Uitgangspunten werkwijze ziekteverzuim 1. De zieke medewerker is mede verantwoordelijk voor haar eigen re-integratie en heeft hierin een proactieve houding. Afspraken hierover zijn vastgelegd in het document ik ben ziek, wat nu? (bijlage 1). Iedere medewerker ontvangt dit document (of ontvangt het bij indiensttreding). 2. Kortdurend verzuim ( < 14 dagen) wordt opgelost en verwerkt binnen de Integrale Sutfene teams. Een medewerker meldt zich ziek bij het team; en via het -secretariaat. Het team neemt de ziekmelding aan en zorgen zelf voor vervanging indien nodig en onderhouden in deze twee weken regelmatig contact met de zieke medewerker; 3. De zieke medewerker zelf houdt het logboek bij met daarin gemaakte afspraken en acties; 4. Na twee weken wordt, indien de medewerker nog ziek is, de casus overgedragen aan de casemanager. Deze besluit, in overleg met zieke medewerker en team en eventueel, wat er aan vervolgstappen moet worden genomen. 5. Het secretariaat (Wijksecretariaat/ secretariaat 1 ) heeft een schakelfunctie tussen team en casemanager en is verantwoordelijk voor de vastlegging van gegevens, signalering van openstaande taken/meldingen, verzorgen van rapportages en overige vulling van het systeem Verzuimsignaal. 6. Middellang en lang verzuim (vanaf 14 dagen tot einde ziekte) is verantwoordelijkheid van de casemanager, ondersteund door de -adviseur 7. De wijkmanager is casemanager en is daarmee verantwoordelijk voor alle stappen wet verbetering poortwachter; 8. De verzuimcoach speelt een belangrijke rol bij vragen over situatie van zieke medewerker of sterrolhouder of wijkmanager. Afkortingen ZM=zieke medewerker BA = bedrijfsarts T=teammedewerker/collega VC=verzuimcoach 2 WM= wijkmanager -secretariaat 1 De ziekmelding wordt door het -secretariaat opgenomen in verzuimsignaal. In dit document wordt steeds gesproken over wijksecretariaat (WS). Er is een groeiende overlap in de taken van wijksecretariaat en -secretariaat; het is zeer wel denkbaar dat het voor de hand ligt om de taken van beide secretariaten in elkaar te schuiven. 2 In april 2013 is een document Toekomstig bestendige aanpak ziekteverzuim vastgesteld in het MT. De uitwerking hieronder is gebaseerd op dit document. Door het MT is op dat moment ook akkoord gegaan met uitbreiding van de -formatie met 1 fte om goed de aandacht te kunnen houden op dit proces. Nu de formatie van is teruggebracht is ons advies om een interne verzuimcoach (nog aan te wijzen) of externe verzuimcoach van de eigen Arbodienst in te zetten voor instructie/coaching en voor bewaking/signalering op Wet Verbetering Poortwachter
Werkwijze Ziekmelding Dag 1: Medewerker meldt zich ziek bij team 1. Informatie over ziekmelding wordt uitgewisseld Bij ziekmelding vragen naar beperkingen (wat kan wel en wat niet), te verwachten duur, verblijfsadres, is het werk gerelateerd, ziek door zwangerschap etc. Afspraken maken over eventueel vervangend werk. Ja -secr Er wordt brochure ontwikkeld. 2. Vaststellen wat medewerker nog wel kan Ziek zijn is niet altijd hetzelfde als niet kunnen werken. Overleg de mogelijkheden met elkaar waarvoor zieke collega toch ingezet kan worden (indien aan de orde) IST 3. Vervanging wordt geregeld 4. Ziekmelding wordt doorgegeven aan wijksecretariaat en verwerkt in systeem 5. Zieke medewerker houdt logboek bij Zorgen voor vervanging door collega/oproepkracht etc. Zieke medewerker belt met -secretariaat; deze hanteert zelfde format (bijlage 1) en verwerkt dit in Verzuimsignaal. In logboek (zie bijlage 2) schrijft medewerker welke afspraken er gemaakt worden, met wie er gesproken is. IST -secr Melding wordt automatisch via Verzuimsignaal doorgegeven aan Arbodienst en aan UWV Re- integratiedossier wordt automatisch opgestart!!let op: status Wajong, WIA, WSW, WAO!
