1 van 14 Directie O&HRM Kenmerk Opdrachtgever Godfried Barnasconi Auteurs Hans Berben & Emma Meeuwsen Versie 0.7 Versiedatum
2 van 14 Inhoudsopgave 1 Verzuimbeleid en organisatie,...3 2 Preventief verzuimbeleid...4 3 Curatief verzuimbeleid...5 4 Verantwoordelijkheden...7 5 Overlegvormen...9 Bijlage 1 Bijlage 2 Ziekteverzuimbegeleiding door de leidinggevende...11 Ziekteverzuimprotocol voor medewerkers...13
3 van 14 1 Verzuimbeleid en organisatie 1.1 Doelstelling Het Kadaster heeft voor haar bedrijfsvoering de beschikking over een aantal bronnen: inkomsten, technische voorzieningen en de medewerkers. Voor al deze bronnen bestaat beleid. Het doel van dat beleid is om die bronnen zo goed mogelijk aan te wenden teneinde de bedrijfsdoelstellingen optimaal te dienen. Wat betreft de menselijke bronnen streeft het Kadaster naar een optimaal evenwicht tussen het vervullen van wensen en behoeften van zowel de organisatie als de individuele medewerkers. Een afgeleide daarvan is het verzuimbeleid. Centrale doelstelling van het verzuimbeleid is dat iedereen zo gezond en fit mogelijk is tijdens zijn dienstverband bij het Kadaster. Gezond en fit zowel mentaal als fysiek. Op die manier worden belangen van zowel de organisatie als het individu gediend. Hierin is sprake van een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Immers de werkgever heeft zijn verantwoordelijkheid om werkinhoud en werkomstandigheden zo gezond mogelijk te houden, en de werknemer draagt de verantwoordelijkheid om zo gezond mogelijk te blijven, arbo-voorschriften op te volgen en in geval van ziekte alles in het werk te stellen om zijn herstel dan wel zijn reïntegratie te bespoedigen. Daarmee worden een drietal subdoelstellingen gerealiseerd, namelijk: 1) voldoen aan wet en regels (bijvoorbeeld Arbo-wet, WIA, Poortwachter/ KANS/AKARN), 2) kostenbeheersing en 3) het bijdrage leveren aan gezonde en verantwoordelijke medewerkers in een gezonde en verantwoordelijke arbeidsorganisatie. 1.2 Uitgangspunten Om de doelstelling te realiseren is gekozen voor een aantal uitgangspunten: 1. Preventief beleid: planmatige aanpak vanuit (o.a.) risico-inventarisatie (RI&E) en, Periodiek Medisch Onderzoek (PMO) en ander onderzoek gericht op het scheppen van goede materiële en immateriële arbeidsomstandigheden. Het betreft geen standaard onderzoek maar maatwerkonderzoek dat, wanneer daar de noodzaak toe is, wordt uitgevoerd. 2. Curatief beleid: directe betrokkenheid van de lijn in geval van ziekte gericht op, demedicalisering, herstel en reïntegratie, waarbij uiteraard ook de medewerker een actieve rol heeft. 3. Professionele (individuele) begeleiding vanuit één erkende landelijke Arbodienst die minimaal voldoet aan de verplichtingen van Poortwachter en met mogelijke inschakeling van andere (externe) deskundigen. Dit uiteraard nadat ook gekeken is naar de mogelijkheden die de reguliere gezondheidszorg te bieden heeft. 4. Casemanagerschap: de leidinggevende is als casemanager verantwoordelijk voor de (kwaliteit van de) reïntegratie(gesprekken) en de verslaglegging. Er wordt een zwaar accent gelegd op de eigen regie voering van de betreffende leidinggevende. 5. Ondersteuning vanuit O&HRM: men kan bij O&HRM terecht voor advies, coaching, opleiding, enz. 6. Het onderwerp verzuim en arbeidsongeschiktheid is opgenomen in de bestaande overlegvormen zoals bilateraal overleg, TAO, operationeel sociaal medisch team en werkoverleg.
