zaken niet aanwezig zijn, is geen sprake van een restaurantdienst en moet evenmin toepassing worden gemaakt van een GKS. c) Vzw s Een vzw die horeca-activiteiten verricht kan in bepaalde gevallen eveneens verplicht worden toepassing te maken van een GKS. Het feit dat de vzw een vrijgestelde btw-plichtige is zoals bedoeld in artikel 44 WBTW is op zich niet voldoende om hieraan te ontsnappen. Afhankelijk van de activiteit van de vzw moeten een aantal bijkomende voorwaarden zijn voldaan opdat men vrijgesteld is van de GKS-regelgeving. d) Traiteurs Traiteurs vallen eveneens onder de GKS-regelgeving. Elke traiteur moet dus bepalen of de 10 %-grens werd bereikt of niet. Volgende handelingen worden als levering van goederen beschouwd in plaats van als dienst (en moeten dus bijgevolg niet worden meegeteld voor het bepalen van de 10 %-grens) : de bereiding, het vervoer en het bezorgen van voeding en/of dranken; de handeling waarbij de traiteur ter plaatse tussenkomt, maar waarbij deze tussenkomst beperkt blijft tot het bereiden van de maaltijden in de keuken, zonder dat de traiteur zich bevindt in de ruimte waar het verbruik plaatsvindt. e) Eet- en drankautomaten De goederen die via een eet- en drankautomaat worden aangeboden, worden gelijkgesteld met de levering van goederen. Indien de activiteit louter bestaat uit het aanbieden van goederen via eet- en drankautomaten moet men hiervoor dus geen GKS aanschaffen. f) Kleine ondernemingen 4

5 Een horecazaak waarbij de omzet niet meer bedraagt dan EUR kan in principe gebruik maken van de vrijstelling voor kleine ondernemingen. De horecazaak moet eerst de 10 %-regel toepassen. Indien deze aantoont dat de betreffende horecazaak een GKS moet toepassen, kan deze geen gebruik maken van de vrijstelling voor kleine ondernemingen. Indien blijkt dat de toepassing van het GKS geen verplichting is (< 10 %), dan kan men blijvend gebruik maken van de vrijstelling voor kleine ondernemingen. Men blijft wel verplicht btw-bonnetjes uit te reiken voor maaltijden die ter plaatse worden genuttigd. Referentieperiode a) Bestaande ondernemingen Voor bestaande ondernemingen geldt het voorbije kalenderjaar (1 januari tot 31 december 2014), en niet het voorbije boekjaar, als referentieperiode. Vanaf 1 januari 2016 moet men zich uiterlijk twee maanden na het verstrijken van de referentieperiode (voorbije kalenderjaar) verplicht registreren. De ingebruikname van het GKS moet uiterlijk drie maanden na het verstrijken van de referentieperiode zijn gebeurd. b) Starters Voor startende ondernemingen in 2014 wordt 1 oktober 2014 als spildatum gebruikt. Indien de activiteit voor 1 oktober 2014 werd gestart, wordt het effectieve gedeelte (werkelijke cijfers) van het kalenderjaar als referentieperiode gebruikt. Indien de activiteit pas na 1 oktober 2014 werd gestart, moet een raming worden gemaakt van de cijfers voor de periode van 1 januari tot 31 december Als een horecazaak in 2014 werd overgenomen, wordt dit niet gelijkgesteld met het begrip starter. De werkelijke cijfers (zowel van overdrager als van overnemer) van 2014 moeten als referentieperiode worden beschouwd. Vanaf 1 januari 2016 moet het eerste jaar worden gerekend met de resterende, werkelijke cijfers als referentieperiode. Vanaf het tweede jaar gelden de werkelijke cijfers van het voorbije kalenderjaar als referentieperiode. 5