Verzuimbegeleiding Dag 2 t/m dag 14 Zieke medewerker neemt zelf op tweede dag contact op met team. Besproken wordt wanneer herstel wordt verwacht, welke werkzaamheden worden kunnen verricht en wanneer volgende contact zal zijn. Zieke medewerker is zélf verantwoordelijk voor opnemen van contact volgens gemaakte afspraken, en dit is minimaal één keer per drie dagen. ZM/T Dag 14 Week 3 t/m week 12 Na 14 dagen wordt logboek door ZM zelf overgedragen aan -secretariaat en overgenomen in verzuimsignaal. ZM neemt zélf contact op met de verzuimcoach. Casemanager (=wijkmanager) bepaalt in overleg met sterrolhouder/vc wat de volgende actie zal zijn. Als zieke medewerker nog niet hersteld is, oproep bij BA inplannen voor 5 e week i.v.m. probleemanalyse als verwacht wordt dat ziekte langer zal duren dan 12 weken. WS signaleert openstaande taak, WM beslist en formuleert vraagstelling aan BA 6 e week BA maakt probleemanalyse en bespreekt met ZM werkwijze rondom maken van tijdscontingent plan van aanpak. BA maakt kort verslag van spreekuur met aanbevelingen en heeft probleemanalyse opgesteld in verzuimsignaal. ZM koppelt zelf terug aan eigen team als dit aan de orde is WS legt eventuele taken hieruit om op te volgen (bijvoorbeeld maken nieuwe afspraak) voor aan WM WM maakt afspraken met ZM over vervolgstappen Ja WM / sterrolhouder VC/sterrolhouder BA BA ZM WS WM/ZM ZM houdt zelf logboek bij over afspraken, acties, mogelijkheden. Signaal uit VS!
7 e week 104 e week Maandelijks re-integratie overleg waarbij BA, VC, WM en -adviseur aanwezig is, ZM maakt zelf tijdscontingent plan van aanpak, legt dit voor aan WM en overlegt met team wie maatje wordt die haar helpt bij re-integratie. ZM stuurt plan van aanpak per mail door aan -S om in verzuimsignaal op te laten nemen Met maatje wordt wekelijks voortgang besproken. Indien nodig kan ondersteuning worden gevraagd aan -adviseur als er onvoorziene moeilijkheden zich voordoen ZM rapporteert iedere twee weken aan WM over voortgang (op afspraak per mail of telefonisch) Standaard mondeling gesprek met WM en M iedere twee maanden, of anders indien nodig omdat er bijzonderheden zijn om plan van aanpak bij te stellen en specifieke vervolgacties af te spreken WS plant deze gesprekken in en stuurt ZM uitnodiging. Casuïstiek wordt besproken in re-integratieoverleg: bij bijzonderheden en standaard bij eerstejaarsevaluatie en bij 18 maanden ziek. Aanwezig bij dit gesprek zijn BA, VC, WM, en ZM. Initiatief kan worden genomen door alle partijen. Re-integratieoverleg is standaard ingepland op 1 e donderdag van de maand van 9.00-12.00 uur. Indien medewerker niet kan re-integreren in eigen werk wordt ZM op herplaatsingslijst geplaatst en wordt eventueel tweede spoor gestart. Indien tweede spoort maakt BA een Functie BA, VC, WM en -adviseur -S ZM/T ZM WM/ WS BA/VC ZM/WM BA/ Arb.desk. Gebruik voorbeeld plan van aanpak. (WM) Verslag in Verzuimsignaal () Verslag in Verzuimsignaal ()