4 van 14 2 Preventief verzuimbeleid Bij preventief verzuimbeleid denken we aan zaken als: 1 RI&E. Een RI&E brengt gevaren op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn binnen een organisatie in kaart. Toe te passen als daar aanleiding toe is, bijvoorbeeld bij veranderingen in de werkomstandigheden (het gebouw) en veranderingen in noodzakelijke voorzieningen (meetapparatuur, werkkleding). De uitkomst van een RI&E kan leiden tot een nader onderzoek (bijvoorbeeld een vorm van PMO) of direct tot aanpassingen van omstandigheden. De Arbodienst kan het management hierin adviseren en ook de OR kan daar een belangrijke rol in spelen. 2. Een arbeidsgezondheidkundig spreekuur. Dit spreekuur wordt gehouden bij de Arbodienst. Zowel medewerkers als leidinggevenden kunnen hiervan gebruikmaken. Zij kunnen daar terecht voor informatie over gezondheid in relatie tot het werk. 3. Voor buitendienstmedewerkers wordt een cursus "veilig werken langs de weg" aangeboden en is er een arbo protocol landmeten ontwikkeld. Voor beeldschermwerkers is te denken aan visustesten en het werkonderbrekingprogramma. 4. Als daar aanleiding toe is, kan elke medewerker kan een verzoek indienen voor een werkplekonderzoek. 5. En bij het Kadaster wordt nagedacht over mogelijkheden als een healthcheck, een vitaliteitscan, of iets dergelijks. 6. Een andere faciliteit is de mogelijkheid voor medewerkers zich te oriënteren op de eigen mogelijkheden en te onderzoeken welke eventuele ontwikkeling kan aansluiten bij de ambities en kwaliteiten. Dit traject kan in samenspraak met de leidinggevende, O&HRM en het mobiliteitscentrum worden ingevuld. Uitgangspunt blijft eigen verantwoordelijkheid van de medewerker en eigen regie van dit proces. 7. De Arbodienst levert jaarlijks een managementrapportage aan waarin de oorzaken van het verzuim worden afgezet tegen een referentiebestand. Op basis van deze jaarrapportage, die besproken wordt in een Kadaster breed overleg (Directie, Arbodienst en HRM-beleid), geeft de Arbodienst aan of er eventuele gewenste vervolgacties en/of preventieve maatregelen moeten worden ondernomen. 8. Goede samenwerking tussen de leidinggevende, Arbodienst, O&HRM en deskundigen zoals bedrijfsmaatschappelijk werk, arbeidsdeskundige, arbocoördinator, preventiemedewerker enz. is van belang voor het signaleren van knelpunten uit de praktijk die van invloed kunnen zijn op (voorkomen van) ziekteverzuim. Zowel bilateraal als binnen het (operationeel) sociaal medisch team is er ruimte om deze zaken af te stemmen en voorstellen te doen voor een gerichte aanpak. 9. Regelmatig overleg zowel in groepsvorm (werkoverleg, en MT) als individueel (bilateraal, TAO). Binnen elk overleg moet de dialoog centraal staan en moeten er heldere afspraken gemaakt worden. Alle gesprekspartners zijn verantwoordelijk voor de gang van zaken in een gesprek of overleg. Daarbij wordt niet alleen van de leiding maar ook van de medewerker een constructieve bijdrage gevraagd en de
5 van 14 bereidheid ideeën naar voren te brengen en mee te denken over oplossingen. Dit vraagt niet alleen van de leidinggevende een luisterende en stimulerende houding maar vraagt ook van de medewerker een actieve betrokken en meedenkende houding. 3 Curatief verzuimbeleid Verzuim kan een lichamelijke en/of geestelijke oorzaak hebben; en het kan arbeidsgerelateerd zijn en niet arbeidsgerelateerd. Bij curatief verzuimbeleid denken we aan zaken als: 3.1 Verzuimprotocol Het proces van herstel en reïntegratie bij ziekte wordt ondersteund door eenduidige voorschriften voor medewerkers en leidinggevenden: landelijke verzuimprotocollen (bijlagen 1 en 2). Het verzuimprotocol voor leidinggevende geeft richtlijnen hoe te handelen bij kort, frequent- of langdurig ziekteverzuim en herstel. In het verzuimprotocol voor medewerkers staan de richtlijnen in geval van ziekte, herstelmelding, ziekte tijdens verlof en zwangerschap vermeld. Deze voorschriften hebben o.a. ook tot doel de Arbodienst in staat te stellen om te beoordelen of de medewerker arbeidsongeschikt is en of er aanspraak bestaat op doorbetaling van het salaris. Wanneer een medewerker ziek is dient hij zich aan de voorschriften te houden. Bij het niet naleven van de voorschriften kunnen sancties worden toegepast. 3.2 Kortdurend verzuim Onder kortdurend verzuim verstaan we: verzuim minder dan 6 weken. We sluiten hiermee aan bij de definitie die door onze Arbodienst gehanteerd wordt. De zieke werknemer meldt zich bij de leidinggevende die bepaalt welke actie wordt ondernomen in het kader van het verzuimbegeleidingtraject. Uitgangspunt daarbij is dat gehandeld wordt conform wat is afgesproken met de arbodienst. Zo kan er gekeken worden naar aanpassing van werkzaamheden of werkplek of het regelen van vervoer. In principe hebben leidinggevende en medewerker wekelijks contact over de stand van zaken van de arbeidsongeschiktheid. Zowel de leidinggevende als de medewerker neemt het initiatief. 3.3 Contact met de medewerker Het is voor de organisatie belangrijk, dat de medewerker snel terug kan keren in het arbeidsproces. Daarom is zorg en aandacht belangrijk, niet alleen van leidinggevenden maar ook van collega's. Samenwerken en collegialiteit betekent zorg voor elkaar en belangstelling hebben voor elkaar. Dit leidt tot beter functioneren, goed voelen op het werk en zich gekend voelen op het werk. Aandacht voor de medewerker vanuit de organisatie stimuleert een adequate reïntegratie. Vaak is het zo dat hoe langer de medewerker ziek is, hoe hoger de drempel wordt om terug te keren. De leidinggevende en de zieke medewerker maken samen afspraken over het contact tijdens de ziekte. Als duidelijk is hoe het contact met de betrokken medewerker zal verlopen, geeft de leidinggevende dit door aan zijn team en maakt afspraken voor het onderhouden van contact met zieke medewerkers. Daarbij kan gedacht worden aan: een telefoontje, een bloemetje, een kaart, een bezoek etc. 3.4 Dreigend langdurig verzuim Indien de bedrijfsarts langdurig ziekteverzuim prognosticeert, dienen de richtlijnen gevolgd te worden van de 'Wet verbetering Poortwachter'. De wettelijke voorgeschreven termijnen bij langdurig ziekteverzuim zijn
6 van 14 daarbij van belang en dienen goed bewaakt te worden. De afdeling O&HRM ondersteunt de leidinggevenden hierbij door het bijhouden van een rappelsysteem. Het is raadzaam langdurig zieken als vast agendapunt te bespreken in het operationeel sociaal medisch team. 3.5 Aanvraag WIA uitkering. Medewerkers die op of na 1 januari 2004 ziek zijn geworden vragen een WIA uitkering aan. De medewerker dient zelf uiterlijk in de 91e week van de ziekte (uiterlijk na een jaar en 8 maanden) deze uitkering aan te vragen bij het UWV en krijgt daartoe het reïntegratiedossier van werkgever en Arbo-dienst geleverd dat is bijgehouden gedurende de periode van arbeidsongeschiktheid. De werkgever en werknemer kunnen in overleg besluiten de WIA uit te stellen. Bijvoorbeeld wanneer de medewerker naar verwachting op korte termijn het werk hervat. Men kan zich bij deze beslissing laten bijstaan door de Arbodienst. De UWV beoordeelt de WIA-aanvraag maar beperkt zich tot toetsen van de geleverde inspanningen op basis van het reïntegratieverslag, door zowel werkgever als werknemer en het beoordelen van het percentage van arbeidsongeschiktheid. Arbeidsconflicten en disfunctioneren als oorzaak van de arbeidsongeschiktheid zullen niet worden aanvaard. 3.6 Gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid Voor gedeeltelijk arbeidsongeschikten met tenminste 35% maar minder dan 80% loonverlies geldt de Werkhervattingregeling Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA). Doel is om medewerkers, waar mogelijk weer - gedeeltelijk- terug te laten keren in het werkproces. Indien sprake is van blijvende gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid zal, rekening houdend met de mogelijkheden en beperkingen van medewerker en organisatie, gekeken moeten worden naar een passende oplossing. Dat is vaak maatwerk en vraagt van medewerker, leidinggevende en directie een flexibele opstelling. De bedrijfsarts en eventuele deskundigen zoals bedrijfsmaatschappelijk werker en arbeidsdeskundige kunnen ondersteunen. Lukt het niet om binnen de eigen organisatie passend werk te vinden dan kan een reïntegratiebureau worden ingeschakeld. 