Mogelijkheden Lijst (FML) en geeft een arbeidsdeskundige advies. vraagt dit aan. 42 e week Eerste melding bij UWV Ja 44 e week Consult BA eerste jaars evaluatie wordt ingepland WS 46 e week Evaluatie eerste jaar door BA Ja BA/ZM 52 e week Salaris naar 70% WS signaleert en bereidt administratieve handeling voor WM ondertekent Formulier wordt verwerkt door SA Brief aan ZM wordt gestuurd door 86e Samenstellen re-integratieverslag: voor aanvraag UWV is compleet re-integratieverslag nodig. Het meeste kan uit verzuimsignaal worden gehaald. Eventueel leveren partijen apart nog benodigde informatie aan. Regie hierop heeft. CAO ja WS WM SA ZM/WM 87 e week Aanvraag WIA ZM vult ontvangen formulier UWV in, eventueel met ondersteuning van 103 e week Eindevaluatie: Controle op beschikking en einde dienstverband. Invoer in Control Eindgesprek tussen WM/ZM/ ja ZM/ ZM/WM/
Werkwijze Herstelmelding Tussen dag 2 en dag 104 Medewerker is gedeeltelijk hersteld of geheel hersteld en geeft de herstelmelding door aan zowel collega s als aan secretariaat. -secretaresse verwerkt de herstelmelding in verzuimdossier. ja ZM/T -S Dag 1 tot 14 hoeft niet in Verzuimsignaal te worden gerapporteerd. Indien ziekteperiode >14 dagen geeft ZM logboek aan -S -S voert informatie in in verzuimsignaal.
Werkwijze Signalering/rapportage Kort frequent verzuim Wekelijkse controle op openstaande taken door -S Eventueel overleg met WM over te nemen actie -S WM/-S Lopende ziektegevallen Wekelijkse controle op openstaande taken door WS Eventueel overleg met WM over te nemen actie WS WM/-S Ziekteverzuimcijfers Maandelijkse uitdraai van ziekteverzuimgegevens (percentage in en ex zwangerschap, meldingsfrequentie, verdeling in categorieën etc). -S Beschikbaar per team en per wijk
Werkwijze Bewaking WvP/kwaliteit verzuimdossiers Twee wekelijks Controle door adviseur op stand van zaken verzuimdossiers aan hand van openstaande signalenlijst en steekproeven adviseur neemt contact op met WM indien nodig Wekelijks Verzuimcoach kijkt naar kritieke punten in openstaande dossiers en maakt signaal aan in systeem of neemt contact op met WM VC Maandelijks Reintegratieoverleg tussen ZM, WM, met BA en VC op ZM/WM Nieuw is om zieke aangeven van WM, standaard bij naderen eerstejaars evaluatie en 18 maanden ziek BA/VC medewerker zelf bij reintegratieoverleg uit te nodigen
Werkwijze Instructie/Kennisoverdracht Instructie/training teams Workshops waarin deel medewerkers wordt geïnformeerd over werkwijze ziekteverzuim Teams krijgen uitleg over werkwijze en achterliggende gedachte van ziekteverzuimbeleid: wat mag, wat moet en hoe ga je daar met elkaar mee om? Instructie/training WS / -S Secretariaat krijgt uitleg over procedure verzuimbeleid en instructie in verzuimsignaal m.b.t. hun taken hierin VC/ Plannen vanaf 2014, onderdeel van leerweg IST /appbeheer Kickoff met WM/ WM krijgen uitleg over nieuwe werkwijze procedure, en waar VC/ appl April 2014 nodig over Verzuimsignaal beheer Helpdesk Applicatiebeheerder is bereikbaar voor vragen over Applbeheer/VC Doorlopend verzuimsignaal; VC is te benaderen voor vragen over WvP; Informeren medewerkers Alle medewerkers krijgen Ik ben ziek, wat nu? April 2014 Informeren nieuwe medewerkers Standaard wordt in introductiepakket Ik ben ziek, wat nu? opgenomen Doorlopend Applicatiebeheerder geeft uitleg over Verzuimsignaal; januari 2014