3.7 Uitzondering Voor medewerkers die (zeer) ernstig ziek zijn en waarbij naar verwachting langdurig geen benutbare reïntegratiemogelijkheden zijn, wordt in overleg met de Arbodienst geen reïntegratieplan opgesteld. Het UWV spreekt in deze situaties over geen duurzaam benutbare mogelijkheden (GDBM). De Arbodienst maakt dan een voorlopig plan. Mocht blijken dat er toch langdurig benutbare reïntegratiemogelijkheden zijn dan kan alsnog het reguliere traject in het kader van de wet verbetering Poortwachter van start gaan. 3.8 Sancties Wanneer men zich niet aan de controlevoorschriften houdt of aan andere regels met betrekking tot arbeidsongeschiktheid (opgenomen in het Akarn) dan heeft dat consequenties. Overtreding van de voorschriften wordt, behoudens in geval van overmacht of met een geldig medisch excuus, gezien als plichtsverzuim. 3.9 Deskundigenoordeel (second opinion) Zowel de medewerker als de werkgever kunnen bij het UWV terecht voor een deskundigenoordeel (second opinion). Een deskundigenoordeel kan over verschillende zaken worden aangevraagd. Als de werkgever,
7 van 14 na ruggespraak met de locatiearts van mening is dat een medewerker niet ziek is en dus geen loon meer wil doorbetalen, gaat het deskundigenoordeel over het wel of niet arbeidsongeschikt zijn. Het kan ook zijn dat een tweede mening wordt gevraagd over het wel of niet aanwezig zijn van passend werk bij de werkgever. Ook in geval van bezwaar tegen een uitspraak van de coördinerend bedrijfsarts is een deskundigenoordeel mogelijk. Tenslotte kan het gaan over de vraag of de werkgever wel voldoende heeft gedaan om een medewerker te laten reïntegreren. 4 Verantwoordelijkheden Binnen het Kadaster is de verzuimbegeleiding multidisciplinair georganiseerd. Ieder heeft zijn eigen taak bij verzuimbegeleiding. Overleg vindt plaats in het operationeel sociaal medisch team en bilateraal. Hieronder worden de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken medewerkers beschreven. 4.1 De directie De Directie is verantwoordelijk voor totstandkoming en uitvoering van onder andere het verzuimbeleid als volwaardig onderdeel van het totale O&HRM beleid en dragen dit uit naar de rest van de organisatie. Zij nemen het verzuimbeleid mee bij de afweging van beslissingen aangaande de organisatie. 4.2 De leidinggevende De leidinggevende is, als integraal manager en casemanager in de zin van de Wet Poortwachter, verantwoordelijk voor het verzuim op de afdeling, de begeleiding van de arbeidsongeschikte medewerker en het bewaken van de voortgang van de reïntegratie, de inzet van deskundigen hierbij en de verslaglegging voor het reïntegratiedossier. Wanneer uitval dreigt is de hij verantwoordelijk voor het in gang zetten van de benodigde acties. Hij bewaakt daarbij het belang van de medewerker en het belang van de organisatie. Tijdens de arbeidsongeschiktheid is er regelmatig -afhankelijk van de aard wekelijks - (telefonisch) contact tussen de medewerker en de leidinggevende. Verder neemt de leidinggevende deel aan het operationeel sociaal medisch team en voert waar nodig verzuimgesprekken met medewerkers die frequent verzuimen (meer dan 3 keer per jaar). Deze gesprekken worden vastgelegd in het personeelsdossier. 4.3 De medewerker De medewerker die ziek of arbeidsongeschikt is of dreigt te worden, is de spil van het verzuimproces met een eigen verantwoordelijkheid. In geval van ziekte houdt hij zich aan de ziekmeldingsprocedure en voorschriften, werkt actief mee aan een vlotte reïntegratie en vraagt om ondersteuning bij herstel en reïntegratie indien nodig. Er wordt van de medewerker een actieve houding verwacht bij de invulling en uitvoering van het reïntegratieplan. De medewerker onderhoudt contact met de leidinggevende over het verloop van de ziekte en zorgt dat hij bereikbaar is voor contact vanuit de werkgever door collega's, leidinggevenden enz. In het algemeen moet de medewerker alles doen wat genezing bevordert. De mogelijkheden uit de reguliere gezondheidszorg worden door de medewerker daarin uiteraard gebruikt. Verder moet hij verzuim voorkomen door goed gebruik van meubilair en het navolgen van adviezen en instructies van o.a. de Arbodienst. Dreigende uitval moet vroegtijdig gesignaleerd worden bij de leidinggevende.
8 van 14 4.4 Medewerkers O&HRM De Personeelsmanagementadviseur adviseert de manager gevraagd en ongevraagd over verzuimbeheersing en het verder ontwikkelen van een resultaatgerichte coachende stijl die ingezet wordt bij voorkomen en aanpakken van (individueel) verzuim. Hij informeert over de kaders van de wetgeving, en de Kadaster regelgeving. Hij laat zich hierin waar nodig ondersteunen en adviseren door de Arbodienst of een andere externe dienstverlener en adviseert en motiveert de betreffende leidinggevenden. Verder signaleert de PMA knelpunten en ontwikkelingen die een negatieve impact kunnen hebben op verzuim en komt met voorstellen voor verbetering. De medewerker PSD/PSA (administratie) zorgt voor de administratieve ondersteuning bij de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid. Hij signaleert tijdig naar de leidinggevende over wettelijk voorgeschreven termijnen bij ziekteverzuim en onderhoudt de administratieve contacten met de Arbodienst. 4.5 De accountmanager arbodienst De accountmanager bewaakt de uitvoering van het contract (SLA, KPI) met de arbodienst in samenspraak met het management van O&HRM. 4.6 De Coördinerend bedrijfsarts De coördinerend bedrijfsarts adviseert de directeur O&HRM ten aanzien van de verzuimbegeleiding. Hij onderhoudt het contact met de bedrijfsartsen en ziet er op toe dat alle bedrijfsartsen dezelfde benadering volgen voor onze medewerkers in de regio s. Daarnaast verzamelt hij informatie over het ziekteverzuim, de verzuimcijfers, maakt analyses en adviseert vervolgens preventief. Hij communiceert met de medezeggenschap over het ziekteverzuim en eventueel andere noodzakelijke onderwerpen en coördineert binnen de eigen Arbodienst de opdrachten van O&HRM en en de leidinggevenden. De coördinerend bedrijfsarts participeert in het beleids sociaal medisch team, en adviseert op basis van wetswijzigingen. 4.7 De bedrijfsarts De bedrijfsarts voert het telefonisch consult en spreekuurcontact uit en koppelt de bevindingen terug naar de coördinerend bedrijfsarts. Alle acties in het kader van de Wet verbetering Poortwachter (m.u.v. melding aan UWV) behoren daarmee tot zijn of haar werkveld. 4.8 De bedrijfsmaatschappelijk werker De bedrijfsmaatschappelijk werker verleent hulp aan medewerkers die problemen hebben in samenhang met, dan wel als gevolg van de werksituatie. Daartoe heeft BMW een aantal operationele en een aantal inhoudelijke taken zoals het begeleiden van medewerkers in het kader van reïntegratie bij uitval door ziekte, begeleiding ter voorkoming van uitval door ziekte, medewerkers leren omgaan met veranderingen in de bedrijfsvoering en daaruit voorkomende (werk)druk, het oplossen van geschillen tussen collega's, signaleren van zaken die het welzijn van medewerkers negatief beïnvloeden. BMW kan intern en extern georganiseerd zijn. Er wordt in beide gevallen anoniem gerapporteerd over onder handen casuïstiek aan de manager HRM. De rapportage kan als input gelden voor preventief verzuimbeleid. Indien nodig participeert BMW in het operationeel SMT.
9 van 14 4.9 De Preventiemedewerker De preventiemedewerker is een Kadaster medewerker (veelal werkzaam binnen FS) die dit als rol heeft. Hij heft zicht op arbeids- en gezondheidsrisico s op een locatie. De preventiemedewerker voert overleg met en geeft adviezen aan lokaal management en de manager FS. De preventiemedewerker heeft dezelfde rechtsbescherming als leden van de Ondernemingsraad. 4.10 De ondernemingsraad De ondernemingsraad signaleert knelpunten en adviseert de organisatie bij uitvoering van het verzuimbeleid. Zij kunnen ideeën inbrengen voor verbeteringen en/of veranderingen. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij aanpassingen in het verzuimbeleid. 4.11 UWV Het uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) voert de arbeidsongeschiktheids- en werkloosheidsregelingen uit. Het UWV beoordeelt de WAO/WIA-aanvraag door de zieke werknemer en de inspanningen van de werknemer en werkgever tijdens het reïntegratietraject. Streven is de zieke of werkloze werknemers zo snel mogelijk weer deel te laten nemen aan het arbeidsproces. Zolang dat niet lukt, bieden ze inkomensvervangende uitkeringen en voorzieningen. 4.12 Het Reïntegratiebedrijf In het kader van de Wet Poortwachter is het Kadaster verplicht zoveel mogelijk te doen om zieke en arbeidsgehandicapte medewerkers binnen de organisatie te laten reïntegreren. Werkgever is daarnaast verantwoordelijk voor de reïntegratie van arbeidsgehandicapte medewerkers naar arbeid in het bedrijf van een andere werkgever, als vaststaat dat binnen het Kadaster geen passende arbeid voorhanden is. De wettelijke reïntegratietaak van de werkgever wordt hiermee uitgebreid met het opdrachtgeverschap voor de reïntegratie 2e spoor en geldt voor medewerkers die op of na 1 januari 2003 ziek worden. 5 Overlegvormen Er is sprake van een nauwe samenwerking tussen directie en leidinggevenden, medewerker, Arbodienst, bedrijfsmaatschappelijk werk en HRM. Daarbij brengt ieder zijn specifieke kennis en vaardigheden in waarbij de privacy van de medewerker gewaarborgd blijft. 5.1 Werkoverleg / MT overleg Het onderwerp verzuim in brede zin wordt regelmatig in het werkoverleg besproken. De leidinggevende kan ter voorbereiding verzuimcijfers gebruiken. Onderwerpen die besproken worden kunnen zijn: aandacht voor contact met de zieke collega, opvang van werk, mogelijkheden voor reïntegratie, arbeidsomstandigheden die van invloed kunnen zijn op verzuim, normen en waarden die invloed hebben op de werksfeer, voortgang actiepunten PAGO, RI&E enz. De leidinggevende kan voor het bespreekbaar maken van verzuim advies inwinnen bij de bedrijfsarts, het bedrijfsmaatschappelijk werk, O&HRM, preventiemedewerker e.d. Het verzuim moet ook besproken worden in het MT. Uiteraard volledig geanonimiseerd, maar wel zodanig dat het management elkaar ter verantwoording kan roepen over, en elkaar kan helpen met de verzuimproblematiek binnen het organisatie onderdeel waar dat management verantwoordelijk voor is.
10 van 14 5.2 Terugkoppeling bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk De leidinggevende wordt door de bedrijfsarts geïnformeerd over de prognose van werkhervatting of werkonderbreking wegens arbeidsongeschiktheid. Indien het huisbezoek of de uitnodiging voor het spreekuur plaatsvindt op verzoek van de leidinggevende, worden de hieruit voortkomende relevante bevindingen van de bedrijfsarts meteen teruggekoppeld aan de leidinggevende. Voordat de bedrijfsarts iemand adviseert op therapeutische basis te gaan werken of gedeeltelijk arbeidsgeschikt verklaart, neemt hij contact op met de leidinggevende van de medewerker. Hierbij wordt tussen de bedrijfsarts en leidinggevende schriftelijk afgestemd wat de zieke medewerker wel of niet mag of kan doen. Ook het bedrijfsmaatschappelijk werker koppelt de relevante informatie terug aan de leidinggevende en waar nodig betrekt deze de leidinggevende bij de gesprekken als dat functioneel is. Daarbij is altijd sprake van goedkeuring van de medewerker. De BMWer kan ook algemene knelpunten vanuit de individuele problematiek aandragen voor het operationele SMT of het beleids SMT. 5.3 Sociaal medisch team Het Operationeel Sociaal medisch team is een belangrijk overleg voor leidinggevenden bij aanpak van verzuim. Medische, sociale, psychologische en personele factoren met betrekking tot medewerkers en arbeid zijn onderwerpen die besproken kunnen worden. Uiteraard wordt de privacy gewaarborgd. Vanuit diverse invalshoeken wordt een situatie bekeken zodat er maatwerk oplossingen kunnen worden bedacht samen met de leidinggevende en medewerker. Zo kan bijvoorbeeld het vroegtijdig aanbieden van tijdelijk of blijvend ander werk (blijvende) algehele arbeidsongeschiktheid voorkomen. Hierbij kunnen voorzieningen, arbeidstherapie, beroepskeuzetests, om- en bijscholing, herplaatsing e.d. aan de orde komen. Het sociaal medisch team bestaat uit de bedrijfsarts, het management, PMA, en indien gewenst de BMWer en de betreffende medewerker(s) of diens vervanger (die laatste alleen in uitzonderlijke situaties). Doel is informatie en coördinatie om individuele begeleiding zo goed mogelijk te laten verlopen (curatief) en om algemene trends van het betreffende organisatie onderdeel te signaleren en te bespreken (preventie). Individuele begeleiding zal uiteraard voornamelijk op individuele basis plaatsvinden waarbij de betreffende leidinggevende en de verzuimende medewerker zijn verantwoordelijkheid neemt. De frequentie van dit SMT wordt in overleg tussen betreffende leidinggevende en PMA bepaald. 5.4 Beleids SMT Het beleids sociaal medisch team treedt als collectief naar buiten en adviseert gevraagd en ongevraagd het management van de gehele organisatie. Kern van de taak is signalerend, adviserend en ondersteunend en waar nodig initiërend naar het lijn management toe. Dat kan betekenen dat de wijze waarop de verzuimbegeleiding plaatsvindt en de wijze waarop de arbodienst zijn werk doet onderwerp van gesprek is. Het beleids SMT bestaat uit manager HRM, directeur O&HRM, coördinerend bedrijfsarts, beleidsadviseur O&HRM, manager FS, aangevuld met 2 leidinggevenden. Frequentie is een maal per jaar. Daaraan voorafgaand heeft al het overleg met OR plaatsgevonden (op basis van de jaarcijfers) wat ook als input dient voor het beleids SMT.
11 van 14 Bijlage 1 Ziekteverzuimbegeleiding door de leidinggevende Ziek- en herstelmelding: De medewerker meldt zich ziek bij zijn manager of plaatsvervanger. Zorg er voor dat je al op de eerste dag met de zieke medewerker in contact bent. Laat tijdens het gesprek in ieder geval het volgende aan bod komen: de ernst van de ziekte en de inschatting van de duur of er contact is (geweest) met de huisarts hoe jullie het contact met elkaar gaan onderhouden (en dat is minimaal 1 keer per week) een concrete afspraak voor een volgend contact het (verpleeg) adres waar de werknemer bereikbaar is, of zijn mobiele nummer overnemen van werkzaamheden en eventueel afzeggen van werkafspraken wat er aan gedaan kan worden om het herstel van je medewerker te bevorderen is er wellicht sprake van een ongeval en wie is dan de schuldige; dit vanwege de mogelijkheid tot verhalen van loonschade kan je wellicht vervangend werk bieden dat de werknemer wel aan kan tijdens zijn ziekte de mogelijkheid van thuiswerken. Verwerk de melding direct in MSS. O&HRM (PSD) geeft de meldingen centraal dagelijks door aan de Arbodienst. Bepaal in overleg met PMA of er eventueel een spoedcontrole nodig is; dit kan bijvoorbeeld zo zijn omdat de medewerker zich veelvuldig ziek meldt of omdat je het idee hebt dat er iets anders speelt dan wat in de ziekmelding wordt genoemd. Wanneer je iemand laat oproepen door de bedrijfsarts, deel hem dit dan ook mee. Zodra de medewerker zich hersteld heeft gemeld, verwerk dit meteen in MSS. PSD geeft de hersteld meldingen dagelijks centraal door aan de arbo dienst. Dat helpt om te voorkomen dat de Arbodienst onnodig wordt ingeschakeld. En dat bespaart tijd, geld en irritatie bij alle betrokkenen. Zodra de coördinerend bedrijfsarts contact heeft gehad met de zieke medewerker (in de regel in week 5), geeft hij zijn bevindingen door aan jou en schriftelijk ook aan de PSD, die het verwerkt in het P dossier. Uiteraard houdt de arts zich aan het medisch geheim en de vertrouwelijkheid van informatie. Bij te verwachten langdurig verzuim, is in de 5e week een spreekuurcontact met de bedrijfsarts. De gegevens uit dat gesprek worden dan gebruikt als input voor het reïntegratieplan. Tot dan heb je in ieder geval iedere week contact met de zieke, na 8 weken (dus bij echt langdurig verzuim) in ieder geval iedere 6 weken, maar liefst natuurlijk wat vaker. Jij bent als casemanager verantwoordelijk voor de (kwaliteit van de) reïntegratiegesprekken. Van die gesprekken maak je een kort verslag voor het reïntegratiedossier. De PMA kan jou hierin natuurlijk altijd adviseren.
12 van 14 Probeer er ook voor te zorgen dat de collega's betrokken blijven en stimuleer dat zij ook contact opnemen, als de zieke dat op prijs stelt. Het is vaak heel vervelend om ziek te zijn en niks van je collega's te horen. Vergeet ook niet te denken aan een bloemetje of een kaartje. Dat kan wonderen verrichten. Doe dat op persoonlijke inschatting. Daar is dan dus uiteraard geen procedure voor. Het kan zijn dat je in het Sociaal Medisch Team wordt uitgenodigd omdat daar alle langdurige ziektegevallen worden besproken en daarbij is jouw input gewenst. Jij hebt immers veelvuldig contact met de zieke medewerker. Ook kun je zelf zieke medewerkers aan melden voor bespreking in het Sociaal Medisch Team. Informeer je medewerker altijd over die bespreking. Kort frequent verzuim: Wanneer een medewerker meerdere keren een korte periode verzuimt is het van belang om hier wat intensiever bij stil te staan. We spreken van frequent kortdurend verzuim wanneer iemand meer dan drie keer in een jaar uitvalt. In een gesprek kan je nagaan wat de reden is van het frequente verzuim en of er zaken spelen die van belang kunnen zijn bij het voorkomen van verdere uitval. Wanneer je het gevoel hebt dat er medische zaken een rol spelen, kan je na het gesprek de bedrijfsarts inschakelen.
13 van 14 Bijlage 2 Ziekteverzuimprotocol voor medewerkers Ziek: Wanneer je door ziekte niet kunt werken geef je dit in principe persoonlijk voor 09.00 uur door aan je direct leidinggevende (of diens plaatsvervanger). Ook wanneer je tijdens een normale werkdag ziek naar huis gaat dien je persoonlijk je ziekmelding door te geven aan je leidinggevende. Tijdens dit gesprek komen onder andere de volgende onderwerpen ter sprake: * ernst van de ziekte, inschatting van de duur, contact met de huisarts * op welke wijze kan er contact worden gehouden (minimaal eens per week) * afspraak voor een volgend contact * op welk adres ben je bereikbaar (eventueel verpleegadres of ander telefoonnummer), wanneer je ziek bent moet je altijd op het opgegeven adres bereikbaar zijn tenzij anders met je leidinggevende afgesproken * moeten er werkzaamheden c.q. afspraken worden afgezegd of overgenomen, en is thuiswerken een optie * kan de werkgever iets doen om herstel te bespoedigen en is er sprake van een ongeval De leidinggevende verwerkt de ziekmelding in MSS, PSD ontvangt de melding en geven het door aan de arbodienst. Schriftelijke informatie wordt door de PSD in jouw personeelsdossier opgeborgen. In sommige gevallen kan je leidinggevende, in overleg met HRM versneld een controleur inzetten of je laten uitnodigen voor een spreekuur met de bedrijfsarts. Je bent verplicht gehoor te geven aan een oproep om te verschijnen op het spreekuur van de Arbodienst. Mocht de voorkeur uitgaan naar een spreekuur op locatie van de bedrijfsarts dan kun je dat aangeven. Bij verhindering of werkhervatting moet je dit doorgeven aan de leidinggevende. Je bent verplicht mee te werken aan een medisch onderzoek door of in opdracht van de coördinerend bedrijfsarts van de Arbodienst, voor zover dit onderzoek deel uit maakt van de verzuimbegeleiding. De Arbodienst neemt na week 2 telefonisch contact op en meldt de bevindingen en gemaakte afspraken bij jouw leidinggevende en de PMA en PSD. Uiterlijk in de vijfde week van het verzuim heb je het eerste persoonlijk spreekuurcontact met de Arbo-arts. Ook dit wordt weer gemeld bij je leidinggevende en de PMA en PSD. De resultaten daarvan dienen als input voor de zogeheten probleemanalyse die weer de basis is voor jouw reïntegratieplan. Daarna vindt ten minste iedere 6 weken contact plaats tussen jou en je leidinggevende. Ook daar wordt verslag van gemaakt door de leidinggevende en vastgelegd in je verzuimdossier bij de PSD. Wet Poortwachter: Alle belangrijke acties en momenten vanaf de eerste ziektedag op een rij: Eerste dag: je meldt je ziek bij de leidinggevende Binnen 24 uur: de werkgever (PSD) meldt je ziek bij de Arbodienst Binnen 6 weken: de arts van de Arbodienst maakt een probleemanalyse Binnen 8 weken: samen met de werkgever wordt een plan van aanpak opgesteld. Je voert het plan uit samen met de werkgever
14 van 14 Eerstejaarsbeoordeling: je evalueert samen met je leidinggevende het reïntegratieverloop van het eerste jaar en bepaalt eventueel toekomstige stappen Een jaar en 8 maanden: je krijgt van het UWV informatie over het aanvragen van een WAO uitkering, je overlegt met je werkgever of het UWV hierover. Hersteld: Zodra je hersteld bent, meld je dit bij je leidinggevende en die geeft het weer door aan PSD. Ben je op de afgesproken dag (toch) niet in staat het werk te hervatten, licht dan je leidinggevende in. Gedeeltelijk hersteld melden kan in overleg met de leidinggevende, het advies van de bedrijfsarts is hierbij leidend. Wanneer de bedrijfsarts vindt dat je (gedeeltelijk) hersteld bent en je bent het niet eens met deze beslissing kan je, in overleg met HRM, eventueel gebruik maken van een second opinion bij het uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV). Ben je na de zesde week weer in staat om te werken dan vindt er een terugkeergesprek plaats tussen jou en je leidinggevende om je bij te praten en indien nodig reïntegratieafspraken te maken. Ziekte en verlof: Wanneer je tijdens verlof ziek wordt, moet je dat zo snel mogelijk melden bij je leidinggevende. Indien je op vakantie ziek wordt, moet je je ter plekke door een arts laten onderzoeken die een medische verklaring af kan geven. Als je die verklaring na terugkeer overhandigt aan je leidinggevende, kan je aanspraak maken op teruggave van het verlof. Wanneer je ziek wordt tijdens je vaste compensatiedag wordt dit niet gecompenseerd, dus je hoeft je op zo'n dag ook niet ziek te melden. Dat doe je op de eerste werkdag. Als je tijdens ziekte op vakantie wilt, is vooraf toestemming nodig van je leidinggevende. Hij baseert zich dan onder andere op het advies van de coördinerend bedrijfsarts. Zwangerschap: Als je zwanger bent dien je een verklaring van de huisarts of verloskundige te overleggen met vermelding van de vermoedelijke bevallingsdatum. Deze dient te worden ingeleverd bij de leidinggevende, die zorgt voor verzending aan de afdeling HRM. Wanneer sprake is van ziekte door zwangerschapsklachten, dan moet dit worden doorgegeven aan de leidinggevende. Zwangerschap valt namelijk niet onder de wet verbetering Poortwachter. En PSD moet een melding hiervan maken richting UWV.